Convenant Samenwerking tussen gemeenten en ketenpartners Zorg- en Veiligheidshuis Groningen

Artikel 1. Definities

De onderstaande definities worden met hoofdletters in dit Convenant weergegeven. In dit Convenant en de Bijlagen wordt verstaan onder:

• 1.1.

  Aanmelding en Intake: het voordragen van een Casus door een van de Partijen en het uitwisselen van informatie, waaronder persoonsgegevens, tussen de Procesondersteuner van ZVHG en de aanmeldende Partij ter toetsing of de Casus in aanmerking komt voor behandeling in ZVHG;

• 1.2.

  Betrokkene: de natuurlijke persoon die het onderwerp van een Casus is en op wie informatie, waaronder persoonsgegevens, betrekking heeft;

• 1.3.

  Casus: de probleemsituatie van een persoon (of gezin) dat onderwerp van bespreking is teneinde het perspectief van hem/haar (of hen) te verbeteren en overlast en gevaar voor veiligheid voor de omgeving te stoppen of te verkleinen;

• 1.4.

  Casusoverleg: de fase waarbij -in de meeste gevallen in het kader van de PGA- overleg plaatsvindt tussen Partijen gericht op de totstandkoming van een Plan van Aanpak, afstemming tijdens de uitvoering daarvan en het beoordelen of een Casus kan worden afgeschaald;

• 1.5.

  Casusregie: het uitvoeren van werkzaamheden, gericht op het bewaren van de onderlinge samenhang bij het uitvoeren van het Plan van Aanpak bij het behandelen van één specifieke Casus;

• 1.6.

  Casusregisseur: de medewerker van een van de Partijen, die is belast met de taken zoals geformuleerd in artikel 17;

• 1.7.

  De Procesondersteuner: de medewerker van ZVHG die belast is met de werkzaamheden zoals geformuleerd in artikel 16;

• 1.8.

  De Triagetafel/het Tactisch Veiligheidsoverleg: het overleg dat belast is met de taken zoals geformuleerd in artikel 11;

• 1.9.

  Derde: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, niet zijnde de Betrokkene, noch een van de Partijen;

• 1.10.

  Het Bestuur: het verband van afgevaardigden zoals geformuleerd in artikel 4;

• 1.11.

  Het Ketenoverleg (Ketenkamer): het overleg dat belast is met taken zoals geformuleerd in artikel 10;

• 1.12.

  Jaarplan: het door het Bestuur, op voordracht van de Stuurgroep, vastgestelde plan betreffende de operationele en inhoudelijke kaders en het financieel en inhoudelijk beleid van ZVHG, alsmede een evaluatie van het voorgaande jaar;

• 1.13.

  Landelijk Kader: het ‘Landelijk Kader Veiligheidshuizen – vóór en dóór partners’, opgesteld door het Ministerie van Veiligheid en Justitie uit januari 2013;

• 1.14.

  Manager: de persoon die is belast met de taken zoals geformuleerd in artikel 14;

• 1.15.

  Netwerkoverleg: het overleg met netwerkpartners zoals geformuleerd in artikel 9;

• 1.16.

  Persoonsgerichte aanpak (PGA): een integrale, op de persoon en zijn (gezins)systeem toegesneden mix van bestuursrechtelijke-, strafrechtelijke-, zorg- en overige interventies die beoogt het afglijden naar de criminaliteit en verslechtering van welzijn of teloorgang te voorkomen. De PGA voorziet in een eenduidige en systemische werkwijze in het gehele werkgebied. Deze werkwijze houdt het volgende in.

  • a)

    De instroom van casuïstiek kan vanuit alle partners plaatsvinden. Meldingen kunnen lokaal plaatsvinden of komen binnen bij ZVHG of bij een van de TVO partners.

  • b)

    ZVHG draagt zorg voor registratie, screening, informatiedeling en voorbereiding triage.

  • c)

    De triage vindt plaats op een Tactisch Veiligheidsoverleg (TVO) of Triagetafel waarin tenminste vertegenwoordigd zijn: de gemeente, de politie, de lokale wijkteams, ZVHG.

  • d)

    ZVHG organiseert overleg en voert -indien de casus zich daarvoor leent en wordt opgeschaald- procesregie (stuurt op vaststelling en uitvoering scenario/Plan van Aanpak).

  • e)

    Criteria Instroom:

    • a.

      Complexe problematiek (meerdere leefgebieden);

    • b.

      Sprake van gevaar voor de veiligheid van de hulpbehoevende en/of zijn omgeving;

    • c.

      Sprake van ernstige of chronische overlast voor de omgeving;

    • d.

      Stagnatie in de samenwerking tussen betrokkenen;

    • e.

      Problematiek overstijgt het werkterrein van de betrokken professionals;

    • f.

      Ingezette reguliere instrumenten leiden niet tot verbetering van de situatie.

  • f)

    Resultaten PGA aanpak:

    • a.

      Voorkomen herhaald dader- en/of slachtofferschap;

      • i.

        Afglijden naar criminaliteit voorkomen, verminderen of opheffen;

      • ii.

        Verslechtering van welzijn voorkomen, verminderen of opheffen;

      • iii.

        Maatschappelijke teloorgang voorkomen, verminderen of opheffen;

      • iv.

        Patronen van criminaliteit en overlast doorbreken.

  • g)

    Inhoud PGA aanpak:

    • a.

      Gericht op persoon en zijn/haar systeem;

    • b.

      Daarop toegesneden mix van bestuurlijke, straf, zorg en andere interventies;

    • c.

      Een escalatiescenario voor opschaling bij acute onveiligheid;

    • d.

      Persoon/systeem wordt geïnformeerd middels burgemeestersbrief, persoonlijke uitreiking door een of twee partners met mondelinge toelichting, waarin: partners met wie informatie is gedeeld en met wie afspraken worden gemaakt, het plan met elementen repressie, zorg en begeleiding, adoptieagent.

