Financiële verordening voor het openbaar lichaam van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen

Artikel 1. Definities en algemene bepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administratie:

  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) het openbaar lichaam en ten behoeve van de daarover af te leggen verantwoording;

• b.

  algemeen bestuur:

  het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen;

• c.

  dagelijks bestuur:

  het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen;

• d.

  directeur:

  de directeur van Veiligheidsregio Groningen;

• e.

  doelmatigheid / efficiency:

  het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen

• f.

  doeltreffendheid:

  de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

• g.

  financieel beheer:

  het uitoefenen van control over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van het openbaar lichaam;

• h.

  openbaar lichaam:

  de samenwerkingsorganisatie van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen;

• i.

  rechtmatigheid:

  het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder bestuursbesluiten

• j.

  sectoren

  procesgerichte afdelingen binnen het openbaar lichaam

Op hetgeen is bepaald in deze verordening of wordt besloten op basis van deze verordening is het gestelde in artikel 12, vierde lid, en het gestelde in de hoofdstukken III en IV van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen van toepassing.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt bij de vaststelling van de kadernota de programma-indeling vast voor de begroting.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt per programma de beleidsindicatoren vast voor het meten en verantwoorden van de inzet van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de baten en lasten weergegeven.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting worden de nieuwe investeringen zichtbaar gemaakt, wordt het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 4.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten gepresenteerd.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  De begrotingscyclus start met het opstellen van de financiële en beleidsmatige kaders voor de beleidsbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.

• 2.

  De kaders voor de beleidsbegroting bestaan uit de hoofdlijnen van het te voeren beleid, wijzigingen van het bestaand beleid en voorstellen voor nieuw beleid. De kaders bevatten ook de financiële consequenties van het beleid.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt jaarlijks voor 15 december in het jaar t de beleidskaders vast voor het jaar t+2.

• 4.

  Het dagelijks bestuur zendt de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren aan de raden van de deelnemende gemeenten ter informatie, door tussenkomst van de colleges van burgemeester en wethouders.

• 5.

  Met betrekking tot indexering en wijze van verwerken van beïnvloedbare en niet-beïnvloedbare (prijs)ontwikkelingen in de begroting gelden aanvullende afspraken. Zie bijlage I.

Artikel 5. Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de beleidsbegroting voor het jaar t de lasten en baten per programma.

• 2.

  Voor nieuwe investeringen, opgenomen in de uiteenzetting van de financiële positie, worden de kredieten bij de beleidsbegroting voor het jaar t vastgesteld (tenzij anders aangeven).

• 3.

  Het dagelijks bestuur zendt de deelnemende gemeenten een concept beleidsbegroting voor het jaar t +1. De gemeenten worden daarbij uitgenodigd hun zienswijze kenbaar te maken aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur voegt de zienswijzen bij de concept beleidsbegroting en biedt het algemeen bestuur de beleidsbegroting aan voor begrotingsjaar t +1 ter vaststelling. De termijnen die gelden voor de afzonderlijke stappen in dit artikel zijn vastgelegd in de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 4.

  Het dagelijks bestuur zendt de begroting na de vaststelling binnen de wettelijk vastgestelde termijnen aan Gedeputeerde Staten van de provincie Groningen.

• 5.

  Het dagelijks bestuur waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 6.

  Het dagelijks bestuur kan gedurende het jaar voorstellen doen aan het algemeen bestuur voor het wijzigen van geautoriseerde baten en lasten, investeringskredieten en beleid. Voor begrotingswijzingen geldt dat deelnemende gemeenten een zienswijze kunnen geven.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tenminste één tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar.

• 2.

  De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de beleidsbegroting.

• 3.

  In de tussenrapportage worden afwijkingen op de baten en lasten, de geleverde producten en diensten en investeringskredieten toegelicht. Tevens wordt ingegaan op relevante beleidsmatige ontwikkelingen ten opzichte van de beleidsbegroting.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. Daarbij geeft het aan wat is bereikt, welke producten en diensten zijn geleverd, wat de kosten zijn en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 2.

  Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

• 3.

  Het dagelijks bestuur zendt binnen de wettelijk vastgestelde termijn de jaarstukken aan de raden van de deelnemende gemeenten ter informatie, door tussenkomst van de colleges van burgemeester en wethouders.

• 4.

  Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval binnen de wettelijke termijn, aan gedeputeerde staten van de Provincie Groningen.

Artikel 8. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  Vaste activa worden gewaardeerd op basis van verkrijgings- of vervaardigingsprijs, zo nodig aangepast voor duurzame waardevermeerderingen of verminderingen.

