Organisatie | Berkelland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Berkelland 2022 |
Citeertitel | Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Berkelland 2022 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Berkelland 2017.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2022 | nieuwe regeling | 02-11-2021 |
AVG: algemene verordening gegevensbescherming;
BRP: de basisregistratie personen;
Informatiebeheerder BRP: degene die is belast met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie en als zodanig is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders;
beheerder datadistributie en gegevensmagazijn: degene die is belast met de dagelijkse zorg voor de binnengemeentelijke distributie van gegevens en als zodanig is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders;
datadistributiesysteem: systeem dat zorgt voor de distributie van gegevens uit een van de basisregistraties naar taak specifieke applicaties;
derde: elke natuurlijke persoon, niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elk rechtspersoon, die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag bekleed is;
gegevensmagazijn: systeem voor opslag en inzage van gemeentelijke basisgegevens die door bronapplicaties worden aangeleverd;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst, als bedoeld in artikel 1 van de Wet, in de BRP van de gemeente is opgenomen;
ketenpartner: een partij die de gemeente ondersteunt bij het uitvoeren van wettelijke taken of deze namens de gemeente uitvoert;
openbare lichamen: de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba.
overheidsorganen: een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld of een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed;
terugmelding: Artikel 2.34 eerste lid, van de Wet BRP bepaalt dat bestuursorganen die gerede twijfel hebben over de juistheid van een authentiek gegeven uit de basisregistratie, dit melden aan het college van burgemeester en wethouders van de bijhoudingsgemeente.
verordening BRP: verordening gegevensverstrekking basisadministratie personen Berkelland 2022;
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
Artikel 2 – Toegang tot de BRP c.q. GBA-V
Gelet op artikel 3.8 van de wet BRP hebben toegang tot BRP c.q. GBA-V:
Artikel 3 – Toegang tot persoonsgegevens via het datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn
Gelet op artikel 6 lid 1 sub e van de AVG hebben toegang tot persoonsgegevens via het datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn:
Artikel 4 – Incidentele verstrekkingen aan overheidsorganen
Met inachtneming van artikel 3.8 van de Wet BRP en achtneming van artikel 6 van de AVG worden aan overheidsorganen incidenteel gegevens verstrekt wanneer deze aannemelijk kan maken dat deze gegevens nodig zijn voor de uitvoer van een wettelijke taak.
Artikel 5 – Verstrekkingen aan ketenpartners
Met in achtneming van artikel 3.8 van de Wet BRP en artikel 6 lid 1 onder e van de AVG worden gegevens verstrekt aan een ketenpartner, wanneer deze ketenpartner aannemelijk kan maken dat deze gegevens nodig zijn voor de uitvoer van de wettelijke taak die door de gemeente is uitbesteed. Gegevens worden alleen aan ketenpartner verstrekt nadat er een door de gemeente en de betreffende ketenpartner verwerkersovereenkomst is afgesloten.
Artikel 6 – Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan een medewerker van de gemeente c.q. organen van de gemeente of andere gemeente wordt slechts telefonisch gegevens verstrekt nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd dat het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht.
Artikel 7 – Verstrekkingen aan derden en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Op grond van artikel 3.9 van de Wet BRP kunnen, op schriftelijk verzoek gegevens worden verstrekt aan:
Artikel 8 – Verstrekkingsbeperking
De in de artikelen 4, 5, 6 en 7 bedoelde gegevensverstrekking vindt plaats met inachtneming van de Wet BRP artikelen 3.10 en 3.21 en artikel 6 lid 1 onder e van de AVG vastgelegde ten aanzien van de verstrekking van gegevens.
De informatiebeheerder van de BRP regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 Wet BRP en de artikelen 27 en 28 Besluit BRP. Een modelformulier is opgenomen in de bijlage.
De informatiebeheerder van de BRP treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde informatiebeveiligingsplan.
Artikel 12 – Onvoorziene gevallen
In gevallen, de uitvoering van de verordening betreffende, waarin dit reglement of de AVG niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders.
2 november 2021,
Burgemeester en wethouders van Berkelland,
de secretaris,
M.N.J. Broers.
de burgemeester,
drs. J.H.A. van Oostrum.