  • h)

    Voortgang:

    • a.

      In het TVO wordt de voortgang van de PGA vastgesteld op basis van de gestelde doelen en resultaten; op welke wijze dat effectief en efficiënt kan plaatsvinden wordt in de praktijk uitgewerkt;

    • b.

      In het TVO kan op basis van de voortgangsresultaten in een casus opnieuw triage en prioritering plaatsvinden.

  • i)

    Uitstroom:

    • a.

      Na vaststelling in TVO dat resultaten zijn behaald en geborgd: geen veiligheidsrisico’s meer en voldoende hulp/zorg op gang gebracht met perspectief op langere termijn; Uitreiken afsluitbrief aan persoon/systeem met mondelinge toelichting.

• 1.17.

  PIJOFACH-functies: alle relevante bedrijfsvoeringelementen. Dit omvat personeel, informatievoorziening, juridisch advies, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting;

• 1.18.

  Plan van Aanpak: het samenstel van acties, interventies en afspraken over een persoon of (gezin)systeem teneinde het perspectief van hem/haar (of hen) te verbeteren en overlast en gevaar voor veiligheid voor de omgeving te stoppen of te verkleinen. Het Plan van Aanpak kan ook de vorm van een scenario krijgen en is altijd gebaseerd op een integraal informatiebeeld;

• 1.19.

  Procesregie: het uitvoeren van werkzaamheden gericht op de totstandkoming van samenwerking tussen Partijen bij het behandelen van één specifieke Casus en de ondersteuning van de Casusregisseur bij de uitvoering van het Plan van Aanpak;

• 1.20.

  Procesregisseur: de medewerker van ZVHG die namens een van de Partijen is belast met de werkzaamheden zoals geformuleerd in artikel 15;

• 1.21.

  Strategische Regie: de coördinatie van regionale samenwerking in ZVHG, verbinding van verschillende ketens en afstemming met andere lokale en regionale samenwerkingsverbanden, organisaties en overlegtafels;

• 1.22.

  Stuurgroep voorbereiding/Partneroverleg: het verband van afgevaardigden zoals geformuleerd in artikel 8;

• 1.23.

  Stuurgroep: het verband van afgevaardigden zoals geformuleerd in artikel 6;

• 1.24.

  Triage: het proces waarbij relevante Partijen worden bevraagd om te komen tot een nadere afweging ten aanzien van de routering van de casus, tot een bepaling van het doel en de thema’s van een eventueel Casusoverleg, en tot een afweging welke Partijen relevant zijn om te betrekken bij een Casusoverleg;

• 1.25.

  Werkproces: het, door de Stuurgroep en het Bestuur vastgestelde, proces voor samenwerking in ZVHG, waaronder het proces omtrent het delen van informatie en het op- en afschalen van een Casus;

• 1.26.

  Zetelgemeente: de gemeente Groningen die namens de gemeenten optreedt als ondersteuner en facilitator van het primaire proces van ZVHG middels het uitvoeren van de PIJOFACH-functies en die optreedt als werkgever of inlener van het personeel van ZVHG. De gemeente Groningen geeft in de hoedanigheid van Zetelgemeente geen inhoudelijke sturing aan ZVHG.

Artikel 2. Doel en Functie ZVHG

• 2.1.

  ZVHG is een samenwerkingsverband waarin zorg- en veiligheidspartners en Gemeenten, onder eenduidige regie, werken aan complexe zorg- en veiligheidsproblemen. De doelstelling van de samenwerking is bijdragen aan de algemene veiligheid, het verbeteren van de persoonlijke situatie van Betrokkenen, het voorkomen en verminderen van recidive, (ernstige) overlast, criminaliteit en/of maatschappelijke uitval. Dit gebeurt door een combinatie van repressie, bestuurlijke interventies en zorg, hetgeen moet worden gezien als een zwaarwegend algemeen belang.

• 2.2.

  Om het onder 2.1 geformuleerde doel te bereiken heeft ZVHG de volgende functies:

  • A.

    Informatieknooppunt:

    • a.

      Het aannemen en verrijken van meldingen, gedaan door netwerk- en ketenpartners. Dit gebeurt door middel van het uitwisselen van informatie, waaronder persoonsgegevens, tussen de Procesondersteuner van ZVHG en de aanmeldende Partij;

    • b.

      toetsen of de Casus in aanmerking komt voor behandeling in ZVHG en het geven van advies over de toetsing en afwegingen aan de aanmeldende Partij;

    • c.

      het bevragen van Partijen om te komen tot een nadere afweging ten aanzien van de routering van de Casus en tot een bepaling van het doel en het geven van advies hierover aan betrokken Partijen;

    • d.

      het functioneren als expertisecentrum voor multidisciplinaire zorg- en veiligheidsproblematiek en vraagbaak voor Partijen en professionals;

    • e.

      het signaleren en adresseren van relevante trends en ontwikkelingen en adviseren van bestuurders en ketenpartners.

  • B.

    Procesregie:

    • a.

      het faciliteren en regisseren van de Persoonsgerichte Aanpak en het leveren van maatwerk bij casuïstiek middels Casusoverleggen waar complexe casuïstiek wordt besproken;

    • b.

      het deelnemen aan triagetafels;

    • c.

      het faciliteren, organiseren en uitvoeren van de overige diensten en producten zoals in het productenoverzicht beschreven.

• 2.3.

  De producten, diensten, aandachtsgebieden en specifieke inspanningen van ZVHG worden jaarlijks door het Bestuur, op voordracht van de Stuurgroep, in het Jaarplan vastgesteld en middels een jaarlijks te actualiseren productoverzicht kenbaar gemaakt.

Artikel 3. Structuur ZVHG

• 3.1.

