Reglement van orde van de rekenkamercommissie Zundert

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie van de gemeente Zundert;

• b.

  voorzitter: de persoon die de rekenkamercommissie leidt, of diens vervanger;

• c.

  verordening: de rekenkamercommissieverordening 2013;

• d.

  gemeente: de gemeente Zundert;

• e.

  raad: de gemeenteraad van de gemeente Zundert;

• f.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zundert;

• g.

  ambtelijke medewerkers: medewerkers van de rekenkamercommissie Zundert;

• h.

  ambtelijke betrokkenen: ambtelijke medewerkers die de verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van datgene wat onderwerp van rekenkamercommissieonderzoek is;

• i.

  gemeentelijke ambtenaren: ambtenaren van de gemeente Zundert;

• j.

  externe onderzoekers: personen zijn ingehuurd voor advies, projectleiding of medewerking met betrekking tot een rekenkamercommissieonderzoek.

Artikel 2 De voorzitter

• 1.

  Tot de verantwoordelijkheden van de voorzitter behoren:

  • a.

    Leiding van de rekenkamercommissie.

  • b.

    Het doen naleven van het reglement van orde.

  • c.

    Het bewaken van de kwaliteit van de onderzoeken.

  • d.

    De externe communicatie naar de gemeente, raad, gemeentelijke organisatie en instellingen die onderwerp zijn van onderzoek.

  • e.

    Het aangaan van overeenkomsten met derden ter vervulling van de taken van de rekenkamercommissie.

  • f.

    De functionele aansturing van de medewerkers van de rekenkamercommissie.

• 2.

  Tot de verantwoordelijkheden van de plaatsvervangende voorzitter behoren het uitvoeren van de taken van de voorzitter bij diens afwezigheid en wanneer de voorzitter terugtreedt ter vermijding van belangenverstrengeling.

Artikel 3 De ambtelijke medewerkers

De ambtelijke medewerkers zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van extern onderzoek, resp. van ingeschakelde onderzoekscapaciteit.

Artikel 4 Onderwerpselectie

• a.

  Om in aanmerking te komen voor onderzoek spelen naast de krachtens artikel 6 lid 7 te houden oriëntatie de volgende criteria een rol bij de onderwerpselectie:

• 1.

  Er is sprake van aanmerkelijke maatschappelijke relevantie.

• 2.

  Het onderwerp dient een hoog (potentieel) leereffect te hebben.

• 3.

  Er is sprake van een aanmerkelijk financieel, organisatorisch of bestuurlijk belang.

• 4.

  Er is sprake van twijfels aan de kwaliteit van de informatievoorziening aan de raad.

• 5.

  Er is sprake van twijfels aan doeltreffendheid.

• 6.

  Er is sprake van twijfels aan doelmatigheid.

• 7.

  Er is sprake van twijfels aan rechtmatigheid.

  • a.

    De rekenkamercommissieonderzoeken dienen te voldoen aan de volgende randvoorwaarden:

• 1.

  Het moet haalbaar zijn in de tijd.

• 2.

  Het moet haalbaar zijn binnen het budget.

• 3.

  Het draagt bij aan de variatie in onderwerpen en de gemeentelijke sectoren die betrokken zijn bij het onderwerp van onderzoek.

Artikel 5 Kwaliteitseisen uitvoering onderzoek

De rekenkamercommissie hanteert de volgende kwaliteitseisen voor de uitvoering van haar onderzoeken:

• a.

  Objectiviteit: De voorzitter en ambtelijke medewerkers ondernemen hun werkzaamheden zonder zich door eigen gevoel of voorkeur te laten beïnvloeden.

• b.

  Onderbouwing: De onderzoeksresultaten zullen door feiten moeten worden ondersteund.

• c.

  Consistentie: De onderzoeksresultaten moeten onweerlegbaar zijn.

• d.

  Controleerbaarheid: De onderzoeksresultaten kunnen door derden, zo dit gewenst is, worden nagezien op bestaanbaarheid.

• e.

  Zorgvuldigheid.

• f.

  Onafhankelijkheid: De leden doen hun werkzaamheden zonder last of ruggespraak.

• g.

