Privacyreglement Zorg- en Veiligheidshuis Groningen

Artikel 1. Definities

Verwijzingen naar artikelen in bepalingen van dit Reglement, zien op bepalingen van dit Reglement, tenzij anders is aangegeven. In dit Reglement en de daarbij behorende bijlage(n) wordt verstaan onder:

• 1.1.

  Aanmelding en Intake: het voordragen van een Casus door één der Partijen en het uitwisselen van informatie, waaronder Persoonsgegevens, tussen de Procesondersteuner van ZVHG en de aanmeldende Partij ter toetsing of de Casus in aanmerking komt voor behandeling in ZVHG;

• 1.2.

  Afschaling: fase die volgt op het besluit in het Casusoverleg dat de betrokkenheid van ZVHG niet langer nodig is, waarin het dossier dat in het systeem van ZVHG is aangelegd ten behoeve van Procesregie, geschoond wordt van alle niet langer noodzakelijke informatie, en uiteindelijk verdwijnt uit het systeem van ZVHG;

• 1.3.

  Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijken: Partijen zijn Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijke voor zelfstandige Verwerkingen en wanneer verschillende Verwerkingen min of meer geïntegreerd zijn, maar geen sprake is van Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken;

• 1.4.

  AVG: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);

• 1.5.

  Betrokkene: een natuurlijk persoon op wie de verwerkte of de te verwerken Persoonsgegevens betrekking heeft (zoals omschreven in artikel 4 lid 1 AVG);

• 1.6.

  Bijzondere Persoonsgegevens: Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die door hun aard bijzonder gevoelig zijn en worden met de AVG extra beschermd. Dit zijn persoonsgegevens waaruit ras of etniciteit, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen en lidmaatschap van een vakvereniging blijkt en gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemand seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, genetische gegevens en biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, zoals bedoeld in art. 9 AVG;

• 1.7.

  Bjsg: Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens;

• 1.8.

  Casus: de probleemsituatie van een persoon (of gezin) dat onderwerp van bespreking is teneinde het perspectief van hem/haar (of hen) te verbeteren en overlast en gevaar voor veiligheid voor de omgeving te stoppen of te verkleinen;

• 1.9.

  Casusoverleg: de fase waarbij -in de meeste gevallen in het kader van de PGA- overleg plaatsvindt tussen Partijen gericht op de totstandkoming van een Plan van aanpak, afstemming tijdens de uitvoering daarvan en het beoordelen of een Casus kan worden afgeschaald;

• 1.10.

  Casusregie: het uitvoeren van werkzaamheden gericht op het bewaren van de onderlinge samenhang bij het uitvoeren van het Plan van Aanpak bij het behandelen van één specifieke Casus;

• 1.11.

  Casusregisseur: de medewerker van een van de Partijen die is belast met de taken in artikel 17 van het Convenant;

• 1.12.

  Derde: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of en ander orgaan, niet zijnde de Betrokkene, noch de Verwerkingsverantwoordelijke, noch de Verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de Verwerkingsverantwoordelijke of de Verwerker gemachtigd zijn om de Persoonsgegevens te Verwerken (artikel 4 lid 10 AVG);

• 1.13.

  FG: De Functionaris Gegevensbescherming van de Zetelgemeente;

• 1.14.

  Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken: Van Gezamenlijke Verwerkings-verantwoordelijkheid is sprake wanneer Verwerkingen zijn geïntegreerd, en niet één Partij als Verwerkingsverantwoordelijke kan worden aangemerkt voor de geïntegreerde Verwerkingen. In dat geval zijn de Partijen Verwerkingsverantwoordelijken voor het geheel van de Verwerking;

• 1.15.

  Jaarplan: het door het Bestuur, op voordracht van de Stuurgroep, vastgestelde plan betreffende de operationele en inhoudelijke kaders en het financieel en inhoudelijk beleid van ZVHG;

• 1.16.

  Justitiële gegevens: bij algemene maatregel van bestuur omschreven Persoonsgegevens of gegevens over een rechtspersoon inzake de toepassing van het strafrecht of de strafvordering, die in een bestand worden Verwerkt (artikel 1 sub a Wjsg, respectievelijk Bjsg);

• 1.17.

  Ketenoverleg (Ketenkamer): het overleg dat belast is met taken zoals geformuleerd in artikel 10 van het Convenant;

• 1.18.

  Manager: de persoon die is belast met de taken zoals geformuleerd in artikel 14 van het Convenant;

• 1.19.

  Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de Betrokkene); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon (artikel 4 lid 1 AVG);

• 1.20.

  Plan van Aanpak: het samenstel van acties, interventies en afspraken over een persoon of (gezin)systeem teneinde het perspectief van hem/haar (of hen) te verbeteren en overlast en gevaar voor veiligheid voor de omgeving te stoppen of te verkleinen. Het Plan van Aanpak kan ook de vorm van een scenario krijgen en is altijd gebaseerd op een integraal informatiebeeld;

• 1.21.

  Politiegegevens: elk Persoonsgegeven dat in het kader van de uitoefening van de politietaak wordt verwerkt (artikel 1, sub a, Wpg);

• 1.22.

  Procesondersteuner: de medewerker van ZVHG die belast is met de werkzaamheden zoals geformuleerd in artikel 16 van het Convenant;

• 1.23.

  Procesregie: het uitvoeren van werkzaamheden gericht op de totstandkoming van samenwerking tussen Partijen bij het behandelen van één specifieke Casus en de ondersteuning van de Casusregisseur bij de uitvoering van het Plan van Aanpak;

• 1.24.

  Procesregisseur: de medewerker van ZVHG die namens een van de Partijen is belast met de werkzaamheden in artikel 15 van het Convenant;

• 1.25.

  Strafrechtelijke Persoonsgegevens: Persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen (zoals bedoeld in artikel 10 AVG);

• 1.26.

  Strafvorderlijke gegevens: Persoonsgegevens of gegevens over een rechtspersoon die zijn verkregen in het kader van een strafvorderlijk onderzoek en die het openbaar ministerie in een strafdossier of langs geautomatiseerde weg verwerkt in een gegevensbestand (artikel 1 sub b Wjsg);

• 1.27.

  Stuurgroep: het verband van afgevaardigden van Partijen zoals geformuleerd in Artikel 6 van het Convenant;

• 1.28.

  Stuurgroep voorbereiding/Partneroverleg: het verband van afgevaardigden van Partijen zoals geformuleerd in artikel 8 van het Convenant;

• 1.29.

  Tenuitvoerleggingsgegevens: Persoonsgegevens of gegevens over een rechtspersoon inzake de tenuitvoerlegging van strafrechtelijke beslissingen, die in een dossier of een ander gegevensbestand zijn of worden verwerkt;

• 1.30.

  Triagetafel/TVO: het proces waarbij relevante Partijen worden bevraagd om te komen tot een nadere afweging ten aanzien van de routering van de Casus, tot een bepaling van het doel en de thema’s van een eventueel Casusoverleg, en tot een afweging welke Partijen relevant zijn om te betrekken bij een Casusoverleg;

• 1.31.

  Verwerken: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedures, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 AVG);

• 1.32.

  Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt (artikel 4 lid 8 AVG);

• 1.33.

  Verwerkingsverantwoordelijke(n): een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze Verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht is vastgesteld, kan daarin reeds zijn bepaald wie de Verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen (artikel 4 lid 7 AVG);

• 1.34.

  Werkproces: het, door de Stuurgroep en het Bestuur vastgestelde, proces voor samenwerking in ZVHG, waaronder het proces omtrent het delen van informatie en het op- en afschalen van een Casus;

• 1.35.

  Wjsg: Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens;

• 1.36.

  Wpg: Wet politiegegevens;

• 1.37.

  Zetelgemeente: de organisatie waar de PIJOFACH-functies zijn belegd.

Artikel 2. Afzonderlijke en Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken

• 2.1.

  Partijen in ZVHG zijn Afzonderlijk Verwerkingsverantwoordelijke voor de Persoonsgegevens die zij verstrekken aan de Procesregisseur ten behoeve van de Aanmelding en Intake en aan Partijen in het kader van Triage, Casusoverleg, en Afschaling.