  ZVHG kent de volgende structuur:

  • a.

    het Bestuur;

  • b.

    de Stuurgroep;

  • c.

    de Stuurgroep voorbereiding;

  • d.

    het Netwerkoverleg;

  • e.

    het Ketenoverleg (de Ketenkamer);

  • f.

    de triagetafel/ het TVO;

  • g.

    het Casusoverleg;

  • h.

    de Manager;

  • i.

    de Procesregisseur;

  • j.

    de Procesondersteuner;

  • k.

    de zetelgemeente.

Artikel 4. Het Bestuur

• 4.1.

  Het Bestuur bestaat uit een bestuurlijke vertegenwoordiging van de Gemeenten. Deze Gemeenten worden vertegenwoordigd door hun burgemeester. De burgemeester van de Zetelgemeente is voorzitter van het Bestuur.

• 4.2.

  Het Bestuur komt minimaal tweemaal per jaar bijeen.

• 4.3.

  Het Bestuur zorgt ervoor dat ZVHG over voldoende middelen beschikt om de taken uit te kunnen voeren.

• 4.4.

  Het Bestuur is gezamenlijk opdrachtgever namens de gemeenten aan de Zetelgemeente als ondersteuner en facilitator van ZVHG middels uitvoering van de PIJOFACH-functies.

• 4.5.

  Het Bestuur geeft opdracht voor het oprichten en in stand houden van een uitvoeringsorganisatie, gericht op haar professionele taakstelling, waarbij samenwerking vanuit gezamenlijk eigenaarschap de basis is.

• 4.6.

  Het Bestuur stelt jaarlijks het Jaarplan en de jaarrekening vast.

• 4.7.

  Het Bestuur wordt middels de jaarrekening en verantwoording door de Manager geïnformeerd over de resultaten. Onderdeel van de resultatenverantwoording is een verantwoording van de ingezette capaciteit per Gemeente en een verwachting van de benodigde capaciteit per Gemeente.

Artikel 5. Besluitvorming Bestuur

• 5.1.

  Tijdens de vergadering van het Bestuur worden voorstellen van de Stuurgroep over visie, koers, beleidskeuzes, activiteiten en/of begroting ter besluitvorming in de vorm van een Jaarplan voorgelegd. Deze voorstellen worden vervolgens ter instemming voorgelegd aan de individuele colleges van B&W.

• 5.2.

  Onderdeel van de besluitvorming is de relatie ingezette en verwachte capaciteit in relatie tot de gemeentelijke financiële verdeelsleutel. De financiële verdeelsleutel wordt op basis van het aantal inwoners van een Gemeente bepaald.

• 5.3.

  De Manager van ZVHG treedt tijdens vergaderingen op als bestuurssecretaris en is verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de voorzitter tijdens vergaderingen.

• 5.4.

  Tijdens de vergadering komen ook actuele thema’s die de focus en ontwikkeling van ZVHG raken aan bod. Afhankelijk van het onderwerp kunnen hierbij een of meerdere Partijen aanschuiven.

Artikel 6. Stuurgroep

• 6.1.

  De Stuurgroep bestaat uit bestuurlijke vertegenwoordigers van een aantal van de deelnemende Gemeenten en uit (vertegenwoordigers van) de directie van de Partijen.

• 6.2.

  De voorzitter van de Stuurgroep is de burgemeester van de Zetelgemeente.

• 6.3.

  De Stuurgroep komt ten minste twee keer per jaar bij elkaar.

• 6.4.

  In het kader van de Strategische Regie is de Stuurgroep verantwoordelijk voor het opstellen van operationele en beleidsmatige kaders voor de opdracht van ZVHG in de vorm van een Jaarplan, en beslist over eventueel bijstellen/afwijken van deze kaders. Jaarlijks stelt de Stuurgroep in een jaarplan een voorstel voor het inhoudelijk en financieel beleid vast. Het voorstel wordt ter besluitvorming aan het Bestuur voorgelegd ter vaststelling. Het Jaarplan bevat ten minste de volgende onderdelen:

  • a.

    een langetermijnvisie;

  • b.

    de prioriteiten voor het betreffende kalenderjaar;

  • c.

    een begroting en jaarrekening, inclusief jaarverslag;

  • d.

    het borgen van de kwaliteit van de samenwerking, de plannen van aanpak en de informatiebeveiliging en de evaluatie daarvan;

  • e.

    een productenoverzicht en een overzicht van inzet van Partijen.

• 6.5.

  De Stuurgroep heeft daarnaast de volgende taken en bevoegdheden:

  • a.

    het Werkproces indien nodig op hoofdlijnen aanpassen;

  • b.

    binnen gestelde kaders besluiten met betrekking tot personeel nemen die ZVHG aangaan;

  • c.

    advisering en voordracht aan het Bestuur van besluiten omtrent toetreding van nieuwe organisaties tot dit Convenant;

  • d.

    het op hoofdlijnen bewaken en, indien nodig, bijsturen van de uitvoering van de gemaakte afspraken in het meerjarenplan en Jaarplan, waarin een evaluatie van de samenwerking een plaats krijgt;

  • e.

    het positioneren van ZVHG en toezicht houden op de naleving van de gemaakte afspraken in dit Convenant en de uitwerking van deze afspraken in de praktijk;

  • f.

    optreden als opdrachtgever bij ontwikkelopgaven die de focus van ZVHG raken;

  • g.

    het in stand houden van een platform om de samenwerking op operationeel, tactisch en bestuurlijk niveau in het kader van multidisciplinaire problematiek op het snijvlak van veiligheid en zorg mogelijk te maken.

Artikel 7. Besluitvorming Stuurgroep

• 7.1.

  De Stuurgroep neemt besluiten over de Strategische Regie in ZVHG. Het gaat hierbij onder andere om de inhoud van de samenwerking, hoe taken uitgevoerd worden en wie welke bijdrage levert in capaciteit op beleidsmatig niveau, zodat een goede sturing op resultaten mogelijk is en de koers over meerdere jaren uitgezet kan worden.

• 7.2.

