| Organisatie | Samenwerking De Bevelanden |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid 2022 |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2022 | Inkoopbeleid 2022 | 20-09-2021 |
Besluit van het Dagelijks Bestuur van Gemeenschappelijke Regeling de Bevelanden tot vaststelling van beleidsregels voor de uitvoering van de artikelen 1 tot en met 6.4 van het Inkoopbeleid van Gemeenschappelijke Regeling de Bevelanden.
Het Dagelijks Bestuur van Gemeenschappelijke Regeling de Bevelanden;
gelezen het voorstel van Dagelijks Bestuur van 20 september 2021;
het gewenst is om een beleidsregel[s] vast te stellen omtrent
de uitleg van de volgende wettelijke voorschriften inkoop- en aanbesteding,
omdat het inzicht geeft over de inkoop en aanbestedingregels die we binnen de GR hanteren.
gelet op de artikelen 4:81, eerste lid, 4:83 en 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht;
b e s l u i t vast te stellen de volgende beleidsregels:
Inkoopbeleid van Gemeenschappelijke Regeling de Bevelanden 2022
Het inkoopbeleid 2018-2021 wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop deze beleidsregels in werking treden.
Inwerkingtreding en citeertitel
1. Deze beleidsregels treden in werking op 1 januari 2022
2. Deze beleidsregels worden aangehaald als: Inkoopbeleid van Gemeenschappelijke Regeling de Bevelanden 2022
Gemeenschappelijke Regeling de Bevelanden (hierna: GR De Bevelanden) spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en Aanbestedingspraktijk. Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid treedt in werking per 1 januari 2022.
In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop binnen GR de Bevelanden plaatsvindt. GR de Bevelanden leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient GR de Bevelanden continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De doelstellingen van GR de Bevelanden zijn hierbij leidend.
Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van GR de Bevelanden.
Daarnaast gaat GR de Bevelanden bij het inkopen van leveringen of diensten uit van de volgende uitgangspunten:
In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Een aanvraag van GR de Bevelanden voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de vigerende nationale Aanbestedingswet en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een Offerteaanvraag.
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van GR de Bevelanden.
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
GR De BevelandenDe gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden d.d. 21 mei 2013, in werking getreden op 20 november 2013, gevestigd te Goes.
De vigerende Gids Proportionaliteit.
(Rechts)handelingen van GR de Bevelanden gericht op de verwerving van leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde leveringen of diensten tot gevolg hebben.
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ waarvan de hoofdvestiging zich bevindt in volgorde van prioriteit: 1) Binnen de in GR de Bevelanden deelnemende gemeenten; 2) Binnen de provincie Zeeland.
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van GR de Bevelanden voor te verrichten prestaties.
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
2. Gemeenschappelijke doelstellingen
GR de Bevelanden wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
Rechtmatig en doelmatig Inkopenzodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoordewijzewordenaangewenden besteed.GR de Bevelanden leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt GR de Bevelanden efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de uitgaven van GR de Bevelanden staan centraal. GR de Bevelanden houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot haar opdrachten.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen GR de Bevelanden en de Contractant. GR de Bevelanden spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Bij het inkopen van leveringen en diensten kan GR de Bevelanden ook interne en andere (externe) gemeenschappelijke en maatschappelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
GR de Bevelanden heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. GR de Bevelanden wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie- niveau van GR de Bevelanden. Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van GR de Bevelanden en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeenschappelijke doelstellingen.
GR de Bevelanden stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop. Zowel GR de Bevelanden als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. GR de Bevelanden verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan GR de Bevelandenhiertoe digitaal inkopen en aanbesteden. GR de Bevelanden maakt gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor al haar inkopen en aanbestedingen.
Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van GR de Bevelanden. Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
3. Juridische uitgangspunten 3.1 Algemeen juridisch kader
GR de Bevelanden leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door GR de Bevelanden restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
dit wettelijke kader implementeert de Europese Aanbestedingsrichtlijnen:
2014/23/EU voor concessieovereenkomsten,
2014/24/EU voor klassieke overheidsopdrachten,
2014/25/EU voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en
energievoorziening, vervoer en postdiensten,
Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven
en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen et cetera van de Europese Commissie.
GR De Bevelanden streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. GR De Bevelanden past bij de betreffende Inkoop, in geval van toepassing, in ieder geval toe:
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop
a Algemene beginselen van het aanbestedingsrechtGR De Bevelanden neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit (evenredigheid): De keuze van de procedure, gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. GR de Bevelanden past het beginsel van proportionaliteit toe bij de keuze van de procedure, de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
b Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
GR de Bevelanden neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past GR de Bevelanden de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal GR de Bevelanden een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal GR de Bevelanden op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals TenderNed.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling of budgethouderschapsregeling van GR de Bevelanden. GR de Bevelanden wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijkingen van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het dagelijks bestuur van GR De Bevelanden en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Afwijkingsvoorstellen dienen te zijn voorzien van een advies van de inkoop- en/of juridisch adviseur.
Gestimuleerd wordt dat GR De Bevelanden en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan GR de Bevelanden opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze GR de Bevelanden de klacht vervolgens zal behandelen.
4. Ethische en ideële uitgangspunten 4.1 Integriteit
Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld (schijn van)
belangenverstrengeling wordt voorkomen.
