Beheerregeling informatiebeheer reinigingsdienst Maasland

Artikel 1 Begripsbepalingen en definities

In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

• ■

  archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

  • ■ 

    bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • ■ 

    bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • ■ 

    bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • ■ 

    reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

• ■ 

  archiefbewaarplaats: de door het Dagelijks Bestuur voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats; 1

• ■ 

  archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewe?en voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;

• ■ 

  beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• ■ 

  beheerder: de controller;

• ■ 

  conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

• ■ 

  informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

• ■ 

  kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;

• ■ 

  migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

• ■ 

  overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

• ■ 

  selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

• ■ 

  vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;

• ■ 

  vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.

Artikel 2 reikwijdte

• 1.

  De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 2Gb van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.

Artikel 3 taken beheerder

• 1.

  De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

• 2.

  De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 4 taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg

• 1.

  Het Strategisch informatieoverleg geeft het Dagelijks Bestuur in ieder geval advies over:

  • ■ 

    vervreemding van archiefbescheiden;

  • ■ 

    uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;

  • ■ 

    overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;

  • ■ 

    vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

  • ■ 

    overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

  • ■ 

    beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • ■ 

    duurzaamheid van digitale archiefbescheiden;

  • ■ 

    de keuze, inrichting en loc,tie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.

• 2.

  In het Strategisch informatieoverleg nemen zitting de secretaris/directeur, de controller en de archivaris.

Artikel 5 verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

• 1.

  De beheertaak van de archivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:

  • ■ 

    de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;

  • ■ 

    het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn; hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

  • ■ 

    het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van het openbaar lichaam of derden; hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;

    • •

      het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

    • •

      het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen;

    • •

      het tweejaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties.

Artikel 6 inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze beheerregeling treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.

• 2.

  Deze beheerregeling wordt aangehaald als Beheerregeling informatiebeheer Reinigingsdienst Maasland.