  Doelmatigheid of efficiëntie: Het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken, door een heldere afbakening van de werkzaamheden, een doelgerichte uitvoering en een juiste afweging op kosten en baten.

• h.

  Bruikbaarheid: Bondige en toegankelijke informatie, waarmee de raad en het college verbetering kunnen bewerkstelligen in het functioneren van de gemeente en/of het bevorderen van het lerend vermogen van de organisatie.

Artikel 6 Het onderzoeksplan

• a.

  De rekenkamercommissie stelt voor de aanvang van een kalenderjaar een onderzoeksplan op voor dat jaar. In dit onderzoeksplan staan de onderzoeken die de rekenkamercommissie dat jaar zal gaan uitvoeren, een korte motivatie, en een planning van in te zetten tijd, kosten en middelen.

• b.

  Het streven van de rekenkamercommissie is er op gericht een onderzoek per twee jaar uit te voeren.

• c.

  De voorzitter onderhoudt op basis van zijn kennis van en ervaring met de gemeentelijke organisatie, gedurende het jaar een groslijst van potentiële onderzoeksonderwerpen.

• d.

  De rekenkamercommissie doet in november van elk jaar een oproep aan de raad en het college om geschikte onderzoeksonderwerpen aan te dragen.

• e.

  De rekenkamercommissie houdt bij haar werkzaamheden rekening met de onderzoeken die worden ingesteld door het college en de externe accountant en overlegt hierover met hen om dubbele onderzoeken te voorkomen.

• f.

  Het college wordt jaarlijks in oktober schriftelijk verzocht, onder verwijzing naar artikel 213a van de Gemeentewet, een opgave te doen van de krachtens dit artikel uitgevoerde en voor het komende jaar geplande onderzoeken en de resultaten van uitgevoerde onderzoeken.

• g.

  De rekenkamercommissie maakt in december een top vijf van onderzoekswaardige onderwerpen en doet voor die vijf onderwerpen een kort oriënterend onderzoek naar het belang en de uitvoerbaarheid.

• h.

  Op basis van het oriënterend onderzoek genoemd in lid 6 bepaalt de rekenkamercommissie haar keuze en stelt aan het einde van het kalenderjaar het onderzoeksplan voor het eerstvolgende jaar vast.

• i.

  De rekenkamercommissie stuurt uiterlijk in december het onderzoeksplan ter kennisneming naar de raad en het college en maakt het (door verspreiding aan de pers en plaatsing op het Internet) openbaar.

Artikel 7 Plan van aanpak van een onderzoek

• a.

  Op basis van de periode van oriëntatie wordt een plan van aanpak met daarin de onderzoeksvraag, de onderzoeksmethode en de onderzoeksplanning opgesteld. De oriëntatie is informeel en wordt vastgesteld door Rekenkamercommissie. Hierna start de formele fase van het onderzoek met verslaglegging.

• b.

  Het plan van aanpak wordt aan de gemeentesecretaris gezonden.

• c.

  Het plan van aanpak wordt tevens aangeboden aan het college.

• d.

  Gelijktijdig wordt het plan van aanpak , via de griffie, ter informatie aan de raad gestuurd, die daarmee de gelegenheid heeft om te reageren op de onderzoeksvraag, -methode en de -planning.

Artikel 8 Aankondiging van een onderzoek

• 1.

  De start van een onderzoek wordt door de rekenkamercommissie middels een startnotitie aangekondigd (zie artikel 7).

• 2.

  Na deze aankondiging onderhoudt de rekenkamercommissie tot aan de afronding van het onderzoek direct contact met de ambtelijke betrokkenen zonder tussenkomst van de gemeentesecretaris.

• 3.

  Betreft het een afdelingenoverschrijdend onderzoek, dan zal de rekenkamercommissie zich niet tot ambtelijke betrokkenen richten, maar tot de gemeentesecretaris.

Artikel 9 Gegevensverzameling

• 1.

  De rekenkamercommissie heeft krachtens de wet en verordening recht op alle informatie, ongeacht of de informatie vertrouwelijk is.

• 2.

  De rekenkamercommissie verkrijgt deze informatie door eigen onderzoek, of krijgt deze op verzoek aangeleverd door de ambtelijke betrokkenen.

