Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
fractie: fractie zoals bedoeld in artikel 15 van het Reglement van Orde voor de Politieke Avond van de gemeente Arnhem 2018
- 2.
stichting: een rechtspersoon als bedoeld in Titel 6 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, opgericht ter ondersteuning van de fractie . Deze stichting dient in ieder geval ten doel te hebben het ondersteunen van de fractie om de kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken en voor de invulling van de volksvertegenwoordigende rol door de fractie.
- 3.
financiële bijdrage: de subsidie waarop een stichting ten behoeve van de fractieondersteuning jaarlijks aanspraak kan maken ingevolge artikel 5 van deze verordening.
- 4.
fractieondersteuning: ondersteuning ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden van de fractie in de gemeenteraad
Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand
Artikel 2 Informatie en advies
- 1.
Een raadslid of een raadsgroepering wendt zich rechtstreeks tot de ambtenaren die belast zijn met de advisering over of de uitvoering van het betreffende onderwerp met een verzoek om:
- a.
feitelijke informatie van geringe omvang;
- b.
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
- 2.
Indien de betrokken ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris beslist of de gevraagde informatie wordt gegeven.
Artikel 3 Ambtelijke bijstand
- 1.
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
- 2.
De bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. De gemeentesecretaris verleent de gevraagde medewerking, tenzij:
- a.
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op werkzaamheden van de raad of de bijstand redelijkerwijs niet kan worden verleend, of;
- b.
dit het belang van de gemeente kan schaden.
- 3.
Indien de medewerking, als bedoeld in het tweede lid, wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend
- 4.
De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.
- 5.
Indien een lid van het college informatie wenst over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wendt hij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
Artikel 4 Geschillenregeling
- 1.
Indien de medewerking als bedoeld in artikel 2, lid 2, door de gemeentesecretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester.
- 2.
Indien een raadslid niet tevreden is over de door de ambtenaar verleende bijstand, doet de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris. Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester.
- 3.
De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk omtrent de zaken als bedoeld in het eerste en tweede lid.
Paragraaf 2: Fractieondersteuning
Artikel 5 Financiële bijdragen
- 1.
De stichtingen ontvangen jaarlijks van gemeentewege een financiële bijdrage voor de fractieondersteuning, vast te stellen door de gemeenteraad.
- 2.
De in het eerste lid bedoelde bijdrage bestaat uit:
- a.
een vast bedrag ad € 11.000, - ten behoeve van elke fractie;
- b.
een bedrag van € 2.000, - voor iedere raadszetel die een fractie boven het aantal van één heeft;
- 3.
De maximale bijdrage bedraagt € 23.000, -
- 4.
De bijdrage wordt berekend naar het aantal leden dat elke fractie in de raad in het betreffende kalenderjaar telt, niet vervulde plaatsen daarbij inbegrepen.
- 5.
Indien een stichting niet voldoet aan de in artikel 10, lid 1, verplichte verantwoording en verslaglegging over het vorige jaar, kan de raad besluiten een voorschot geheel of gedeeltelijk niet te verstrekken, dan wel geheel of gedeeltelijk terug te vorderen.
- 6.
De raad kan de in het tweede en derde lid vermelde bedragen per 1 januari van elk kalenderjaar indexeren.
- 7.
Bij afsplitsing van één of meerdere leden van een fractie worden de hieruit voortvloeiende meeruitgaven voor 50% ten laste gebracht van de bestemmingsreserve Fractieondersteuning en voor 25% ten laste van zowel de afgesplitste als de oorspronkelijke fractie. Indien een afsplitsing tot stand komt in de loop van een kalenderjaar, dan wordt de bijdrage verminderd naar rato van het aantal maanden dat verstreken is in dat jaar. Als datum van ingang geldt de eerste dag van de maand na de maand waarin het besluit tot afsplitsen in werking is getreden.
- 8.
Indien meerdere fracties als één fractie gaan optreden, wordt, nadat de voorzitter van de raad ter zake op de hoogte is gebracht, de financiële bijdrage met ingang van het volgende kalenderjaar aangepast.
- 9.
Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële bijdrage die de stichting ontvangt.
Artikel 6 Bestedingsdoeleinden
- 1.