• 2.2.

  Partijen in ZVHG zijn conform artikel 26 Algemene Verordening Gegevensbescherming Gezamenlijk Verwerkingsverantwoordelijken voor de Persoonsgegevens die zij, anders dan de verstrekking zoals bedoeld in artikel 2.1, Verwerken op locatie of in de informatiesystemen van ZVHG in het kader van de samenwerking voor de doeleinden zoals omschreven in artikel 3.

• 2.3.

  Verwerking van Persoonsgegevens in ZVHG door personeel van ZVHG geschiedt onder gezag van de Partij die de betreffende Persoonsgegevens heeft verstrekt. Deze Partij wordt voor die Verwerking aangeduid als Verwerkingsverantwoordelijke.

• 2.4.

  Onverminderd de verantwoordelijkheid van Partijen, kunnen Gemeenten – binnen de kaders van het Convenant – lokale werkafspraken maken over de concrete invulling van de Triage. Zij leggen deze afspraken vast in een werkinstructie.

Artikel 3. Doel Verwerking Persoonsgegevens

• 3.1.

  Dit Reglement ziet op alle Verwerkingen van Persoonsgegevens door Partijen in het kader van de uitvoering van artikel 2 van het Convenant.

• 3.2.

  Het Verwerken van Persoonsgegevens in ZVHG vindt plaats met als doel het gezamenlijk door Partijen bijdragen aan de veiligheid als onderdeel van het integrale zorg- en veiligheidsbeleid van de Gemeenten. ZVHG is een samenwerkingsverband waarin zorg- en veiligheidspartners en Gemeenten, onder eenduidige regie, werken aan complexe zorg- en veiligheidsproblemen. De doelstelling van de samenwerking is bijdragen aan de algemene veiligheid, het verbeteren van de persoonlijke situatie van Betrokkenen, het voorkomen en verminderen van recidive, (ernstige) overlast, criminaliteit en/of maatschappelijke uitval. Dit gebeurt door een combinatie van repressie, bestuurlijke interventies en zorg, hetgeen moet worden gezien als een zwaarwegend algemeen belang.

• 3.3.

  Om het onder artikel 3.2 geformuleerde doel te bereiken Verwerken Partijen gezamenlijk de nodige Persoonsgegevens in het kader van Aanmelding en Intake, Triage, Casusoverleg, en Afschaling. Voor elk van deze fasen in het Werkproces zijn specifieke doelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens in ZVHG van toepassing. Deze doelen zijn gespecificeerd in Bijlage 2.

• 3.4.

  Partijen Verwerken de Persoonsgegevens die zij in het kader van de samenwerking onder dit Reglement hebben verkregen niet voor andere doeleinden dan de doelen omschreven in artikel 3.2.

• 3.5.

  Bij het Verwerken van Persoonsgegevens in ZVHG worden de volgende uitgangspunten in acht genomen:

  • a.

    er is sprake van een strikte doelbinding per fase, zoals genoemd in artikel 3.3, en alleen de noodzakelijke Persoonsgegevens voor het doel van die fase mogen worden verwerkt;

  • b.

    als het doel van de Verwerking van Persoonsgegevens wijzigt, of, de Casus gaat door naar een volgende fase, wordt als eerste opnieuw beoordeeld of de eerder verwerkte gegevens ook daarvoor noodzakelijk zijn en vervolgens of de gegevens daarvoor ook (verder) gebruikt mogen worden;

  • c.

    een Partij die in een bepaalde fase Persoonsgegevens verstrekt behoudt de zeggenschap over het verdere gebruik van die gegevens en of die voor een andere fase en/of andere doelen gebruikt mogen worden;

  • d.

    Partijen die bij de behandeling van een Casus kennisnemen van Persoonsgegevens afkomstig van een andere Partij mogen deze gegevens enkel verder gebruiken voor hun eigen taken in het kader van de casusbehandeling, als de Partij die de gegevens heeft ingebracht, hier afzonderlijk toestemming voor verleent.

Artikel 4. Categorieën Persoonsgegevens

• 4.1.

  In het kader van de samenwerking wordt door Partijen, van de in Bijlage 3 opgenomen Betrokkenen, de daarin genoemde categorieën Persoonsgegevens Verwerkt.

• 4.2.

  Partijen Verwerken Persoonsgegevens, inclusief Bijzondere en Strafrechtelijke Persoonsgegevens, binnen de wettelijke kaders van de voor iedere Partij toepasselijke wet- en regelgeving.

• 4.3.

  Partijen Verwerken Persoonsgegevens voor de onder artikel 3.2 geformuleerde doeleinden enkel in de informatiesystemen van ZVHG, of in de door de Stuurgroep aangewezen informatiesystemen en conform het Informatiebeveiligingsbeleid van de Zetelgemeente.

Artikel 5. Verwerkingen en verstrekkingen van Persoonsgegevens ten behoeve van het behandelen van een Casus

• 5.1.

  Verwerking van Persoonsgegevens door de Procesregisseur

  • 5.1.1.

    De Procesregisseur verwerkt Persoonsgegevens ten behoeve van de Procesregie in het kader van de doelstellingen van de samenwerking zoals verwoord in artikel 3.2 slechts voor zover dit noodzakelijk is voor het bewerkstelligen van de in de desbetreffende fase aan de orde zijnde doelen voor gegevensverwerking.

  • 5.1.2.

    De Procesregisseur verwerkt de in het eerste lid bedoelde Persoonsgegevens ten behoeve van een goede taakuitoefening van de aanmeldende Partij, dan wel de goede taakuitoefening van de Partij onder wiens verantwoordelijkheid de Casusregisseur zoals verwoord in artikel 17 van het Convenant valt.

  • 5.1.3.

    Voor de verwerking van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 5.1.1 zijn van toepassing de grondslag conform de AVG en/of andere wettelijke grondslag, en de wettelijke bepalingen op grond waarvan de aanmeldende Partij, dan wel de Partij onder wiens verantwoordelijkheid de Casusregisseur valt, de Casus heeft aangemeld respectievelijk de Casusregie voert.

  • 5.1.4.

    De verantwoordelijke voor de verwerking van Persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 5.1.1 betreft de verantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 2.2 van dit Reglement.

• 5.2.

  Verstrekken van Persoonsgegevens ten behoeve van Aanmelding en Intake, Ketenoverleg, Triagetafel/TVO en Casusoverleg

  • 5.2.1.

    Partijen kunnen Persoonsgegevens inbrengen in het kader van de doelstellingen van de samenwerking zoals verwoord in artikel 3.2 slechts voor zover dit noodzakelijk is voor het bewerkstelligen van de in de desbetreffende fasen aan de orde zijnde doelen voor gegevensverwerking als verwoord in artikel 3.3 en Bijlage 2.

  • 5.2.2.

    Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 5.2.1 worden slechts ingebracht indien dit noodzakelijk is voor de goede vervulling van de eigen taak, en/of de goede uitvoering van de taak van de Partij ten behoeve waarvan de werkzaamheden in het kader van Aanmelding en Intake, Ketenoverleg, Triagetafel/TVO of Casusoverleg worden uitgevoerd.

  • 5.2.3.

    De grondslag conform de AVG voor het inbrengen van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 5.2.1 wordt ontleend aan de eigen taak, en/of de taak van de Partij ten behoeve waarvan de werkzaamheden in het kader van Aanmelding en Intake, Ketenoverleg, Triagetafel/TVO of Casusoverleg worden uitgevoerd.

  • 5.2.4.

    De verantwoordelijke voor de verstrekking van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 5.2.1 betreft de verantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 2.1 van dit Reglement.

• 5.3.

  Verstrekken van gegevens bij het uitvoering geven aan afspraken uit het Ketenoverleg, Triagetafel/TVO of Casusoverleg

  • 5.3.1.

