Organisatie | Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Regeling persoonsdossiers |
Citeertitel | Regeling persoonsdossiers Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-01-2013 | nieuwe regeling | 01-01-2013 Publicatieblad VRMWB 2013.02 |
Artikel 2 De doelstelling van de registratie
De doelstelling van de registratie is het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de rechtspositieregelingen die de VMWB voor haar medewerkers heeft vastgesteld en in dat kader nader geldende wettelijke verplichtingen.
Artikel 3 Categorieën van personen opgenomen in de registratie
De registratie bevat uitsluitend gegevens van medewerkers die door of vanwege de VMBW zijn aangesteld.
Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
De registratie bevat geen andere gegevens dan vermeld in de bij deze regeling behorende bijlage “Dossierindeling persoonsdossier”.
De persoonsgegevens worden verkregen door toedoen van of met medeweten van de geregistreerde.
De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt een onderdeel van deze regeling.
Artikel 5 Verantwoordelijke en beheerders
Het Bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Als zodanig ziet het Bestuur tevens toe op de werking van deze registratie overeenkomstig deze regeling.
De medewerkers van de afdeling P&O zijn beheerders van de registratie en belast met de dagelijkse zorg.
Artikel 6 Aanleggen van een dossier
Het aanleggen van een dossier gebeurt uitsluitend in opdracht van de beheerders en de door deze aangewezen medewerkers, een en ander met inachtneming van de door de beheerders vastgestelde voorschriften.
De in een dossier opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.
Artikel 7 Toegang tot de registratie
De beheerders hebben binnen het kader van de opgedragen werkzaamheden toegang tot de registratie; De leidinggevende heeft in het kader van zijn leidinggevende taken op afspraak en onder toezicht van een medewerker van de afdeling P&O toegang tot de persoonsdossiers van zijn medewerkers.
In alle overige gevallen beslist het Bestuur over toegang tot de registratie.
Artikel 8 Verstrekken van gegevens aan derden
Uit een dossier worden slechts gegevens verstrekt aan derden indien:
De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden.
Het telefonisch verstrekken van persoonsgegevens over geregistreerden is niet toegestaan.
Artikel 9 Bewaring en vernietiging
Bewaring en vernietiging van persoonsgegevens geschieden in overeenstemming met hetgeen hierover in de bijlage is opgenomen.
Artikel 10 Recht op inzage en afschrift
De geregistreerde of zijn gemachtigde krijgt desgevraagd inzage in zijn dossier. Deze inzage geschiedt op afspraak en onder toezicht van een medewerker van de afdeling P&O. Daarbij wordt hem desgewenst een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld.
Indien inzage of afschrift geweigerd wordt, dan wordt dit desgevraagd schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld. Het weigeren geschiedt op basis van de bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens.
De beheerders eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift.
De geregistreerde of zijn gemachtigde heeft het recht de beheerders om verbetering, aanvulling of verwijdering te vragen van de gegevens die over hem in zijn dossier zijn opgenomen, indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van deze regeling niet ter zake doende zijn, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen of niet verwijderd.
Het verzoek tot correctie, aanvulling of verwijdering wordt schriftelijk ingediend bij de beheerders van de registratie.
De beslissing van de beheerders op het verzoek wordt binnen 8 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld.
De verzoeker ontvangt een afschrift van de gecorrigeerde, aangevulde of verwijderde gegevens.
Een afwijzende beslissing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld Op voornoemde besluiten zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing, onverminderd het bepaalde in hoofdstuk 8 van de WBP.
Artikel 12 Organisatie en beveiliging
De dossiers worden, onder toezicht van de beheerders, beheerd door de beheerders. Zij zijn verantwoordelijk voor een adequate opname, verstrekking en verwijdering van persoonsgegevens in de door hen beheerde dossiers, in overeenstemming met het gestelde in of bij deze regeling.
De beheerders dragen zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
Artikel 13 Bijzondere gevallen
In gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het Bestuur.
Bijlage 1 Dossierindeling persoonsdossiers
Overzicht indeling persoonsdossiers
Medewerkers met hebben één persoonsdossier, ook indien zij meerdere dienstverbanden hebben bij de VR.
2 jaar maximaal bewaren: documenten uitsluitend ter informatie van bestuur en administratie (Archiefwet)
7 jaar maximaal bewaren: overige bescheiden, o.m. met financiële consequenties (Archiefwet)
Tot eind dienstverband: loonbelastingverklaring, kopie identiteitsbewijs en documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet en Belastingwetgeving)
Na dienstverband (einde dienstverband, pensionering/bereiken 65-jarige leeftijd of overlijden)
2 jaar bewaren: in principe moeten gegevens uit het personeelsdossier na 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd worden verwijderd (Wet Bescherming Persoonsgegevens). Is de bewaartermijn tijdens het dienstverband verstreken, dan is directe verwijdering noodzakelijk.
Uitzonderingen wat betreft de bewaartermijn na dienstverband:
5 jaar bewaren: loonbelastingverklaring en kopie identiteitsbewijs (Belastingwetgeving)
7 jaar bewaren: fiscaal relevante gegevens (Belastingwetgeving)
10 jaar bewaren: documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet)
40 jaar bewaren: dossiers van personeel dat heeft gewerkt of in aanraking is geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen alsmede de informatie over deze stoffen (Archiefwet)
De persoonsdossiers worden ingedeeld in onderstaande hoofdstukken, weergegeven met bewaartermijnen.
2. Arbeidsvoorwaarden en salarisafspraken
10 jaar na einde dv, pensionering/ bereiken 65-jarige leeftijd of overlijden | |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. fiscaal relevant: 7 jaar na dv. | |