• 3.

  Indien de rekenkamercommissie in het kader van een onderzoek vertrouwelijke stukken en besluiten wenst in te zien of voor onderzoek te gebruiken wendt zij zich tot de gemeentesecretaris.

• 4.

  Gemeentesecretaris en rekenkamercommissie bespreken de wijze waarop de informatie als bedoeld in lid 3 beschikbaar wordt gesteld, zonder de belangen van de gemeente te schaden.

• 5.

  De rekenkamercommissie verzekert het behoud van de vertrouwelijkheid van stukken.

• 6.

  De rekenkamercommissie verzekert tevens dat het aantal personen die inzage hebben als gevolg van het onderzoek niet verder wordt uitgebreid dan de voorzitter van de rekenkamercommissie, de ambtelijke medewerkers en de externe onderzoekers.

• 7.

  Aan externe onderzoekers zal eveneens vertrouwelijkheid worden opgelegd.

• 8.

  Indien de rekenkamercommissie stuit op problemen bij het maken van afspraken voor interviews met ambtelijke betrokkenen, of het verkrijgen van informatie kan zij een schriftelijk verzoek doen op de gemeentesecretaris om via die weg de informatie alsnog zo snel mogelijk in handen te krijgen.

• 9.

  De gemeentesecretaris zal een verzoek als bedoeld in lid 8 binnen vijf werkdagen beantwoorden.

• 10.

  De voorzitter ziet er op toe dat informatie die bij de uitvoering van de werkzaamheden ter kennis is gekomen van de rekenkamercommissie alleen wordt gebruikt voor zover de vervulling van de taak van de rekenkamercommissie dat vereist.

• 11.

  Nota van bevindingen: zo nodig tussentijdse rapportage stand van zaken.

•  

Artikel 10 Ambtelijke hoor en wederhoor en bestuurlijk commentaar

• 1.

  Voor zowel ambtelijke hoor en wederhoor als voor bestuurlijk commentaar geldt een termijn van tien werkdagen, tenzij vooraf andere afspraken worden gemaakt.

• 2.

  Afspraken voor het bestuurlijk commentaar worden na publicatie van de startnotitie gemaakt met de gemeentesecretaris.

• 3.

  Afspraken voor ambtelijk hoor en wederhoor worden direct met de ambtelijke betrokkenen gemaakt.

• 4.

  Elk onderzoek wordt afgerond met een nota van bevindingen, zonodig met een tussentijdse rapportage, dit ter beoordeling van de rekenkamercommissie; in deze fase worden nog geen conclusies getrokken en aanbevelingen opgesteld.

• 5.

  De nota van bevindingen wordt voor ambtelijk hoor en wederhoor naar alle betrokkenen gestuurd.

• 6.

  Verzoeken om correctie of aanvulling dienen vergezeld te gaan van voldoende onderbouwing en documentatie.

• 7.

  De rekenkamercommissie beoordeelt de verzoeken en beslist of het rapport wordt aangepast.

• 8.

  Als er behoefte bestaat bij ambtelijke betrokkenen wordt de ambtelijke hoor en wederhoor afgerond met een bespreking in aanwezigheid van de gemeentesecretaris waarbij de rekenkamercommissie aangeeft of, waar en waarom zij de bevindingen wel of niet aanpast.

• 9.

  Nadat de nota van bevindingen is vastgesteld stelt de rekenkamercommissie haar rapport op en voorziet dat van conclusies en aanbevelingen.

• 10.

  Het rapport wordt via de gemeentesecretaris, vertrouwelijk, voor bestuurlijk commentaar aan het college gestuurd.

• 11.

  De bepalingen 1 tot en met 10 van dit artikel zijn eveneens van toepassing op externe partijen die bij een onderzoek worden betrokken.

•  

Artikel 11 Publicatie

• 1.

  Na het schrijven van een naschrift, welke in het rapport wordt opgenomen, als reactie op het bestuurlijk commentaar, of na het verstrijken van de termijn genoemd in artikel 10 lid 1, wordt overgegaan tot publicatie van het rapport.

  • a.

