Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen
Artikel 8 Vergaderfrequentie
- 1.
De vergaderingen van de statencommissie vinden plaats op basis van het na het zomerreces door provinciale staten vastgestelde vergaderschema voor het komende kalenderjaar.
- 2.
Een statencommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.
- 3.
De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of ander aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de statengriffier.
Artikel 9 Oproep
- 1.
De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
- 2.
Tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de commissieleden, wordt de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in hoofdstuk Va, van de Provinciewet bedoelde stukken, verzonden.
Artikel 10 De agenda
- 1.
Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de agendacommissie de voorlopige agenda van de vergadering vast.
- 2.
In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen of aanvullende documenten toevoegen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze agenda met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden en op de provinciale website gepubliceerd. De reden van die nazending wordt daarbij aangegeven.
- 3.
Bij aanvang van de vergadering stelt de statencommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de statencommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.
- 4.
Wanneer de statencommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning nadere inlichtingen of advies vragen. De statencommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
- 5.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de statencommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
Artikel 11 Ter inzage leggen van stukken
- 1.
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder ter inzage gelegd door middel van plaatsing in het vergadersysteem en op de website. De voorzitter maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving, bedoeld in artikel 12. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.
- 2.
Elektronisch beschikbare openbare stukken worden op de website van de Provincie geplaatst.
- 3.
Indien voor stukken op grond van hoofdstuk Va, van de Provinciewet geheimhouding is opgelegd, worden deze stukken digitaal ter inzage gelegd voor statenleden en voor leden van de betreffende commissie niet zijnde statenleden.
Artikel 12 Openbare kennisgeving
- 1.
De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging op de voor afkondigingen in de provincie gebruikelijke wijze en door plaatsing op de internetsite van de provincie ter openbare kennis gebracht.
- 2.
De openbare kennisgeving vermeldt:
- a.
de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;
- b.
de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;
- c.
de gelegenheid om in te spreken als bedoeld in artikel 15.
Paragraaf 2 Orde der vergadering
Artikel 13 Presentielijst
- 1.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
- 2.
Bij binnenkomst tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel 14 Opening vergadering; quorum
- 1.
De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien blijkens de presentielijst, meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 2.
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproep is gelegen.
- 3.
Voor de nieuw uitgeschreven vergadering is geen quorum vereist, tenzij over andere aangelegenheden wordt beraadslaagd, dan vermeld op de oorspronkelijke oproep zoals bedoeld in artikel 9.
Artikel 15 Gelegenheid om in te spreken
- 1.
Na de opening van de vergadering kunnen derden, tezamen gedurende maximaal dertig minuten, uitsluitend het woord voeren over geagendeerde onderwerpen, die ingevolge artikel 2, eerste lid, aan de commissie zijn toegewezen
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
een besluit van het provinciebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;
- d.
het advies dat is uitgebracht door de commissie bezwaar, beroep en klachten;
- e.
ter promotie van een dienst of product vanuit een commercieel belang en/of partijpolitiek belang.
- 2.
Degene die wil inspreken, meldt dit ten minste 1 uur voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.
- 3.
De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.
- 4.
Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan besluiten af te wijken van de maximale lengte van de spreektijd.
- 5.
De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.
Artikel 16 Verslaglegging: videoverslag en besluitenlijst
- 1.
Van iedere vergadering wordt een videoverslag en een besluitenlijst gemaakt.
- 2.
Het videoverslag en de besluitenlijst van elke openbare vergadering is te raadplegen op de website van de provincie Zeeland.
- 3.
Een commissiegriffier draagt zorg voor de besluitenlijst van de vergaderingen.
- 4.
De ontwerpverslaglegging van de voorgaande vergadering worden met de voorlopige agenda voor de komende vergadering gepubliceerd.
- 5.
Tijdens de vergadering wordt de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.
- 6.
De deelnemers aan de beraadslaging hebben het recht, een voorstel tot wijziging van de besluitenlijst aan de statencommissie te doen, indien de besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de vaststelling van de besluitenlijst bij de commissiegriffier te worden ingediend.
- 7.
De besluitenlijst moet inhouden:
- a.
de namen van de voorzitter, de (commissie)griffier en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren, aanwezige gedeputeerden en overige personen die het woord hebben gevoerd;
- b.
een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest;
- c.
een samenvatting van het advies aan provinciale staten;
- d.
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 25 van dit reglement door de statencommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen;
- e.
een lijst van de in de vergadering gedane toezeggingen.
- 8.
Vastgestelde besluitenlijsten van openbare vergaderingen worden op de website van de Provincie geplaatst.
Artikel 17 Spreekregels
- 1.
Deelnemers aan de beraadslaging spreken vanaf hun plaats of vanaf de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter.
- 2.
Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de in het eerste lid genoemde personen vanaf een andere plaats spreken.
Artikel 18 Volgorde sprekers
- 1.