    Onverminderd het bepaalde in artikel 6 en 7, kunnen Partijen Persoonsgegevens verstrekken aan een andere Partij in het kader van de doelstellingen van de samenwerking zoals verwoord in artikel 3.2 voor zover deze noodzakelijk zijn voor die andere Partij bij:

    • a.

      het uitvoering geven aan interventies en acties die in het betreffende overleg zijn afgesproken;

    • b.

      het voeren van de Casusregie op het Plan van Aanpak als dat in het betreffende overleg is afgesproken;

    • c.

      het toebedelen van de Casus aan een specifieke Partij ten behoeve van verdere afhandeling, zoals het adviseren van de Aanmelder of het aanbrengen van de Casus bij een ander overleg binnen ZVHG.

  • 5.3.2.

    De grondslag conform de AVG voor het verstrekken van Persoonsgegevens als verwoord in artikel 5.3.1 wordt ontleend aan de eigen taak en/of de taak van de Partij die de activiteiten onder artikel 5.3.1 a t/m c uitvoert.

  • 5.3.3.

    De verantwoordelijke voor de verstrekking van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 5.3.1 betreft de verantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 2.3.

Artikel 6. Grondslag voor het Verwerken en verstrekken van Persoonsgegevens ten behoeve van het behandelen een Casus en de van toepassing zijnde taken van Partijen

• 6.1.

  De grondslag voor de verwerking van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 5.1.1, is artikel 6 AVG lid 1 sub e, voor zover deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van taken van algemeen belang door de aanmeldende Partij, dan wel de Partij onder wiens verantwoordelijkheid de Casusregisseur valt. Voor de gegevens afkomstig van de politie is de grondslag gelegen in artikel 20 Wet politiegegevens. Voor gegevens afkomstig van het Openbaar Ministerie, is de grondslag gelegen in de artikel 8a, 39f en 51c Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens.

• 6.2.

  De grondslag voor het inbrengen van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 5.2.1, is artikel 6 AVG lid 1 sub e, voor zover deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van taken van algemeen belang door de aanmeldende Partij, dan wel de Partij onder wiens verantwoordelijkheid de Casusregisseur valt, en/of de verstrekkende Partij. Voor de gegevens afkomstig van de politie is de grondslag gelegen in artikel 20 Wet politiegegevens. De grondslag voor het verstrekken van Justitiële, Strafvorderlijke en/of Tenuitvoerleggingsgegevens is gelegen in de artikelen 8a, 39f en 51c van de Wjsg.

• 6.3.

  De grondslag voor de verstrekking van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 5.3.1, is artikel 6 AVG lid 1 sub e, voor zover deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van taken van algemeen belang door de ontvangende Partij en/of de verstrekkende Partij. Voor de gegevens afkomstig van de politie is de grondslag gelegen in artikel 20 Wet politiegegevens. De grondslag voor het verstrekken van Justitiële, Strafvorderlijke en/of Tenuitvoerleggingsgegevens is gelegen in de artikelen 8a, 39f en 51c van de Wjsg.

• 6.4.

  De onder 6.1, 6.2 en 6.3 bedoelde grondslag kan bij Casussen slechts van toepassing zijn indien dit voortvloeit uit de goede uitvoering van de taken en werkzaamheden van Partijen, en de Verwerking plaatsvindt namens of de verstrekking plaatsvindt aan een van de onder a t/m m genoemde Partijen en onder welke voorwaarden:

  • a.

    het bestuursorgaan de burgemeester: de goede uitvoering van taken en de uitoefening van bevoegdheden van de burgemeester, waaronder in het bijzonder taken en bevoegdheden op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid zoals neergelegd in de Gemeentewet artikel 172;

  • b.

    het bestuursorgaan het college van burgemeester en wethouders: de goede uitvoering van taken van het college, waaronder in het bijzonder taken in het sociaal domein zoals bedoeld in de Wmo 2015 artikel 2.3.1 t/m 2.3.5, de Jeugdwet artikel 2,3 en 2.4, de Participatiewet artikel 7.1 en de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening artikel 3;

  • c.

    het Openbaar Ministerie: voor de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde alsmede andere bij de wet vastgestelde taken (artikel 124 Wet op de Rechterlijke organisatie). De grondslag voor het verstrekken van Justitiële, Strafvorderlijke of Tenuitvoerleggingsgegevens is gelegen in de artikelen 8a, 39f en 51c van de Wjsg;

  • d.

    de politie: vervulling van taken zoals bedoeld in de Politiewet artikel 3, te weten taken op het gebied van opsporing, handhaving van de rechtsorde en hulp aan hen die dat behoeven. De grondslag voor het verstrekken van Persoonsgegevens inclusief Politiegegevens is gelegen in artikel 20 Wpg. Deze verstrekkingen dienen nader te zijn vastgelegd in de bij dit Privacyreglement behorende en ondertekende artikel 20 Wpg Beslissing, waarin staat vermeld dat er alleen artikel 8 en 13 Politiegegevens worden verstrekt. De Artikel 20 Beslissing wordt ondertekend door de gemandateerde politiechef van de Eenheid, en het gezag te weten de burgemeesters en de Officier van Justitie. In artikel 7 zijn nadere voorwaarden benoemd die van toepassing zijn op gegevens die in het kader van deze taken worden verstrekt;

  • e.

    de Raad voor de Kinderbescherming: de goede uitvoering van de taken van de Raad voor de Kinderbescherming, waaronder in het bijzonder taken zoals bedoeld in boek 1 afdeling 3 van het Burgerlijk Wetboek, waaronder de artt. 1:240 BW en de artt. 1:255 juncto 1:257 BW, art. 77o van het Wetboek van Strafrecht, de artt. 6.1.25, 126nd en 491 van het Wetboek van Strafvordering alsmede art. 28 van het Besluit Tenuitvoerlegging Jeugdstrafrecht 1994, de Algemene wet Bestuursrecht, de artt. 2.4, 3.1 en 3.2 van de Jeugdwet alsmede art. 7.3.11 lid 4 van de Jeugdwet en art. 4 onder c, lid 1 van de Wet Opneming Buitenlandse Kinderen ter Adoptie (WOBKA). Met inachtneming van het Kwaliteitskader van de Raad voor de Kinderbescherming;

  • f.

    Veilig Thuis: de goede uitvoering van de taken van het Advies en Meldpunt Huiselijk geweld en Kindermishandeling, waaronder in het bijzonder taken zoals bedoeld in de Wmo 2015 artikel 4.1.1, met inachtneming van het handelingsprotocol Veilig Thuis;

  • g.

    een Reclasseringsinstelling: de goede uitvoering van taken van de reclasseringsinstelling, waaronder in het bijzonder taken zoals bedoeld in de Reclasseringsregeling 1995 artikel 8 lid 1;

  • h.

    een Gecertificeerde Instelling zoals bedoeld in de Jeugdwet artikel 1.1: de goede uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering zoals bedoeld in de Jeugdwet artikel 1.1;

  • i.

    een instelling voor Geestelijke Gezondheidszorg: de uitvoering van de taken bij behandeling , verpleging, verzorging en bejegening van personen met een psychische stoornis, inclusief verslaving met of zonder verblijf in het kader van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo) of de Wet verplichte ggz;

  • j.

    een GGD: de uitvoering van de taken in het kader van de OGGZ op grond van artikel 1.2.1. sub a Wmo 2015;

  • k.

    de Dienst Justitiële Inrichtingen: voor de uitvoering van taken van de Minister van Justitie en Veiligheid, de selectiefunctionaris en de directeur van een justitiële inrichting op grond van de Beginselenwet justitiële jeugdinrichtingen, de Beginselenwet verpleging ter beschikking gestelden, de Penitentiaire beginselenwet en de Wet forensische zorg. De wettelijke grondslag voor de Verwerking en verstrekking van Persoonsgegevens is na inwerkingtreding van de wijziging van de Wjsg ter implementatie van de Europese richtlijn gegevensbescherming opsporing en vervolging gelegen in de Wjsg;

  • l.

    een aanbieder zoals bedoeld in de Wmo 2015 artikel 1.1.1, zorgaanbieder zoals bedoeld in de Wet langdurige zorg artikel 1.1.1, dan wel een jeugdhulpaanbieder zoals bedoeld in de Jeugdwet artikel 1.1: voor de verlening van voorzieningen en/of de uitvoering van zorg- dan wel hulpverleningstaken en voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de behandeling of hulpverlening.

