| Organisatie | Werkbedrijf Atlant De Peel |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Nadere regels informatiebeheer werkbedrijf Atlant De Peel 2016 |
| Citeertitel | Nadere regels informatiebeheer werkbedrijf Atlant De Peel 2016 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Nadere regels informatiebeheer werkbedrijf Atlant De Peel 2016 |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 11-01-2016 | nieuwe regeling | 11-01-2016 |
voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
ordening aangebracht is, of met een bestaande hulpmiddel
documenten en documentatie van de gemeente vastgelegde gegevens, kennis en informatie.
Als beheereenheid in de zin van dit besluit wordt aangewezen de algemeen directeur van het openbaar lichaam werkbedrijf Atlant De Peel. De beheereenheid is ingevolge de Archiefverordening zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening.
Als beheerder in de zin van dit besluit wordt aangewezen het Hoofd van de beheereenheid, zijnde de Algemeen directeur. In die hoedanigheid is hij belast met het beheer van de documenten van het openbaar lichaam werkbedrijf Atlant De Peel, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 4 Houdbaarheid van documenten
De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 5 Wijziging, verwijdering of vernietiging
De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
Artikel 7 Procedures voor documentenverkeer
De beheerder draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 8 Identificatie van documenten
De beheerder draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Artikel 9 Procedures voor registratie
De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Van op termijn vernietigbare digitale documenten worden op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Artikel 13 Informatiebeveiliging
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De beheerder laat door de beheereenheid bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder.
Artikel 15 Verbod op verwijdering
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Artikel 18 Vervreemding en overdracht
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Overdracht van documenten aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in artikel 22 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het Dagelijks bestuur, de archivaris gehoord.
De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als door ons verleende machtiging tot vernietiging.
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Deze nadere regeling treden in werking de dag na besluitvorming en werken terug tot en met 1 januari 2016.
Deze nadere regeling worden aangehaald als "Nadere regels informatiebeheer werkbedrijf Atlant De Peel 2016”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks bestuur d.d. 11 januari 2016.