    Voor zover mogelijk krijgt de gemeentesecretaris het rapport onder embargo een dag, of tenminste enkele uren, voor publicatie zodat het college zich kan voorbereiden op het geven van commentaar op eventuele vragen van de pers of burgers, naar aanleiding van het persbericht (zie art. 13, lid 2a).

  • b.

    Gelijktijdig wordt het rapport, via de Griffie, verzonden aan de raad.

  • c.

    Het rapport wordt gepubliceerd op de website van de rekenkamercommissie Zundert, op verzoek gestuurd naar de pers en ter inzage gelegd voor burgers.

Artikel 12 Evaluatie

• 1.

  Na behandeling van het rapport in De Ronde en de raad evalueert de rekenkamercommissie de gang van zaken tijdens het onderzoek.

• 2.

  Bij de evaluatie wordt, afhankelijk van het onderzoeksonderwerp, de gemeentesecretaris uitgenodigd dan wel het afdelingshoofd wiens afdeling of programma het betreft.

• 3.

  Alle fracties worden bij de evaluatie betrokken.

Artikel 13 Externe communicatie en samenwerking

• 1.

  De missie, functie en het reglement van orde van de rekenkamercommissie worden openbaar toegankelijk gemaakt via het Internet.

• 2.

  Per onderzoek wordt door de rekenkamercommissie bepaald hoe over het onderzoek extern worden gecommuniceerd, waarbij in ieder geval het volgende geldt:

  • a.

    Bij het verschijnen van een onderzoeksrapport maakt de rekenkamercommissie de resultaten met een persbericht openbaar.

  • b.

    De voorzitter is woordvoerder als het erom gaat informatie te verstrekken over het verloop en de uitkomsten van onderzoek.

  • c.

    Woordvoering over rapporten: Voorzitter treedt als woordvoerder naar buiten.

• 3.

  Het onderzoeksplan, startnotities en de onderzoeksrapporten worden via het Internet digitaal beschikbaar gesteld.

• 4.

  De ambtelijke medewerkers van de rekenkamercommissie onthouden zich in de media van uitspraken over de bevindingen aangaande van het onderzoeksonderwerp.

• 5.

  De rekenkamercommissie bevordert de samenwerking van en met rekenkamercommissies in regionaal verband met als doel de kennis te vermeerderen en ervaring op te doen over het werk. Hiertoe onderhoudt de voorzitter contacten met rekenkamercommissies in de omgeving en kunnen ambtelijke medewerkers worden gedetacheerd.

Artikel 14 Jaarverslag rekenkamercommissie

• 1.

  De rekenkamercommissie stelt voor één april een verslag op van haar werkzaamheden over 2 voorgaande jaren. Dit verslag bevat:

  • a.

    verantwoording over verrichtingen met toetsing aan het onderzoeksplan.

  • b.

    eventuele aanpassingen in de werkwijze en/of dit reglement van orde.

• 2.

  Het vastgestelde verslag wordt aan de raad aangeboden.

Artikel 15: inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 april 2014.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 10 december 2013,

De gemeenteraad van Zundert,

de griffier, de burgemeester,

drs. J.J. Rochat L.C. Poppe-de Looff

Artikelsgewijze toelichting:

Artikel 1, lid j Uitvoering van onderzoeken

De uitvoering van het onderzoek zal de rekenkamercommissie onder haar regie meestal uitbesteden aan in te huren deskundigen en onderzoekers. Daarbij zal zij alternatieven zorgvuldig afwegen. De in te schakelen onderzoekers werken geheel onder aansturing en verantwoordelijkheid van de rekenkamercommissie. Zij rapporteren uitsluitend aan de rekenkamercommissie en doen geen mededelingen over het onderzoek naar anderen binnen of buiten de gemeente Zundert.

De onderzoeksproducten zullen altijd herkenbaar zijn als producten van de rekenkamercommissie, ook al is het conceptrapport wellicht aangeleverd door een ingehuurd bureau. Het gaat immers, na acceptatie van het rapport om een product van de rekenkamercommissie en niet om het rapport van een willekeurig bureau. Uiteraard kan de rekenkamercommissie ook zelf onderzoek doen.