• 6.5.

  Op de Persoonsgegevens die worden Verwerkt, ingebracht, en/of verstrekt zoals bedoeld in artikel 5 zijn uitdrukkelijk de uitgangspunten van artikel 3.4 van toepassing en het bepaalde in artikel 7.

Artikel 7. Doorwerking geheimhoudingsbepalingen en toepassing toestemmingsvereiste

• 7.1.

  De geheimhoudingsbepaling van artikel 7 Wpg blijft rusten op de verstrekte gegevens. Dit geldt voor de ontvanger maar ook voor de tweede en derde ontvanger. Wanneer er over Betrokkene in een eerder stadium op grond van artikel 16 lid 1b onder 2 Wpg Politiegegevens zijn verstrekt aan de burgemeester óf op grond van artikel 15 Wpg Politiegegevens ter beschikking zijn gesteld aan een Buitengewone Opsporingsambtenaar van een gemeente óf op grond van het Besluit politiegegevens (Bpg), voor een ander doel Politiegegevens zijn verstrekt aan een van de Partijen, dan worden deze gegevens door de desbetreffende ontvanger in principe niet als Persoonsgegevens verstrekt aan de Procesregisseur van ZVHG. Bij voorkeur worden door de politie op grond van artikel 20 Wpg opnieuw actuele Politiegegevens verstrekt aan de Procesregisseur van ZVHG voor de doelen zoals genoemd in artikel 3.2 en bijlage 2. De politie kan in uitzonderingsgevallen ook toestemming geven aan de ontvanger voor doorverstrekking aan de Procesregisseur van ZVHG en legt deze toestemming dan vast in haar systemen.

• 7.2.

  Indien voor het inbrengen en/of verstrekken van Persoonsgegevens zoals bedoeld in de artikelen 5.2 en 5.3 toestemming noodzakelijk is voor doorbreken geheimhoudingsbepalingen zoals bijvoorbeeld verwoord in de Wgbo (artikel 7:457 BW) en artikel 88 Wet BIG, de beroepscode van de Jeugdzorgwerker artikel J, beroepscode NIP artikel 71 t/m 87 (psycholoog), of beroepscode NVO artikel 8 (pedagoog), de Reclasseringsregeling 1995 artikel 37, dan:

  • a.

    wordt deze gevraagd op het moment dat duidelijk is dat het inbrengen of verstrekken noodzakelijk is ten behoeve van de in de betreffende fase aan de orde zijnde doelen, of de uitvoering van de in 5.3.1 a t/m c genoemde activiteiten;

  • b.

    worden deze Persoonsgegevens uitsluitend verstrekt voor zover hiervoor de uitdrukkelijke toestemming is verkregen van de Betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger;

  • c.

    legt de Partij die de toestemming heeft verkregen deze schriftelijk vast en informeert Betrokkene dat hij zijn toestemming altijd weer kan intrekken;

  • d.

    draagt de Partij die toestemming heeft verkregen bij intrekking van die toestemming er zorg voor dat er geen verdere verstrekkingen meer plaats vinden;

  • e.

    maakt de betrokken zorg- of hulpverlener een eigen afweging conform de voor hem geldende professionele standaarden, indien toestemming niet verkregen wordt en hij ervan overtuigd is dat zich hier een conflict van plichten voordoet, of goed hulpverlenerschap het verstrekken van Persoonsgegevens verlangd.

Artikel 8. Documentatie individuele verstrekkingen

• 8.1.

  Indien Partijen daartoe verplicht zijn op grond van de voor hen geldende wetgeving, leggen zij de afzonderlijke verstrekkingen van Persoonsgegevens, inclusief onderbouwing van de noodzakelijkheid daarvan met het oog op de in artikel 5 en 6 vastgelegde grondslagen, vast. Dit geldt ten minste voor politie en OM. De politie documenteert iedere verstrekking conform de documentatieplicht van artikel 32 Wpg, het Openbaar Ministerie conform artikel 39j Wjsg.

Artikel 9. Dataminimalisatie

• 9.1.

  Partijen Verwerken niet meer Persoonsgegevens dan noodzakelijk met het oog op de in artikel 3.2 van dit Reglement geformuleerde doeleinden.

• 9.2.

  Ten behoeve van de Intake van een Casus verstrekt de Partij die de Casus bij de Procesregisseur Aanmeldt enkel die Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de Procesregisseur om de Casus te toetsen aan de criteria van complexe casuïstiek zoals geformuleerd in Bijlage 2 van het Convenant. De Procesregisseur registreert enkel die Persoonsgegevens in het informatiesysteem van ZVHG die noodzakelijk zijn voor Triagetafel/TVO.

• 9.3.

  In het Casusoverleg Verwerken Partijen alleen die Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het opstellen en uitvoeren van een integraal Plan van Aanpak.

• 9.4.

  In het kader van Afschaling Verwerken Partijen alleen die Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te bepalen of het Plan van Aanpak in het Casusoverleg tot de gewenste resultaten heeft geleid. Indien wordt besloten dat behandeling van de Casus in ZVHG niet of niet langer noodzakelijk is, worden de betreffende Persoonsgegevens niet langer in ZVHG Verwerkt. ZVHG ziet erop toe dat Persoonsgegevens conform artikel 11 worden geanonimiseerd of vernietigd.

• 9.5.

  Wanneer de Partij die Persoonsgegevens in ZVHG heeft verstrekt, kennis neemt van de onjuistheid van die Persoonsgegevens, informeert die Partij ZVHG hierover. De Procesregisseur coördineert de eventuele correctie van Persoonsgegevens in ZVHG.

• 9.6.

  Enkel de door ZVHG geautoriseerde personen hebben toegang tot de Persoonsgegevens die worden Verwerkt op locatie of in het informatiesysteem van ZVHG en enkel voor zover noodzakelijk voor hun rol in een specifieke Casus.

Artikel 10. Kwaliteit

• 10.1.

  Partijen dragen er zorg voor dat de Persoonsgegevens die zij in het kader van de onder artikel 3.2 geformuleerde doeleinden verstrekken toereikend, ter zake dienend, niet bovenmatig, juist en nauwkeurig zijn. De Partij die Persoonsgegevens in ZVHG verstrekt blijft verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit en nauwkeurigheid van die Persoonsgegevens.

Artikel 11. Bewaren en Vernietigen

• 11.1.

  Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel of de doeleinden waarvoor ze worden Verwerkt zoals geformuleerd onder artikel 3 en met inachtneming van artikel 9.

• 11.2.

  Persoonsgegevens worden vernietigd zodra de Verwerking daarvan niet langer nodig is voor het doel waarvoor zij zijn Verwerkt, maar uiterlijk binnen 1 jaar na het besluit tot Afschaling.

  • a.

    Persoonsgegevens kunnen tot zes maanden na besluit tot Afschaling worden bewaard in een vorm waarmee enkel de Procesondersteuner en Procesregisseur toegang hebben tot de gegevens.

  • b.

    Direct na besluit tot Afschaling worden Persoonsgegevens gearchiveerd en heeft enkel de Procesondersteuner toegang tot die Persoonsgegevens.

  • c.

    Na 1 jaar na besluit tot Afschaling worden de Persoonsgegevens vernietigd.

• 11.3.

  Na 1 jaar kunnen geanonimiseerde gegevens, niet zijnde Persoonsgegevens, enkel worden bewaard voor managementdoeleinden.

Artikel 12. Beveiliging

• 12.1.

  Partijen dragen zorg voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om Persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking zoals omschreven in Bijlage 3. Die maatregelen betreffen onder meer, maar niet uitsluitend, maatregelen met betrekking tot de toegang tot Persoonsgegevens, alsook het gebruik van beveiligde verbindingen voor de verstrekking van Persoonsgegevens.

• 12.2.