• 2.

  Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in bijlage II afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 3.

  Agio en disagio bij het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 5.

  Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn activa wordt jaarlijks bij de begroting vastgesteld. Hiertoe wordt het gewogen gemiddelde genomen van de rentepercentages die betaald wordt op de aangegane leningen. Dit wordt afgerond op een half procent.

• 6.

  Rentelasten worden jaarlijks berekend over de boekwaarde per 1 januari van het boekjaar.

Artikel 9. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

• 1.

  In de beleidsbegroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente plaats aan de reserves en voorzieningen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur eens in de vier jaar een toelichting op de vorming en besteding van reserves en voorzieningen aan. Deze wordt opgenomen in de nota weerstandsvermogen.

• 3.

  Bij een voorstel voor de instelling van een reserve wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    de voeding van de reserve;

  • c.

    de maximale hoogte van de reserve;

  • d.

    de maximale looptijd.

Artikel 11. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de bijdrage van gemeenten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Het uitgangspunt hierbij is integrale toerekening van kosten.

• 2.

  Voor de kostentoerekening aan producten die worden gedekt door middel van een tarief aan derden wordt eveneens gebruik gemaakt van het systeem van kostentoerekening met als uitgangspunt integrale toerekening van kosten.

Artikel 12. Financieringsfunctie

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de producten binnen de begroting uit te kunnen voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie;

  • c.

    het nastreven van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • d.

    het efficiënt aantrekken van vreemd vermogen;

  • e.

    het efficiënt beheer van de geldstromen en de financiële positie.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van financieringsfunctie uit lid 1 zorg voor een juiste uitvoer van de richtlijnen zoals vastgelegd in het door het algemeen bestuur vastgestelde Treasurystatuut.

Artikel 13. Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor een actuele registratie van bezittingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van het openbaar lichaam systematisch periodiek worden gecontroleerd.

• 3.

  Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden.

Artikel 14. Weerstandsvermogen en risicomanagement

Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang aan en geeft een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen, alsmede een inschatting van de weerstandscapaciteit; ook geeft het inzicht in de vraag in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 15. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  In het kader van de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting wordt aandacht geschonken aan het onderhoud van de gebouwen en het materieel en de hieraan verbonden lasten.

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud.

Artikel 16. Financiering

• 1.

  Het dagelijks bestuur geeft in de treasuryparagraaf de actuele informatie voor het dagelijks beheer van de financieringsfunctie; de regels hieromtrent zijn in het Treasurystatuut opgenomen.

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

  • a.

    de kasgeldlimiet;

  • b.

    de renterisiconorm;

  • c.

    de huidige liquiditeitspositie;

  • d.

    de liquiditeitsplanning en de toekomstige financieringsbehoefte;

  • e.

    de rentevisie;

  • f.

    de rentekosten en -opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 17. Bedrijfsvoering

In de paragraaf Bedrijfsvoering bij de begroting wordt ingegaan op actuele en tijdelijke onderwerpen die aandacht behoeven. In de paragraaf Bedrijfsvoering bij de jaarstukken wordt gerapporteerd over de voortgang van de in de begroting opgenomen onderwerpen en eventuele nieuwe ontwikkelingen. Op basis van het Bbv maakt ook de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uit van deze paragraaf.

Artikel 18. Verbonden partijen

In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op bestaande, nieuwe, gewijzigde of beëindigde verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen, de financiële en bestuurlijke inbreng van de Veiligheidsregio en relevante actuele ontwikkelingen.

Artikel 19. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• 1.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel als in de sectoren afzonderlijk;

• 2.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• 3.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten onder andere aan budgethouders;

• 4.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• 5.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 20. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:

• 1.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• 2.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 3.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 4.

  de te maken afspraken met de sectoren over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• 5.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de organisatie.

Artikel 21. Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een interne toetsing van organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen vastgelegd in interne controleprogramma’s.

• 3.

  De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden.

Artikel 22. Aanbesteding en inkoop

Het algemeen bestuur draagt zorg voor het beleid en interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. Het beleid waarborgt dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 23. Afwijking op financiële verordening

Indien gehandeld wordt in afwijking op deze financiële verordening dient vooraf toestemming verkregen te worden, via een afzonderlijk voorstel, van het algemeen bestuur.

Artikel 24. Inwerkingtreding, intrekking en overgangsrecht

Deze financiële verordening Veiligheidsregio Groningen treedt in werking per 1 januari 2022 onder gelijktijdige intrekking van de eerder vastgestelde financiële verordening, met dien verstande dat deze eerder vastgestelde financiële verordening van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.