GR de Bevelanden wil alleen zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat GR de Bevelanden de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). GR de Bevelanden stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Diensten en Leveringen.
GR de Bevelanden heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft GR de Bevelanden als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. GR de Bevelanden vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
• GR de Bevelanden analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.
• Bij de product- en marktanalyse kan GR de Bevelanden inventariseren welke
Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden
• GR de Bevelanden promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of
tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken
naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.
• In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en
gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.
• GR de Bevelanden stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de
• GR de Bevelanden kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.).
• GR de Bevelanden monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-
• GR de Bevelanden deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVI-Zelfevaluatietool.
Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI
GR de Bevelanden onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden.
GR de Bevelanden wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen GR de Bevelanden (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.
Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van
hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt
teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt
ondersteund. GR de Bevelanden streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.
Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en
(her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar
een circulaire economie te bevorderen. GR de Bevelanden kan bij Inkopen en
aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.
• Internationale Sociale Voorwaarden
De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele
arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat
leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en
mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie
van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten
Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe
kan GR de Bevelanden bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan GR de Bevelanden de ISV opnemen als uitvoeringseisen.
b GR de Bevelanden wil dat Inkopen ook een social return opleveren.
Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere
opdracht iets terugdoen voor GR de Bevelanden, op maatschappelijk of sociaal vlak. GR de Bevelanden wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en
wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke
Dienst en eventueel Levering. GR de Bevelanden kan social return inzetten voor:
• Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de
• Het stimuleren van sociaal ondernemen.
• Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding,
c Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN.
Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt GR de Bevelanden bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).
GR de Bevelanden kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. GR de Bevelanden zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.
Ook kan innovatiegericht Inkopen bestaan uit het toepassen van innovatieve contractsvormen of innovatieve inkoopprocedures zoals innovatiepartnerschap.
5. Economische uitgangspunten 5.1 Product- en marktanalyse
GR de Bevelanden acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. GR de Bevelanden kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
GR de Bevelanden acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.GR de Bevelanden streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. GR de Bevelanden moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
GR de Bevelanden kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van GR de Bevelanden door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. GR de Bevelanden kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
GR de Bevelanden heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en GR de Bevelanden moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Lokaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.
GR de Bevelanden heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. GR de Bevelanden houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit kan GR de Bevelanden doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
Bij Inkopen kan GR de Bevelanden opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
GR de Bevelanden hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
GR de Bevelanden zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan GR de Bevelanden ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
*overweging om in plaats van meervoudig onderhandse procedure, nationaal openbaar aan te besteden.
Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hierboven genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat.
Bij de keuze van de procedure dienen deze onderdelen derhalve gemotiveerd te worden en afgestemd te worden met de inkoopadviseur.
De overweging wordt meegegeven om ook bij opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden, toch meervoudig onderhands aan te besteden. Dit in het kader van proportionaliteit, roulatie van Ondernemers, de economische situatie en in het kader van de Aanbestedingswet dient hierbij de keuze van de aanbestedingsprocedure en keuze Ondernemer gemotiveerd te worden.
Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. GR de Bevelanden kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier / markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden.
De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (maximaal 4 jaar) te worden afgesloten.
Voor Inkoop onder een bedrag van € 5.000,- behoeft er geen gereguleerde inkoopprocedure doorlopen te worden. In deze gevallen wordt er volstaan met een bestelbon of factuur.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
GR de Bevelandenvraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
GR de Bevelanden vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
Onder de (Europese) drempelbedragen zal GR de Bevelanden nationaal aanbesteden. GR de Bevelanden zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal GR de Bevelanden in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
5.6 Sociale en andere specifieke diensten
Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven 750.000 euro verplicht worden (voor)aangekondigd. Met de CPV-zoektool van PIANOo kunt u zien of een bepaalde dienst onder het nieuwe regime voor sociale en specifieke diensten valt of niet.
5.7 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. GR de Bevelanden wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
GR de Bevelanden bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert GR de Bevelanden een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). GR de Bevelanden wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangspunten 6.1 Inkoopproces
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
Ter uitvoering van door GR de Bevelanden vastgestelde regelgeving met betrekking tot Inkoop en onder verantwoordelijkheid van het bestuur van GR de Bevelanden, begeleiden medewerkers van de Stichting Inkoopbureau West-Brabant inkoopprocedures en aanbestedingen.
Het is niet toegestaan om gebruik te maken van deskundigheid van externe Ondernemers op het gebied van inkopen en aanbesteden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur van GR de Bevelanden. Het is wel toegestaan om externe Ondernemers in te schakelen conform de aanbestedingsregels om te ondersteunen en begeleiden bij het opstellen van het inhoudelijke Programma van Eisen of bestekken, niet zijnde het inkooptechnische gedeelte van de Aanbestedingsdocumenten.
De inzet van de inkoopadviseur is niet geheel vrijblijvend. Men is in ieder geval verplicht de inkoopadviseur in te schakelen indien de opdrachtwaarde € 100.000,- of meer bedraagt.
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor inkoop en de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
6.4 Evalueren Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Het Inkoop - en aanbestedingsbeleid wordt tenminste eenmaal per 4 jaar geëvalueerd.
Het bijbehorende Handboek Inkoop kan door gemeenschappelijke of landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie zo nodig (per direct) aangepast worden.