  Voorafgaand aan het nemen van besluiten vraagt de Stuurgroep om inbreng van Partijen.

• 7.3.

  De Manager van ZVHG treedt op als bestuurssecretaris van de Stuurgroep en is verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de voorzitter tijdens vergaderingen. Tevens bereidt de Manager de vergadering voor en informeert de Stuurgroep periodiek over de (voortgang van) processen en inhoudelijke zaken.

• 7.4.

  De Stuurgroep houdt bij het nemen van besluiten rekening met de uitkomsten van de overleggen van de Landelijke Stuurgroep Zorg en Veiligheid.

• 7.5.

  Besluiten worden genomen met een meerderheid (helft plus één) van stemmen en zijn bindend voor alle Partijen die aan dit Convenant deelnemen, voor zover niet strijdig met de wettelijke taken, bevoegdheden en beroepsnormen van Partijen. Er wordt gestreefd naar consensus.

• 7.6.

  Bij afwezigheid van een lid van de Stuurgroep wordt die Partij verzocht schriftelijk inbreng te leveren rondom de geagendeerde besluiten. Zonder schriftelijke inbreng worden besluiten die deze Partij in belangrijke mate kunnen treffen niet genomen, tot die Partij gehoord is.

Artikel 8. Stuurgroep Voorbereiding/Partneroverleg

• 8.1.

  Ter voorbereiding van de Stuurgroep komen vertegenwoordigers van alle, in de Stuurgroep deelnemende Partijen, op tactisch niveau bijeen.

• 8.2.

  De leden van de Stuurgroep Voorbereiding/Partneroverleg adviseren de Manager van ZVHG over de inhoud en samenstelling van de agenda en bereiden op grond van deze gezamenlijke bespreking hun bestuurder voor op het Stuurgroepoverleg.

• 8.3.

  De leden dragen inhoud en agendapunten voor vanuit hun eigen organisatie. Bij eventuele inhoudelijke en/of praktische knelpunten vanuit hun eigen organisatie stellen zij de Manager daarvan tijdig op de hoogte.

Artikel 9. Netwerkoverleg

• 9.1.

  Partijen in ZVHG voeren ter uitvoering van de in artikel 2 bepaalde doeleinden een breed overleg op tactisch niveau: het ‘Netwerkoverleg’.

• 9.2.

  Het doel van het Netwerkoverleg is het verkrijgen en in stand houden van een zo breed mogelijk draagvlak voor de samenwerking in ZVHG.

• 9.3.

  Het Netwerkoverleg vindt eens per jaar plaats.

• 9.4.

  Het Netwerkoverleg bestaat uit: alle zorg- en hulpverleningspartijen en veiligheidsorganisaties die samenwerken met ZVHG, alle colleges van B&W van de Gemeenten en alle leden van de gemeenteraden van de Gemeenten.

• 9.5.

  Inhoud en agendering van het Netwerkoverleg wordt vastgesteld in de Stuurgroep.

• 9.6.

  Het Netwerkoverleg heeft de volgende taken:

  • a.

    het in breder verband kennisnemen van de resultaten van de samenwerking in ZVHG;

  • b.

    het in breder verband adviseren over de meerjarenvisie en Jaarplannen.

Artikel 10. Het Ketenoverleg (Ketenkamer)

• 10.1.

  Partijen vormen samen met de Procesondersteuner(s) van ZVHG een Ketenkamer, waarin naar aanleiding van een aangemelde Casus:

  • a.

    samen met de Procesondersteuner de, voor het beoordelen van de Casus, relevante informatie bijeen wordt gebracht (screening);

  • b.

    gezamenlijk wordt beoordeeld of de Casus voldoet aan de criteria voor behandeling als PGA en aan de Triagetafel wordt voorgelegd;

  • c.

    een Intake en/of routeringsadvies wordt gegeven;

  • d.

    op voordracht van de Ketenkamer het advies ter kennis en/of ter besluitvorming wordt voorgelegd aan de Triagetafel/het TVO.

Artikel 11. De Triagetafel/het TVO

• 11.1.

  Partijen in ZVHG voeren ter uitvoering van de in artikel 2 bepaalde doeleinden onderling overleg op tactisch niveau, waarbij Triage plaatsvindt voor Procesregie en de Persoonsgerichte Aanpak van ZVHG.

• 11.2.

  De Triagetafel bestaat uit vertegenwoordiger(s) van de Gemeenten (Openbare orde en Veiligheid/Directie Maatschappelijke Ontwikkeling), de politie, het sociaal veld (sociale wijkteams) en ZVHG. Elke Gemeente participeert in dit tactisch veiligheidsoverleg. De samenstelling van een Triagetafel of een TVO wordt lokaal door Partijen bepaald.

• 11.3.

  Naast de andere, door Partijen met elkaar overeengekomen, taken besluit de Triagetafel/ het TVO over de wenselijkheid en noodzaak van inzet van de PGA of andere vorm van Procesregie van ZVHG. ZVHG screent, verrijkt en adviseert indien er voor de Triage nog nadere informatie nodig is.

• 11.4.

  Alle bij het overleg aanwezige Partijen kunnen een Casus aanmelden. Alle overige Partijen kunnen een Casus aanmelden via ZVHG. Een Triagetafel of een TVO kan op verzoek voor een specifieke Casus worden uitgebreid.

Artikel 12. Het Casusoverleg

• 12.1.

  Partijen in ZVHG voeren ter uitvoering van de in artikel 2 bepaalde doeleinden onderling overleg op operationeel niveau in het ‘Casusoverleg’. Het Casusoverleg vindt plaats wanneer op basis van Triage wordt besloten een Casus in het Casusoverleg te bespreken.

• 12.2.

  Het Casusoverleg bestaat uit afgevaardigden van Partijen, aangewezen door de Procesregisseur conform artikel 15. Ook derden die professioneel betrokken zijn bij een casus kunnen uitgenodigd worden.

• 12.3.

