Organisatie | Etten-Leur |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Controleprotocol subsidies Gemeente Etten-Leur |
Citeertitel | |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR465823
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
17-12-2021 | Nieuwe regeling | 30-11-2021 |
Op grond van de Algemene Subsidieverordening Gemeente Etten-Leur 2018 (hierna: ASV) kunnen subsidies worden verstrekt. De subsidieverstrekker en de subsidieontvanger hebben over en weer rechten en plichten. Deze strekken zich uit vanaf de subsidieaanvraag tot en met de afrekening na de vaststelling van de subsidie.
De subsidies zijn onder te verdelen in:
Dit controleprotocol is van toepassing op subsidies vanaf € 50.000 of op subsidies waar dit expliciet wordt benoemd in de beschikking.
In artikel 15 van de ASV is bepaald dat bij subsidies vanaf € 50.000 de controleverklaring van een onafhankelijk accountant een verplicht onderdeel is van de aanvraag tot vaststelling. Dit controleprotocol is een handleiding voor de accountant van de subsidieontvanger voor de controle op de besteding van de subsidie.
Vanaf 2021 maakt het controleprotocol deel uit van de beschikking tot subsidieverlening en is daarmee op grond van artikel 4:37, lid 1 onder f van de Awb een subsidieverplichting.
De verantwoordelijkheid voor een juiste toepassing van het protocol ligt bij de subsidieontvanger. Dit geldt ook voor situaties waarin de subsidiabele activiteiten geheel of gedeeltelijk, namens de subsidieontvanger, zijn uitgevoerd door derden.
In dit protocol wordt verstaan onder:
Het doel van dit controleprotocol is dat de accountant van de subsidieontvanger de controle van de financiële verantwoording zodanig inricht en uitvoert dat de gemeente Etten-Leur een redelijke mate van zekerheid verkrijgt over:
Door vooraf als subsidieverstrekker duidelijk aan te geven waar de subsidieontvanger en zijn accountant aan dient te voldoen, kan achteraf het verantwoordingsproces efficiënter verlopen.
In dit protocol zijn ook de specifieke werkzaamheden opgenomen die de accountant dient uit te voeren over de verantwoording van de uitgevoerde activiteiten die de subsidieontvanger heeft beschreven in een activiteitenverslag. De accountant geeft de uitkomsten van zijn onderzoek weer in een controleverklaring eventueel aangevuld met een rapport van bevindingen.
De verantwoordelijkheid voor het informeren van de accountant over dit controleprotocol ligt bij de subsidieontvanger.
De financiële verantwoording is gebaseerd op de beschikking tot subsidieverlening. Dit betekent dat de subsidieontvanger een aparte financiële verantwoording dient aan te leveren.
2.1 Subsidies vanaf € 10.000 tot € 50.000
Voor de verantwoording van subsidies tussen € 10.000 en € 50.000 is een activiteiten- en een financieel verslag vereist (artikel 14 ASV).
Dit controleprotocol is alleen van toepassing als een controleverklaring vereist wordt en de toepassing van het controleprotocol expliciet in de beschikking is opgenomen. Een reden om toch het controleprotocol toe te passen kan zijn dat het gaat om een nieuwe subsidierelatie, als de (financiële) verantwoording van een voorgaand subsidiejaar daar aanleiding toe geeft of om te kunnen toetsen aan Europese regelgeving.
Als in de beschikking tot subsidieverlening is bepaald dat het controleprotocol van toepassing is, dan is de subsidieontvanger verplicht een controleopdracht ten aanzien van de subsidieverstrekking te verstrekken aan een accountant, resulterend in een controleverklaring. De controle richt zich op de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoordingsinformatie.
Voor de verantwoording van subsidies vanaf € 50.000 is een activiteitenverslag, een financieel verslag en een controleverklaring op de subsidie vereist (artikel 15 ASV). In de controleverklaring van de subsidies op de verantwoording verklaart de accountant dat de financiële verantwoording van de subsidie een getrouw beeld van de werkelijkheid geeft en is opgesteld in overeenstemming met de criteria zoals opgenomen in de beschikking tot subsidieverlening, het controleprotocol en de subsidieregeling op grond waarvan de subsidie is verleend.
3.1 Aandachtspunten bij de controle van de financiële verantwoording
De accountant stelt onder meer vast dat:
3.2 Naleving subsidievoorwaarden
De accountant stelt onder meer vast dat:
3.3 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid
3.3.1 Eisen voor de controleaanpak
De controle moet voldoen aan de controlestandaarden die onderdeel zijn van de nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), die door de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld.
3.3.2 Materialiteit: goedkeuringstoleranties en gewenste zekerheid
Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de subsidievoorwaarden streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid; er moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95 procent. Voor de strekking van de controleverklaring zijn de volgende goedkeuringstoleranties voor de financiële verantwoording van toepassing:
Het is de bedoeling dat geconstateerde onjuistheden die herstelbaar zijn worden gecorrigeerd. Dat geldt ook voor onjuistheden waarbij de tolerantiegrens niet wordt overschreden. De niet-herstelde onjuistheden wegen mee in de oordeelsvorming over de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoording.
3.4 Onderzoek naar gerealiseerde activiteiten (de niet-financiële informatie)
De accountant rapporteert zijn bevindingen ten aanzien van de verantwoording van de in de beschikking tot subsidieverlening opgenomen prestaties in de controleverklaring of in een separaat rapport van bevindingen.
Het onderzoek omvat de volgende werkzaamheden:
3.5 Review van de accountantscontrole
De externe accountant van de gemeente, of een medewerker van de gemeente, kan een review uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole inzake de verantwoording. De met de controle van de verantwoording belaste accountant verstrekt de externe accountant of de toezichthouder die namens de gemeente de review uitvoert desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden op een wijze zoals deze laatste dat wenselijk acht.
De eventuele extra kosten van deze externe accountant in verband met de review zijn niet voor rekening van de gemeente Etten-Leur.
Mocht, na een aanmaning, geen (volledige) medewerking worden verleend aan bovenstaande controleprotocol of een review van de accountantscontrole dan kan het college besluiten om de subsidie lager of op nihil vast te stellen en/of eventueel uitbetaalde subsidiebedragen terug te vorderen.
In gevallen waarin dit protocol niet voorziet beslist het college.