| Organisatie | Achtkarspelen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Achtkarspelen 2021 |
| Citeertitel | Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Achtkarspelen 2021 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Achtkarspelen 2019.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-12-2021 | nieuwe regeling | 25-11-2021 |
De raad van de gemeente Achtkarspelen;
Gelezen het voorstel van het presidium van 14 oktober 2021;
Gelet op het bepaalde in artikelen 84, 86, 108 en 147 en 149 van de Gemeentewet;
Gezien de ‘Handreiking burgemeesters: Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid' van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties’, uitgave december 2020;
de Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Achtkarspelen 2021
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, tweede lid, en 10 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde in het gesprek wordt verstrekt.
De betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden alleen gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en van de door dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van informanten, waarbij artikel 7 lid 3 van deze verordening in acht wordt genomen. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.
Artikel 7 Voorbereiding gesprek
In samenspraak met de burgemeester kan in de voorbereiding door leden van de commissie worden gesproken met een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van openbare orde en veiligheid, de gemeentesecretaris en de griffier of een samenwerkingspartner van een andere gemeente of gemeenschappelijke regeling. Van ieder gesprek worden de conclusies vastgelegd, die als inbreng dienen bij het klankbordgesprek.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de raad van de gemeente Achtkarspelen van 25 november 2021.
De griffier,
mr. G.J. Andringa
De voorzitter,
mr. O.F. Brouwer
De term ‘klankbord’ past bij een cultuur van gezamenlijke reflectie op het functioneren van het gemeentebestuur en in het bijzonder de rol van de burgemeester daarin. De gemeenteraad beoordeelt het functioneren van de burgemeester niet in de rol van werkgever, maar als bestuurlijk partner van de burgemeester, die afspraken maakt met de burgemeester over het wederzijds functioneren en over mogelijkheden om de samenwerking te optimaliseren. Daarom is de term ‘klankbordgesprek’ hier het meest gepast.
Artikel 2. Algemene bepalingen.
Klankbordgesprekken zijn niet vrijblijvend. Deelnemers verbinden zich aan de terugkerende feedback en aan de afspraken die hieruit voortvloeien. Deze verordening biedt een gestructureerde basis om signalen ‘luid en duidelijk’ met elkaar te delen. Om een cultuur van reflectie te laten ontstaan is structuur en regelmaat belangrijk. Daarom vindt jaarlijks een formeel klankbordgesprek plaats. Op deze wijze kunnen gemeenteraad
en burgemeester routine en regelmaat laten ontstaan in het reflecteren op hun samenwerking.
Daarnaast vormen een aantal specifieke momenten aanleiding tot het voeren van klankbordgesprekken, namelijk:
Eerste jaar, 1e fase: Benoeming
Na circa honderd dagen hebben gemeenteraad en burgemeester de eerste ervaringen met elkaar opgedaan en kunnen zij die ervaringen vergelijken met de wederzijdse verwachtingen. Dit is een goed moment voor een eerste gesprek. Het zogenoemde 100-dagengesprek is op te vatten als een klankbordgesprek maar dan wel met specifieke accenten. Het 100-dagengesprek staat namelijk vooral in het teken van onderwerpen die zich alleen bij de start van een nieuwe burgemeester aandienen, zoals huisvesting, indrukken uit de wederzijdse kennismaking en het eventueel verduidelijken van aspecten uit de profielschets.
Aan het einde van eerste jaar volgt een gesprek waarbij wordt teruggeblikt op de uitvoering van de eerder gemaakte afspraken en waarbij vooruit wordt gekeken naar het tweede jaar. Punten uit de profielschets kunnen worden verduidelijkt en de burgemeester kan zijn werkwijze en invalshoek uitleggen. Het is verstandig in deze en de volgende gesprekken ook de uitkomsten van het assessment te betrekken.
Tweede jaar: Regulier klankbordgesprek
Het gesprek aangaan met elkaar vindt bij voorkeur jaarlijks plaats. De intensiteit kan wel verschillen (bijvoorbeeld wel of geen 360graden-feedback). Met een regulier klankbordgesprek wordt bedoeld dat dit klankbordgesprek geen speciale, onderscheidende betekenis heeft (zoals het eerste jaar en het laatste jaar wel een bijzondere betekenis hebben in verband met de benoemings- en herbenoemingsprocedure).