  Wanneer Persoonsgegevens aan andere Partijen worden verstrekt, gebeurt dit uitsluitend op een adequaat beveiligde manier, conform de geldende beveiligingsnormen voor de betreffende gegevens.

• 12.3.

  Zetelgemeente draagt zorg voor de adequate beveiliging van Persoonsgegevens die worden Verwerkt op locatie en in de informatiesystemen van ZVHG en rapporteert hierover indien nodig aan de Stuurgroep.

• 12.4.

  De FG is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de beschermingsmaatregelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens op locatie en in de informatiesystemen van ZVHG en is bevoegd aanwijzingen te geven aan Partijen omtrent de juiste omgang met Persoonsgegevens in dat verband.

Artikel 13. Geheimhouding

• 13.1.

  Een ieder die op grond van dit Reglement kennis neemt van Persoonsgegevens is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet tot bekendmaking verplicht. De Manager, Procesregisseur en eventueel ander ondersteunend personeel van ZVHG worden door middel van een geheimhoudingsverklaring tot geheimhouding gebonden.

• 13.2.

  Partijen dragen er zorg voor dat iedere medewerker, die in de uitvoering van het Convenant of dit Reglement in aanraking komt met Persoonsgegevens, geheimhouding van die gegevens waarborgt.

• 13.3.

  Alle medewerkers van ZVHG, inclusief medewerkers op basis van een dienstverleningsovereenkomst, deelnemers aan Casusoverleggen en overige afgevaardigden van Partijen die toegang hebben tot Persoonsgegevens die onder dit Reglement worden Verwerkt, beschikken over een positieve Verklaring Omtrent Gedrag, danwel hebben een veiligheidsonderzoek op grond van de voor de eigen organisatie geldende wet- en regelgeving doorlopen.

• 13.4.

  Wettelijke geheimhoudingsplichten zijn onverminderd van toepassing op eenieder die Strafrechtelijke Persoonsgegevens of andere Bijzondere Persoonsgegevens in het kader van de samenwerking in ZVHG ontvangt.

• 13.5.

  De Partijen in het samenwerkingsverband mogen de Persoonsgegevens afkomstig van de politie en Openbaar Ministerie slechts Verwerken voor het specifieke doel waarvoor deze zijn verstrekt ten behoeve van de Casus. Deze Persoonsgegevens mogen alleen verder worden Verwerkt door de ontvangende Partijen indien het doel van de verdere Verwerking verenigbaar is met dit doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn verstrekt. Onverenigbaar gebruik van de gegevens, ook intern binnen de organisaties van de ontvangende Partijen, is niet toegestaan.

• 13.6.

  De Partijen in het samenwerkingsverband mogen de Persoonsgegevens afkomstig van andere Partijen die aan een geheimhoudingsplicht als onder meer bedoeld in de Wet Geneeskundige behandelingsovereenkomst (artikel 7:457 BW), Reclasseringsregeling 1995, Jeugdwet of Wmo 2015 zijn gebonden, slechts Verwerken voor het specifieke doel van de Casus waarvoor deze zijn verstrekt. De Persoonsgegevens mogen alleen verder worden Verwerkt door de ontvangende Partijen met toestemming van de verstrekkende Partij en indien het doel van de verdere Verwerking verenigbaar is met dit doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn verstrekt. Onverenigbaar gebruik van de Persoonsgegevens, ook intern binnen de organisaties van de ontvangende Partijen, is niet toegestaan.

• 13.7.

  Wanneer de grond voor het verstrekken van de Persoonsgegevens als bedoeld in lid 7 gebaseerd is op toestemming van Betrokkene als bedoeld artikel 6 lid 1 onder a AVG en/of artikel 9 lid 2 onder a AVG en Betrokkene trekt deze toestemming in, laat de verstrekkende Partij dit aan de ontvangende Partij weten, waarbij ook de toestemming voor Verwerking en verdere Verwerking voor de ontvangende Partij vervalt.

Artikel 14. Datalekken

• 14.1.

  Partijen houden procedures in stand die er op gericht zijn om inbreuken in de beveiligingsmaatregelen zoals geformuleerd in Bijlage 3 met betrekking tot de bescherming van Persoonsgegevens redelijkerwijs te detecteren en daarop actie te ondernemen, daaronder begrepen maatregelen tot herstel. Elke Partij heeft een eigen datalekkenprotocol.

• 14.2.

  Zetelgemeente is verantwoordelijk voor het in stand houden van procedures zoals bedoeld in artikel 14.1 voor de Verwerking van Persoonsgegevens op locatie of in de informatiesystemen van ZVHG. De Manager draagt zorg voor de naleving van deze procedures in ZVHG.

• 14.3.

  Bij een datalek binnen ZVHG stellen Partijen de FG via de Manager onverwijld maar uiterlijk binnen 24 uur na kennisneming op de hoogte van een inbreuk op Persoonsgegevens in de zin van artikel 4, onder 12, AVG dan wel artikel 26g Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens die een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van Betrokkenen zoals bedoeld in artikel 33 AVG. Deze kennisgeving omvat in ieder geval:

  • a.

    De aard en omvang van de inbreuk;

  • b.

    De contactgegevens van de persoon bij wie meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen;

  • c.

    De maatregelen die kunnen worden genomen om de gevolgen van de inbreuk te voorkomen of beperken;

  • d.

    De mogelijke gevolgen en risico’s van de inbreuk op de bescherming van Persoonsgegevens voor de Betrokkene;

  • e.

    De maatregelen die Partij zelf reeds heeft genomen of zal nemen om de bescherming van Persoonsgegevens te herstellen.

• 14.4.

  De Manager informeert Partijen middels de Stuurgroep Voorbereiding/Partneroverleg schriftelijk over een inbreuk zoals bedoeld in artikel 14.3.

• 14.5.

  Partijen melden vanuit hun eigen verantwoordelijkheid, indien wettelijk verplicht, een inbreuk zoals bedoeld in Artikel 14.3 bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Manager stuurt een afschrift van de melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens via de Stuurgroep Voorbereiding aan de Stuurgroep.

• 14.6.

  Wanneer een inbreuk als bedoeld in Artikel 14.3 waarschijnlijk een hoog risico voor de rechten en vrijheden van Betrokkene(n) zal inhouden als bedoeld in artikel 34 AVG, wordt deze over de inbreuk geïnformeerd. Partijen informeren de Betrokkene over de inbreuk. De beslissing tot melding aan de Betrokkene wordt op advies van de FG door de Manager genomen. De inhoud van die melding wordt in de Stuurgroep Voorbereiding/Partneroverleg afgestemd, danwel door de Stuurgroep Voorbereiding/Partneroverleg aan één Partij gemandateerd.

• 14.7.

  Partijen verlenen elkaar de medewerking die redelijkerwijs van elkaar mag worden verwacht om aan de op Partijen rustende kennisgevingsverplichtingen te voldoen, mede met het oog op een eventueel onderzoek door de Autoriteit Persoonsgegevens.

• 14.8.

  Kennisgeving van de inbreuk aan de Autoriteit Persoonsgegevens door de Partijen gebeurt zonder onredelijke vertraging maar in ieder geval binnen 72 uur na ontdekking en geschiedt volgens de daartoe door de Autoriteit Persoonsgegevens ter beschikking gestelde procedure. De kennisgeving aan de Autoriteit Persoonsgegevens omvat minimaal:

  • a.

    de aard van de inbreuk;

  • b.

    een omschrijving van de categorieën Betrokkenen van wie Persoonsgegevens zijn betrokken bij de inbreuk;

  • c.

    de categorieën Persoonsgegevens;

  • d.

    of de Persoonsgegevens zijn versleuteld, geanonimiseerd, of anderszins onbegrijpelijk zijn gemaakt;

  • e.

    de aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken;

  • f.

    de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de Verwerking van de Persoonsgegevens en de maatregelen die Partij heeft getroffen of voorstelt te treffen om deze gevolgen te verhelpen.

• 14.9.