Stichtingen besteden de bijdrage om de kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken en voor de invulling van de volksvertegenwoordigende rol door de fractie.
- 2.
De bijdrage mag onder meer worden gebruikt ter bekostiging van:
- a.
- b.
Opzetten en onderhouden van een deel van de website;
- c.
Fractie-excursies en werkbezoeken;
- d.
Ontvangst van andere volksvertegenwoordigers;
- e.
- f.
Financiële en facilitaire ondersteuning bij uitwerken van initiatieven volksvertegenwoordigende rol;
- g.
Fractievergaderingen op locatie;
- h.
Opleidingen, cursussen en seminars die tot doel hebben de kwaliteit van het fractiewerk en het functioneren van de fractie als geheel te verhogen;
- i.
Informatieverstrekking door de fractie (bijvoorbeeld een fractienieuwsbrief);
- j.
Organiseren van bijeenkomsten (zaalhuur, organisatie, publiciteit);
- k.
Inhuren van (externe) adviseurs.
- 3.
De bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:
- a.
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
- b.
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
- c.
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de raads- en commissieleden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
- d.
uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten;
- e.
(her)verkiezing van raadsleden dan wel partijbelangen;
- f.
- g.
- h.
- i.
Individuele/persoonlijke onkosten van een raadslid;
- j.
Presentjes, bloemen, kaarten ten behoeve van relaties.
Artikel 7 Verstrekking voorschotten
- 1.
De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt op een op naam van de stichting gestelde bankrekening.
- 2.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de maand, volgende op de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwgekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel 8 Reservering
- 1.
De stichting kan een deel van de bijdrage als bedoeld in artikel 5 over een jaar reserveren voor besteding in een volgend jaar. Hiervan wordt in het verslag als bedoeld in artikel 10 melding gemaakt.
- 2.
Bijdragen die op de datum van de raadsverkiezingen nog niet zijn besteed worden binnen drie maanden na deze datum door de stichting aan de gemeente terugbetaald.
- 3.
Bij afsplitsing van één of meerdere leden van een fractie blijven de nog niet bestede gelden bij de oorspronkelijke stichting van de fractie.
Artikel 9 Herziening vergoedingen
Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage:
- a.
bij vermindering van het zeteltal: ingaande de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwgekozen raad plaatsvindt;
- b.
bij vermeerdering van het zeteltal: ingaande de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwgekozen raad plaatsvindt.
Artikel 10 Rekening en verantwoording
1. Binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar legt elke stichting aan de raad rekening en verantwoording af over de besteding van de in artikel 5 bedoelde bijdrage, onder overlegging van een financieel verslag.
2. Het verslag vermeldt in elk geval:
a. het bedrag dat in het voorafgaande kalenderjaar aan vergoeding is ontvangen;
b. het bedrag van de uitgaven ten laste van de bijdrage over het voorafgaande kalenderjaar;
c. ten behoeve van welke uitgaven de vergoeding is besteed en;
d. het saldo van de inkomsten en uitgaven per 1 januari van het voorafgaande kalenderjaar.
3. Bij het verslag wordt gevoegd:
a. een verklaring van de stichting over de juistheid van de overgelegde gegevens. Deze verklaring wordt medeondertekend door de fractievoorzitter en zo mogelijk een fractielid, en;
b. afschriften van facturen en betalingsbewijzen.
4. De raad stelt na controle van het financieel verslag de hoogte vast van:
a. de financiële bijdrage;
b. de wijziging van de reserve, en
c. de resterende reserve.
5. De stukken bedoeld in lid 2 en 3 worden door de raad openbaar ter inzage gelegd.
6. In afwijking van het eerste lid wordt door de stichtingen waaraan fracties gelieerd zijn die na verkiezingen of tussentijds als zodanig ophouden te bestaan rekening en verantwoording afgelegd binnen 3 maanden na de verkiezingsdatum respectievelijk de datum van beëindiging van de activiteiten.
Paragraaf 3 Slotbepalingen
Artikel 11 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 september 2023.
Artikel 12 Overgangsrecht
De verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 zoals deze luidde op de dag voor 24 maart 2022 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.
Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 24 november 2021