Artikel 2, lid 1, sub j Derden

Dit kunnen externe onderzoekers zijn, maar ook, bijvoorbeeld, faciliterende bedrijven of andere afdelingen binnen de gemeente Zundert.

Artikel 4 Onderwerpselectie

De oriëntatie zoals genoemd in dit artikel omvat een korte periode waarin enkele bronnen, zoals (digitale) documenten en informele gesprekken, worden geraadpleegd om enigszins een beeld te krijgen van een potentieel onderzoeksonderwerp.

Artikel 6 Onderzoeksplan

In het kort komt het onderzoeksplan als volgt tot stand; De rekenkamercommissie houdt zich voortdurend op de hoogte van relevante ontwikkelingen binnen en buiten de gemeente. Bronnen daarvoor zijn de gemeentebegroting en –rekening, beleidsprogramma’s, vergaderingen van Het Besluit en De Ronde; berichten in de lokale media en vakpublicaties. Mede op basis daarvan stelt de rekenkamercommissie een lijst samen van mogelijke onderzoeksonderwerpen (de groslijst).

De gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders worden ook in de gelegenheid gesteld om een onderwerp voor onderzoek voor te dragen (voorzien van een korte motivatie). Op basis van een afweging van alle mogelijke onderzoeksonderwerpen aan de hand van de criteria genoemd in artikel 4 wordt het onderzoeksplan vastgesteld door de rekenkamercommissie. De oriëntatie zoals genoemd in dit artikel omvat enkele maanden waarin gesprekken plaatsvinden met college, raad en ambtelijke betrokkenen om een diepgaander beeld te krijgen van het te onderzoeken onderwerp.

Deze gegevens worden gebruikt om het onderzoek vorm te geven en de focus van het onderzoek te bepalen. Ook gedurende het jaar kunnen verzoeken voor onderzoek bij de rekenkamercommissie worden ingediend.

Tussentijdse verzoeken om onderzoek vanuit de raad kunnen, ingeval van urgentie, lopende het jaar worden gehonoreerd. Dit geldt ook voor andere onderzoeken waarvan de rekenkamercommissie de mening is toegedaan dat uitstel niet gewenst is.

Het onderzoeksplan en eventuele wijzigingen daarvan worden via de griffie aan de gemeenteraad van Zundert gestuurd en ook via de website en een persbericht gepubliceerd. De afzonderlijke leden van het artikel kunnen waar nodig als volgt worden toegelicht:

Lid 2. De verdeling kan zijn dat er een groter onderzoek wordt uitgevoerd per twee jaar. Daarnaast behoort een quick scan natuurlijk ook tot de mogelijkheden.

Artikel 7 Plan van aanpak

De oriëntatie van de rekenkamercommissie betreft een vormvrij, informeel traject, nader te bepalen door de rekenkamercommissie; hierna start het formele traject conform de in dit artikel vastgelegde procedure.

Artikel 10 Hoort en wederhoor

Met hoor en wederhoor wordt de procedure bedoeld waarin de resultaten van het onderzoek worden voorgelegd aan de ambtelijke betrokkenen. Dezen worden hiermee in staat gesteld om, mits voorzien van een goede onderbouwing, informatie aan te vullen of verzoeken tot aanpassing in te dienen.

Artikel 13 Communicatie

Communicatie met haar doelgroepen ziet de rekenkamercommissie als een belangrijke voorwaarde voor het bereiken van haar doelstellingen, in het bijzonder voor het bevorderen van publieke verantwoording over het gemeentelijk functioneren. De rekenkamercommissie wil dan ook meer bekendheid geven aan haar bestaan, werkwijze en producten.

Daarnaast wil ze ook een actieve bijdrage leveren aan openbare debatten over onderwerpen die het werk van de rekenkamercommissie raken. De rekenkamercommissie richt zich daarbij tot verschillende doelgroepen: de raad, het college, gemeenteambtenaren, de bevolking van Zundert en mogelijk andere geïnteresseerden zoals andere gemeenten en lokale rekenkamercommissies en rekenkamercommissies.

De communicatiemiddelen van de rekenkamercommissie kunnen zijn: brede en gerichte verspreiding onderzoeksrapporten, persberichten, internet, mediaoptreden (interviews, ingezonden stukken, columns), lezingen etc.