  Kennisgeving van de inbreuk aan Betrokkene zoals bedoeld in Artikel 14.5 is niet vereist indien:

  • a.

    passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen die de bescherming van Persoonsgegevens ook na de inbreuk garanderen;

  • b.

    achteraf genomen maatregelen de waarschijnlijkheid op een hoog privacy risico hebben weggenomen, of;

  • c.

    wanneer mededeling aan Betrokkene een onevenredig inspanning zou vragen.

• 14.10.

  Voorts kan de mededeling aan Betrokkene worden uitgesteld, beperkt of achterwege gelaten worden, indien de inbreuk enkel ziet op gegevens afkomstig van het Openbaar Ministerie, en indien dit noodzakelijk en evenredig is:

  • a.

    ter vermijding van belemmering van gerechtelijke onderzoeken of procedures;

  • b.

    ter vermijding van nadelige gevolgen voor de voorkoming, de opsporing, het onderzoek en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen;

  • c.

    ter bescherming van de openbare veiligheid;

  • d.

    ter bescherming van de rechten en vrijheden van Derden;

  • e.

    ter bescherming van de nationale veiligheid.

• 14.11.

  Partijen houden een overzicht bij van iedere inbreuk die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van de Persoonsgegevens. Het overzicht bevat in ieder geval feiten en gegevens omtrent de aard van de inbreuk, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen, alsmede de tekst van de kennisgeving aan de Betrokkene. De FG van de Zetelgemeente houdt een datalekkenregister bij van gelijksoortige inbreuken die plaatsvinden op locatie of in de informatiesystemen van ZVHG.

Artikel 15. Privacy by Design

• 15.1.

  Voorafgaand aan nieuwe Verwerkingen onder dit Reglement, of de inzet van nieuwe technologieën voor de Verwerkingen onder dit Reglement, voeren Partijen middels de Stuurgroep Voorbereiding/Partneroverleg gezamenlijk een Gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit conform artikel 35 AVG. De Manager coördineert dit proces. De FG toetst de Gegevenbeschermingseffectbeoordeling voordat deze wordt aangeboden aan de Stuurgroep.

• 15.2.

  Bij de uitvoering van de Gegevensbeschermingseffectbeoordeling wordt het model van de Zetelgemeente of een voor alle partijen toepasbaar model gevolgd.

• 15.3.

  Bij een voornemen omtrent de inzet van nieuwe technologieën kan dit voornemen ter advies worden voorgelegd aan het Landelijk Overleg Managers Veiligheidshuizen.

• 15.4.

  De uitkomsten van de Gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden ter besluitvorming voorgelegd aan de Stuurgroep. De Stuurgroep kan advies vragen aan de Stuurgroep Voorbereiding/Partneroverleg over de voorgenomen nieuwe Verwerking zoals bedoeld in artikel 15.1. De Stuurgroep legt waar nodig op grond van artikel 36 AVG namens alle gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken de beoogde Verwerking voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 16. Informatieverstrekking aan Betrokkenen

• 16.1.

  Vóór het verstrekken van Persoonsgegevens in het kader van de samenwerking wordt Betrokkene door de verstrekkende Partij, danwel de Partij die de Casusregie voert, geïnformeerd over het voornemen diens Persoonsgegevens verder te Verwerken in het kader van samenwerking in ZVHG onder dit Reglement.

• 16.2.

  Deze informerende Partij maakt het tijdstip waarop en de wijze van informeren kenbaar aan de overige bij een Casus betrokken Partijen.

• 16.3.

  De Manager draagt zorg voor het publiceren van een privacy statement op de website van ZVHG.

• 16.4.

  Alle deelnemende Partijen zorgen op hun eigen website voor vermelding van deelname aan ZVHG en voor een verwijzing naar de website van het Zorg- en Veiligheidshuis waaraan zij deelnemen, alsook voor verwijzing naar Zorg- en Veiligheidshuis convenant(en) en het privacyreglement(len).

• 16.5.

  De onder artikel 16.1 bedoelde informatieverstrekking, alsook het onder artikel 16.3 genoemde privacy statement, bevat ten minste de volgende informatie:

  • a.

    De doeleinden voor de Verwerking van Persoonsgegevens in ZVHG zoals beschreven in artikel 3.2;

  • b.

    De Partijen die deelnemen aan de samenwerking in ZVHG;

  • c.

    De termijn waarvoor de Persoonsgegevens worden opgeslagen en bewaard zoals omschreven onder artikel 11, danwel de criteria voor het bepalen van die termijn;

  • d.

    Dat Betrokkene verscheidene rechten heeft met betrekking tot de Verwerking van diens Persoonsgegevens zoals geformuleerd onder artikel 17 tot en met 21;

  • e.

    Indien de Verwerking van Persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming, dat Betrokkene het recht heeft deze te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de Verwerking van de Persoonsgegevens die heeft plaatsgevonden vóór intrekking van de toestemming;

  • f.

    Dat Betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen over de Verwerking van zijn of haar Persoonsgegevens onder dit Reglement bij ZVHG en bij de Autoriteit Persoonsgegevens;

  • g.

    Nadere uitleg indien de Persoonsgegevens moeten worden verstrekt of verder Verwerkt op grond van een wettelijke of contractuele verplichting;

  • h.

    Nadere uitleg indien Betrokkene verplicht is de Persoonsgegevens te verstrekken;

  • i.

    Indien sprake is van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, uitleg over de achterliggende logica, het belang van de Verwerkingsactiviteiten en de verwachte gevolgen voor de Betrokkene;

  • j.

    De contactgegevens van de FG bij wie de Betrokkene terecht kan voor meer informatie over de Verwerking van zijn Persoonsgegevens, dan wel waar hij zijn rechten geldend kan maken.

• 16.6.

  De informatieverplichting zoals bedoeld in artikel 16.1 is niet van toepassing indien het achterwege laten van informeren van Betrokkene noodzakelijk is in het belang van:

  • a.

    De veiligheid van de staat;

  • b.

    De voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;

  • c.

    Gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;

  • d.

    Het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de belangen, bedoeld onder b en c, of;

  • e.

    De bescherming van de Betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

• 16.7.

  Partijen leggen de motivatie voor het niet voldoen aan de informatieplicht op grond van Artikel 16.6 schriftelijk vast en leggen vast wanneer zij verwachten dat betrokkene wel geïnformeerd kan worden, alsook van welke omstandigheden dit afhankelijk is, hoe periodiek wordt getoetst of deze omstandigheden nog aanwezig zijn en hoe of wanneer Betrokkene geïnformeerd zal worden.

Artikel 17. Rechten van de Betrokkenen

• 17.1.

  Betrokkenen kunnen bij Partijen een verzoek indienen om:

  • a.

    Inzage te krijgen in de Persoonsgegevens die door Partijen over hem of haar worden Verwerkt;

  • b.

    Correctie of verwijdering van de hem betreffende Persoonsgegevens dan wel beperking van de Verwerking;

  • c.

    Bezwaar te maken tegen de Verwerking;

  • d.

    Zijn of haar Persoonsgegevens over te dragen.

• 17.2.

  Verzoeken door Betrokkene ten aanzien van Persoonsgegevens die worden Verwerkt op locatie of in het informatiesysteem van ZVHG worden gecoördineerd door de Procesondersteuner, ondersteund door de Procesregisseur en onder verantwoordelijkheid van de Manager. De Procesondersteuner legt het verzoek via de Procesregisseur voor aan het Casusoverleg en stemt daarin met Partijen de beantwoording van het verzoek af.

• 17.3.

  Indien het verzoek als bedoeld in Artikel 17.1 direct is gericht aan een der Partijen wordt de Manager hierover zo spoedig mogelijk door die Partij in kennis gesteld, opdat deze de beantwoording van het verzoek conform artikel 17.2 kan coördineren.

• 17.4.

  Het bepaalde in artikel 17.2 en artikel 17.3 ontslaat Partijen niet van diens verantwoordelijkheid als Verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van een verzoek van Betrokkene.

• 17.5.

