| Organisatie | Heerenveen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Heerenveen 2021 |
| Citeertitel | Verordening op ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Heerenveen 2021 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-12-2021 | Nieuwe regeling | 02-12-2021 | Z.21.354135/D.21.1495346 |
Hoofdstuk 2 Ambtelijke bijstand
Artikel 3. Verzoek om informatie
De bijstand, zoals bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Als de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 5. Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Als het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, dan kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
Artikel 8. Recht op financiële vergoeding
Deze bijdrage bestaat uit een vast deel voor elke fractie en een deel per raadszetel. De helft van de beschikbare middelen is bestemd voor het vaste deel per fractie, de andere helft voor het deel per raadszetel. Deze bedragen worden jaarlijks verhoogd volgens de gemeentelijke begrotingsrichtlijnen.
Artikel 10. (Voorschot) bijdrage fractieondersteuning
In het jaar dat er verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel 11. Gevolgen splitsing fractie
Nieuw gevormde fracties als gevolg van afsplitsing of samenvoeging ontvangen bij de aanvang van het nieuwe kalenderjaar volgend op het jaar waarin de afsplitsing of samenvoeging heeft plaatsgevonden, de bijdrage voor fractieondersteuning als bedoeld in artikel 8.
Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.
Bijlage bij artikel 9 besteding financiële vergoeding
* Deze uitgaven moeten betaald worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen.
Toelichting op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet en legt vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet in een verordening worden geregeld.
Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
Dit recht heeft, naast elk raadslid, ook elk commissielid, dat door de raad is benoemd als lid van een raadscommissie.
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden bemoeilijkt. Als het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid rechtstreeks contact opnemen met de ambtenaar of via de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. In de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet wordt voor niet openbare documenten een regeling gegeven.
De bijstand wordt zo snel mogelijk verleend. Het is niet mogelijk om hiervoor vaste termijnen in de verordening op te nemen vanwege de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet erop toe dat er voortgang blijft in het proces.
Beoordeling of één van de in artikel 4 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 5 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook als - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, dan kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd. De burgemeester is daar, gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur, de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Een raadslid moet er bij een verzoek om ambtelijke bijstand van uit kunnen gaan, dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk handelt van het college. De verordening geeft de mogelijkheid voor een raadslid om het verzoek en de inhoud van de ambtelijke bijstand geheim te houden.
In het tweede lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat er een melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Het derde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk van het college handelt. Om ervoor te zorgen dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over een verzoek, is er bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand behoort tot één van zijn taken. Als hij deze taak niet goed uitoefent, dan kan het college de ambtenaar hierop aanspreken.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Er geldt wel een minimumvoorwaarde. De bijdrage moet wel worden besteed aan raadswerkzaamheden en er moet een relatie zijn met het functioneren van de fractie. De fractie moet er beter van gaan functioneren. Daarnaast zijn er ook een aantal onderwerpen waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden, bijvoorbeeld voor de verkiezingen.Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden worden meestal georganiseerd door de griffie(r). Dit wordt betaald uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en niet met de fractieondersteuning. Deze cursussen worden vaak gegeven door politiek neutrale instituten. Als een cursus politiek georiënteerd is, dan kunnen deze wel worden betaald met de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden.
Met het verslag wordt nagegaan of de fracties de vergoeding volgens de regels hebben gebruikt. Het verslag is vrij globaal door deregulering. Uit het verslag kan naar voren komen dat er een verrekening moet plaatsvinden met het verstrekte voorschot.
Als er niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, dan zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen. Voor fracties die als gevolg van verkiezingen of om andere redenen uit de raad verdwijnen, is het tijdstip van het afleggen van rekening en verantwoording uit een oogpunt van continuïteit naar voren gehaald.
De raad kan sanctiemogelijkheden hanteren wanneer een fractie niet handelt volgens de verordening. Bijvoorbeeld wanneer de fractievergoeding niet gebruikt wordt waarvoor die bedoeld is, er geen onderbouwing is, de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend of wanneer te veel ontvangen niet tijdig worden terugbetaald.
De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is strikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.
Als fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is er sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb.In de regel zal het met name gaan over de mogelijkheid om bezwaar en beroep in te stellen tegen de beschikking die een bepaald budget ter beschikking stelt of zoals hierboven omschreven, om de mogelijkheid bezwaar en beroep in te stellen tegen een terugvordering.