  De afgevaardigden van Partijen hebben het mandaat om op tactisch en operationeel niveau besluiten te nemen over de behandeling van een Casus.

• 12.4.

  Het Casusoverleg heeft de volgende taken:

  • a.

    het aanwijzen van een Casusregisseur;

  • b.

    opstellen van een integraal Plan van Aanpak;

  • c.

    komen tot inhoudelijke afspraken in onderlinge samenhang voor de behandeling van de Casus, waaronder in ieder geval het bepalen van de rol en informatiebehoefte van iedere betrokken Partij om uitvoering te kunnen geven aan het Plan van Aanpak;

  • d.

    het bepalen van de criteria voor afschaling, alsook het nemen van besluiten hieromtrent. Afschaling is de fase die volgt op het besluit in het Casusoverleg dat de betrokkenheid van ZVHG niet langer nodig is, waarin het dossier dat in het systeem van ZVHG is aangelegd ten behoeve van procesregie, geschoond wordt van alle niet langer noodzakelijke informatie, en uiteindelijk verdwijnt uit het systeem van ZVHG.

• 12.5.

  Partijen geven ieder met het oog op hun eigen wettelijke taken en bevoegdheden uitvoering aan de uitkomsten van het Casusoverleg, in het bijzonder voor wat betreft de uitwisseling van informatie en de uitvoering van het Plan van Aanpak.

• 12.6.

  De Casusregisseur stemt waar nodig af met de Procesregisseur voor wat betreft de uitvoering van de onder artikel 12.4 genoemde taken.

Artikel 13. Afspraken Casusoverleg

• 13.1.

  In het Casusoverleg worden in gezamenlijkheid afspraken gemaakt.

• 13.2.

  De vergaderingen van het Casusoverleg zijn niet openbaar. Informatieverstrekking aan derden omtrent hetgeen wordt besproken in het Casusoverleg vindt slechts plaats conform het Convenant en het Privacyreglement, binnen de voor Partijen geldende wettelijke kaders en slechts na voorafgaande schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in het Privacyreglement, die de betreffende informatie oorspronkelijk aan het samenwerkingsverband heeft verstrekt.

• 13.3.

  De afgevaardigden in het Casusoverleg fungeren tevens als contactpersoon voor de Procesondersteuner, de Procesregisseur en indien van toepassing de Manager van ZVHG.

Artikel 14. Manager

• 14.1.

  Het dagelijks bestuur van ZVHG is belegd bij de Manager.

• 14.2.

  De Manager wordt op voordracht van de Stuurgroep door het Bestuur aangewezen en valt onder de werkgeversverantwoordelijkheid van de Zetelgemeente.

• 14.3.

  De Manager heeft de volgende taken en bevoegdheden:

  • a.

    In opdracht van de Stuurgroep en het Bestuur opstellen van Jaarplan, jaarrekening en begroting;

  • b.

    het toezicht op de naleving en uitvoering van het Jaarplan;

  • c.

    het vaststellen van de operationele werkprocessen in afstemming met de Stuurgroep;

  • d.

    geeft sturing aan deze processen en schaalt indien nodig op, conform de geldende escalatie-afspraken;

  • e.

    geeft sturing aan de inzet en verdeling van capaciteit en rapporteert daarover aan de Stuurgroep en het Bestuur;

  • f.

    bereidt vergaderingen van de Stuurgroep, het Bestuur en het Netwerkoverleg voor;

  • g.

    is secretaris van de Stuurgroep en het Bestuur en is in die zin verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de voorzitter tijdens en in verband met deze vergaderingen;

  • h.

    is leidinggevende op de inhoud van het werk van het personeel dat werkzaam is bij ZVHG of gedetacheerd is bij de Zetelgemeente;

  • i.

    is verantwoordelijk voor integraal personeelsbeleid en uitvoering van de werkprocessen.

• 14.4.

  Geschillen omtrent de uitvoering van taken door de Manager worden voorgelegd op voordracht van de Stuurgroep aan het Bestuur.

• 14.5.

  Over de inhoudelijke aansturing en de werkbegeleidingscyclus van de Manager ZVHG worden werkafspraken gemaakt met de Zetelgemeente en de voorzitter van de Stuurgroep.

Artikel 15. Procesregisseur

• 15.1.

  De Procesregisseur is bevoegd en verantwoordelijk voor de Procesregie binnen ZVHG.

• 15.2.

  De Procesregisseur is belast met de volgende taken:

  • a.

    In samenwerking met de Procesondersteuner beoordelen van een Casus op geschiktheid voor behandeling in het Casusoverleg na Aanmelding/Intake. Deze beoordeling geschiedt in overleg met de Partij die de Casus bij de Procesregisseur heeft aangedragen;

  • b.

    in samenwerking met de Procesondersteuner faciliteren van de Triage ten behoeve van de Partij die een Casus aanmeldt in ZVHG;

  • c.

    het voorbereiden van het Casusoverleg, waaronder in ieder geval het zo concreet mogelijk bepalen van het doel van het Casusoverleg, het bepalen van het type besluiten dat in het Casusoverleg dient te worden genomen en het bepalen van de relevante gespreksthema’s voor het Casusoverleg;

  • d.

    het op basis van de onder a. genoemde beoordeling agenderen van een Casus in het Casusoverleg;

  • e.

    het houden/organiseren van de Casusoverleggen, waaronder het aanwijzen van Partijen die worden uitgenodigd deel te nemen aan een Casusoverleg en het bepalen van de van hen gevraagde inhoudelijke bijdrage aan dat Casusoverleg. Alleen die Partijen worden uitgenodigd die rechtmatig bij het overleg aanwezig mogen zijn;

  • f.

    het beoordelen of, en zo ja welke informatie voorafgaand aan het Casusoverleg door deelnemers aan het Casusoverleg kan worden ingezien. Deze beoordeling geschiedt in overleg met de Partij die de Casus bij ZVHG heeft Aangemeld of de Casusregie heeft, en uitsluitend als de Partij die de gegevens heeft verstrekt dat accordeert;

  • g.

    het ondersteunen van de Casusregisseur, waaronder het toezien op de naleving van de uitvoering van het in het Casusoverleg vastgestelde Plan van Aanpak door Partijen;

  • h.

    het toezien op de naleving van het vastgestelde Werkproces door Partijen tijdens het Casusoverleg.