  Artikel 17.1 t/m 17.4, alsmede de artikelen 18, 19 en 20 zijn niet van toepassing op gegevens die verstrekt zijn door het College van procureurs-generaal. Op deze gegevens is de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens van toepassing. Verstrekkingen van gegevens door het College van procureurs-generaal worden ingevolge artikel 8 van dit Reglement en artikel 39j Wjsg schriftelijk vastgelegd en bewaard voor de duur van 4 jaar. Inzage- en rectificatieverzoeken worden beoordeeld door de privacyfunctionaris van het verstrekkende parket van het Openbaar Ministerie. Verzetschriften tegen Verwerking van gegevens worden beoordeeld door de afdeling bestuurlijke en juridische zaken van het Parket-Generaal.

• 17.6.

  Op gegevens die eerder verstrekt zijn door de politie is de geheimhoudingsplicht van de Wet politiegegevens van toepassing. Derhalve zijn artikel 18, 19 en 20 van dit Reglement niet van toepassing. Inzage- en correctieverzoeken worden beoordeeld door het Wpg loket van de verstrekkende eenheid van de politie. Verzet- en bezwaarschriften tegen Verwerking van gegevens worden beoordeeld door de privacyfunctionaris en/ of jurist van de verstrekkende eenheid van de politie, conform artikel 29 Wpg.

Artikel 18. Recht op inzage

• 18.1.

  In het geval het verzoek ziet op inzage in de Verwerking van Persoonsgegevens in ZVHG door Partijen zoals bedoeld in artikel 17.1 onder a, dient de beantwoording van dat verzoek een volledig overzicht in begrijpelijke vorm met ten minste de volgende informatie te bevatten:

  • a.

    de verwerkingsdoeleinden;

  • b.

    de betrokken categorieën van Persoonsgegevens;

  • c.

    de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de Persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties;

  • d.

    indien mogelijk, de periode gedurende welke de Persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;

  • e.

    dat de Betrokkene het recht heeft de Verwerkingsverantwoordelijke(n) te verzoeken dat Persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de Verwerking van hem betreffende Persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede het recht tegen die Verwerking bezwaar te maken;

  • f.

    dat de Betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;

  • g.

    wanneer de Persoonsgegevens niet bij de Betrokkene worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;

  • h.

    het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van de in artikel 22, leden 1 en 4 AVG bedoelde profilering, en, ten minste in die gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die Verwerking voor de Betrokkene.

• 18.2.

  Het verzoek wordt binnen vier weken door de Manager beantwoord. Een verzoek tot inzage wordt enkel geweigerd, indien en voor zover dit noodzakelijk is met het oog op de in artikel 23 AVG gespecificeerde weigeringsgronden.

• 18.3.

  Een eventuele (gedeeltelijke) afwijzing is schriftelijk en gemotiveerd.

• 18.4.

  Alvorens aan een verzoek als bedoeld in artikel 17.1 wordt voldaan, verifiëren Partijen de identiteit van de Betrokkene die het verzoek indient. Betrokkene dient hiervoor persoonlijk langs te komen bij ZVHG.

• 18.5.

  Bij voldoen aan een van de verzoeken als bedoeld in artikel 17.1, verstrekt de Manager namens de Verwerkingsverantwoordelijke(n) aan de Betrokkene een kopie van de Persoonsgegevens die zijn Verwerkt.

Artikel 19. Recht op correctie en verwijdering

• 19.1.

  Indien de Betrokkene op grond van zijn verzoek om inzage een verzoek tot correctie of verwijdering van bepaalde hem of haar betreffende Persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 17.1 onder b doet bij ZVHG, beslist de Manager na advies van de Procesondersteuner of Procesregisseur.

• 19.2.

  Onjuiste Persoonsgegevens betreffende de Betrokkene worden op diens verzoek onverwijld gecorrigeerd.

• 19.3.

  Persoonsgegevens betreffende de Betrokkene worden zonder onredelijke vertraging op diens verzoek verwijderd wanneer deze:

  • a.

    voor het doel van de Verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn; of

  • b.

    anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden Verwerkt.

• 19.4.

  De Manager informeert de Betrokkene over de beslissing omtrent zijn verzoek tot correctie of verwijdering van hem of haar betreffende Persoonsgegevens schriftelijk en gemotiveerd zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek.

Artikel 20. Recht van bezwaar

• 20.1.

  Indien de Verwerking van Persoonsgegevens door Partijen is gebaseerd op de grondslagen van artikel 6 Algemene Verordening Gegevensbescherming, kan de Betrokkene daartegen te allen tijde bezwaar aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden.

• 20.2.

  Indien een verzoek van bezwaar door Betrokkene bij één der Partijen wordt ingediend, informeert die Partij onverwijld de Manager over het ingediende verzoek.

• 20.3.

  De Manager legt het door Betrokkene ingeroepen recht van bezwaar na juridisch advies voor aan de Stuurgroep Voorbereiding om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is en coördineert de afhandeling daarvan.

• 20.4.

  De Manager informeert de Betrokkene over de beslissing zoals bedoeld in artikel 17.3 binnen 4 weken en draagt er zorg voor dat de beslissing binnen deze 4 weken wordt uitgevoerd. Een beslissing om niet, of niet geheel, te voldoen wordt altijd gemotiveerd en kan met het oog op artikel 21 AVG enkel worden gebaseerd op dwingende gerechtvaardigde gronden.

Artikel 21. Recht op overdraagbaarheid van Persoonsgegevens

Het recht op overdraagbaarheid van Persoonsgegevens is niet van toepassing op Partijen in ZVHG omdat artikel 20 van de AVG enkel ziet op door betrokkene zelf verstrekte gegevens.

Artikel 22. Verwerkers

• 22.1.

  Partijen besteden de Verwerking van Persoonsgegevens onder dit Reglement niet uit zonder dat de Stuurgroep tevoren schriftelijk toestemming heeft gegeven over de beoogde verandering inzake de inzet van Verwerkers die ten behoeve van ZVHG Persoonsgegevens Verwerken.

• 22.2.

  Een overeenkomst van opdracht tussen Partijen en een door de Stuurgroep goedgekeurde Verwerker inzake Verwerking van Persoonsgegevens dient ten minste hetzelfde beschermingsniveau te bieden aan de belangen van Betrokkene als dit Reglement. Meer in het bijzonder moet de Verwerker voor de Verwerkingen van Persoonsgegevens in het kader van dit Reglement een vergelijkbaar niveau van beveiliging garanderen als in Bijlage 3 van dit Reglement.

• 22.3.

  Partijen leggen de afspraken tussen hen en Verwerkers omtrent de omgang met Persoonsgegevens die Verwerker ten behoeve van Partijen Verwerkt, in een schriftelijke overeenkomst vast.

• 22.4.

  De Manager houdt een lijst bij van de overeenkomsten die met schriftelijke toestemming van de Stuurgroep zijn overeengekomen, welke lijst minimaal eenmaal per jaar wordt bijgewerkt. Deze lijst zal beschikbaar worden gehouden ten behoeve van Partijen en de toezichthouder.

Artikel 23. Verstrekking aan Derden

• 23.1.

  Persoonsgegevens die in het kader van dit Reglement worden Verwerkt, worden niet verstrekt aan anderen dan deelnemers aan het Casusoverleg, behoudens het bepaalde in Artikel 19 en tenzij Partijen hiertoe wettelijk verplicht zijn. Deze verstrekking wordt schriftelijk vastgelegd door de Procesregisseur.

• 23.2.

  Indien een verstrekking van Persoonsgegevens aan derden plaatsvindt, is dat een individuele afweging van elke Partij op grond van zijn eigen wet- en regelgeving.

Artikel 24. Verwerkingsregister en Functionaris Gegevensbescherming

• 24.1.

  Partijen registeren hun Verwerkingen van Persoonsgegevens onder dit Reglement in een eigen register van verwerkingsactiviteiten.

• 24.2.

  Aanvullend neemt Procesregisseur, ondersteund door de Procesondersteuner, de Verwerkingen van Persoonsgegevens op locatie en in de informatiesystemen van ZVHG op in een gezamenlijk register van verwerkingsactiviteiten onder dit Reglement ten behoeve van Partijen.