Bijlage 1 behorend bij Reglement gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens
Rechtstreekse toegang tot de BRP hebben:
Overheidsorganen die op grond van artikel 3 van de verordening gegevensverstrekking BRP inzage mogen hebben in de BRP en deze inzage niet via datadistributie of het gegevensmagazijn kunnen verkrijgen. Aan deze medewerkers wordt een algemeen autorisatie profiel toegekend op basis van de wettelijke taken die zij uitvoeren
Voor rechtstreekse toegang tot de BRP zijn twee profielen van toepassing:
Bijlage 2 behorend bij Reglement gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens
Verstrekkingen aan derden met een gewichtig maatschappelijk belang
Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van art. 3.21 Wet BRP verzocht heeft om beperking gegevensverstrekking (geheimhouding).
Bijlage 3 behorend bij Reglement gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens
Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA, nu Basisregistratie personen, BRP) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.
Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA door dat van de Wet basisregistratie personen (BRP) vervangen. Onder de GBA diende het gemeentebestuur bij of krachtens verordening kaders te stellen voor het gebruik van GBA-gegevens binnen de eigen organisatie en de verstrekking van gegevens aan bepaalde derden. Op grond van de Wet BRP is het verplicht kaders te stellen voor het verstrekken van gegevens aan derden.
De wetgever laat het aan het inzicht van het gemeentebestuur over, om dit al dan niet voor het intern gebruik van gegevens uit de BRPte doen.
De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG, maar vallen niet onder de werking van de Wet BRP.
Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat het gemeentebestuur meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt. Het reglement voorziet in een nadere invulling aan de verstrekking van gegevens uit de Basisregistratie Personen aan organen van gemeente Berkelland. Dit reglement voorziet daarnaast in de aanwijzing van door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor gemeente Berkelland en van de categorieën van derden die dergelijke werkzaamheden verrichten ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt. Daarmee voldoet gemeente Berkelland aan de vereisten zoals gesteld in de Wet BRP.
De gemeenteraad heeft op 21 december 2021 besloten een reglement van verstrekkingen aan organen van gemeente Berkelland en aan derden over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. Het reglement van de verstrekkingen aan derden heeft de raad gedelegeerd aan burgemeester en wethouders op grond van zijn bevoegdheid genoemd in artikel 156 Gemeentewet.
De minister van BZK verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Berkelland woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Berkelland op grond van art. 3.2 Wet BRP. Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke basisregistratie personen. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer. De gegevens die ontvangen worden via deze GABA-aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/gegevensmagazijn.
Distributie van persoonsgegevens
De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn via GBA-V. Voor personen die wel in de gemeente ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij de BRP. De medewerkers van andere afdelingen - dan burgerzaken -, die persoonsgegevens gebruiken, raadplegen die persoonsgegevens via het gegevensmagazijn. Daarnaast kunnen sommige teams ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ inzien, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.
De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud, zijn integraal overgenomen uit artikel 1 van de Wet BRP. Dit betreft de begrippen: basisregistratie, ingeschrevene, ingezetene en derde.
Juridisch gezien is sprake van één Basisregistratie Personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het Rijk beheerde en lokale door gemeente Berkelland beheerde voorzieningen. In de loop van de komende jaren zullen de lokale voorzieningen mogelijk opgaan in één centrale voorziening.
Een ingeschrevene is een persoon van wie een persoonslijst is opgenomen in de BRP. Dat kan ook een persoon betreffen die niet in Nederland woonachtig is, maar wel een relatie heeft met de Nederlandse overheid. De ingezetene is de ingeschrevene die in gemeente Berkelland woont.
Een derde is elke natuurlijk persoon, niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon, die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.
In dit artikel worden de begrippen beschreven welke voor dit reglement van toepassing zijn.
Artikel 2 – Toegang tot de BRP c.q. GBA-V
De minister van BZK verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in gemeente Berkelland woonachtig zijn. Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor gemeente Berkelland op grond van artikel 3.2 Wet BRP. Zolang de Wet BRP door gemeente Berkelland wordt uitgevoerd met behulp van systemen die gebruikt werden tijdens de Wet GBA, is er geen sprake van systematische verstrekking van persoonsgegevens door de minister van BZK, met betrekking tot de eigen inwoners. Gemeente Berkelland heeft in dat geval zelf beschikking over de persoonsgegevens van haar eigen inwoners. Voor het gebruik van gegevens van personen die in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in gemeente Berkelland woonachtig zijn, dient gemeente Berkelland het autorisatiebesluit van de minister van BZK in acht te nemen.
Rechtstreekse toegang tot de BRP
Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen (zie art. 3.8 lid 2 Wet BRP). Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerden als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medewerker krijgt toegang, nadat deze een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.
