Artikel 1. Instelling en begripsbepaling
- 1.
Ingesteld wordt een commissie van advies aan het Algemeen Bestuur, genaamd Auditcommissie.
- 2.
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de organisatie: het openbaar lichaam Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Groningen;
- b.
de commissie: de auditcommissie;
- c.
de accountant: de in de Controleverordening Veiligheidsregio Groningen bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
Artikel 2. Doel
- 1.
De commissie heeft als doel het Algemeen Bestuur te adviseren over alle financiële en bedrijfsvoeringaspecten, in het bijzonder over de aspecten die ermee samenhangen in het kader van de planning en controlcyclus.
- 2.
De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur.
- 3.
De commissie is in de eerste plaats adviseur van het Algemeen Bestuur, met tevens een adviesrol naar het Dagelijks Bestuur als het gaat om de informatievoorziening en meer specifiek de financiële verantwoording.
- 4.
Het Algemeen Bestuur stelt bij de vaststelling van de kadernota de programma-indeling vast voor de begroting.
- 5.
Het Algemeen Bestuur stelt per programma de beleidsindicatoren vast voor het meten en verantwoorden van de inzet van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid.
Artikel 3. Taken en bevoegdheden
- 1.
De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de organisatie op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van het Algemeen Bestuur.
- 2.
Tot de in lid 1 bedoelde aandachtsgebieden behoren in ieder geval de volgende onderwerpen:
- a.
De externe accountant en de opdracht tot accountantscontrole.
- b.
De verordeningen op grond van artikel 212 en 213 Gemeentewet.
- c.
De formele stukken die deel uitmaken van de planning en control cyclus.
- d.
De onderzoeken namens het Algemeen of Dagelijks Bestuur op de gebieden van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.
- 3.
De commissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming van het Algemeen Bestuur aangaande:
- a.
de aanwijzing alsmede zo nodig het beëindigen van de relatie met de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet;
- b.
het vaststellen van de verordeningen op grond van artikel 212 en 213 van de Gemeentewet;
- c.
het vaststellen van de rekening en het jaarverslag;
- d.
het vaststellen van de begroting en de meerjarenraming
- e.
het bepalen van een standpunt over rapportages betreffende onderzoeken op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.
- f.
het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages en andere verslagen van de accountant;
- g.
het bepalen van standpunten over door het Dagelijks Bestuur toegezegde of door het Algemeen Bestuur vastgestelde verbeteringsacties en de voortgang daarvan.
Artikel 4. Accountant en accountantscontrole
- 1.
De commissie vertegenwoordigt het Algemeen Bestuur in zijn verantwoordelijkheid betreffende de accountantscontrole.
- 2.
Onder de in het eerste lid bedoelde verantwoordelijkheid worden in ieder geval de volgende activiteiten begrepen:
- a.
Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting het Algemeen Bestuur betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole.
- b.
Een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde programma’s, thema’s of paragrafen.
- c.
Een overlegplatform te zijn voor de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles.
- d.
Het periodiek evalueren van de werkzaamheden van de accountant.
- e.
Het voorbereiden van de selectie van de accountant, de gunning en de opdrachtverstrekking
- f.
Een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant.
- g.
Het adviseren aan het Algemeen Bestuur over genoemde taken.
Artikel 5. Financiële stukken
- 1.
De commissie heeft gelet op het doel van de commissie, zoals geformuleerd in artikel 2 lid 1, een adviesrol ten aanzien van de formele financiële documenten van de planning en control cyclus van de organisatie. Deze documenten vormen de kern van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van het Algemeen Bestuur.
- 2.
Tot de in het eerste lid bedoelde rol behoren in ieder geval de volgende activiteiten:
- a.
De inrichting op hoofdlijnen van de begroting en de jaarrekening (gelet op artikel 2.1 en artikel 3 van de Financiële verordening).
- b.
Een overlegplatform te zijn voor de kaders en uitgangspunten voor het opstellen van de begroting en de jaarrekening.
- c.
Het adviseren over het voorstel tot resultaatbestemming van het Dagelijks Bestuur.
Artikel 6. Onderzoeken
- 1.
De commissie vormt een platformfunctie bij interne en externe onderzoeken op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.
- 2.
De afstemming van de opdrachtformulering voor de accountantscontrole en het interne auditplan vormt een jaarlijks terugkerend onderdeel van de platformfunctie..
Artikel 7. Samenstelling en benoeming
- 1.
De commissie bestaat uit twee leden uit het Algemeen Bestuur, niet zijnde leden van het Dagelijks Bestuur.
- 2.
De leden worden aangewezen door het Algemeen Bestuur.
- 3.
De portefeuillehouder bedrijfsvoering, algemeen directeur en controller zijn adviseur van de commissie.
- 4.
De accountant neemt als adviseur deel aan de vergaderingen van de commissie, voor zover het de uitvoering van zijn opdracht betreft.
Artikel 8. Zittingsduur en rooster van aftreden
- 1.
Het Algemeen Bestuur benoemt de leden van de commissie voor de duur van vier jaren.
- 2.
De leden van de commissie stellen in onderling overleg een rooster van aftreden samen.
- 3.
Elk nieuw aantredend lid neemt in het rooster van aftreden de plaats in van het lid dat hij opvolgt.
Artikel 9. Informeren en adviseren van het Algemeen Bestuur
- 1.
Adviezen van de commissie worden via de agenda van het Dagelijks Bestuur geagendeerd voor het Algemeen Bestuur.
- 2.
De commissie streeft naar consensus bij het uitbrengen van haar adviezen aan het Algemeen Bestuur.
- 3.
Op verzoek van het Algemeen Bestuur geeft de commissie een toelichting in de vergadering van het Algemeen Bestuur. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.
Artikel 10. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2022.
Artikel 11. Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening Auditcommissie Veiligheidsregio Groningen”. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 10 december 2021.