Organisatie | Oldenzaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling budgetbeheer gemeente Oldenzaal 2017 |
Citeertitel | Regeling budgetbeheer gemeente Oldenzaal 2017 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Deze regeling vervangt de Regeling budgetbeheer, inclusief bijbehorende toelichting, vastgesteld door het college op 31 maart 2009.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
09-12-2021 | nieuwe regeling | 16-05-2017 | INTB-17-03116 |
Onder budget wordt verstaan de middelen die via de begroting (incl. begrotingswijzigingen) zijn toegekend aan taakvelden, beheersproducten, voorzieningen en/of projecten/investeringskredieten inclusief de daarbij behorende doelstellingen, resultaten en/of prestaties.
De verantwoordelijkheid voor het realiseren van doelstellingen, resultaten en prestaties door middel van de inzet van (maximaal) de daarvoor beschikbare middelen.
De door het college aangewezen functionaris die, op basis van het mandaatreglement, verantwoordelijk is voor het totale budgetbeheer binnen de gemeente Oldenzaal.
De functionaris die, op basis van het mandaatreglement, door de masterbudgethouder wordt aangewezen om zorg te dragen voor het budgetbeheer van (delen van) de tot een domein behorende
De functionaris die, met goedkeuring van de masterbudgethouder en in afwijking van het mandaat-reglement, door de budgethouder wordt aangewezen om te zorgen voor het budgetbeheer van een of meerdere beheersproducten.
De functionaris die, op basis van projectmatig werken, de kaders aangeeft voor een project en de eindverantwoordelijke is voor de realisering van het project binnen de randvoorwaarden zoals die zijn vastgelegd in de opdrachtformulering/het projectdocument.
Het door team financiën bij te houden register, waarin per beheersproduct is vastgelegd wie als
budgethouder of kredietbewaker is aangewezen.
De medewerker van het team financiën die belast is met het financieel adviseren en ondersteunen ten aanzien van de betreffende beleids- en beheersonderdelen.
Het zodanig beleggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden dat de functies van bestellen, fiatteren, betalen en registreren ten aanzien van één beheersproduct niet bij dezelfde functionaris terecht komen.
Een door de raad genomen besluit tot wijziging van de omvang van de begroting gedurende het
lopende begrotingsjaar, zoals bedoeld in artikel 18 van het Besluit Begroting en Verantwoording.
Administratieve begrotingswijziging:
Een door de bevoegde functionaris en/of het college genomen besluit tot wijziging van budget(ten) binnen een programma van de door de raad goedgekeurde begroting. Dit geldt voor wijzigingen gedurende het begrotingsjaar en zonder dat dit leidt tot wijziging van de omvang van de begroting.
Programma’s, taakvelden en beheersproducten:
Op basis van de productenmatrix kennen we 3 niveaus van begroten, te weten de programma’s, de taakvelden en de beheersproducten.
De baten en lasten van de, naar eigen inzicht van de raad benoemde, programma’s worden door de raad vastgesteld via de jaarlijkse programmabegroting.
De hierin opgenomen budgetten worden verdeeld naar de verplicht (in verband met vergelijkbaarheid van gemeenten) voorgeschreven taakvelden. De taakvelden vormen het sturingsniveau van het
college via de per taakveld opgenomen baten en lasten. De baten en lasten per taakveld worden ter kennisneming opgenomen in de programmabegroting.
Het laagste budgetniveau wordt gevormd door de beheersproducten. Dit is het domeinniveau, het niveau voor de ambtelijke organisatie. In tegenstelling met de hogere niveaus worden de baten en lasten per beheersproduct gedetailleerd opgebouwd.
Artikel 2. Vaststelling budget
Door vaststelling van de programmabegroting door de raad wordt het college geautoriseerd te beschikken over de budgetten op programmaniveau. Daarnaast kan door middel van een specifiek raadsbesluit (al dan niet via de tussentijdse rapportages) met een begrotingswijziging budget worden toegekend en/of gewijzigd.
Artikel 3. Aanwijzingsprocedure budgetbeheerders
Budgethouder: de domeinmanagers worden op basis van het mandaatreglement door de masterbudgethouder aangewezen als budgethouder van alle tot het betreffende domein behorende beheersproducten. De griffier is de budgethouder voor alle budgetten die direct ten dienste staan van de raad en de griffie. Ten aanzien van domeinoverstijgende projecten/investeringskredieten wordt de functie van budgethouder ingevuld door de ambtelijk opdrachtgever.
Kredietbewaker: de teamleiders worden door de budgethouder van het domein, met goedkeuring van de masterbudgethouder en in afwijking van het mandaatreglement, aangewezen als kredietbewaker van de tot zijn/haar team behorende beheersproducten. Een medewerker van de griffie wordt door de griffier aangewezen als kredietbewaker voor de budgetten die direct ten dienste staan van de raad en de griffie. Ten aanzien van domeinoverstijgende projecten/investerings-kredieten wordt de functie van kredietbewaker ingevuld door de projectleider.
Een budgethouder kan een medewerker, met goedkeuring van de masterbudgethouder en in afwijking van het mandaatbesluit, aanwijzen om namens hem het budgetbeheer uit te voeren voor één of meerdere concreet benoemde beheersproducten. Voor een kredietbewaker geldt deze mogelijkheid eveneens, mits hiervoor de goedkeuring wordt verkregen van de budgethouder. De latende budgethouder/kredietbewaker kan aan deze overdracht van bevoegdheden bepaalde condities en beperkingen verbinden.
Artikel 4. Vervanging budgetbeheerders
In geval van afwezigheid van de betrokken functionaris of persoon, aan wie bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door de als zodanig aangewezen plaatsvervanger of waarnemer. De plaatsvervangers/waarnemers worden opgenomen in het budgethoudersregister.
In geval van afwezigheid van beide in vorige alinea genoemde functionarissen treedt de naast hogere functionaris in hun plaats.
Artikel 6. Budgethoudersregister
De aanwijzing van budgetbeheerders en diens vervangers wordt per beheersproduct vastgelegd in een budgethoudersregister. Team financiën draagt zorg voor het bijhouden van het register.
Artikel 7. Verantwoordelijkheden
De masterbudgethouder is eindverantwoordelijk voor een doelmatig en rechtmatig beheer van alle budgetten, inclusief de wijzigingen gedurende het lopende dienstjaar, en een effectieve realisering van de aan de budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.de realisatie van inkomsten en uitgaven binnen de budgetten en kaders van de programmabegroting inclusief de begrotingswijzigingen gedurende het lopende dienstjaar.
Artikel 11. Planning en control
Indien de budgethouder, met inachtneming van de mogelijkheden genoemd in het voorgaande artikel, voorziet dat een geautoriseerd budget in het lopende begrotingsjaar of een investeringskrediet desondanks dreigt te worden overschreden wordt dit door de budgethouder aan het college gemeld. De budgethouder voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of investeringskrediet voorzien van een door de financieel adviseur opgesteld dekkingsadvies.
Voorstellen voor nieuwe en/of aanvullende structurele budgetten in verband met beleidsontwikkelingen worden ter gelegenheid van het opstellen van de eerstvolgende programmabegroting aan het college voorgelegd voor een integrale afweging. Beleidsontwikkelingen met een structureel financieel gevolg of een incidenteel bedrag > € 10.000 kunnen, mits onvoorzienbaar, onuitstelbaar en onvermijdbaar, worden opgenomen in de bestuursrapportage. In geval van zeer hoge urgentie is een afzonderlijk raadsvoorstel mogelijk.
De budgethouder voorziet het college van alle relevante informatie die nodig is voor de bepaling van de hoogte van aan de budgetten verbonden lasten en baten en doelstellingen en acties in het kader van het opstellen van de begrotingsdocumenten, inclusief de daarop betrekking hebbende begrotingswijzigingen.
Verplichtingen, anders dan die ten laste van budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld investeringskrediet, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht indien de activiteit in het dienstjaar heeft plaatsgevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd.
Verplichtingen en vorderingen die zijn ontstaan voor het einde van een boekjaar worden, op voorwaarde dat de levering/werkzaamheden/activiteiten zijn uitgevoerd, door team financiën als overlopende verplichting en vordering vastgelegd in de financiële administratie ten laste of ten gunste van het budget van het boekjaar.
Over restant project-/investeringskredieten, inclusief grondexploitaties, vindt in het kader van de jaarrekening van het betreffende boekjaar overleg plaats tussen de budgethouder en de financieel adviseur waarbij wordt gekeken naar de noodzaak van overheveling van het restantkrediet naar het nieuwe boekjaar of dat het krediet in de jaarrekening kan worden afgesloten. Gewaakt dient te worden voor het langdurig meeslepen van restantkredieten voor onzekere toekomstige gebeurtenissen. In noodzakelijke gevallen kan, nadat het krediet wordt afgesloten en het activum al in gebruik is genomen, een gering bedrag beschikbaar worden gehouden voor nazorg en afronding. Voor nieuwe activiteiten, niet behorend tot het oorspronkelijke krediet, dient een afzonderlijk krediet te worden gevraagd.