Artikel 3 – Toegang tot persoonsgegevens via het datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn
Voor de verstrekking aan de datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn wordt aangesloten bij autorisatiebesluit van de minister van BZK voor gemeente Berkelland op grond van artikel 3.2 Wet BRP. Organen van gemeente Berkelland mogen alleen gebruik maken van de CMG zoals vermeld in het autorisatiebesluit.
Op grond van art. 3.9 lid 4 Wet BRP kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.
Voor het gebruik van de persoonsgegevens in het datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn is de AVG van toepassing. De persoonsgegevens kunnen uitsluitend gebruikt worden wanneer er een grondslag is, zoals neergelegd in artikel 6 lid 1 sub e van de AVG.
Artikel 4 – Incidentele verstrekkingen aan overheidsorganen
Een incidenteel verzoek om gegevensverstrekking van persoonsgegevens door overheidsorganen wordt afzonderlijk beoordeeld op rechtmatigheid en doelmatigheid. Wanneer een incidenteel verzoek om gegevensverstrekking plaatsvindt vanuit het gegevensmagazijn wordt deze tevens getoetst aan de AVG.
Bijvoorbeeld gegevensverstrekking aan veiligheidsregio voor het uitvoeren van werkzaamheden met betrekking tot rampenbestrijding.
Artikel 5 –Verstrekkingen aan ketenpartners
Aan ketenpartners kunnen gegevens worden verstrekt, mits er een verwerkingsovereenkomst met deze ketenpartner is afgesloten, bijvoorbeeld Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA).
Artikel 6 – Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan een medewerker van de gemeente c.q. organen van de gemeente of andere gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP zullen hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Met ander woorden: vooral bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere teams mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan waar verzoeker recht op heeft. Bij twijfel kan óf de seniormedewerker burgerzaken óf de coördinator privacy bescherming en informatieveiligheid óf de functionaris gegevensbescherming óf de privacybeheerder BRP worden ingeschakeld.
Ook aan collega’s van andere gemeenten kunnen gegevens worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet zekerheid bestaat dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld: geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocument aan minderjarige). Indien de ingeschreven over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking (geheimhouding) heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.
Artikel 7 – Verstrekkingen aan derden en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Gegevensverstrekking als genoemd in dit artikel vindt alleen plaats door de informatiebeheerder van de BRP of door medewerkers die door de informatiebeheerder hiervoor zijn aangewezen. Daarnaast vindt deze gegevensverstrekking niet plaats indien het vermoeden bestaat dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene onevenredig wordt geschaad.
Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang
De wetgever heeft de verstrekking van toegang tot gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al deels voorzien in de Wet BRP. Desondanks kan er sprake zijn van een lokale situatie die het gemeenschappelijk belang dient, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In gevallen waarbij sprake is van gemeentelijke werkzaamheden die gelijktijdig het gemeentebelang en het maatschappelijk belang dienen, is de gemeenteraad bevoegd autorisaties aan nader te bepalen categorieën van derden te verlenen, voor het raadplegen van gegevens van inwoners van gemeente Berkelland. De verantwoordelijkheid voor de bepaling hiervan is door de gemeenteraad op 21 december 2021 gedelegeerd aan burgemeester en wethouders op grond van artikel 156 Gemeentewet.
Voor de aanwijzing van de werkzaamheden dienen burgemeester en wethouders een aantal criteria als uitgangspunt te nemen. Het moet hierbij gaan om werkzaamheden:
Derden met schriftelijke toestemming
Naast de toegestane verstrekking van gegevens aan derden die werkzaamheden met een gemeentelijk en maatschappelijk belang uitvoeren mogen gegevens ook verstrekt worden aan derden, die voorafgaand schriftelijke toestemming hebben verkregen van de persoon waar gegevens over worden opgevraagd.
Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de Wet BRP kan de verstrekking van gegevens uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens. Dit betreft de volgende gegevens: de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner, de eerdere echtgenoot of geregistreerd partner, het al dan niet gebruiken van de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner of de eerdere echtgenoot/geregistreerd partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.
Artikel 8 – Verstrekkingsbeperking
Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van art. 3.21 Wet BRP verzocht heeft om verstrekkingsbeperking (geheimhouding).
Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens in art. 2.34 Wet BRP.
Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in art. 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.
Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.
Het is een wettelijke verplichting dat er passende technische en organisatorische maatregelen getroffen worden.
Artikel 12 – Onvoorziene gevallen
In gevallen, de uitvoering van de verordening betreffende, waarin dit reglement of de AVG niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 13 – Slotbepaling, inwerkingtreding en citeertitel
In dit artikel wordt bepaald onder welke naam het reglement moet worden aangehaald en wanneer het in werking treedt.