In het derde jaar na aantreden van een burgemeester is een klankbordgesprek in de vorm van een zogenaamde ‘midterm review’ op zijn plaats. Gemeenteraad en burgemeester werken dan geruime tijd samen en de burgemeester heeft zich in de gemeente kunnen presenteren en zijn plaats kunnen vinden. Dit is een goed moment om te bezien op welke wijze de burgemeester invulling heeft gegeven aan het profiel en hoe de samenwerking met de gemeenteraad verloopt. Daarnaast kunnen zich in de gemeente de nodige veranderingen hebben voorgedaan, bijvoorbeeld door een veranderde samenstelling van de gemeenteraad of doordat er keuzes zijn gemaakt over de bestuurlijke toekomst van de gemeente.
Vierde jaar: Regulier klankbordgesprek
Bij dit klankbordgesprek gelden dezelfde kanttekeningen als bij het tweede jaar van de benoemingsperiode. In toevoeging hierop geldt nog dat de behoefte aan de wijze van voeren van het klankbordgesprek in het vierde jaar ook afhangt van de uitkomsten van eerdere klankbordgesprekken en dus contextbepaald is.
Vijfde jaar, 3e fase: Richting herbenoeming
In het vijfde jaar zal het gesprek meer dan voorheen gaan over de mogelijk veranderende omgeving en de eisen die dit stelt aan het profiel en de competenties van het gemeentebestuur en de burgemeester. Een gesprek in het vijfde jaar van de benoemingsperiode staat onvermijdelijk in het licht van de herbenoeming. Het risico bestaat dat evalueren van het functioneren dan alleen nog maar in het teken staat van de vraag ‘functioneer ik voldoende of onvoldoende voor herbenoeming’. Deze onderliggende vraag overschaduwt dan een open reflectie op de verschillende kanten van het burgemeesterschap. Hieruit volgen twee aandachtspunten.
Artikel 3. Samenstelling commissie
Ten opzichte van de verordening van 2019 is de commissie in leden sterk teruggebracht. Ook is afgestapt van het principe dat het alle fractievoorzitters zijn. Ten eerste is de keuze voor fractievoorzitters een politieke en niet gebaseerd op de persoonlijke kwaliteiten, ten tweede levert dit een veel te grote groep op die de kwaliteit en diepgang van het gesprek niet ten goede komen.
Er is om deze reden gekozen voor een viertal leden, bij voorkeur van een ‘stevig statuur’ en waarvan minimaal één bij voorkeur ook lid was van de vertrouwenscommissie.
Deze keuze is gebaseerd op de adviezen in de handreiking van het ministerie:
Een klankbordgesprek is een gesprek tussen de burgemeester en de gemeenteraad. In de praktijk betekent dat een gesprek tussen de burgemeester en een afvaardiging van de gemeenteraad. Wie en hoeveel raadsleden worden afgevaardigd ligt nergens vast. Er zijn dan ook verschillende invullingen, zowel in aantal als in persoon (variërend van alle fractievoorzitters tot ‘enkele’ raadsleden die ervaring hebben met het voeren van dergelijke gesprekken). Bij voorkeur zijn een of enkele leden van de vertrouwenscommissie bij benoeming ook betrokken bij de klankbordgesprekken. Op die manier is niet alleen de burgemeester zelf degene die vanaf het begin betrokken is. Het is ook raadzaam het aantal deelnemers niet overbodig groot te maken. Dit vergroot de kans dat er een echt gesprek ontstaat en bovendien krijgt iedere deelnemer zo een kans deel te nemen aan het gesprek. Een te grote delegatie vanuit de gemeenteraad heeft als risico dat het een eenzijdig vraaggesprek wordt, terwijl het gesprek als doel heeft om op basis van gelijkwaardigheid feedback te geven en te ontvangen en mogelijke verbeteringen te bespreken. Een afvaardiging van drie tot vijf leden ligt voor de hand. Uiteraard moet de feedback wel voldoende recht doen aan de opvattingen die binnen de gemeenteraad leven over het functioneren van de burgemeester. Dit betekent dat de afvaardiging van de gemeenteraad in haar proces goed nadenkt over de wijze waarop de gemeenteraad input kan aandragen voor het klankbordgesprek.
