Organisatie | Papendrecht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling Budgetbeheer gemeente Papendrecht 2022 |
Citeertitel | Regeling budgetbeheer gemeente Papendrecht 2022 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 160 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2022 | nieuwe regeling | 21-12-2021 |
In deze regeling worden kaders en regels gesteld over hoe om te gaan met budgetten door de ambtelijke organisatie. De regeling budgetbeheer heeft een directe relatie met de financiële verordening, het organisatiebesluit, het mandaatbesluit en het inkoopbeleid van de gemeente. Daarnaast worden er uitvoeringsregels meegegeven bij het opstellen van de begroting, tussenrapportages en de jaarrekening.
In deze regeling wordt verstaan onder:
Budgethouder (in Key2fin: "kredietbeheerder")
Een medewerker die door het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijke is aangewezen om het aan hem of haar toegewezen budget namens het college uit te voeren. Bij de gemeente Papendrecht zijn dit de teamleiders, programmamanagers of specifiek aangewezen functionarissen.
De griffier is budgethouder voor de budgetten die aan de gemeenteraad zijn toegewezen.
De concerncontroller is budgethouder voor de uitgaven ten behoeve van administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)
Artikel 2. Doelstellingen van deze regeling
In deze regeling wordt toegelicht hoe het beheer van de gemeentelijke budgetten is georganiseerd. Vastgelegd zijn de financiële verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mogelijkheden voor de ambtelijke organisatie bij de realisatie van gemeentelijke taken, programma's en investeringen.
Artikel 3. Toewijzing van taakvelden en projecten
Budgetten worden top-down in de organisatie gemandateerd.
Een uitzondering op het gestelde in lid 3 vormen de zogenoemde. "verzamelfacturen". Dit zijn lasten die overeenkomstig vaste afspraken worden verdeeld over meerdere taakvelden. De verzamelfacturen zijn vermeld in bijlage 1 van deze regeling. Daarnaast geldt een uitzondering voor grondexploitaties en investeringsbudgetten waarbij meerdere budgetbeheerders actief kunnen zijn op één en dezelfde grootboekrekening.
De budgetbeheerder is door de budgethouder aangewezen om doelmatig en rechtmatig de toevertrouwde budgetten te beheren op basis van de aan de budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.
Het schuiven van budgetten als bedoeld in lid 1 van dit artikel vallen is niet toegestaan als:
hierbij zijn betrokken: kapitaallasten, dotaties en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen, of budgetten voor verzamelfacturen (zie bijlage).
Indien de budgethouder de hiervoor genoemde verschuivingen toepast draagt hij of zij er voor zorg dat deze via het team Financiën in het financiële informatiesysteem (Key) worden vastgelegd door middel van een administratieve (budgettair neutrale) wijziging van de begroting.
De budgetbeheerder controleert de aangeboden facturen op juistheid en volledigheid in relatie tot de geleverde prestatie en offerte. Bij gebleken juistheid en volledigheid codeert de budgetbeheerder de betreffende factuur (grootboekrekening en kostensoort) en parafeert de budgetbeheerder digitaal voor akkoord. De budgetbeheerder voegt een prestatieverklaring (pakbon, brief, foto, e-mail) als bijlage toe of zorgt voor een direct toegankelijke archivering hiervan.
De budgetbeheerder en budgethouder zorgen voor betaling binnen de geldende wettelijke termijn. In gevallen waarbij dit niet mogelijk blijkt, wordt contact opgenomen met de leverancier. Daarbij moeten nadere afspraken worden gemaakt over de afwikkeling en wordt de administratie geïnformeerd over de gemaakte afspraken.
Burgemeester en wethouders van Papendrecht,
de secretaris,
J.M. Ansems
de burgemeester (wnd),
A.M.M. Jetten