• 15.3.

  De Procesregisseur werkt voor wat betreft de taken genoemd onder artikel 15.2 a t/m g namens de Partij die een Casus Aanmeldt of de Casusregie voert. De Procesregisseur werkt voor wat betreft de taak genoemd in artikel 15.2, onder h, onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van Partijen.

• 15.4.

  Geschillen omtrent de uitvoering van taken door de Procesregisseur worden voorgelegd aan de Manager. De Manager kan het geschil waar nodig voorleggen aan de Stuurgroep.

Artikel 16. De Procesondersteuner

• 16.1.

  De Procesondersteuner beoordeelt en verwerkt nieuwe casuïstiek.

• 16.2.

  De Procesondersteuner is bevoegd en verantwoordelijk voor:

  • a.

    het aannemen van een Casus, daartoe met de melder overleggen over inhoudelijke informatie, urgentie en Betrokkenen;

  • b.

    het registreren van de melding, het bijeenbrengen van informatie van melder en andere relevante Betrokkenen voor een eerste beoordeling (advies) van een Casus op geschiktheid voor behandeling in het Casusoverleg of ter Triage of PGA na Aanmelding/Intake. Deze eerste beoordeling geschiedt in overleg met de Partij die de Casus bij de Procesondersteuner heeft aangedragen;

  • c.

    het faciliteren van de Triage ten behoeve van de Partij die een Casus Aanmeldt in ZVHG;

  • d.

    het faciliteren van het Casusoverleg: planning, registratie, verslaglegging en monitoring;

  • e.

    integrale ondersteuning van de Procesregisseur bij de Casus en aanspreekpunt bij afwezigheid van de Procesregisseur.

Artikel 17. De Casusregisseur

• 17.1.

  Conform artikel 12.4 kan in het Casusoverleg een Casusregisseur worden aangewezen. De Casusregisseur werkt onder de verantwoordelijkheid van de Partij tot wie deze behoort. De Casusregisseur is doorgaans afkomstig uit de organisatie waar het zwaartepunt van de zorgverlening aan de betreffende betrokkene ligt.

• 17.2.

  De Casusregisseur coördineert de uitvoering van afspraken zoals die zijn vastgelegd in het Plan van Aanpak.

• 17.3.

  De Casusregisseur stemt met de Procesregisseur de voortgang van het Plan van Aanpak af.

• 17.4.

  Geschillen omtrent de uitvoering van taken door een Casusregisseur worden voorgelegd aan de Procesregisseur. Deze kan, indien noodzakelijk, het geschil ter beslechting voorleggen aan de Manager van ZVHG.

Artikel 18. Uitwisseling van informatie

• 18.1.

  Partijen voorzien elkaar van alle noodzakelijke informatie voor het behalen van de doelstellingen van ZVHG zoals beschreven in artikel 2 en het uitvoeren van hun respectievelijke taken zoals beschreven in dit Convenant, voor zover wettelijk mogelijk. Partijen zijn ieder zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie in ZVHG. Verder gebruik van die informatie geschiedt onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van Partijen, slechts voor zover dit volgens geldende wet- en regelgeving is geoorloofd en met inachtneming van artikel 19, lid 2.

• 18.2.

  Voor zover het de verwerking van persoonsgegevens, waaronder (bijzondere) persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens of de Wet politiegegevens betreft, handelen partijen overeenkomstig het Privacyreglement, in het bijzonder voor wat betreft de daarin vastgelegde doeleinden en grondslagen voor die verwerking.

Artikel 19. Interventie en het gebruik van informatie

• 19.1.

  Partijen behouden hun eigen bevoegdheden met betrekking tot de in ZVHG besproken Casussen. Afzonderlijk optreden op basis van eigen informatie blijft door samenwerking in ZVHG gelden. Ondanks dat streven Partijen naar een zo gezamenlijk mogelijke behandeling van een Casus, waar noodzakelijk voor het bewerkstelligen van de in artikel 2 geformuleerde doeleinden.

• 19.2.

  De Partij die de informatie verstrekt bepaalt op welke wijze de informatie door de overige Partijen mag worden gebruikt, behoudens hetgeen hierover omtrent de verwerking van persoonsgegevens is bepaald in het Privacyreglement. Partijen verklaren dat Privacyreglement te onderschrijven en daar naar, in het kader van samenwerking in ZVHG, te zullen handelen.

Artikel 20. Geheimhouding en beveiliging

• 20.1.

  Partijen nemen conform de toepasselijke wettelijke bepalingen en ongeacht de duur van dit Convenant strikte geheimhouding in acht over elkaars organisatie, over informatie die ten behoeve van de uitvoering van dit Convenant bij en/of tussen Partijen bekend wordt en vertrouwelijk is, dan wel waarvan mag worden aangenomen dat deze vertrouwelijk is, dan wel persoonsgegevens die worden uitgewisseld, alsmede over al hetgeen waarvan redelijkerwijs is aan te nemen dat bekendmaking daarvan de belangen van de andere Partijen, het privacybelang van de Betrokkene of het algemene maatschappelijk belang zou schaden, voor zover deze informatie niet al openbare informatie betreft als gevolg van openbaarmaking door één of meerdere Partijen, dan wel anderszins bekend is geworden bij het publiek, behoudens wettelijke verplichtingen en hetgeen is bepaald in dit Convenant.

• 20.2.

  Partijen staan ervoor in dat hun personeel bekend is met de in dit artikel vastgestelde verplichting en de naleving hiervan nakomen.

