Organisatie | Oldenzaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Oldenzaal |
Citeertitel | Reglement vergaderingen en werkzaamheden college Oldenzaal 2010 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Deze regeling vervangt het Reglement van orde, zoals vastgesteld bij collegebesluit van 13 januari 1975.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
09-12-2021 | nieuwe regeling | 16-03-2010 | Reg.nr. INT-10-00185 |
Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt deze onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op de gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan op voorstel van de voorzitter besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 12 Overige bevoegdheden en verplichtingen
Dit reglement laat onverlet de elders vastgelegde bevoegdheden en verplichtingen.
In de gevallen waar dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.
Artikel 14 Intrekking oude regeling
Het Reglement van orde, zoals vastgesteld bij collegebesluit van 13 januari 1975, wordt ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 16 maart 2010,
de secretaris,
de burgemeester,
Toelichting behorende bij het Reglement vergaderingen en werkzaamheden college Oldenzaal 2010
(vastgesteld bij besluit van 16 maart 2010, reg.nr. INT-10-00185
_____________________________________________________________________________________
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.
Artikel 1Begripsomschrijvingen
In aanvulling op het VNG-model zijn er voor zover nodig begripsomschrijvingen opgenomen. Deze spreken voor zich.
Artikel 2Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 3Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.
De oproep op de gebruikelijke wijze kan ook zijn per e-mail.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
In de afgelopen jaren is het voorgekomen dat door omstandigheden in de zomervakantieperiode het quorum afwezig was en het toch gewenst dan wel noodzakelijk was dat er besluiten werden genomen en de reguliere aan zowel de afzonderlijke collegeleden als de ambtelijke organisatie gemandateerde bevoegdheden onvoldoende waren. Er zijn toen telkenmale adequate maatregelen genomen voor die besluitvorming i.c. een tijdelijke uitbreiding van de aan de collegeleden gemandateerde bevoegdheden dat wil zeggen gelimiteerd en onder een aantal aanwijzingen. Met het derde lid is dit nu vastgelegd.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Op grond van artikel 103, tweede lid, Gemeentewet stelt het college in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden vast. In dit artikel 6 wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.
Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurd.
Artikel 6 en 7Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering
Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
Artikel 6 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen (in het model artikelen 28, 30, 31 en 32). Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.
Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang
(LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.
Artikel 10Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Artikel 11Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Artikel 12Overige bevoegdheden en verplichtingen
Hiermee wordt nog eens vastgelegd dat er ook nog elders bepalingen zijn waarmee rekening moet worden gehouden bij de toepassing van dit reglement en men zich niet louter kan baseren op hetgeen in dit reglement staat.
Indien er over bepalingen in dit reglement onduidelijkheden ontstaan of indien een bepaling op meerdere manieren kan worden uitgelegd, beslist het college op voorstel van de voorzitter.
Artikel 14Intrekking oude regeling
Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.
Dit artikel geeft aan wanneer dit reglement in werking treedt.
Een (zo kort mogelijke) citeertitel is van belang bij het aanhalen van het reglement.