Controleprotocol voor de accountant gemeente IJsselstein 2016

1. Inleiding

De gemeenteraad geeft aan de accountant opdracht om de accountantscontrole als bedoeld in art 213 Gemeentewet voor de gemeente IJsselstein uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen in een controleprotocol plaatsvindt.

Object van controle is de jaarrekening en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente IJsselstein.

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente IJsselstein.

De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen.

2. Algemene uitgangspunten controle

Zoals in art 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

• •

  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• •

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

• •

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• •

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (BBV, Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

• •

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de volgende regels bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden:

• •

  nadere regels op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden);

• •

  de Kadernota en adviezen van de Commissie BBV;

• •

  de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA).

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, oftewel in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen.

3. Goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som aangeeft van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

Naast de goedkeuringstoleranties onderscheiden we de rapporteringstolerantie. De definitie van de rapporteringstolerantie is: De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen, genoemd in de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag rapporteert de accountant hierover in het verslag van bevindingen.

In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeurings¬toleranties opgenomen. De toleranties komen overeen met het wettelijke minimum zoals voorgeschreven in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden en gelden zowel voor de getrouwheid als voor de rechtmatigheid.

Wat betreft de rapporteringstolerantie voor de jaarrekening als geheel, geldt een bedrag van € 50.000,-.

Voor wat betreft de specifieke uitkeringen opgenomen in de Sisa-bijlage, geldt dat bij de jaarrekening de accountantscontrole zich richt op de vraag of de administratie zo is ingericht dat een rechtmatige verantwoording in beginsel mogelijk is, en op de bevindingen bij de interne controle. Hierbij hanteert de accountant de tolerantiegrenzen die ook voor de jaarrekeningcontrole gelden.

Voor zover er nog bij sommige subsidies en doeluitkeringen een afzonderlijke verantwoordingsplicht geldig is, met daarbij behorende rapportage- en controleprotocollen, gebruikt de accountant bij de jaarrekeningcontrole de in deze protocollen opgenomen normen.

4. Rechtmatigheid

Van de accountant wordt verwacht dat hij/zij naast een getrouwheidsoordeel ook een oordeel geeft over het rechtmatig tot stand komen van baten, lasten en balansmutaties in relatie tot externe en interne wet- en regelgeving. Mede omdat overheden ten aanzien van de uitvoering van haar taken optreden als eigen wetgever, bijvoorbeeld met het vaststellen van verordeningen, dienen zij de van toepassing zijnde wet- en regelgevingen nader aan de accountant te specificeren. Hierbij vormen de uitgangspunten voor het begrotingscriterium en de jaarlijkse inventarisatie van wet- en regelgeving de controlenorm.

De volgende normen worden in dit controleprotocol nader uiteengezet:

• •

  Normenkader externe wetgeving

• •

  Normenkader interne regelgeving

Duidelijk mag zijn dat met het vaststellen van dit controleprotocol en de normenkaders, het algemeen bestuur een specifieke keuze maakt ten aanzien van de controlegrondslag. Deze keuzes worden in onderstaande paragrafen uiteengezet.

4.1 Normenkader externe wetgeving

De accountantscontrole op rechtmatigheid is ten eerste gericht op de naleving van de wettelijke kaders. Overigens is externe wetgeving altijd van toepassing, het overzicht van de externe wetgeving is derhalve niet opgenomen in het normenkader.

4.2 Normenkader interne regelgeving

De accountantscontrole op rechtmatigheid is ten tweede gericht op de naleving van de kaders van de interne regelgeving, zoals deze zijn weergegeven in het normenkader. Dit voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.

Ten aanzien van de interne regelgeving zijn uitsluitend de bepalingen die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen, van toepassing, aangezien alleen aan de aspecten recht, hoogte en duur financiële consequenties verbonden zijn. In verband hiermee vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de aspecten recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen.

In sommige gevallen is het zo, dat bepalingen met termijnen (bijvoorbeeld een uiterste inleverdatum voor een aanvraag) in relatie met derden, in de praktijk niet als ‘fatale termijnen’ werden gezien omdat getracht wordt de maatschappelijke effecten, zoals bedoeld in de programmabegroting, te bereiken. Dit houdt in dat er ook geen financiële consequenties aan worden verbonden.

Bij regelgeving van een gemeente gaat het om verordeningen en andere raadsbesluiten. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de vaststelling hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of verordeningen, en alleen indien deze besluiten betrekking hebben op financiële beheershandelingen. Indien het opstellen en nemen van een collegebesluit door hogere regelgeving verplicht wordt gesteld, toetst de accountant of het voorgeschreven besluit daadwerkelijk is genomen. Indien de wet- en regelgeving ook inhoudelijke eisen aan het collegebesluit stellen, wordt ook gecontroleerd of aan deze eisen is voldaan, voor zover het gaat om bepalingen die betrekking hebben op financiële beheershandelingen.

5. Slotbepalingen

Communicatie

Communicatie zal plaatsvinden volgens de bepalingen in de verordening ex artikel 213 Gemeentewet en wat daaromtrent in de opdracht aan de accountant is opgenomen.

Verslag van bevindingen

Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad met een afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht, gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Verklaring van de accountant

In de verklaring van de accountant wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze verklaring is bestemd voor de raad zodat deze de jaarrekening kan vaststellen.