Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen
Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
administreren:
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het openbaar lichaam werkbedrijf Atlant de Peel en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- b.
financiële organisatie:
het onderdeel van de administratie dat systematisch financiële gegevens maakt en verwerkt van (onderdelen van) de organisatie van het openbaar lichaam werkbedrijf Atlant de Peel, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- de financieel-economische positie;
- het financiële beheer;
- de uitvoering van de begroting;
- het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
c. rechtmatigheid:
het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.
d. doelmatigheid:
het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
e. doeltreffendheid:
de mate waarin de beoogde prestaties en (maatschappelijke) effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
f. Algemeen directeur:
de Algemeen directeur die met inachtneming van het bepaalde in de gemeenschappelijke regeling van het openbaar lichaam Werkbedrijf Atlant de Peel is belast met de leiding van het openbaar lichaam Werkbedrijf Atlant de Peel alsmede de personen, waaronder doch niet uitsluitend de controller, die hij heeft aangewezen hem daarin bij te staan.
Hoofdstuk 2 Planning en Controlecyclus
Artikel 2 Kalender
- 1.
De Algemeen directeur biedt jaarlijks, vóór 1 december, een bestuurlijke planning voor het volgende begrotingsjaar aan het Algemeen bestuur aan. In deze planning zijn de data opgenomen met betrekking tot het aanbieden en vaststellen van de Planning en Controlproducten.
- 2.
De Planning en Controlcyclus bestaat uit de volgende producten:
a. ondernemingsplan;
b. begroting;
c. bestuursrapportage
d. jaarstukken.
Artikel 3 Ondernemingsplan
- 1.
De Algemeen directeur biedt uiterlijk 1 april van het begrotingsjaar het Algemeen bestuur een concept ondernemingsplan (inclusief ontwerp begroting) aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In dit plan worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering. Het concept ondernemingsplan op hoofdlijnen zal aan wijzigingen onderhevig (kunnen) zijn. Het Algemeen bestuur draagt er zorg voor dat de raden van de deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling Werkbedrijf Atlant de Peel vóór 1 juli van het begrotingsjaar hun zienswijzen aangaande het concept ondernemingsplan hebben kunnen geven.
- 2.
Het Algemeen bestuur stelt het ondernemingsplan en de daarbij horende begroting uiterlijk 31 december vast.
Artikel 4 Begroting
- 1.
De Algemeen directeur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
- 2.
De Algemeen directeur draagt er zorg voor dat het saldo van de baten en lasten niet afwijkt van de begroting.
Artikel 5 Bestuursrapportages
- 1.
De Algemeen directeur informeert het Algemeen bestuur elk kwartaal door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting.
- 2.
De tussenrapportages van het 1e, 3e en 4e kwartaal worden uiterlijk twee maanden na afloop van een kwartaal aan het Algemeen bestuur aangeboden. De rapportage over het 2e kwartaal wordt, in verband met de vakantieperiode, uiterlijk binnen drie maanden aangeboden.
- 3.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indelingssystematiek van de begroting.
- 4.
De rapportage gaat in op de budgettaire en beleidsmatige afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde begroting alsmede op eventuele nieuwe beleidsmatige ontwikkelingen en bevat tevens de realisatie ultimo rapportagedatum en een prognose van het jaarresultaat.
Artikel 6 Jaarstukken
- 1.
De Algemeen directeur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.
- 2.
De Algemeen directeur legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geeft de Algemeen directeur aan:
- a.
- b.
welke diensten en goederen geleverd zijn;
- c.
- d.
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
3. Het Algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering of de beleidsdoelen voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
4. Door het vaststellen van de in dit artikel genoemde, en door de accountant goedgekeurde, jaarrekening verleent het Algemeen bestuur décharge aan de Algemeen directeur voor het gevoerde beleid.
Hoofdstuk 3 Financiële positie
Artikel 7 Investeringsbeleid
- 1.
De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenschappelijke regelingen, worden lineair afgeschreven, gebaseerd op de verwachte economische gebruiksduur, in tenminste:
- a.
40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen en woonruimten;
- b.
25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen en woonruimten;
- c.
15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;
- d.
10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen, groot onderhoud woonruimten en bedrijfsgebouwen;
- e.
- f.
5 jaar: zware transportmiddelen, aanhangwagens, lichte motorvoertuigen;
- g.
- h.
3 jaar: automatiseringsapparatuur en gereedschappen afdeling Groen.
- 2.
Niet: gronden en terreinen.
- 3.
De activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000,- exclusief btw (zegge: vijfduizend euro) worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden, terreinen en ict-middelen (hardware). Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.
Artikel 8 Reserves en voorzieningen
- 1.
De Algemeen directeur geeft, als onderdeel van de begroting, een overzicht van de reserves en voorzieningen.
- 2.
De Algemeen directeur biedt jaarlijks in de begroting inzicht in de omvang van de reserves en voorzieningen. Dit inzicht bestaat minimaal uit:
- a.
het verloop en voorgenomen onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves;
- b.
het verloop van de voorzieningen.
- 3.
De Algemeen directeur draagt er tevens zorg dat iedere vier jaar een (herijkte) nota reserves en voorzieningen is opgesteld.
Artikel 9 Financieringsfunctie
De Algemeen directeur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor de financiering binnen de richtlijnen en kaders zoals genoemd in het Treasurystatuut.
Hoofdstuk 4 Paragrafen
Artikel 10 Weerstandsvermogen en risicomanagement
1. De Algemeen directeur stelt jaarlijks een overzicht op waarin wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van de risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In het overzicht wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald.
2. De Algemeen directeur geeft in een risicoparagraaf, als onderdeel van het ondernemingsplan, begroting en jaarstukken, het weerstandsvermogen aan, de risico’s die van materieel belang zijn en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. De Algemeen directeur brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in het overzicht als bedoeld in het vorige lid. Hierbij wordt speciaal aandacht besteed aan:
- a.
een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
- b.
een inventarisatie van de risico’s;
- c.
het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s;
- d.
lopende en te verwachten claims van derden;
- e.
dreigend faillissement van verbonden partijen;
- f.
dreigend faillissement van derden bij wie borgstellingen, garanties, leningen of vorderingen uitstaan.
- 3.
De Algemeen directeur geeft tevens de weerstandscapaciteit aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken; tevens wordt aangegeven in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
Artikel 11 Onderhoud kapitaalgoederen
De Algemeen directeur stelt een voorziening in om de onderhoudslasten van gebouwen over een aantal jaren te egaliseren. Hiertoe is een beheerplan opgesteld dat jaarlijks geactualiseerd wordt. Het plan bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gebouwen en eveneens een normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
Artikel 12 Financiering
Bij de begroting en de jaarstukken neemt de Algemeen directeur in ieder geval op:
- 1.
de schulden, de looptijd en het verschuldigde rentepercentage;
- 2.
- 3.
Artikel 13 Bedrijfsvoering
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt de Algemeen directeur in ieder geval op:
- 1.
de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven.
Artikel 14 Verbonden partijen
- 1.
De Algemeen directeur geeft in het ondernemingsplan, begroting en jaarstukken een uiteenzetting van de verbonden partijen aan.
- 2.
Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven de rechtsvorm, de (mate van) zeggenschap van het openbaar werkbedrijf lichaam Atlant de Peel, het belang, het eigen vermogen, het aandeel in het financieel resultaat en de mate van risico vanwege de relatie met de verbonden partij.
Hoofdstuk 5 Financiële organisatie en administratie
Artikel 15 Administratie
- 1.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het openbaar lichaam werkbedrijf Atlant De Peel als geheel en in de afzonderlijke organisatieonderdelen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten, het maken van kostencalculaties en voor het inzicht in bepaalde indicatoren;
- d.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- e.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 16 Financiële organisatie
- 1.
De Algemeen directeur draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
- a.
een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de bedrijfsonderdelen;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
- e.
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de verschillende (dienst) onderdelen van het openbaar lichaam werkbedrijf Atlant de Peel;
- f.
de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.
Artikel 17 Interne controle
- 1.
De Algemeen directeur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de verantwoording en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking.
- 2.
De Algemeen directeur waarborgt de rechtmatigheid van de beheershandelingen.
- 3.
De Algemeen directeur neemt bij afwijkingen maatregelen tot herstel.
- 4.
De Algemeen directeur draagt zorg voor een stelsel van interne auditing op de goede werking van de verantwoordelijkheden genoemd onder lid 1, 2 en 3.
Artikel 18 Aanbesteding en inkoop
De Algemeen directeur draagt zorg voor en legt vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de relevante Nationale en Europese wetgeving.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
Artikel 19 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking de dag nadat het Algemeen bestuur tot vaststelling van deze verordening heeft besloten en werkt terug tot en met 1 januari 2016.
Artikel 20 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als "Financiële verordening werkbedrijf Atlant De Peel 2016”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur d.d. 11 januari 2016.