• 24.3.

  Het register van verwerkingsactiviteiten bevat ten minste de volgende informatie:

  • a.

    De naam en contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke en eventuele Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken (of diens vertegenwoordiger);

  • b.

    De verwerkingsdoeleinden;

  • c.

    Een beschrijving van de categorieën Persoonsgegevens die worden Verwerkt;

  • d.

    Een beschrijving van de categorieën Betrokkenen;

  • e.

    De categorieën van ontvangers aan wie de Persoonsgegevens worden (of zullen worden) verstrekt;

  • f.

    Indien van toepassing, doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.

• 24.4.

  De FG’s van de afzonderlijke Partijen hebben, zonder aankondiging van bezoek vooraf, recht op toegang tot de gebouwen en overlegruimtes van ZVHG en tot de Verwerkingen en register van Verwerkingen, alsook toegang tot enige andere informatie, voor zover dit noodzakelijk is voor diens toezichthoudende werkzaamheden.

• 24.5.

  De FG van de Zetelgemeente dient als eerste aanspreekpunt voor de betrokken FG’s.

• 24.6.

  De FG van de Zetelgemeente houdt toezicht op de naleving van de verplichtingen in dit Reglement en is bevoegd aanwijzingen te geven aan de Manager en Procesregisseur.

Artikel 25. Aansprakelijkheid

• 25.1.

  Partijen zetten zich in voor een goede uitvoering van het bepaalde in dit Reglement en zullen zich houden aan de dienaangaande in dit Reglement gemaakte afspraken.

• 25.2.

  Partijen zijn ieder voor zich aansprakelijk voor aanspraken van Betrokkenen, of Derden op schadevergoeding op grond van directe of indirecte schade, administratieve boetes of andere aanspraken van Derden in geval van toerekenbare tekortkoming door de aangesproken Partij in de nakoming van het bepaalde in dit Reglement en de bijbehorende Bijlagen.

• 25.3.

  Wanneer meerdere Verwerkingsverantwoordelijken of Verwerkers bij dezelfde Verwerking betrokken zijn, en verantwoordelijk zijn voor schade die door die Verwerking is veroorzaakt, wordt elke Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker voor de gehele schade aansprakelijk gehouden teneinde te garanderen dat de Betrokkene daadwerkelijk wordt vergoed.

• 25.4.

  Een Verwerker is slechts aansprakelijk voor de schade die door Verwerking is veroorzaakt wanneer bij de Verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot Verwerkers gerichte verplichtingen van de AVG of buiten dan wel in strijd met de rechtmatige instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke is gehandeld.

• 25.5.

  Onverminderd het gestelde in lid 4 kan iedere Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker die de volledige vergoeding heeft betaald vervolgens bij de andere Verwerkingsverantwoordelijken of Verwerkers die bij dezelfde Verwerking betrokken zijn, het deel van de schadevergoeding verhalen dat overeenkomt met hun deel van de aansprakelijkheid voor de schade. Een Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker kan door andere Verwerkingsverantwoordelijken of Verwerkers worden vrijgesteld van onderlinge betaling van schadevergoeding indien hij bewijst dat hij op geen enkele wijze verantwoordelijk is voor het schadeveroorzakende feit.

Artikel 26. Naleving van Reglement

• 26.1.

  Onverminderd de verantwoordelijkheden van de FG’s van de Verwerkingsverantwoordelijken dragen de Manager en de Procesregisseur zorg voor de naleving van de verplichtingen in dit Reglement en zijn zij bevoegd aanwijzingen te geven aan medewerkers in ZVHG omtrent de uitvoering van het bepaalde in dit Reglement.

Artikel 27. Wijzigingen

• 27.1.

  De bepalingen in dit Reglement kunnen door de Partijen in gezamenlijk overleg worden gewijzigd. Wijzigingen in dit Reglement worden door de Stuurgroep besloten. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken welke betrekking hebben op de inhoud van dit Reglement, hebben geen rechtskracht, tenzij deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn bevestigd door de Stuurgroep.

• 27.2.

  Wijziging van het Reglement vergt het opnieuw ondertekenen door Partijen van het gewijzigde Reglement.

• 27.3.

  In geval van wijzigingen, waaronder inbegrepen toetreding van een nieuwe organisatie tot dit Reglement, die door een Partij onaanvaardbaar worden ervaren, kan deze Partij deelname aan ZVHG schriftelijk opzeggen met ingang van het tijdstip waarop het gewijzigde Reglement van kracht wordt. Na opzegging van deelname aan het Convenant en dit Reglement verkrijgt die Partij niet langer toegang tot de Persoonsgegevens die op locatie of in de informatiesystemen van ZVHG worden Verwerkt onder dit Reglement.

Artikel 28. Toetreding

• 28.1.

  Toetreding door andere organisaties tot dit Reglement kan enkel wanneer die Partij is toegetreden tot het Convenant conform Artikel 24 van dat Convenant.

• 28.2.

  Partijen worden vooraf door de secretaris van de Stuurgroep op de hoogte gebracht van de voorgenomen toetreding. Indien de toetredende Partij niet staat benoemd in het Handvat dient voorafgaand aan de uitwisseling van Persoonsgegevens met de toetredende Partij een juridische analyse te worden opgesteld conform het Handvat. De toetredende Partij voert waar nodig de aanbeveling uit die analyse uit, alvorens uitwisseling van Persoonsgegevens in ZVHG met die Partij plaatsvindt.

• 28.3.

  In geval van toetreding tot het Convenant, vindt toetreding tot het Reglement plaats door middel van ondertekening van Bijlage 1 bij dit Reglement door die andere organisatie en de voorzitter van de Stuurgroep.

Artikel 29. Duur, opzegging, beëindiging

• 29.1.

  Dit Reglement treedt in werking - na ondertekening door Partijen - op de dag nadat het door de zetelgemeente is bekendgemaakt. Dit Reglement wordt voor dezelfde duur als het Convenant aangegaan. In geval van verlenging van het Convenant wordt dit Reglement met een gelijkluidende termijn verlengd.

• 29.2.

  De Stuurgroep kan, zonder rechterlijke tussenkomst en met meerderheid van stemmen, na ingebrekestelling, een Partij met onmiddellijke ingang uitsluiten van de samenwerking in ZVHG, indien de afspraken zoals neergelegd in dit Reglement niet door de desbetreffende Partij worden nagekomen.

• 29.3.

  Verplichtingen die naar hun aard zijn bestemd om ook na beëindiging of uitsluiting van het project voort te duren, blijven na beëindigingen van dit Reglement bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer die ter zake van geheimhouding en de beveiliging van Persoonsgegevens.

Artikel 30. Opvolging

• 30.1.

  Dit Reglement vervangt alle eerdere door Partijen gesloten Reglementen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens in ZVHG voor de doelen zoals beschreven in Artikel 3.2 van dit Reglement.

Artikel 31. Evaluatie

• 31.1.

  Partijen zullen dit Reglement twee jaar na inwerking treden evalueren.

Artikel 32. Toepasselijk recht

• 32.1.

  Op dit Reglement is Nederlands recht van toepassing.

Aldus overeengekomen:

Gemeente Eemsdelta

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Groningen

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente het Hogeland

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Midden-Groningen

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Oldambt

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Pekela

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Stadskanaal

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Veendam

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Westerkwartier

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeente Westerwolde

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Cosis

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Dienst Justitiële Inrichtingen Noord Nederland (DJI)

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Groningen (GGD)

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Jeugdbescherming Noord en Veilig Thuis

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Leger des Heils, Jeugdbescherming en Reclassering

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Leger des Heils, Welzijns- en Gezondheidszorg Noord

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Lentis

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Nationale Politie, Regionale Eenheid Noord-Nederland

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Openbare Ministerie, arrondissement Noord-Nederland (OM)

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Raad voor de Kinderbescherming

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Reclassering Nederland, regio Midden-Noord

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Verslavingszorg Noord-Nederland (VNN) en reclassering VNN

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats:

Wender

in dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: [naam en functie]

Datum en plaats: