Organisatie | Nieuwegein |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling budgethouderschap Nieuwegein 2022 |
Citeertitel | Regeling budgethouderschap Nieuwegein 2022 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Regeling budgethouderschap 2010.
https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR649552/1
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2022 | nieuwe regeling | 30-11-2021 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1. Omschrijving van begrippen
Budget: een door het college in de begroting opgenomen bedrag voor het realiseren van een taak binnen een door de gemeenteraad vastgesteld programma en het daaraan gekoppelde beleid en/of activiteiten of prestaties. Dit omvat zowel exploitatie als investeringen. Elk budget wordt gekenmerkt door een FCL- of projectnummer en ECL-nummer uit het financieel systeem.
Hoofdstuk 3 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Als een budget wordt overschreden of onderschreden informeert de budgethouder de primair budgethouder over de stand van de budgetten en de primair budgethouder informeert de hoofdbudgethouder. De primair budgethouder is verantwoordelijk voor het adequaat informeren van de directie en het college van B&W over de budgetten van diens afdeling. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de verantwoordingsstructuur en het afleggen van verantwoording op organisatieniveau.
Hoofdstuk 5 Het uitoefenen van bevoegdheden
Artikel 10 Aangaan van verplichtingen
De budgethouder legt de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen zichtbaar zijn ten opzichte van het totale budget alsmede in voorkomende gevallen ten opzichte van de voortgang van het project, ten laste waarvan de verplichtingen zijn aangegaan.
Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 30 november 2021.
Ellie Liebregts
secretaris
Frans Backhuijs
burgemeester
Algemene limieten (per factuur/verplichting) exclusief BTW
De bedragen die opgenomen zijn onder de algemene limieten betekenen niet dat alle hier genoemde functionarissen automatisch als budgethouder worden aangemerkt, daarvoor is de lijst budgethouders zoals benoemd in artikel 3 lid 7 van de regeling bepalend. De limieten zijn echter altijd van toepassing wanneer men budgethouder is.
Conform artikel 10, lid 4 moet voor bestedingen/aankopen groter dan € 30.000 een verplichting vastgelegd. Contracten met een waarde eveneens groter dan € 30.000 worden in het contractregister opgeslagen. Vanzelfsprekend is het uit oogpunt van sturing en verantwoording mogelijk bij lagere bedragen een verplichting aan te maken of contracten in het contractregister op te slaan.
Bijzondere limieten (per verplichting) exclusief BTW
Met de actualisatie van de budgethoudersregeling gemeente Nieuwegein wordt een volgende stap gezet in de doorontwikkeling van de organisatie. Met deze nieuwe regeling wordt beoogd de afspraken en verantwoordelijkheden in het crediteurenproces aan te laten sluiten bij de uitgangspunten van onze organisatiefilosofie en tegelijkertijd het proces verder te vereenvoudigen en zodanig te standaardiseren tot verdere digitalisering mogelijk is.
Hierna volgt een korte toelichting op een aantal artikelen.
In artikel 1 worden de verschillende functionarissen en rollen nader geduid. Het is van belang erop te wijzen dat de verantwoordelijkheden van de functionarissen verder reiken dan sec hun rol in het crediteuren- en betaalproces. Voor alle duidelijkheid zijn de verantwoordelijkheden voor de rollen in het betaalproces die buiten de afdeling OPF zijn belegd hieronder uitgeschreven.
De controleur legt vast dat hij heeft vastgesteld dat de prestatie is geleverd aan de gemeente.
De codeur legt vast op welke boekingscombinatie (fcl/ecl) de factuur in het financiële systeem moet worden vastgelegd. Indien geen aparte controleur in de routing is opgenomen, legt de codeur hiermee impliciet ook vast dat de prestatie is geleverd aan de gemeente.
Bovenstaande maakt onderdeel uit van de gehele betaalprocedure die gelijktijdig met de budgethoudersregeling ter vaststelling wordt aangeboden.
Tot slot is het goed om te realiseren dat de budgethoudersrol in het betaalproces door medewerkers (mits aangewezen), teamleiders, afdelingshoofden en directieleden kan worden ingevuld.
De afspraken met betrekking tot de afhandeling van facturen, het aanmaken van verplichtingen en het vastleggen van een prestatieverklaring gelden ook voor de budgetten van de griffie. Met dien verstande dat de griffier een eigenstandige positie heeft als hoofdbudgethouder en derhalve niet onder de directie en/of de gemeentesecretaris/algemeen directeur valt. Ook legt de griffie geen verantwoording af aan het college maar doet dat rechtstreeks, maar wel via de reguliere P&C producten, aan de gemeenteraad.
Beschrijft op hoofdlijnen hoe de conceptbegroting jaarlijks tot stand komt. Dit is van belang voor het wel of niet beschikbaar zijn van budgetten van waaruit uitgaven worden gedaan. De omschrijving gaat uit van de gedachte dat de begroting leidt tot een “contract” tussen gemeenteraad en college (1e W-vraag) en college en directie (lees ambtelijke organisatie) voor wat betreft de 2e W-vraag.
In artikel 3 wordt geregeld hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden vanuit het college van burgemeester en wethouders via de algemeen directeur/gemeentesecretaris en directie lager in de organisatie kunnen worden gelegd. De verdeling van de bevoegdheden wordt vastgelegd in het financieel systeem en periodiek geactualiseerd.
Tevens regelt dit artikel de begrenzing van de bevoegdheden, maar wordt ook benadrukt dat wijzigingen in geraamde budgetten altijd de betrokkenheid van de primair budgethouder/afdelingshoofd vereist.
Hier wordt geregeld dat er naast een budgethouder altijd een codeur is vanwege het zogenaamde vier-ogenprincipe. Deze codeur kan ook de controleur zijn.
De budgethouder of codeur/controleur legt de vaststelling dat de prestatie daadwerkelijk is geleverd vast. Voor deze vastlegging is een instructie opgesteld.
Het verstrekken van de bevoegdheid in een factuurafhandelingsproces vraagt omwille van de zorgvuldigheid en rechtmatigheid om goede en eenduidige vastlegging. Dat betekent dat wijzigingen dan ook tijdig en correct doorgegeven moeten worden. De wijzigingen worden in een logboek vastgelegd zodat controles daarop gebaseerd kunnen worden.
De vervanging is vanuit de rol (zie ook toelichting bij artikel 1) bezien horizontaal georganiseerd. Dit houdt in dat iemand met de bevoegdheden van een budgethouder de rol van een andere budgethouder kan vervangen. In de praktijk betekent dit dus dat ook een teamleider de budgethoudersrol van een afdelingshoofd kan waarnemen.
Het vastleggen van verplichtingen is vereist vanaf een bedrag van € 30.000. Ook voor lagere bedragen kunnen verplichtingen worden vastgelegd indien hier uit oogpunt van budgetbewaking noodzaak toe is.
Voor het vastleggen van verplichtingen is een afzonderlijke instructie geschreven.
Dit artikel regelt naast de werkzaamheden rondom de ontvangst en verwerking van een factuur ook de werkzaamheden met betrekking tot door de gemeente te ontvangen middelen. Het is van belang dat berichten waarin middelen aan de gemeente worden toegezegd altijd bij de financiële administratie worden aangeleverd (debiteurenadministratie@nieuwegein.nl) zodat deze in het financieel systeem kunnen worden vastgelegd en de inning/ontvangst kan worden bewaakt. Ontvangsten die middels een factuur worden geïnd lopen altijd via de financiële administratie. De financiële administratie verzorgt op aangeven van de afdeling het versturen van de factuur en legt deze vast in het financieel systeem.
De bijzondere betalingen waar in lid 9 naar wordt verwezen betreffen:
In lid 10 wordt geregeld dat voor een aantal soorten uitgaven de gemeente centraal een factuur ontvangt. Deze kunnen betrekking hebben op budgetten van verschillende afdelingen. Het gaat hierbij om kosten van energie, telecommunicatie, abonnementen, publiekrechtelijke heffingen en verzekeringen en om interne doorbelastingen van ondersteunende afdelingen. Daarnaast worden ook de personeelslasten (salarissen en afdracht premies en belastingen) en de kapitaallasten centraal berekend in de organisatie. Om redenen van efficiëntie worden die facturen en doorbelastingen centraal verwerkt. In afwijking van de bepalingen in deze regeling worden deze kosten door de afdeling Financiën verdeeld en geboekt ten laste van de betreffende begrotingsposten van de budgethouders. Het hoofd van de afdeling Organisatie, Personeel en Financiën is verantwoordelijk voor de verdeling en de boeking van de bedragen. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het beheer van hun totale budget, inclusief deze posten. De hierboven aangegeven opsomming is limitatief. Wel kan het college besluiten om hierin ook andere kosten op te nemen.
Genoemde controle betreft ook de in artikel 11, lid 10 genoemde uitgaven die centraal worden gefactureerd en verwerkt.
De beschrijving waar in lid 1 naar wordt verwezen betreft de betaalprocedure. Deze is gelijktijdig met de budgethoudersregeling geactualiseerd en vastgesteld.