Deelnemers aan de beraadslaging voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.
- 2.
De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering.
- 3.
Tijdens de commissievergadering krijgen degenen die vooraf vragen hebben ingediend als eerste de gelegenheid aanvullend te reageren naar aanleiding van de reactie van het college.
Artikel 19 Aantal spreektermijnen
- 1.
De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de statencommissie anders beslist.
- 2.
Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.
- 3.
Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
- 4.
Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
Artikel 20 Spreektijd
Een lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden.
Artikel 21 Voorstellen van orde
- 1.
De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.
- 2.
Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.
- 3.
Over een voorstel van orde beslist de statencommissie terstond.
Artikel 22 Handhaving orde; schorsing
- 1.
Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:
- a.
de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;
- b.
een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.
- 2.
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
- 3.
De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.
- 4.
De voorzitter kan een statencommissie voorstellen om aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Artikel 23 Vragenrecht
- 1.
Een lid kan mondelinge vragen stellen aan de commissaris van de Koning, een lid van het college over zaken die het provinciaal bestuur raken.
- 2.
Over niet actuele onderwerpen, die niet op de agenda staan, kunnen vragen tot 48 uur voorafgaand aan de commissievergadering worden ingediend bij de commissiegriffier van de relevante commissie.
- 3.
Over actuele onderwerpen, daar wordt onder verstaan een voor de Provincie relevant onderwerp dat maximaal 48 uur voorafgaand aan de commissie breed in de belangstelling stond, kunnen in elke commissie vragen worden gesteld mits van tevoren gemeld bij de voorzitter van de commissie. De vragen mogen in maximaal één commissie worden gesteld.
- 4.
Commissieleden kunnen technische vragen indienen bij de commissiegriffier over ter behandeling geagendeerde stukken tot 72 uur voorafgaand aan de commissievergadering.
Artikel 24 Beraadslaging
- 1.
Een lid van de commissie neemt niet deel aan de beraadslaging over:
- a.
een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken;
- b.
of de beraadslaging over een voorstel tot vaststelling of goedkeuring van de rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort.
- 2
De statencommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.
- 3.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de statencommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode is verstreken.
- 4.
Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de statencommissie anders beslist.
Artikel 25 Deelname aan de beraadslaging door anderen
- 1.
De statencommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
- 2.
Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.
Artikel 26 Advies
- 1.
Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de statencommissie of er een advies aan provinciale staten wordt uitgebracht.
- 2.
Indien de statencommissie een advies aan provinciale staten uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.
- 3.
In het advies worden de standpunten opgenomen van alle fracties en commissieleden die geen statenlid zijn.
- 4.
In een commissievergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over beslotenheid, geheimhouding en met betrekking tot de orde.
Paragraaf 3 Besloten vergaderingen
Artikel 27 Algemeen
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van orde van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 28 Beslotenheid
- 1.
De voorzitter, dan wel één tiende van de leden van de vergadering kunnen besluiten de deuren te sluiten.
- 2.
Na het sluiten van de deuren besluit de vergadering over het houden van een besloten vergadering.
- 3.
Als geen besluit tot vergaderen in beslotenheid wordt genomen, zijn het behandelde, de besluitenlijst en het verslag openbaar.
- 4.
Van het besloten deel van een vergadering wordt een apart verslag opgemaakt.
Artikel 29 Geheimhouding
- 1.
Indien de vergadering achter gesloten deuren plaatsvindt is behandelde geheim tenzij de vergadering aan het eind van de besloten vergadering besluit om de geheimhouding op te heffen en het verslag van de vergadering openbaar te maken.
- 2.
De statencommissie of provinciale staten kunnen besluiten de geheimhouding op het behandelde op enig moment weer op te heffen.
Artikel 30 Besluitenlijst besloten vergadering
- 1.
De besluitenlijst van een besloten vergadering wordt niet verzonden, maar is digitaal in te zien voor de aanwezigen via de commissiegriffier. Tenzij de commissie voor het einde van de vergadering beslist de geheimhouding op te heffen op hetgeen in beslotenheid is behandeld.
- 2.
De besluitenlijst van een besloten vergadering, wordt zo spoedig mogelijk in een nieuwe besloten vergadering ter vaststelling aangeboden.
Artikel 31 Opheffing geheimhouding
Indien een commissie of provinciale staten als orgaan dat de commissie heeft ingesteld de geheimhouding opheft dan wel opheffen ten aanzien van een document, doet zij of doen zij dit onder gemotiveerde verwijzing naar de relevante bepalingen uit de provinciewet en de wet open overheid.
Paragraaf 4 Toehoorders en pers
Artikel 32 Toehoorders en pers
- 1.
De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
- 2.
Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
- 3.
De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.
Artikel 33 Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
Artikel 34 Uitleg reglement van orde
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement van orde, beslist de statencommissie op voorstel van de voorzitter.