Een evenwichtige afspiegeling van de gemeenteraad is belangrijk. Dit betekent niet dat alle fracties vertegenwoordigd dienen te zijn. Het beoordelen van het wederzijds functioneren is immers geen politiek of beleidsinhoudelijk doel. Een evenredige vertegenwoordiging van oppositiepartijen en coalitiepartijen of een afvaardiging uit alle partijen kan de suggestie wekken dat de politieke overtuiging er wel toe doet.
Bij de samenstelling van de afvaardiging van de gemeenteraad voor het klankbordgesprek is het belangrijk vooral leden te vinden die elkaar qua competenties goed aanvullen. Een diverse en evenwichtige samenstelling is daarom belangrijk. Daarnaast is het goed ervoor te zorgen dat de mensen die het klankbordgesprek voeren voldoende ‘status en statuur’ hebben. Dit helpt om te voorkomen dat het bijvoorbeeld een eenzijdig ‘gesprek’ wordt van de burgemeester in de richting van raadsleden, of dat er onvoldoende diepgang in het gesprek zit. Het succes van de gesprekken wordt zowel bepaald door de organisatie als door de deelnemers aan het gesprek. Zorg daarom dat de commissie zo is samengesteld dat de raadsleden het gezamenlijk in zich hebben om zuiver, integer en duidelijk feedback te geven op de verschillende aspecten van het functioneren van de burgemeester.
Artikel 4 en 5 Voorzitterschap van de commissie en de procedure en tijdschema
Deze bepalingen zijn opgenomen om duidelijkheid te verschaffen.
Voor de geheimhouding rond het houden van klankbordgesprekken dient te worden verwezen naar artikel 84 en met name artikel 86 van de Gemeentewet. Dat wil zeggen dat de commissie bij elk gesprek geheimhouding dient op te leggen. Het gebruik maken van deze algemene geheimhoudingsregeling betekent ook dat de andere raadsleden (en fractievertegenwoordigers) die niet aan het klankbordgesprek hebben deelgenomen, ook het verslag mogen lezen, want ook die raadsleden zijn aan de algemene
geheimhoudingsbepalingen van de Gemeentewet gehouden. Zie ook artikel 9 van de verordening over het ter inzage leggen van het verslag.
Artikel 7. Voorbereiding gesprek.
Voor het houden van de klankbordgesprekken zijn globaal de volgende stappen nodig:
Het inrichten klankbordgesprekken duurt ongeveer zes weken. De eerste drie worden gebruikt om bij de raad en de burgemeester agendapunten op te halen. In week vier wordt de agenda een de deelnemers verzonden, twee weken voor het gesprek. De planning van het begin tot en met de afronding duurt ongeveer negen weken.
Een ruime termijn voor uitnodiging – uiterlijk twee weken – ligt voor de hand, omdat deze termijn voldoende ruimte geeft voor de betrokkenen om het klankbordgesprek voor te bereiden.
De commissie kan zich voorafgaand aan het gesprek laten informeren door informanten, zoals genoemd in artikel 7.3.
De commissie doet dit in overleg met de burgemeester, voorafgaand aan de agendavorming voor het gesprek. De achterliggende gedachte hierbij is dat deze personen signalen kunnen geven die voor de commissie bruikbaar zijn voor het gesprek dat zij heeft met de burgemeester, vooral daar waar het gaat om de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft. Ook de burgemeester kan bij de commissie namen aandragen van personen die een beeld kunnen geven van zijn functioneren. Hiertoe bepaalt de commissie tijdig, voor het opstellen van de agenda, in samenspraak met de burgemeester, welke informanten geraadpleegd zullen worden. De betrokken informanten vallen eveneens onder de geheimhouding. De commissieleden leggen zelf de conclusies vast uit de gesprekken.
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, en/of puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken. Het ondertekenen van het verslag vindt plaats door de burgemeester en de commissievoorzitter (nadat de overige leden kennis van de inhoud hebben genomen). Als er al sprake is van een minderheidsstandpunt, verdient het de voorkeur dit vast te leggen in het verslag. Op deze wijze wordt recht gedaan aan de inhoud van het gesprek en kunnen deelnemers later geen afstand meer nemen van de gemaakte afspraken of gedane toezeggingen.
Artikel 10. Archivering stukken
Archivering gebeurt door de griffier conform de eisen die de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 hieraan stellen. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag, dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.