Organisatie | GBLT |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2022 |
Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2022 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2022 | nieuwe regeling | 10-11-2021 |
Voor u ligt het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid van GBLT.
Wat GBLT doet, richt zich altijd direct of indirect, op impact voor Nederland en de wereld. Dat geldt ook voor opdrachtgeverschap en inkoop door GBLT. GBLT koopt zorgvuldig in en wil de beste kwaliteit voor de beste prijs. Maar GBLT kijkt ook wat er met inkoop wordt bereikt, zoals duurzaamheid. Maatschappelijk effect realiseren via inkoop is niet nieuw. GBLT ziet echter de noodzaak en kans om meer impact te realiseren. Met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wil GBLT daarvoor een fundering leggen.
De eigen bedrijfsvoering van GBLT bedraagt ongeveer € 22 miljoen, waarvan ruim € 9 miljoen aan ingekochte leveringen en diensten. Met deze € 9 miljoen heeft GBLT de ambitie om een verschil te maken.
GBLT spant zich continu in voor een professionalisering en verduurzaming van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid maakt het inkoopproces inzichtelijk en transparant.
Het beleid is een actualisatie van het vorige beleid uit 2020. In de vormgeving van het beleid is aansluiting gezocht bij het modelinkoop- en aanbestedingsbeleid van de Unie van Waterschappen en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Dit resulteert in algemeen geformuleerde richtlijnen.
De doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop bij GBLT plaatsvindt zijn in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid helder beschreven. Hiermee borgt GBLT de rechtmatigheid en doelmatigheid van iedere inkoop. In dit beleid is ook de wijze waarop GBLT invulling geeft aan het thema duurzaamheid in inkoop omschreven. Hiermee draagt GBLT, vanuit de opdrachtgeversrol, bij aan de impact op mens en milieu.
Bij het inkopen van leveringen of diensten gaat GBLT uit van:
Uitvoeringsregels inkoop en aanbesteden
In een separaat document zijn de processen en handelingen ten aanzien van inkoop van diensten en leveringen uitgewerkt. GBLT besteedt geen werken aan. Op deze wijze wordt een scheiding aangebracht tussen beleid (wat) en uitvoering (hoe). De scheidslijn tussen beide is niet altijd even strikt te maken en er kan enige overlap bestaan.
1. Doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid
GBLT wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
GBLT leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door GBLT restrictief worden uitgelegd en toegepast. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
GBLT hanteert uniforme documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. GBLT gebruikt de volgende standaarden voor inkopen:
2.3 Algemene beginselen bij Inkoop
GBLT neemt bij overheidsopdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Om in de praktijk te borgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving, heeft GBLT een werkwijze opgenomen die een correct verloop van het aanbestedingsproces waarborgt.
Voorafgaande aan elke inkoop boven de € 10.000.- dient een ‘Startformulier aanbestedingsstrategie’, hierna startformulier genoemd, ingevuld te worden. Dit wordt voorgelegd aan de inkoopadviseur en bij zijn/haar afwezigheid aan de contractmanager. Bij afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid tevens aan de directie.
Door middel van het startformulier is vooraf een correct, doelmatig en rechtmatig verloop van het inkoop- of aanbestedingsproces gewaarborgd en worden de gestelde doelen behaald. Circulariteit en social return is hierin een belangrijk onderdeel.
Afwijken van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is enkel toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd ingevuld startformulier. Het toepassen van een andere procedure moet in het kader van rechtmatigheid ter goedkeuring worden voorgelegd aan de directie van GBLT.
Boven de drempel van de Europese aanbesteding bestaat in principe, de uitzonderingen in de Europese richtlijnen daargelaten, de verplichting Europees aan te besteden.
Uitzondering voor opdrachten aan mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt
GBLT heeft tot doel gesteld een inclusieve werkgever te zijn, dat staat in de vastgestelde kadernota. Het stimuleert daarom waar mogelijk de participatie in het arbeidsproces van arbeidsgehandicapten en andere personen met een achterstand op de arbeidsmarkt. Om die doelstelling te realiseren kunnen opdrachten tot de Europese drempel enkelvoudig onderhands worden gegund.
2.7 Klachtenregeling Aanbesteden
GBLT heeft ten behoeve van een snelle en laagdrempelige afhandeling van klachten bij aanbestedingen – en conform de landelijke standaard - een klachtenregeling opgesteld door het Ministerie van Economische Zaken, overgenomen. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze GBLT de klacht zal behandelen. De klachtenregeling staat ook op de internetsite van GBLT.
3. Ethische en ideële uitgangspunten
Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures is vanuit integriteitsoogpunt een kwetsbaar proces. Met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt geborgd dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen. Dit beleid is daarmee een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid van GBLT.
Van bestuurders en ambtenaren wordt verwacht dat zij te allen tijde integer handelen en zich houden aan de binnen GBLT vastgestelde gedragscode integriteit. Zij dienen zakelijk en objectief te handelen, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit betekent dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes, zowel naar interne als externe betrokkenen. Deze transparantie geldt voor alle activiteiten binnen het inkoopproces.
GBLT verwacht dat leveranciers integer handelen en wil enkel zaken doen met betrouwbare ondernemers. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Als er reële vermoedens zijn van onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals bijvoorbeeld vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal de inkoopadviseur aan de directie een voorstel voorleggen om daarvan melding te doen bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM).
3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI), ook wel duurzaam inkopen, betekent dat GBLT, naast op de prijs van de producten of diensten ook let op de effecten van de inkoop op milieu en sociale aspecten. Het Rijk heeft het nieuw nationaal plan MVI, genaamd 'Opdrachtgeven met ambitie, inkopen met impact gepresenteerd. Dit plan heeft als doel het stimuleren van alle overheden om hun inkoopkracht in te zetten op het terrein van CO2-uitstoot, milieu-impact en grondstoffengebruik, om een inclusieve arbeidsmarkt te realiseren en om misstanden voor mens en milieu aan te pakken in internationale ketens.
GBLT onderschrijft het belang van het nieuw nationaal plan MVI en zal de ontwikkelingen blijven volgen. Dit komt onder andere tot uitdrukking door:
minder vrijblijvendheid: in de aanbestedingsstukken en in de te sluiten overeenkomst neemt GBLT duurzaamheidscriteria op als minimumeis of bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. In sommige gevallen zal het opnemen van een dergelijke verplichting niet passend zijn voor een opdrachtnemer of niet passen bij de opdracht. Proportionaliteit speelt daarbij een grote rol. Daarom kan GBLT in een concrete aanbesteding afzien van het opnemen van deze verplichting;
GBLT wil bij inkopen een bijdrage leveren in de transitie naar een circulaire economie. Bij het vaststellen van een inkoopbehoefte wordt eerst in beeld gebracht wat de mogelijkheden zijn voor circulair inkopen en welke effecten dit heeft. Met deze werkwijze maakt GBLT een bewuste keuze voor een inkoop met de meeste maatschappelijke waarde.
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. GBLT acht het van belang om de markt te kennen door, indien mogelijk, een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
Gedurende de contractperiode kan bij de leverancier afhankelijkheid ontstaan van GBLT door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. GBLT kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
4.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
In gevallen waar het volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en GBLT moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. GBLT houdt echter bij zijn inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doet GBLT door, waar mogelijk, gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
Bij inkopen kan GBLT opdrachten voorbehouden aan sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van MVI worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
5.1 Bepalen van de aanbestedingsprocedure
Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert GBLT de procedures volgens het kleurenschema voor leveringen en diensten van de decentrale overheid. Dit kleurenschema is opgenomen in de Gids Proportionaliteit en te zien in onderstaande afbeelding. Bij het bepalen van de inkoopprocedure wordt tevens rekening gehouden met:
Zover er geen Europese drempels worden overschreden, kan GBLT gemotiveerd kiezen voor een lichtere of zwaardere procedure. Dit kan via voorafgaande goedkeuring van de directie.
5.1.1 Kleurenschema voor leveringen en diensten van de decentrale overheid
5.3 Vergoeding inschrijfkosten
Kosten die verband houden met het opstellen en indienen van de inschrijving worden vanwege de eenvoudige aard van deze aanbestedingsprocedure en de geringe kosten om een daadwerkelijke inschrijving te doen, niet vergoed. Ook niet wanneer GBLT de aanbestedingsprocedure stopzet.
Slechts indien en voor zover sprake is van het laattijdig stopzetten van de aanbestedingsprocedure waarvan de oorzaak aan de zijde van GBLT is te wijten, kan GBLT besluiten om uit coulance een kostenvergoeding toe te kennen. De waarde van deze vergoeding wordt per aanbesteding bepaald.
GBLT hanteert een inkoopkalender die met regelmaat wordt geüpdatet. Een inkoopkalender is een planning waar actuele en toekomstige opdrachten op staan. Ten aanzien van nieuwe opdrachten krijgt de inkoopadviseur input van de contracteigenaar of budgethouder.
De inkoopkalender is een intern document en alleen toegankelijk voor de directie, contracteigenaren en budgethouders. Het betreft een werkdocument, dat inzichtelijk maakt wat er wordt ingekocht, met welke aanbestedingsprocedure er in het verleden is aanbesteed en op welk moment er gestart wordt om aan te besteden én of de huidige overeenkomst verlengd kan worden.
6. Organisatorische uitgangspunten
In een professionele inkooporganisatie zijn rechtmatigheid, doeltreffendheid, doelmatigheid, duurzaamheid en integriteit geborgd. De inkooporganisatie van GBLT is gebaseerd op het gecoördineerde inkoopmodel. Binnen dit proces is de contracteigenaar eindverantwoordelijk voor zijn budget, de inkoop en aanbestedingen. Als de contracteigenaar niet de budgethouder is, dan vindt altijd afstemming plaats tussen de contracteigenaar en de budgethouder. De contracteigenaar zal zich laten ondersteunen op inkooptechnisch gebied door de inkoopadviseur. In conflicterende situaties heeft de contracteigenaar de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid, waarbij hij een rapportageplicht heeft naar de directie.
GBLT erkent het belang van contractmanagement
Waar vroeger een ‘goed contract in de la bleef liggen’, geldt nu de wijsheid dat ‘als een contract niet wordt gemanaged, we net zo goed kunnen stoppen met inkopen (Rietveld)’. Contractmanagement en inkopen zijn nauw aan elkaar verbonden. Hoe contractmanagement binnen GBLT plaatsvindt, is beschreven in het contractmanagementbeleid 2021.
Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd en beheerd. Er wordt bewaakt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen (contractprestaties). Hierbij houdt GBLT rekening met de Europese wet- en regelgeving, de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van GBLT.
6.3.1 Relatie inkoop en contractmanagement
Kenmerkend voor een aanbesteding is het gelijktijdig, onder dezelfde condities, voorwaarden en procedureregels in concurrentie op de markt brengen van de opdracht. In onderstaand figuur corresponderen de fasen specificeren, selecteren en contracteren met de aanbesteding, geel gearceerd.
Wanneer de aanbesteding eindigt, met het contracteren van de leverancier en de bekrachtiging van de overeenkomst, begint het contractmanagementproces. In bovenstaand figuur corresponderen de fasen bestellen, bewaken en nazorg met dit proces, oranje gearceerd. Aangezien het contract de basis is voor het contractmanagementproces, dient de contractmanager betrokken te zijn bij de contractcreatie. Oftewel, deze functionaris dient input te leveren gedurende de contractcreatie (als onderdeel van het multidisciplinair team).