Organisatieregeling gemeente Utrecht

Artikel 1 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie

• 1.

  De hoofdstructuur bestaat uit de directie en verschillende organisatieonderdelen.

• 2.

  Elk organisatieonderdeel, met uitzondering van de organisatieonderdelen van het Bedrijfsvoering- en Strategie Netwerk (BSN) welke geleid worden door concernmanagers, wordt geleid door een Integraal Resultaatverantwoordelijk Manager (IRM), die tevens verantwoordelijk is voor een goede en effectieve samenwerking in, en bijdrage aan gezamenlijke opgaven.

• 3.

  Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie en geeft met de directie sturing aan de organisatie.

• 4.

  De directie bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en concerndirecteuren.

• 5.

  De directie geeft onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur sturing aan de organisatie.

• 6.

  De organisatie kent het organisatieonderdeel Raadsorganen. Dit organisatieonderdeel omvat zowel het onderdeel Griffie, dat rechtstreeks voor de raad werkt, als het onderdeel Rekenkamer met de Rekenkamerstaf.

• 7.

  Bij wijziging binnen de hoofdstructuur - zoals samenvoegingen, interne verzelfstandigingen en naamswijzigingen van organisatieonderdelen - is de directie beslissingsbevoegd.

• 8.

  Bij uitplaatsingen of verzelfstandigingen is het college beslissingsbevoegd.

Artikel 2 Gemeentesecretaris/algemeen directeur

• 1.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is secretaris van het college.

• 2.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de directieraad.

• 3.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft binnen de door het bestuur (college en gemeenteraad) gestelde kaders de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie.

• 4.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan ingrijpen in het management van een organisatieonderdeel.

• 5.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voor de COR de bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en als zodanig degene die de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid.

• 6.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft de hiërarchische verantwoordelijkheid voor de directieleden, de IRM’s en de concernmanagers.

• 7.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan bij afwezigheid vervangen worden door één van de andere directieleden.

Artikel 3 Concerndirecteuren

• 1.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan de ambtelijke coördinatie en regie van een dossier (complexe dossiers/projecten, themadossiers en programma's) beleggen bij een of meer verantwoordelijke directieleden: concerndirecteuren.

• 2.

  De concerndirecteuren adviseren, onder verantwoordelijkheid van de directie, het college op het niveau van de hen toevertrouwde onderwerpen.

• 3.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan concerndirecteuren de hiërarchische verantwoordelijkheid voor IRM’s en concernmanagers toedelen.

• 4.

  De concerndirecteur is vanuit zijn hiërarchische verantwoordelijkheid bevoegd om aanwijzingen te geven aan de IRM’s en concernmanagers die hij aanstuurt.

• 5.

  De concerndirecteur is vanuit zijn verantwoordelijkheid bevoegd om aanwijzingen te geven op budget, organisatie en personeel indien nodig om de afgesproken resultaten te kunnen behalen.

• 6.

  De concerndirecteur is verantwoordelijk voor de personeelszorg en beoordeling van de IRM’s en concernmanagers die hij hiërarchisch aanstuurt.

• 7.

  De concerndirecteur kan bij afwezigheid vervangen worden door één van de overige concerndirecteuren.

Artikel 4 Integraal Resultaatverantwoordelijk Manager (IRM)

• 1.

  De IRM van elk organisatieonderdeel is adviseur van de algemeen directeur, de directie en het college van burgemeester en wethouders. De IRM is integraal verantwoordelijk voor zijn eigen onderdeel en daarbij gehouden aan de door of namens de directie gestelde kaders.

• 2.

  De IRM is verantwoordelijk voor de doeltreffendheid, doelmatigheid, rechtmatigheid van de taken, werkzaamheden van zijn organisatieonderdeel en de aan hem toebedeelde opgaven en de daarbij behorende (decentrale) bedrijfsvoeringstaken.

• 3.

  De IRM adviseert gevraagd en ongevraagd de directie en het college voor de hen toegekende verantwoordelijkheden. Daarbij heeft hij de plicht en bevoegdheid rechtstreeks en met medeweten van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, zwaarwegende gevallen voor te leggen aan het college, wanneer overleg met de gemeentesecretaris/algemeen directeur niet tot een verantwoord resultaat leidt. De bevoegdheid om zwaarwegende gevallen aan het college voor te leggen, wanneer overleg met leidinggevende of naast hogere leidinggevende, en in tweede instantie de gemeentesecretaris/algemeen directeur niet tot verantwoord resultaat leidt, geldt op dezelfde manier voor iedere ambtenaar ten aanzien van de hem toegekende verantwoordelijkheden.

Artikel 5 Concernmanagers

• 1.

  De concernmanagers van de organisatieonderdelen van het Bedrijfsvoering- en Strategie Netwerk (BSN) zijn adviseur van de algemeen directeur, de directie en het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  De concernmanagers van de organisatieonderdelen van het Bedrijfsvoering- en Strategie Netwerk (BSN) zijn – onverlet de verantwoordelijkheid van IRM’s en concernmanagers voor het eigen organisatieonderdeel - verantwoordelijk voor o.a.:

  • a.

    kaderstelling, ondersteuning en toetsing op doeltreffendheid en doelmatigheid van de bedrijfsvoering,

  • b.

    de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie en de overige bedrijfsvoeringsfuncties,

  • c.

    planning en control voor de verschillende bedrijfsvoeringsfuncties,

  • d.

    de concernmanager FIJ is verantwoordelijk voor de werking van het financiële systeem.

  • e.

    de concernmanager concerncontrol (Concerncontroller) is verantwoordelijk voor de werking van het control systeem.

  • f.

    de concernmanager concerncontrol (Concerncontroller) is verantwoordelijk voor de monitoring en advisering aan directie, IRM’s en concernmanagers over doelmatigheid, doeltreffendheid en risicomanagement van de organisatie als geheel, de organisatieonderdelen en de bedrijfsprocessen , adequate en betrouwbare informatievoorziening en is systeemverantwoordelijke en toezichthouder op het controlstelsel.

  • g.

    de concernmanager IPM is verantwoordelijk voor de organisatie van de Functionaris Gegevensbescherming, de Chief Information Security Officer (CISO) en het Concernrecordmanagement.

• 3.

  De escalatiebevoegdheid zoals opgenomen in artikel 4 lid 3 is van overeenkomstige toepassing.

• 4.

  De concernmanager concerncontrol (concerncontroller) wordt, voor zover het zijn controltaken en

• -bevoegdheden betreft, bij afwezigheid vervangen door een strategisch adviseur Concerncontrol.

Artikel 6 Slotbepalingen

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag van bekendmaking.

2. Deze regeling kan worden aangehaald als: Organisatieregeling Gemeente Utrecht.

De Organisatieregeling Gemeente Utrecht vastgesteld door het college d.d. 6 maart 2018, wordt ingetrokken op het moment van inwerkingtreding van deze regeling.