• 20.3.

  Partijen nemen ieder voor zich adequate technische en organisatorische maatregelen om informatie te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder ten minste het bewaren, verstrekken, verzenden en archiveren van informatie. Voor informatiebeveiliging in ZVHG wordt zorg gedragen door de Zetelgemeente, conform het informatiebeveiligingsbeleid ZVHG. De Zetelgemeente stelt de benodigde middelen ter beschikking voor de uitvoering van dat Informatiebeveiligingsbeleid door ZVHG.

Artikel 21. Financiering en overige bijdragen

• 21.1.

  De financiering van ZVHG kent vier dekkingsbronnen:

  • a.

    Landelijke bijdrage Ministerie Justitie en veiligheid;

  • b.

    de gemeentelijke algemene bijdragen;

  • c.

    de specifieke bijdragen op de voor gemeenten in ZVHG uit te voeren processen;

  • d.

    inzet in natura (formatie) door de samenwerkende Partijen vertegenwoordigd in de Stuurgroep.

• 21.2.

  De Zetelgemeente brengt de jaarlijkse bijdrage van het Ministerie van Veiligheid en Justitie in ten behoeve van ZVHG.

• 21.3.

  De Gemeenten ontvangen van ZVHG/de Zetelgemeente een factuur conform de in de begroting vastgestelde algemene en specifieke bijdragen. Deze verschuldigde bijdrage wordt jaarlijks in het eerste kwartaal door de Gemeenten aan de Zetelgemeente voldaan.

• 21.4.

  Partijen zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor het dragen van financiële lasten voor deelname in ZVHG in het kader van dit Convenant die niet worden gedekt door de Rijksbijdragen of bijdrage van de Gemeente(n). Hieronder valt in ieder geval het leveren van een afgevaardigde ten behoeve van het Casusoverleg, de Stuurgroep, Stuurgroep voorbereiding, en eventuele reis- en verblijfkosten voor die afgevaardigden.

• 21.5.

  De Manager houdt toezicht op de financiële huishouding van ZVHG en rapporteert hierover aan de Stuurgroep en het Bestuur.

• 21.6.

  De Zetelgemeente draagt zorg voor het betalen van de kosten overeenkomstig de begroting van ZVHG.

• 21.7.

  De Gemeenten dragen jaarlijks financieel bij aan de jaarlijkse kosten van ZVHG overeenkomstig de door het Bestuur vastgestelde begroting en financiële verdeelsleutel ZVHG. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd conform de gemeentelijke indexeringsnorm.

• 21.8.

  De begroting van ZVHG krijgt een zichtbare gescheiden plek binnen het Domein Openbare Orde en Veiligheid van de Zetelgemeente.

• 21.9.

  De Zetelgemeente treedt op als werkgever van het personeel van ZVHG, behalve daar waar Partijen formatie om niet leveren als bijdrage aan ZVHG.

• 21.10.

  De Zetelgemeente faciliteert en ondersteunt het primaire proces van ZVHG. Het gaat hier uitsluitend om de PIJOFACH-taken.

• 21.11.

  De inzet in natura door Partijen betreft de inzet van medewerkers die door Partijen, als vaste vertegenwoordiger van hun eigen organisatie, voor een aantal uur per week deelnemen aan het Ketenoverleg/de Ketenkamer ten behoeve van informatiedeling, overleg over de Aanmelding van Casussen, verrijking, screening, Intake, advies en monitoring. Deze inzet geschiedt met gesloten beurs, en daarmee in natura.

• 21.12.

  De risico’s van de kosten van vervanging en ziekte van personeel van ZVHG worden naar rato over de deelnemende gemeenten verdeeld.

Artikel 22. Communicatie en Klachtafhandeling

• 22.1.

  Partijen communiceren niet afzonderlijk naar derden over de samenwerking in ZVHG in het kader van de uitvoering van dit Convenant, zonder voorafgaande instemming van de andere Partijen en met inachtneming van het bepaalde in artikel 13.2 en artikel 18.

• 22.2.

  De Manager ziet toe op het coördineren van communicatie naar Derden en treedt in overleg, onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de Stuurgroep, op als woordvoerder voor ZVHG.

• 22.3.

  Klachten die betrekking hebben op de bejegening door een van de bij een casus betrokken medewerker van een partij of gemeente, worden afgehandeld conform de klachtenregeling van die betrokken deelnemende partij of betrokken deelnemende gemeente.

• 22.4.

  Onder de in het vorige lid bedoelde betrokken deelnemende gemeente wordt bedoeld de gemeente die de casus heeft ingebracht en waar de klager zijn woonplaats heeft.

• 22.5.

  Voor zover de klacht betrekking heeft op de bejegening door een medewerker van ZVHG, geldt de klachtenregeling van de zetelgemeente.

• 22.6.

  Klachten worden afgedaan binnen de termijn die de betreffende klachtenregeling daarvoor stelt.

• 22.7.

  De Manager ziet toe op een adequate afhandeling van de klacht dan wel doorzending van de klacht naar de in het derde lid genoemde betrokken partij of gemeente.

Artikel 23. Aansprakelijkheid

• 23.1.

  Partijen zetten zich in voor een goede uitvoering van het bepaalde in dit Convenant en zullen zich houden aan de dienaangaande in dit Convenant gemaakte afspraken.

• 23.2.

  Partijen zijn ieder voor zich aansprakelijk voor door Derden geleden directe of indirecte schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van dit Convenant en de daarbij behorende bijlagen. Partijen hebben daartoe ieder voor zich een adequate aansprakelijkheidsverzekering.

• 23.3.

  Op partijen rust geen enkele aansprakelijkheid voor schadevergoeding jegens elkaar, ongeacht de grond waarop een verzoek om schadevergoeding is gebaseerd, tenzij de schade het gevolg is van opzet of grove schuld.

• 23.4.

  Bij een mogelijke aansprakelijkheidsstelling van een der Partijen, stelt de desbetreffende Partij de Zetelgemeente hier onverwijld van op de hoogte.

Artikel 24. Toetreding

• 24.1.

  Dit Convenant staat open voor toetreding door andere organisaties die binnen de kaders van hun publieke en/of maatschappelijke taak een bijdrage kunnen leveren aan de in Artikel 2 geformuleerde doeleinden.

• 24.2.

  Partijen worden vooraf door de secretaris van de Stuurgroep op de hoogte gebracht van een verzoek of advies over een gewenste toetreding.

• 24.3.

  Het Bestuur beslist met een meerderheid van de helft plus één op het verzoek van toetreding na advisering vanuit de Stuurgroep. In geval van goedkeuring, vindt toetreding tot het Convenant plaats door middel van ondertekening van het formulier, te vinden in Bijlage 1 bij dit Convenant, door de toetredende organisatie en de voorzitter van het Bestuur.

• 24.4.

  In geval van toetreding door een nieuwe Gemeente ten gevolge van een herindeling, zal op voorstel van de Stuurgroep een nieuwe financiële verdeelsleutel door het Bestuur worden vastgesteld.

Artikel 25. Duur, opzegging, beëindiging

• 25.1.

  Dit Convenant treedt in werking op de dag van ondertekening door Partijen en wordt voor onbepaalde tijd aangegaan.

• 25.2.

  Uittreding of opheffing van het Convenant is behoudens bijzondere omstandigheden niet mogelijk. Of sprake is van bijzondere omstandigheden wordt afgewogen in de Stuurgroep. Vervolgens zal de Stuurgroep dit ter besluitvorming voorleggen aan het Bestuur.

• 25.3.

  Het Bestuur kan, op voordracht van de Stuurgroep, zonder rechterlijke tussenkomst en met meerderheid van stemmen, na schriftelijke ingebrekestelling, een Partij met onmiddellijke ingang uitsluiten van de samenwerking in ZVHG, indien de afspraken zoals neergelegd in dit Convenant niet door de desbetreffende Partij worden nagekomen.

• 25.4.

  Als Partijen gezamenlijk besluiten ZVHG beheersmatig bij een andere Partij dan de Zetelgemeente onder te brengen, dan zal die Partij het personeel van ZVHG dat op dat moment in dienst is bij de Zetelgemeente overnemen en de overige PIJOFACH-taken uitvoeren.

• 25.5.

  Het Convenant wordt slechts op voordracht van de Stuurgroep door het Bestuur opgeheven bij gelijkluidend besluit door de Partijen.

• 25.6.

  Verplichtingen die naar hun aard zijn bestemd om ook na beëindiging of uitsluiting van het project voort te duren, blijven na beëindigingen van dit Convenant bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer die ter zake van geheimhouding.

• 25.7.

  Indien dit Convenant wordt ontbonden of wordt gewijzigd ten gevolge van uittreding van een der Partijen, worden een liquiditeitsplan en liquidatiebegroting opgesteld. Daarin worden de kosten opgenomen die de Zetelgemeente heeft jegens het personeel dat in dienst is van of gedetacheerd is bij ZVHG. Deze kosten worden gedragen door de Gemeenten, evenredig aan hun bijdrage aan ZVHG.

• 25.8.

  Bij beëindiging van dit Convenant hebben alle Gemeenten en de in de Stuurgroep vertegenwoordigde Partners naast de verplichting tot bijdrage in de kosten, ook een inspanningsverplichting tot het (her)plaatsen c.q. weer innemen van al het, al dan niet gedetacheerde, personeel van ZVHG.

Artikel 26. Wijzigingen

• 26.1.

  De bepalingen in dit Convenant kunnen door de Partijen in gezamenlijk overleg worden gewijzigd. Wijzigingen in dit Convenant worden door het Bestuur op voordracht van de Stuurgroep besloten. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken welke betrekking hebben op de inhoud van dit Convenant, hebben geen rechtskracht, tenzij deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn bevestigd door de Stuurgroep.

• 26.2.

  Wijziging van het Convenant vergt het opnieuw ondertekenen door Partijen van het gewijzigde Convenant.

• 26.3.

  In geval van wijzigingen, waaronder inbegrepen toetreding van een nieuwe organisatie tot het convenant, die door een Partij onaanvaardbaar worden ervaren, kan deze Partij deelname aan ZVHG schriftelijk opzeggen met ingang van het tijdstip waarop het gewijzigde convenant van kracht wordt.

Artikel 27. Opvolging

• 27.1.

  Dit Convenant vervangt alle eerdere door Partijen gesloten Convenanten met betrekking tot samenwerking in ZVHG.

Artikel 28. Toepasselijk recht en geschillen

• 28.1.

  Op dit Convenant is Nederlands recht van toepassing.

• 28.2.

  Geschillen over dit Convenant zullen in eerste instantie zoveel mogelijk in gezamenlijk overleg worden opgelost. Dit kan onder andere met gebruik van een onafhankelijk deskundigenadvies.

Aldus overeengekomen:

Gemeente Eemsdelta

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Groningen

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente het Hogeland

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Midden-Groningen

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Oldambt

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Pekela

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Stadskanaal

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Veendam

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Westerkwartier

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Westerwolde

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Cosis

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Dienst Justitiële Inrichtingen Noord Nederland (DJI)

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Groningen (GGD)

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Jeugdbescherming Noord en Veilig Thuis

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Leger des Heils, Jeugdbescherming en Reclassering

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Leger des Heils, Welzijns- en Gezondheidszorg Noord

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Lentis

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Nationale Politie, Regionale Eenheid Noord-Nederland

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Openbare Ministerie, arrondissement Noord-Nederland (OM)

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Raad voor de Kinderbescherming

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Reclassering Nederland, regio Midden-Noord

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Verslavingszorg Noord-Nederland (VNN) en reclassering VNN

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Wender

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats: