Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Sittard-Geleen

Uitvoeringsvoorschrift subsidies gemeente sittard-Geleen

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Sittard-Geleen
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Uitvoeringsvoorschrift subsidies gemeente sittard-Geleen
Citeertitel	Uitvoeringsvoorschrift subsidies gemeente Sittard-Geleen
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp	subsidies

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

incl. toelichting

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

art 160 Gemeentewet
art 3 Algemene subsidieverordening Sittard-Geleen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
26-02-2009		22-09-2015	nieuwe regelgeving	17-02-2009 trompetter, 25-02-2009	Onbekend

Tekst van de regeling

Intitulé

Uitvoeringsvoorschrift subsidies

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sittard-Geleen;

Gelet op artikel 160 Gemeentewet, artikel 3 van de Algemene subsidieverordening gemeente Sittard-Geleen 2009 en de Algemene wet bestuursrecht;

Overwegende, dat het wenselijk is nadere regels vast te stellen met betrekking tot de uitvoering van de algemene subsidieverordening gemeente Sittard-Geleen

besluit:

vast te stellen de volgende regel:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit voorschrift en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

a.
Bestuur:
Het bestuur dan wel de bestuurder van een instelling;
b.
Deelnemer:
Een natuurlijke persoon ten behoeve van wie een instelling een product of een activiteit aanbiedt;
c.
Incidentele subsidie:
Een subsidie voor de uitvoering of stimulering van bepaalde activiteiten, die een eenmalig of incidenteel karakter hebben.
d.
Inclusief beleid:
Beleid waarbij in alle fases van de beleidscyclus rekening wordt gehouden met de verschillen tussen mensen. Het is met name gericht op het mogelijk maken van deelname aan de samenleving van mensen met en zonder fysieke en/of verstandelijke beperkingen;
e.
Instelling:
Elke organisatie met volledige rechtsbevoegdheid die zich de behartiging van door het gemeentebestuur van Sittard-Geleen erkende belangen van ideële of materiële aard ten doel stelt;
f.
Structurele subsidie:
Een subsidie voor een activiteit met een voortdurend of periodiek karakter.
g.
Subsidieontvanger: een rechtspersoon, een natuurlijke persoon of een groep van natuurlijke personen, waaraan het bestuursorgaan subsidie verstrekt.
h.
Vrijwilligersorganisatie: een met naam en adres genoemd, formeel of informeel georganiseerd verband van verschillende mensen, dat activiteiten organiseert, waarbij de uitvoering van de activiteiten primair door vrijwilligers wordt gedaan.

Artikel 2 Democratisering, anti-discriminatie en emancipatie

1.
Een instelling spant zich in om:
- a.
  deelnemers, vrijwilligers en beroepskrachten in voldoende mate bij het beleid van de instelling en bij de uitvoering daarvan te betrekken;
- b.
  te voorkomen en tegen te gaan dat enige activiteit wordt verricht, die discriminatie oplevert wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, burgerlijke staat, leeftijd, seksuele voorkeur, fysieke of verstandelijke beperking of op welke grond dan ook;
- c.
  de emancipatie van vrouwen, ouderen, homoseksuelen (m/v), gehandicapten en migranten te bevorderen;
- d.
  duurzaamheid, cradle to cradle en fair trade te bevorderen;
- e.
  maatschappelijke stages mogelijk te maken;
- f.
  zich te houden aan het gemeentelijk aanbestedingsbeleid;
- g.
  zich te houden aan de eisen van goed, transparant en verantwoord bestuur en toezicht.
2.
Het college kan verplichtingen opleggen in het subsidiebesluit zoals bedoeld in artikel 14 van de Algemene subsidieverordening gemeente Sittard-Geleen 2009 ten aanzien van de in lid 1 genoemde eisen.

Artikel 3 Hoogte indexering

Indien indexering van een subsidie van toepassing is, gebeurt dat op basis van een door het college bij de uitgangspunten voor de begroting vast te stellen percentages voor loon- en prijsindexering.

Artikel 4 Hoogte reserve

1.
De maximale reserve zoals bedoeld in artikel 11 lid 2 van de Asv Sittard-Geleen 2009, bedraagt in ieder geval niet meer dan 10% van de omzet van de subsidieontvanger in het betreffende rekeningjaar, tenzij daarvan nadrukkelijk en gemotiveerd wordt afgeweken door het college bij de subsidieverstrekking.
2.
Dit artikel is niet van toepassing op vrijwilligersorganisaties die louter een waarderingssubsidie ontvangen.

Artikel 5 Ontheffingen

Het college kan op verzoek ontheffingen verlenen van:

a.
de eisen die aan de subsidieaanvraag worden gesteld;
b.
hetgeen is bepaald met betrekking tot de inrichting van de administratie;
c.
het verbod tot doorgeving of overboeking van subsidiegelden;
d.
de in dit voorschrift opgenomen subsidieverplichtingen;
e.
de eisen welke aan de subsidievaststelling worden gesteld;
f.
de verplichting tot verzekering.

Artikel 6 Bekendmaking vorm

Bij het besluit tot subsidieverlening wordt aangegeven van welke subsidievorm van hoofdstuk 3, dan wel van welke andere subsidievorm, sprake is.

Artikel 7 Kennisgeving en toestemming

1.
De instelling stelt het college onverwijld op de hoogte van:
- a.
  het voornemen tot ontbinden van de rechtspersoon;
- b.
  het voornemen tot het doen van aangifte van zijn faillissement of het aanvragen van surséance van betaling;
- c.
  de verstrekking van subsidie door derden voor de activiteit waarvoor subsidie is verleend door de gemeente Sittard-Geleen;
2.
Het college kan bij beschikking besluiten dat toestemming van het college is vereist bij het verlaten van een gemeentelijk pand, indien dit pand voor de activiteiten wordt gebruikt;
3.
Het college kan bepalen dat toestemming vereist is voor het vaststellen of wijzigen van tarieven voor door de ontvanger in de gewone uitoefening van zijn gesubsidieerde activiteiten te verrichten prestaties;
4.
Het college beslist op verzoeken als bedoeld in dit artikel met inachtneming van artikel 4:71 leden 2 tot en met 4 van de Awb.

HOOFDSTUK 2 AANVULLENDE BEPALINGEN BIJ TITEL 4.2 VAN DE AWB

Artikel 8 Overleg en samenwerking

De instelling neemt, indien naar het oordeel van het college daartoe noodzaak bestaat, deel aan onderling overleg en samenwerking met de gemeente of met door het college aan te wijzen organen en instellingen.

Artikel 9 Meerjarigheid subsidies

1.
Subsidieverlening vindt plaats voor een tijdvak van ten hoogste een boekjaar;
2.
In afwijking van het eerste lid kunnen door het college meerjarige subsidies met een duur van ten hoogste vier jaar worden verleend binnen het door de raad vastgestelde kader van de programmabegroting en binnen het kader van de door de raad vastgestelde beleidsnota’s;
3.
Bij de verlening van een meerjarige subsidie wordt bepaald of indexering van de subsidie conform artikel 3 van toepassing is;
4.
Meerjarige subsidies worden na afloop van het boekjaar door het college vastgesteld;
5.
Het college bepaalt op welke wijze en op welk moment door de ontvanger van een meerjarige subsidie financiële verantwoording afgelegd en tussentijdse rapportages ingediend moeten worden.

Artikel 10 Beslistermijnen

1.
Op een aanvraag om structurele subsidie beslist het college na vaststelling van de gemeentelijke begroting, uiterlijk 31 december voorafgaande aan het subsidiejaar, tenzij anders is bepaald in onderhavig uitvoeringsvoorschrift subsidie;
2.
Op de overige aanvragen om subsidie beslist het college binnen dertien weken na ontvangst van de aanvraag, tenzij hiervan wordt afgeweken in onderhavig uitvoeringsvoorschrift subsidie;
3.
De beslistermijn als in het eerste en tweede lid bedoeld kan verlengd worden met maximaal dertien weken. Van deze verlenging wordt de aanvrager in kennis gesteld binnen de in het eerste en tweede lid genoemde termijn;
4.
Het college kan gemotiveerd besluiten om de termijnen genoemd in de leden 1 tot en met 3 buiten toepassing te laten zijn indien daar zwaarwegende redenen voor zijn.

Artikel 11 Korting bij niet-tijdige levering van gegevens

Indien een instelling niet binnen de door het college bepaalde termijn de gegevens overlegt welke door de gemeente worden verlangd in verband met de verlening of vaststelling van de subsidie, kan het college besluiten op het te verstrekken bedrag van de eerstvolgende subsidie een korting toe te passen van ten hoogste 10%.

Artikel 12 Doorgeving en overboeking van subsidiegelden

Het is de subsidieontvanger niet toegestaan om subsidiegelden, anders dan voor het betalen van geleverde goederen en diensten, door te geven aan of over te boeken naar anderen, tenzij daarvoor uitdrukkelijke toestemming is verleend door het college.

Artikel 13 Vormvoorschriften

Het college kan modellen vaststellen voor de wijze waarop subsidieverlening en –vaststelling moet worden aangevraagd en de wijze van rapportage en verantwoording.

HOOFDSTUK 3 SUBSIDIEVORMEN

Paragraaf 3.1 Waarderingssubsidies

Artikel 14 Waarderingssubsidie

1.
Een waarderingssubsidie is een bijdrage in de kosten van een activiteit, ongeacht de feitelijke kosten daarvan;
2.
Een waarderingssubsidie kan incidenteel of structureel van aard zijn;
3.
Een waarderingssubsidie tot maximaal € 5.000 kan worden verleend aan natuurlijke personen;
4.
Een waarderingssubsidie tot maximaal € 15.000 kan worden verleend aan rechtspersonen;
5.
Het besluit tot verlening van subsidie is tevens de vaststelling;
6.
De subsidieontvanger kan verplicht worden om na afloop van het boekjaar waarvoor de subsidie werd verleend, een inhoudelijk en financieel verslag van de activiteit in te dienen;
7.
Door het college kunnen nadere regels worden gesteld over de inhoudelijke en procedurele invulling van het bepaalde in deze paragraaf.

Artikel 15 Subsidieaanvraag

1.
Een aanvrager die in aanmerking wenst te komen voor een subsidie voor het komende of binnen het lopende boekjaar, legt aan het college voor de vastgestelde datum in ieder geval de volgende bescheiden voor:
- a.
  beschrijving van de aard, omvang en frequentie van de activiteiten, dan wel een activiteitenverslag van het voorafgaande jaar indien het een structurele subsidie betreft
- b.
  een opgave van het aantal deelnemers, indien van toepassing,
- c.
  een opgave van de eventuele contributie van de leden of de bijdrage die van de deelnemers aan activiteiten wordt gevraagd, indien van toepassing;
2.
De in het eerste lid genoemde datum ligt op dertien weken voor de aanvang van de activiteit bij aanvragen binnen het lopende boekjaar. Bij aanvragen voor een volgend kalenderjaar, is de in lid 1 genoemde datum vastgesteld op 1 juli van het jaar voorafgaand aan het kalenderjaar, tenzij daarvan in een bijzondere uitvoeringsregeling is afgeweken;
3.
Naast de in het eerste lid genoemde bescheiden kan het college bepalen dat een aanvrager binnen de door het college gestelde datum overlegt:
- a.
  een begroting;
- b.
  een balans;
4.
Een aanvrager, zijnde een rechtspersoon, die voor de eerste keer in aanmerking wenst te komen voor subsidie, legt bij het schriftelijk gemotiveerd verzoek tevens het volgende over:
- a.
  een exemplaar van de oprichtings- of stichtingsakte waarin de statuten zijn opgenomen en een exemplaar van het huishoudelijk reglement;
- b.
  een opgave van de samenstelling van het bestuur;
- c.
  een uittreksel van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel;
5.
Van het bepaalde in het vierde lid onder a, b of c kan ontheffing worden verleend;
6.
Indien in de in het vierde lid bedoelde gegevens wijzigingen optreden, worden deze bij de eerstvolgende subsidieaanvraag overlegd.

Artikel 16 Beoordeling subsidieaanvraag

Naast hetgeen daaromtrent is bepaald in de artikelen 4:30, 4:31 en 4:32 van de Awb, kan het besluit tot subsidieverstrekking bevatten:

a.
de eisen die worden gesteld aan de hoogte van ten eerste de contributie van leden van de organisatie, ten tweede de bijdragen van deelnemers aan de activiteiten en ten derde de tarieven;
b.
de wijze van betaling van het subsidiebedrag;
c.
andere specifieke verplichtingen die verband houden met de verwezenlijking van het doel van de subsidie;
d.
de wijze waarop de subsidie moet worden verantwoord en de termijn waarbinnen deze verantwoording moet worden ingediend. Deze laatste termijn bedraagt drie maanden na afloop van de gesubsidieerde activiteit of bij subsidie voor een kalenderjaar, voor 1 juli van het daaropvolgende jaar.

Artikel 17 Inrichting administratie

1.
De administratie dient zodanig te zijn ingericht, dat aan de gemeente op elk moment inzicht kan worden geboden in de mate waarin de subsidieontvanger voldoet aan de aan subsidieverstrekking verbonden verplichtingen;
2.
De subsidieontvanger houdt de administratieve gegevens gedurende ten minste vijf jaren na afloop van het boekjaar beschikbaar, tenzij het college hiervoor een langere termijn stelt.

Paragraaf 3.2 Budgetsubsidie

Artikel 18 Budgetsubsidie

1.
Een budgetsubsidie is een subsidie voor activiteiten waarbij de instelling, met inachtneming van het bepaalde bij of krachtens de Asv gemeente Sittard-Geleen 2009, vrij is in de wijze waarop de subsidie wordt aangewend;
2.
De hoogte van een budgetsubsidie wordt bepaald aan de hand van een activiteitenplan, dat bij de subsidieaanvraag wordt overlegd;
3.
Vaststelling van de subsidie vindt plaats naar rato van het behaalde niveau naar aard, omvang en kwaliteit van de activiteiten.

Artikel 19 Subsidieaanvraag

1.
Een instelling die in aanmerking wenst te komen voor een subsidie voor het komende of binnen het lopende boekjaar, legt aan het college voor de vastgestelde datum in ieder geval de volgende bescheiden voor:
- a.
  een beschrijving van de aard, omvang en frequentie van de activiteiten en een opgave van het aantal deelnemers, de doelgroepen waarop de activiteiten worden gericht, het verwachte aantal deelnemers en de locatie(s) waar de activiteiten plaats vinden;
- b.
  een opgave van de contributie van de leden of de bijdrage die van de deelnemers aan activiteiten wordt gevraagd, indien van toepassing;
- c.
  een begroting van baten en lasten voor het tijdvak waarvoor subsidie wordt gevraagd, waarbij alle kosten en opbrengsten aan de activiteiten zijn toegerekend, inclusief de personeelslasten en accommodatielasten;
2.
De in het eerste lid genoemde datum is vastgesteld op 1 juni van het jaar voorafgaand aan het subsidiejaar, tenzij daarvan in een bijzondere uitvoeringsregeling is afgeweken;
3.
Een instelling die voor de eerste keer in aanmerking wenst te komen voor subsidie, legt bij het schriftelijk gemotiveerd verzoek tevens het volgende over:
- a.
  een exemplaar van de oprichtings- of stichtingsakte waarin de statuten zijn opgenomen en een exemplaar van het huishoudelijk reglement;
- b.
  een opgave van de samenstelling van het bestuur;
- c.
  een uittreksel van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel;
- d.
  een beschrijving of een plattegrond van de beschikbare of beoogde accommodatie, indien van toepassing;
- e.
  een verslag van de in het voorgaande boekjaar tot stand gebrachte activiteiten met een beschrijving van de gevolgde werkwijze en van het verkregen resultaat;
- f.
  de jaarrekening over het voorafgaande boekjaar met toelichting en evt. accountantsrapport.
4.
Indien in de in het derde lid onder a, b, c of d bedoelde gegevens wijzigingen optreden, worden deze bij de eerstvolgende subsidieaanvraag overlegd.

Artikel 20 Beoordeling subsidieaanvraag – subsidieverlening

1.
Een subsidieaanvraag wordt getoetst aan de door de raad vastgestelde beleidsplannen en/of programmabegroting, waarin de gemeentelijke beleidsdoelen voor een of meer beleidsvelden worden beschreven voor een aangegeven periode;
2.
Naar aanleiding van de subsidieaanvraag kan overleg plaatsvinden tussen de gemeente en de instelling. De beslissing op de subsidieaanvraag wordt mede aan de hand van de resultaten van dit overleg genomen;
3.
Naast hetgeen daaromtrent is bepaald in de artikelen 4:30, 4:31 en 4:32 van de Awb, bevat het besluit tot subsidieverlening in ieder geval:
- a.
  het activiteitenplan waarvoor subsidie wordt verleend, waarbij is aangegeven welke activiteiten tenminste moeten worden gerealiseerd en, indien van toepassing, tot welke resultaten de activiteiten moeten leiden;
- b.
  de eisen die worden gesteld aan de hoogte van ten eerste de contributie van leden van de organisatie, ten tweede de bijdragen van deelnemers aan de activiteiten, ten derde de tarieven en ten vierde de bijdragen van derden, indien van toepassing;
- c.
  de wijze waarop en de momenten waarop tussentijds en na afloop van de subsidieperiode informatie moet worden verstrekt over de stand van zaken van de uitvoering van het activiteitenplan;
- d.
  de hoogte van het subsidiebedrag;
- e.
  de wijze van betaling van het subsidiebedrag.

Artikel 21 Uitbetaling en bevoorschotting

1.
Het college kan bij het besluit tot subsidieverlening een instelling een voorschot op de subsidie toekennen tot maximaal 100% van het verleende bedrag;
2.
In overeenstemming met het gestelde in artikel 10 van de Asv Sittard-Geleen 2009 kan het college een voorschot uitbetalen per kwartaal, of per maand wanneer de subsidie (mede) wordt ingezet voor salariskosten.

Artikel 22 Eisen subsidievaststelling

1.
Een instelling waaraan subsidie is verleend, legt ter vaststelling daarvan voor 1 april van het jaar na het subsidiejaar aan de gemeente een verslag van de in het subsidiejaar tot stand gekomen producten over, alsmede een door het bestuur gewaarmerkte jaarrekening. De jaarrekening dient minimaal te omvatten een staat van baten en lasten, een balans en toelichtingen daarop;
2.
Het verslag dient een beschrijving van de gevolgde werkwijze en van het verkregen resultaat te bevatten, in relatie tot de vooraf bepaalde doelstellingen;
3.
De jaarrekening moet op dezelfde wijze zijn ingericht als de bij het verzoek om subsidie overgelegde begroting;
4.
Indien er sprake is van een totale subsidiering aan de instelling met meer dan € 50.000 per jaar dient de jaarrekening vergezeld te gaan van een verklaring van getrouwheid van een registeraccountant dan wel van een accountant administratieconsulent met certificerende bevoegdheid, waaruit het oordeel blijkt dat subsidies rechtmatig zijn besteed en dat de afgesproken activiteiten dan wel prestaties zijn verricht/gerealiseerd. Tevens dient de jaarrekening vergezeld te gaan van het accountantsrapport waarop de verklaring is gebaseerd;
5.
De accountantsverklaring bedoeld in het vierde lid dient uiterlijk op 1 mei van het op de subsidieperiode volgende boekjaar overgelegd te worden bij de gemeente;
6.
Het college kan afwijken van het bepaalde in de leden 1 en 5 van dit artikel indien de verantwoordingsregels van hogere overheden daartoe noodzaken of als er sprake is van een subsidie voor een project;
7.
Het indienen van de in de leden 1 tot het met 5 genoemde stukken wordt tevens beschouwd als het doen van een aanvraag tot vaststelling van de subsidie.

Artikel 23 Subsidievaststelling

1.
Het college stelt aan de hand van de door de instelling geleverde rapportages en overige bescheiden, alsmede van waarnemingen van door het college daartoe aangewezen of gemandateerde ambtenaren, vast of de instelling de activiteiten zowel naar aard, omvang als kwaliteit tot stand heeft gebracht zoals deze zijn vastgelegd in de subsidieverlening;
2.
Indien ten minste de activiteiten tot stand zijn gebracht zoals deze zijn vastgelegd in de subsidieverlening, wordt de subsidie vastgesteld op het bij de verlening aangegeven bedrag;
3.
Indien de activiteiten zoals deze zijn vastgelegd in de subsidieverlening niet of in mindere mate tot stand zijn gebracht wordt de subsidie evenredig lager vastgesteld;
4.
Alvorens een besluit tot subsidieverlaging conform het derde lid wordt genomen, treedt het college in overleg met de instelling;
5.
Indien toepassing van het derde lid niet het gevolg is van omstandigheden welke voor rekening van de instelling behoren te komen en het in het derde lid bedoelde besluit gevolgen heeft welke aantoonbaar niet door de instelling gedragen kunnen worden, kan in voor de instelling gunstige zin van het derde lid worden afgeweken.

Artikel 24 Overschotten en tekorten in verband met de uitvoering van activiteiten

1.
Bij budgetsubsidies kunnen, ook bij volledige uitvoering van het activiteitenplan, aan de subsidie gerelateerde voordelige of nadelige verschillen ontstaan. De instelling vormt daartoe een reserve;
2.
De nadelige verschillen komen voor rekening van de subsidieontvanger;
3.
De instelling vormt met de overschotten een reserve voor daarop volgende jaren in overeenstemming met artikel 11 lid 2 van de Asv Sittard-Geleen 2009 en artikel 4 van dit uitvoeringsvoorschrift.

Artikel 25 Tussentijdse rapportages

1.
Een instelling geeft de gemeente op de door het college aangegeven tijdstippen en wijze inzicht in de voortgang van de activiteiten;
2.
Tussentijdse rapportage door de instelling zoals bedoeld in het eerste lid gebeurt minimaal eenmaal per jaar, waarbij de rapportage uiterlijk op 1 juni van het betreffende jaar bij het college moet zijn ingediend;
3.
Een instelling stelt het college onverwijld in kennis van het voornemen tot het geheel of gedeeltelijk staken van de productie.

Artikel 26 Inrichting administratie

1.
De administratie dient zodanig te zijn ingericht, dat te allen tijde een overzicht kan worden verkregen van de bezittingen, de schulden, het eigen vermogen, de financiële resultaten en de activiteiten van de instelling;
2.
De instelling houdt de administratieve gegevens gedurende tenminste de bewaartermijn genoemd in Boek 2 Titel 9 van het Burgerlijk Wetboek beschikbaar;
3.
Door het college aangewezen ambtenaren of derden deskundigen hebben desgevraagd inzage in de boeken en bescheiden, daaronder begrepen adviezen van externe deskundigen en stukken omtrent de vermogenspositie van gelieerde rechtspersonen. De in dit lid genoemde personen ontvangen alle inlichtingen, welke voor een juiste uitoefening van hun functie in het algemeen en voor de beoordeling van de uitvoering van de producten in het bijzonder nodig zijn;
4.
De in het derde lid bedoelde personen hebben de bevoegdheid tot review op de verrichte werkzaamheden van de controlerend accountant van de instelling. De instelling draagt er zorg voor dat haar accountant hiermee instemt.

Artikel 27 Verzekeringen

1.
Een instelling is verplicht haar roerende en onroerende zaken te verzekeren en verzekerd te houden op basis van herbouw of vervangingswaarde tegen de schade van brand, storm en inbraak;
2.
Het college kan verlangen dat nog andere risico’s worden verzekerd, zoals schade voortvloeiende uit aansprakelijkheid en fraude.

Paragraaf 3.3 Productsubsidie

Artikel 28 Productsubsidie

1.
Een productsubsidie is een subsidie voor het realiseren van één of meer producten;
2.
De hoogte van een productsubsidie wordt bepaald op basis van een bedrag per te realiseren eenheid product;
3.
Het bedrag per product wordt bepaald aan de hand van een bij de subsidieaanvraag overgelegde begroting per product, waarbij alle kosten en opbrengsten aan het product zijn toegerekend.

Artikel 29 Subsidieaanvraag

1.
Een instelling die in aanmerking wenst te komen voor een subsidie voor het komende of binnen het lopende boekjaar, legt aan het college voor de vastgestelde datum in ieder geval de volgende bescheiden over:
- a.
  een overzicht van de te heffen contributies en bijdragen en van de te hanteren tarieven of toegangsprijzen, indien van toepassing;
- b.
  een begroting van baten en lasten voor het tijdvak waarin producten worden gepland waarvoor subsidie wordt aangevraagd, met een toelichting op deze begroting;
- c.
  een duidelijke beschrijving van het product of de producten waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft, waarin in ieder geval tot uiting komen de aard, omvang en frequentie van de geplande producten, de doelgroepen waarop de producten worden gericht, het verwachte aantal deelnemers en de locatie(s) waar het product tot stand komt;
- d.
  een begroting per product, waarbij alle kosten en opbrengsten aan het product zijn toegerekend, inclusief de personeelslasten en de accommodatielasten;
- e.
  een opgave van aan de instelling gelieerde rechtspersonen, de aard van de relatie tot de subsidieaanvrager en de vermogenspositie van de gelieerde rechtspersoon.
2.
De in het eerste lid genoemde datum is vastgesteld op 1 juni van het jaar voorafgaand aan het subsidiejaar, tenzij daarvan in een bijzondere uitvoeringsregeling is afgeweken;
3.
Een instelling die voor de eerste keer in aanmerking wenst te komen voor subsidie, legt bij haar schriftelijk en gemotiveerd verzoek daartoe aan het college tevens het volgende over:
- a.
  een gewaarmerkt exemplaar van de oprichtings- of stichtingsakte waarin de statuten zijn opgenomen en een exemplaar van het huishoudelijk reglement;
- b.
  een opgave van de samenstelling van het bestuur;
- c.
  een uittreksel van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel;
- d.
  een begroting van baten en lasten van de instelling voor het eerste boekjaar waarin producten worden gepland waarvoor subsidie wordt aangevraagd, met een toelichting op deze begroting;
- e.
  een verslag van de in het vorige boekjaar tot stand gebrachte activiteiten of producten met een beschrijving van de gevolgde werkwijze en van het verkregen resultaat, de jaarrekening en het accountantsrapport over het voorafgaande boekjaar met toelichting.
4.
Indien in de in het tweede lid onder a, b of c bedoelde gegevens wijzigingen optreden, worden deze bij de eerstvolgende subsidieaanvraag overgelegd.

Artikel 30 Beoordeling subsidieaanvraag – subsidieverlening

1.
Het college toetst een subsidieaanvraag aan de door de raad vastgestelde beleidsplannen, waarin de gemeentelijke beleidsdoelen voor een of meer beleidsvelden worden beschreven voor een in het plan aangegeven periode en waarin concreet wordt aangegeven hoe deze doelen worden bereikt, mede in relatie tot de meerjarenraming voor de aangegeven periode;
2.
Naar aanleiding van de subsidieaanvraag kan overleg plaatsvinden tussen het college en de instelling;
3.
Naast hetgeen daaromtrent is bepaald in de artikelen 4:30, 4:31 en 4:32 van de Algemene wet bestuursrecht, bevat het besluit tot subsidieverlening in ieder geval:
- a.
  de producten waarvoor subsidie wordt verleend, met opgave van aard, omvang, frequentie en de prijs van die producten;
- b.
  de eisen welke worden gesteld aan de hoogte van de contributie van leden van de organisatie, de bijdragen van deelnemers aan activiteiten, indien van toepassing;
- c.
  de wijze van betaling van het subsidiebedrag;
- d.
  de wijze waarop en de momenten waarop tussentijds en na afloop van de subsidieperiode informatie moet worden verstrekt over de stand van zaken van de levering van de producten.

Artikel 31 Uitbetaling en bevoorschotting

1.
Het college kan bij het besluit tot subsidieverlening een instelling een voorschot op de subsidie toekennen tot maximaal 100% van het verleende bedrag;
2.
In overeenstemming met het gestelde in artikel 10 van de Asv Sittard-Geleen 2009 kan het college een voorschot uitbetalen per kwartaal, of per maand wanneer de subsidie (mede) wordt ingezet voor salariskosten.

Artikel 32 Eisen subsidievaststelling

1.
Een instelling aan welke subsidie is verleend, legt ter vaststelling daarvan voor 1 april van het op de subsidieperiode volgende boekjaar aan het college een verslag van de in het boekjaar tot stand gekomen producten over, alsmede een door het bestuur gewaarmerkte jaarrekening. De jaarrekening dient minimaal te omvatten een staat van baten en lasten, een balans en toelichtingen daarop;
2.
Het verslag dient een beschrijving van de gevolgde werkwijze, de bereikte doelgroepen en het verkregen resultaat te bevatten;
3.
De jaarrekening moet op dezelfde wijze zijn ingericht als de bij het verzoek om subsidie overgelegde begroting;
4.
Indien er sprake is van een totale subsidiering aan de instelling met meer dan € 50.000 per jaar dient de jaarrekening vergezeld te gaan van een verklaring van getrouwheid van een registeraccountant dan wel van een accountant administratieconsulent met certificerende bevoegdheid, waaruit het oordeel blijkt dat subsidies rechtmatig zijn besteed en dat de afgesproken activiteiten dan wel prestaties zijn verricht/gerealiseerd. Tevens dient de jaarrekening vergezeld te gaan van het accountantsrapport waarop de verklaring is gebaseerd;
5.
De accountantsverklaring bedoeld in het vierde lid dient uiterlijk op 1 mei van het op de subsidieperiode volgende boekjaar overgelegd te worden bij de gemeente;
6.
Het college kan afwijken van het bepaalde in de leden 1 en 5 van dit artikel indien de verantwoordingsregels van hogere overheden daartoe noodzaken of indien er sprake is van een subsidie voor een project;
7.
Het indienen van de in de leden 1 tot het met 5 genoemde stukken wordt tevens beschouwd als het doen van een aanvraag tot vaststelling van de subsidie.

Artikel 33 Subsidievaststelling

1.
Het college stelt aan de hand van de door de instelling geleverde rapportages, overige bescheiden en van waarnemingen van door het college daartoe gemandateerde ambtenaren, vast of de instelling de producten zowel naar aard, omvang als kwaliteit tot stand heeft gebracht zoals deze zijn vastgelegd in de subsidieverlening;
2.
Indien ten minste de producten naar aard, omvang en kwaliteit tot stand zijn gebracht zoals deze zijn vastgelegd in de subsidieverlening, wordt de subsidie vastgesteld op het bij de verlening aangegeven bedrag;
3.
Indien de producten zoals deze zijn vastgelegd in de subsidieverlening niet of in mindere mate naar aard, omvang en kwaliteit tot stand zijn gebracht en dit de subsidieontvanger te verwijten is, wordt de subsidie evenredig lager vastgesteld;
4.
Alvorens een besluit bedoeld in het derde lid wordt genomen, treedt het college in overleg met de instelling;
5.
Indien toepassing van het derde lid niet het gevolg is van omstandigheden welke voor rekening van de instelling behoren te komen en het in het derde lid bedoelde besluit gevolgen heeft welke aantoonbaar niet door de instelling gedragen kunnen worden, kan in voor de instelling gunstige zin van het derde lid worden afgeweken.

Artikel 34 Overschotten en tekorten in verband met de levering van producten

1.
Bij productsubsidies kunnen, ook bij volledige levering van de overeengekomen producten, aan de subsidie gerelateerde voordelige of nadelige verschillen ontstaan;
2.
De nadelige verschillen komen voor rekening van de subsidie-ontvanger;
3.
De instelling vormt met de overschotten een reserve voor daarop volgende jaren in overeenstemming met artikel 11 lid 2 van de Asv Sittard-Geleen 2009 en artikel 4 van dit uitvoeringsvoorschrift.

Artikel 35 Tussentijdse rapportages

1.
Een instelling geeft de gemeente op de door het college aangegeven tijdstippen en wijze inzicht in de voortgang van de activiteiten;
2.
Tussentijdse rapportage door de instelling zoals bedoeld in het eerste lid gebeurt minimaal eenmaal per jaar, waarbij de rapportage uiterlijk op 1 juni van het betreffende jaar bij het college moet zijn ingediend;
3.
Een instelling stelt het college onverwijld in kennis van het voornemen tot het geheel of gedeeltelijk staken van de productie en indien de aantallen producten niet worden gehaald.

Artikel 36 Inrichten administratie

1.
De administratie dient zodanig te zijn ingericht, dat te allen tijde een overzicht kan worden verkregen van de bezittingen, de schulden, het eigen vermogen, de financiële resultaten en de activiteiten van de instelling;
2.
De instelling houdt de administratieve gegevens gedurende ten minste de bewaartermijn genoemd in Boek 2 Titel 9 van het Burgerlijk Wetboek beschikbaar;
3.
Door het college aangewezen ambtenaren of derden deskundigen hebben desgevraagd inzage in de boeken en bescheiden, daaronder begrepen adviezen van externe deskundigen en stukken omtrent de vermogenspositie van gelieerde rechtspersonen. De in dit lid genoemde personen ontvangen alle inlichtingen, welke voor een juiste uitoefening van hun functie in het algemeen en voor de beoordeling van de uitvoering van de producten in het bijzonder nodig zijn;
4.
De in het derde lid bedoelde personen hebben de bevoegdheid tot review op de verrichte werkzaamheden van de controlerend accountant van de instelling. De instelling draagt er zorg voor dat haar accountant hiermee instemt.

Artikel 37 Verzekeringen

1.
Een instelling is verplicht haar roerende en onroerende zaken te verzekeren en verzekerd te houden op basis van herbouw of vervangingswaarde tegen de schade van brand, storm en inbraak;
2.
Het college kan verlangen dat nog andere risico’s worden verzekerd, zoals schade voortvloeiende uit aansprakelijkheid en fraude.

Paragraaf 3.4 Objectsubsidies

Artikel 38 Investeringssubsidie en huisvestingssubsidie

Een investeringssubsidie is een eenmalige subsidie ten behoeve van de bouw of verbouw van een accommodatie, de aanschaf van inventaris of andere kapitaalgoederen.

Een huisvestingssubsidie is een subsidie in de huisvestingskosten van door de gemeente als zodanig erkende maatschappelijke gebouwen met primair een functie voor vrijwilligersorganisaties.

Artikel 39 Subsidieaanvraag

1.
Een instelling die in aanmerking wenst te komen voor een subsidie voor het komende of binnen het lopende boekjaar, legt aan het college voor de vastgestelde datum in ieder geval de volgende bescheiden over:
- a.
  een beschrijving van de aard, omvang en frequentie van de activiteiten en een opgave van het aantal deelnemers, indien van toepassing;
- b.
  een begroting van baten en lasten voor het tijdvak waarvoor subsidie wordt aangevraagd, waaronder een specificatie van de kosten van de bouw of verbouw van de accommodatie, de aanschaf van inventaris of andere kapitaalgoederen;
- c.
  een toelichting op deze begroting en een beschrijving van het streven naar en de verwachtingen omtrent toekomstige begrotingen.
2.
Aan een instelling die in aanmerking wenst te komen voor een huisvestingssubsidie kan het college de verplichting opleggen tot het overleggen van gegevens met betrekking tot het gebruik van de accommodatie, de jaarrekening alsmede een meerjarig onderhoudsplan.
3.
Een instelling die voor de eerste keer in aanmerking wenst te komen voor subsidie, legt bij haar schriftelijk en gemotiveerd verzoek daartoe aan het college tevens het volgende over:
- a.
  een gewaarmerkt exemplaar van de oprichtings- of stichtingsakte waarin de statuten zijn opgenomen en een exemplaar van het huishoudelijk reglement;
- b.
  een opgave van de samenstelling van het bestuur;
- c.
  een uittreksel van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel;
- d.
  een beschrijving of een plattegrond van de beschikbare of beoogde accommodatie.
4.
Indien in de in het derde lid bedoelde gegevens wijzigingen optreden, worden deze bij de eerstvolgende subsidieaanvraag overgelegd.

Artikel 40 Beoordeling subsidieaanvraag – subsidieverlening

Naast hetgeen daaromtrent is bepaald in de artikelen 4:30, 4:31 en 4:32 van de Algemene wet bestuursrecht, bevat het besluit tot subsidieverlening:

a.
de wijze van betaling van het subsidiebedrag;
b.
andere specifieke verplichtingen verband houdend met de verwezenlijking van het doel van de subsidie;
c.
de wijze waarop de subsidie moet worden verantwoord en de termijn waarbinnen deze verantwoording moet worden ingediend. Deze laatste termijn bedraagt 3 maanden na afloop van de gesubsidieerde activiteit. Bij een huisvestingssubsidie kan het college besluiten dat het besluit tot verlening van subsidie tevens de vaststelling is.

Artikel 41 Eisen subsidievaststelling

1.
Een instelling aan welke een investeringssubsidie is verleend, legt ter vaststelling daarvan binnen de in de beschikking vastgestelde termijn van het op de subsidieperiode volgende kalenderjaar een specificatie van de gepleegde investering over, alsmede een door het bestuur gewaarmerkte jaarrekening of een projectverantwoording. De jaarrekening dient minimaal te omvatten een staat van baten en lasten, een balans en toelichtingen daarop;
2.
De jaarrekening/projectverantwoording dient op de zelfde wijze te zijn ingericht als de bij het verzoek om subsidie ingediende begroting;
3.
Indien er sprake is van een totale subsidiering aan de instelling met meer dan € 100.000 per jaar dient de jaarrekening vergezeld te gaan van een verklaring van getrouwheid van een registeraccountant dan wel van een accountant administratieconsulent met certificerende bevoegdheid, waaruit het oordeel blijkt dat subsidies rechtmatig zijn besteed en dat de afgesproken activiteiten dan wel prestaties zijn verricht/gerealiseerd. Tevens dient de jaarrekening vergezeld te gaan van het accountantsrapport waarop de verklaring is gebaseerd;
4.
Een instelling dient de specificatie en de jaarrekening/projectverantwoording binnen 3 maanden na oplevering van de bouw of verbouw van de accommodatie of de aanschaf van de inventaris of andere kapitaalgoederen bij het college in te dienen;
5.
Het indienen van de in de leden 1 tot het met 4 genoemde stukken wordt tevens beschouwd als het doen van een aanvraag tot vaststelling van de subsidie;
6.
Een instelling dient voor 1 juni van het betreffende subsidiejaar een korte opgaaf van de verrichtte prestaties te overleggen.
7.
Aan een instelling aan welke een huisvestingssubsidie is verleend kan ter vaststelling daarvan binnen de vastgestelde termijn van het op de subsidieperiode volgende kalenderjaar een specificatie van het gepleegde onderhoud worden gevraagd alsmede een door het bestuur gewaarmerkte jaarrekening of projectverantwoording. De jaarrekening dienst minimaal te bevatten een staat van baten en lasten, een balans en een toelichting daarop.

Artikel 42 Subsidievaststelling

1.
Subsidievaststelling vindt plaats op basis van werkelijk gemaakte kosten;
2.
Bij de vaststelling van de subsidie worden geheel of gedeeltelijk buiten beschouwing gelaten lasten, welke:
- a.
  niet of niet in voldoende mate in de begroting van de instelling waren voorzien;
- b.
  niet in voldoende mate verband houden met activiteiten, waarvoor subsidie is verstrekt; of
- c.
  zonder noodzaak zijn opgevoerd.

Artikel 43 Inrichting administratie

1.
De administratie dient zodanig te zijn ingericht, dat te allen tijde een overzicht kan worden verkregen van de bezittingen, de schulden, het eigen vermogen, de financiële resultaten en de activiteiten van de instelling;
2.
De instelling houdt de administratieve gegevens gedurende ten minste de bewaartermijn genoemd in Boek 2 Titel 9 van het Burgerlijk Wetboek beschikbaar;
3.
Door het college aangewezen ambtenaren of derden deskundigen hebben desgevraagd inzage in de boeken en bescheiden, daaronder begrepen adviezen van externe deskundigen en stukken omtrent de vermogenspositie van gelieerde rechtspersonen. De in dit lid genoemde personen ontvangen alle inlichtingen, welke voor een juiste uitoefening van hun functie in het algemeen en voor de beoordeling van de uitvoering van de producten in het bijzonder nodig zijn;
4.
De in het derde lid bedoelde personen hebben de bevoegdheid tot review op de verrichte werkzaamheden van de controlerend accountant van de instelling. De instelling draagt er zorg voor dat haar accountant hiermee instemt.

HOOFDSTUK 4 OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 44 Inwerkingtreding

Dit voorschrift treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 45 Naam

Dit voorschrift wordt aangehaald als ‘Uitvoeringsvoorschrift subsidies gemeente Sittard-Geleen’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 17 februari 2009

Het college voornoemd,

De Burgemeester: drs. G.J.M.Cox

De Secretaris: mr. M.E.J.Goldsmits-Brouns

Toelichting uitvoeringsvoorschrift subsidies

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

Subsidie wordt in de regel verstrekt aan instellingen. Subsidiëring van natuurlijke personen is onder omstandigheden ook mogelijk (zie onder andere art.13 lid 2 van dit uitvoeringsvoorschrift). Het begrip natuurlijke persoon behoeft geen nadere definiëring. De definitie van een instelling is niet beperkt tot in Sittard-Geleen gevestigde rechtspersonen. De mogelijkheid moet bestaan om subsidie te verlenen aan instellingen van buiten de gemeente, die (mede) voor de bevolking van Sittard-Geleen actief zijn. Met name in de maatschappelijke dienstverlening komen dergelijke, regionaal werkende, instellingen voor. Het betekent echter niet dat alle instellingen die voor Sittard-Geleen werkzaam zijn, waar ook gevestigd, in aanmerking komen voor subsidie. In het algemeen geldt dat door het gemeentebestuur erkende belangen betrekking hebben op ingezetenen van Sittard-Geleen.

Uitgangspunt voor de subsidiëring zijn de activiteiten die door de aanvrager worden uitgevoerd. Met activiteiten wordt gedoeld op alle werkzaamheden die nodig zijn om de afgesproken doelen te bereiken. Deze doelen moeten passen binnen het gemeentelijk beleid. Het resultaat van alle bedrijvigheden kan ook in producten worden aangegeven. Producten kunnen voor subsidie in aanmerking komen. Producten zijn kostendragers, waaraan alle kosten worden toegerekend, zoals

personeelskosten, materialen, huren en overheadkosten. Het totaal van de componenten geeft de kostprijs van een product aan. De producten en activiteiten die een instelling levert komen ten goede aan een kring van personen die wordt omvat door het begrip deelnemer. Deze personenkring

omvat gebruikers van voorzieningen, deelnemers aan activiteiten, cliënten van maatschappelijke dienstverlening en abonnees van een door de instelling uitgegeven periodiek.

Artikel 2 Democratisering, anti-discriminatie en emancipatie

Het eerste lid geeft de mogelijkheid de instelling aan te spreken op de eisen van democratisering, anti-discriminatie, emancipatie, inclusief beleid, duurzaamheid en fair trade, als daar aanleiding toe is.

Artikel 3 Hoogte indexering

Jaarlijks stelt het college bij de uitgangspunten voor het opstellen van de begroting twee percentages vast voor indexering: een voor loon- en een voor prijsindexering. Deze percentages worden ook toegepast voor de indexering van subsidies waar dit van toepassing is.

Artikel 4 Hoogte reserve

Onderscheid moet worden gemaakt tussen het bedrag dat instellingen jaarlijks maximaal aan hun reserve mogen toevoegen (10% van de verleende subsidie, art.11 lid 3 Asv 2009) en de reserve van art.11 lid 2 Asv 2009. Deze laatste is de totale reserve. Deze mag niet meer bedragen dan 10% van

de omzet. Het college heeft wel de mogelijkheid om hiervan, gemotiveerd, af te wijken. Bijvoorbeeld omdat de reserve voor een bepaald doel ingezet mag worden in een volgend jaar en dit niet een ‘voorziening’ is. In de beschikking wordt dan opgenomen om welke reden de reserve hoger mag zijn dan 10% en aan welk doel deze reserve besteed moet worden. Een ander voorbeeld kan zijn dat de omzet van een organisatie voor het grootste deel bestaat uit niet gesubsidieerde middelen (denk hierbij bijvoorbeeld aan een woningcorporatie) en de reserve onafhankelijk van subsidiemiddelen is opgebouwd. In aansluiting op de dereguleringsdoelstelling voor vrijwilligersorganisaties die louter een waarderingssubsidie van de gemeente ontvangen, wordt een uitzondering op dit artikel gemaakt voor deze doelgroep.

Artikel 5 Ontheffingen

De begripsomschrijving van instelling in artikel 1 maakt subsidiëring van bedrijven mogelijk. In die gevallen waarin de subsidie slechts een gering aandeel in de omzet betreft, kan expliciete toepassing van deze bepalingen op bezwaren stuiten. Ook met betrekking tot de overige in dit artikel genoemde bepalingen kunnen zich situaties voordoen waarin het wenselijk is om ontheffing op verzoek te verlenen. Overigens zal het college uitdrukkelijk en gemotiveerd moeten afwegen waarom ontheffing

noodzakelijk is.

Artikel 6 Bekendmaking vorm

In de beschikking tot subsidieverlening wordt vermeld welke subsidievorm van toepassing is. Op deze manier is voor de subsidie-ontvanger meteen duidelijk welke regels op de subsidieverlening van toepassing zijn. Er zijn in totaal vier subsidievormen in het uitvoeringsvoorschrift opgenomen, te weten waarderings-, budget-, product- en objectsubsidie. De in de startnotitie herijking subsidiebeleid gemeente Sittard-Geleen ‘Ruimte geven en regie houden’ genoemde objectsubsidie is gelijk aan een investeringssubsidie en daarom niet apart uitgewerkt.

Artikel 7 Kennisgeving en toestemming

Er zijn enkele zaken waar de subsidiënt greep op wil houden, zoals het verlaten van een door de gemeente verhuurd pand waar gesubsidieerde activiteiten plaatsvinden. Veelal zijn gebouwen van de gemeente, die door een subsidieontvanger gehuurd worden, speciaal voor de activiteiten geschikt gemaakt. Hierdoor zijn zij, nadat zij door de subsidieontvanger verlaten zijn, vaak moeilijk opnieuw

verhuurbaar. In verband daarmee wordt in dit artikel het betrekken van een ander pand zonder toestemming aan banden gelegd.

HOOFDSTUK 2 AANVULLENDE BEPALINGEN BIJ TITEL 4.2 VAN DE AWB

Artikel 8 Overleg en samenwerking

In dit artikel wordt voorgeschreven dat instellingen, indien daartoe de noodzaak bestaat, deelnemen aan onderling overleg of aan overleg met de gemeente. De bedoeling van deze bepaling is om overleg en samenwerking te entameren als dat in het belang is van het werk of van de afstemming daarvan. Het is niet bij voorbaat te voorzien in welke situaties bedoeld overleg of bedoelde samenwerking nodig is.

Artikel 9 Meerjarigheid subsidie

Met een aantal instellingen zal worden gewerkt met meerjarige subsidies. Het verdient aanbeveling om af te spreken of en zo ja hoe het budget in de loop van de periode wordt aangepast aan de ontwikkelingen van het loon- en prijspeil (zie artikel 3 van dit voorschrift).

Op grond van artikel 4:50 van de Awb kunnen (meerjarige) subsidie-afspraken tussentijds worden gewijzigd of opgezegd. Er moet dan bijvoorbeeld sprake zijn van omstandigheden zoals genoemd in de artikelen over wijziging en intrekking van de subsidie of een zodanige beleidswijziging dat deze zich tegen (ongewijzigde) voortzetting van de subsidie verzet. Wanneer daarvan sprake is, valt niet in het algemeen aan te geven. De noodzaak tot bezuinigingen kan voldoende zijn, maar is dat niet per definitie. De specifieke omstandigheden van het geval zullen uiteindelijk bepalend zijn. Uit artikel 4:50 van de Awb volgt dat tussentijdse wijziging of beëindiging voor het bestuursorgaan de plicht met zich brengt een redelijke termijn in acht te nemen, alsmede de verplichting om eventuele schade te vergoeden. Onder omstandigheden kan een kortere termijn aanvaardbaar zijn, indien de daaruit voortvloeiende schade, welke de subsidieontvanger lijdt doordat hij in vertrouwen op de subsidie anders heeft gehandeld dan hij zonder de subsidie zou hebben gedaan, vergoed wordt. Van schade is bijvoorbeeld sprake als de instelling voor de levering van een product personeel in dienst heeft genomen en aantoonbaar in directe relatie tot de tussentijdse wijziging van de subsidie wachtgeldverplichtingen ontstaan.

Artikel 10 Beslistermijnen

In gevolge artikel 4:13 van de Awb geldt een beslistermijn van acht weken. Bij verordening kan daarvan worden afgeweken. In artikel 8 van de Asv is aangegeven dat in uitvoeringsregelingen afwijkende beslistermijnen kunnen worden bepaald. Gezien de bestaande praktijk, waarbij de besluitvorming vaak langer vergt, is voor een langere termijn gekozen. Deze termijn kan ook nog eens verlengd worden. Op 1 januari 2010 treedt de wet dwangsom bij niet tijdig beslissen door een bestuursorgaan in werking. Na ingebrekestelling is de gemeente een dwangsom verschuldigd. Het is dan ook van het grootste belang de beslistermijn niet te beperken. Of de rechter in een individueel geval de beslistermijn als ‘redelijk’ zal bestempelen hangt af van de omstandigheden.

Artikel 11 Korting bij niet-tijdige levering van gegevens

Het niet in behandeling nemen van een onvolledige aanvraag of het nemen van een afwijzende beslissing, kan het gemeentelijk belang bij continuering van de te subsidiëren activiteiten doorkruisen. Deze regel is bedoeld als prikkel om tijdig de juiste en volledige informatie in te dienen voor zowel de subsidieverlening als -vaststelling.

Artikel 12 Doorgeving en overboeking van subsidiegelden

De subsidieontvanger is verplicht de verleende subsidie zelf te besteden. Het is zonder uitdrukkelijke toestemming niet toegestaan om gelden over te maken aan anderen, met uitzondering van betaling voor diensten en goederen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend.

Artikel 13 Vormvoorschriften

Dit artikel spreekt voor zich.

HOOFDSTUK 3 SUBSIDIEVORMEN

Paragraaf 3.1 Waarderingssubsidie

Artikel 14 Waarderingssubsidie

De waardering van activiteiten staat voorop. Het gaat om subsidies waarbij de gemeente minimale inhoudelijke verplichtingen oplegt en controle uitvoert. De gemeente wil via deze subsidies bepaalde activiteiten stimuleren. Te denken valt aan vrijwilligerswerk, ouderensociëteiten, amateurkunst of sportstimulering.

In art. 6 lid 2 van de Asv 2009 is bepaald dat subsidieverstrekking aan natuurlijke personen slechts mogelijk is als dat in een uitvoeringsregeling is mogelijk gemaakt. In dit artikel is dat mogelijk gemaakt tot een maximum van € 5.000. Bij rechtspersonen geldt een maximum bedrag van € 15.000. Bij subsidies boven dit maximum wordt niet langer meer gesproken van een waarderingssubsidie.

Kenmerkend voor de waarderingssubsidie is dat deze, op basis van de in art. 4:29 van de Awb geboden mogelijkheid, zonder voorafgaande verlening wordt vastgesteld. Er worden geen eisen aan een subsidieontvanger gesteld ten behoeve van een subsidievaststelling. De gemeente controleert wel steekproefsgewijs of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt.

Of en in welke vorm een subsidieontvanger na afloop van het boekjaar verplicht wordt een inhoudelijk en financieel verslag van de activiteit in te dienen, zoals aangegeven in lid 6 van dit artikel, wordt vastgelegd in beleidsregels en/of in de subsidiebeschikking.

Artikel 15 Subsidieaanvraag

Op grond van artikel 7 van de Asv 2009 kunnen voor het indienen van een subsidieaanvraag modellen worden vastgesteld, bijvoorbeeld formulieren om subsidie aan te vragen. Ook kunnen nog nadere richtlijnen voor de subsidieaanvraag worden vastgesteld of nadere stukken worden gevraagd voor de beoordeling van de subsidieaanvraag. Tot de over te leggen stukken kan onder meer een overzicht van het aantal deelnemers behoren. In het vijfde lid wordt de mogelijkheid geschapen om een ontheffing te verlenen van de verplichting om bij de subsidieaanvraag stukken over te leggen waaruit blijkt dat de aanvrager rechtspersoonlijkheid heeft. Van deze mogelijkheid kan gebruik worden gemaakt bij kleinschalige initiatieven met een eenmalig karakter.

Artikel 16 Beoordeling subsidieaanvraag

In dit artikel is geregeld waaraan een beschikking tot subsidieverstrekking moet voldoen. Bij de verstrekking van subsidie wordt bekeken of de activiteiten, waarvoor subsidie wordt verleend, ten goede komen aan de ingezetenen van Sittard-Geleen.

Artikel 17 Inrichting administratie

Ten behoeve van de steekproefsgewijze controle op de besteding van de subsidiegelden moet er sprake zijn van een deugdelijke administratie bij de subsidieontvanger.

Paragraaf 3.2 Budgetsubsidie

Artikel 18 Budgetsubsidie

Onder budgetsubsidies vallen de subsidies, waarbij afrekening plaatsvindt op basis van gerealiseerde activiteiten (throughput). Dit in plaats van afrekening op basis van producten (zie productsubsidie) waaronder een veelvoud van activiteiten is gerangschikt. De gemeentelijke bemoeienis met activiteiten is gedetailleerder van aard dan bij productsubsidie. Budgetsubsidie is geschikt voor professionele instellingen van beperkte omvang en een relatief bescheiden activiteitenpakket. Deze kunnen echter via budgetsubsidie de rechten en plichten hebben zoals die zich bij productsubsidie voordoen. Indien de afgesproken activiteiten niet worden gerealiseerd, dan wordt de subsidie naar rato vastgesteld. De hoogte van de subsidie is gekoppeld aan een door de aanvrager over te leggen activiteitenplan. De subsidieontvanger kan binnen het toegestane budget de subsidie over diverse kostensoorten verdelen.

Artikel 19 Subsidieaanvraag

De subsidieaanvraag is gebaseerd op de activiteiten waaraan de door de instelling te maken kosten zijn toegerekend. Het college toetst of de aangeboden activiteiten de gemeentelijke beleidsdoelstellingen bevorderen. Voor een goede en duidelijke besluitvorming is het van belang dat de beleidsdoelstellingen worden vastgelegd in concrete beleidsplannen. De raad stelt deze beleidsplannen vast.

Voorafgaande aan een beschikking op een subsidieaanvraag is er overleg tussen de aanvrager en door het college aangewezen ambtenaren. In dit overleg kan de offerte zo nodig worden toegelicht en kan worden bezien of de offerte zowel inhoudelijk als qua financiële middelen aanvaardbaar is. Gelet zal worden op de kwantitatieve en op de kwalitatieve aspecten van de offerte. Allereerst zal getoetst worden of de aangeboden activiteiten helpen de gemeentelijke beleidsdoelstellingen te bereiken.

Artikel 20 Beoordeling subsidieaanvraag – subsidieverlening

Voorafgaande aan een beschikking op een subsidieaanvraag is er overleg tussen de aanvrager en door het college aangewezen ambtenaren. In dit overleg kan de aanvraag zo nodig worden toegelicht en kan worden bezien of de aanvraag zowel inhoudelijk als qua financiële middelen aanvaardbaar is.

Kenmerkend voor budgetsubsidie is, dat het budget vooraf wordt bepaald en dat dit taakstellend is. De te leveren prestaties (activiteiten) worden vooraf vastgesteld.

Artikel 21 Uitbetaling en bevoorschotting

Er is gekozen voor een voorschotmogelijkheid tot 100%. Hier dient echter terughoudend mee te worden omgegaan. Voorschotten van minder dan 100% sporen subsidieontvangers aan bij de aanvraag tot vaststelling de bijbehorende gegevens in te dienen, omdat men anders het risico loopt niet het in totaal verleende bedrag te ontvangen.

Artikel 22 Eisen subsidievaststelling

Op basis van artikel 13 van de Asv 2009 kan het college:

a.
modellen vaststellen voor de bescheiden als bedoeld in het eerste lid;
b.
nadere richtlijnen vaststellen waaraan het verslag, de financiële stukken en de accountantsverklaring dienen te voldoen;
c.
binnen een door de gemeente te bepalen termijn overlegging van andere stukken of anderszins nadere informatie verlangen indien zij dat voor de vaststelling van de subsidie nodig acht.

Bij een totale subsidie van minder dan € 50.000 per instelling per jaar wordt geen accountantsverklaring verlangd. Dit zou een te zwaar (controle) middel zijn. In het zesde lid is een uitzonderingsregel opgenomen. Dit in verband met afwijkende verantwoordingsregels die kunnen bestaan bij subsidies die aan provincie, rijk of Europese commissie verantwoord moeten worden. Deze overheden kennen hun eigen verantwoordingssystematiek. Verder is er bij een project sprake van een projectverantwoording en niet een verantwoording met een jaarrekening. Overigens wordt voor de accountantskosten geen aparte subsidie verleend.

Artikel 23 Subsidievaststelling

Bij de subsidievaststelling van budgetsubsidies vormen de door de instelling gerealiseerde activiteiten een belangrijk criterium. Immers bij de subsidieverlening is vastgelegd (zie art. 19) dat met het ingediende activiteitenplan is ingestemd dan wel welke activiteiten in elk geval gerealiseerd moeten worden. Naar rato van het (deels) gerealiseerde activiteitenplan of de (deels) gerealiseerde activiteiten die conform afspraak in elk geval zouden worden gerealiseerd wordt de subsidie vastgesteld. De subsidie kan evenredig lager vastgesteld worden. Over het voornemen om de subsidie lager vast te stellen zal met de instelling worden overlegd.

Artikel 24 Overschotten en tekorten in verband met de uitvoering van activiteiten

Van een overschot is sprake indien de subsidieontvanger tenminste de gesubsidieerde activiteiten in de afgesproken omvang heeft gerealiseerd tegen een lager bedrag dan in de subsidieverlening is vermeld. De regeling voorziet in de mogelijkheid dat een overschot niet automatisch in de gemeentekas terugvloeit, omdat daarvan voor de subsidieontvanger geen stimulans uitgaat om efficiënt met subsidiegelden om te gaan. Verder zal de subsidieontvanger niet verzoeken om een extra subsidie, indien de kosten onverhoopt hoger zullen uitvallen. Overschotten mogen in volgende tijdvakken worden besteed dan wel gereserveerd tot de in dit uitvoeringsvoorschrift en de Asv 2009 genoemde maxima.

Artikel 25 Tussentijdse rapportages

Het realiseren van een activiteitenplan moet controleerbaar zijn. De instelling moet daarom verantwoording afleggen door middel van rapportages, jaarverslag, jaarrekening en andere (financiële) documenten. Maar het moet ook mogelijk zijn om tussentijds te bezien hoe de stand van zaken is, onder meer om de subsidieverlening tijdig aan te passen. Het kan voor een goed beeld nodig zijn inzicht te hebben en nader onderzoek te doen naar adviezen en verklaringen van (externe) deskundigen. In het bijzonder moeten de werkzaamheden van de accountant van de instelling kunnen

worden beoordeeld.

Artikel 26 Inrichting administratie

Ten behoeve van de controle op de besteding van de subsidiegelden moet er sprake zijn van een deugdelijke administratie bij de instelling. De in BW Boek 2 titel 9 genoemde bewaartermijn bedraagt op dit moment zeven jaar. Het tweede lid is zodanig geformuleerd, dat een eventuele wijziging van deze termijn doorwerkt in het uitvoeringsvoorschrift.

Artikel 27 Verzekeringen

De instelling is verplicht tot het nemen van maatregelen ter voorkoming van vermogensschade.

Paragraaf 3.3 Productsubsidie

Artikel 28 Productsubsidie

Bij deze subsidievorm stuurt de gemeente op hoofdlijnen. De gemeente heeft in principe geen bemoeienis met de werkuitvoering of de productiewijze. Voorafgaand aan de subsidieverlening worden er afspraken gemaakt over de te leveren producten, de kwaliteitseisen, het aantal te leveren eenheden per product, de verslaglegging en de prijs die de gemeente hiervoor betaalt.

Kenmerkend voor deze subsidievorm is dat de afrekening plaatsvindt op basis van een vooraf met de gemeente overeengekomen prijs, dus onafhankelijk van de daadwerkelijk gemaakte kosten. Het product is de kern van deze subsidievorm (in de literatuur omschreven als outputsubsidiëring): het budgetteren van duidelijk omschreven en meetbare producten of prestaties. Zo veel mogelijk moet worden gestreefd naar het budgetteren van de output van een instelling, dat wil zeggen de te leveren producten. Dat kan alleen als het product naar omvang en kwaliteit eenduidig is vast te stellen. Is dat niet het geval, dan zullen tijdelijk de activiteiten van een instelling moeten worden gebudgetteerd, mits deze wel kwalitatief en kwantitatief duidelijk zijn aan te geven.

Over de levering van deze producten kunnen met derden (instellingen) afspraken worden gemaakt, waarbij budgetten ter beschikking worden gesteld. De verantwoordelijkheid voor het leveren van dat productaanbod ligt bij de subsidieontvanger. De verantwoordelijkheid of met het geleverde product ook het beleidsdoel wordt bereikt is in hoofdzaak een zaak voor de gemeente die immers onderhandelt over het aanbod.

Artikel 29 Subsidieaanvraag

De subsidieaanvraag (offerte) is niet gebaseerd op kostensoorten, maar op concrete producten waaraan de door de instelling te maken kosten zijn toegerekend. Het college toetst of de aangeboden producten de gemeentelijke doelstellingen bevorderen. Ook is het van belang naar de doelstelling van een organisatie te kijken. Deze hoeft niet parallel te lopen met de gemeentelijke (beleids)doelstellingen. De doelstelling van de organisatie moet het mogelijk maken dat de offrerende

organisatie het aangeboden product tot stand brengt en mag het bereiken van het doel, waarvoor de gemeente een bepaalde productie subsidieert, niet in de weg staan.

Artikel 30 Beoordeling subsidieaanvraag – subsidieverlening

Voor een goede en duidelijke besluitvorming is het van belang dat de beleidsdoelstellingen worden vastgelegd in concrete beleidsplannen. De raad stelt deze beleidsplannen vast. Voorafgaand aan een beschikking op een subsidieaanvraag is er overleg tussen de aanvrager en door het college aangewezen ambtenaren. In dit overleg kan de offerte zo nodig worden toegelicht en kan worden bezien of de offerte zowel inhoudelijk als qua financiële middelen aanvaardbaar is. Gelet zal worden op de kwantitatieve en op de kwalitatieve aspecten van de offerte. Hierbij zal een relatie kunnen worden gelegd met de wensen en behoeften, zoals deze door de betreffende doelgroep zijn geuit. Het college zal toetsen of de aangeboden productie bijdragen aan het bereiken van de gemeentelijke beleidsdoelstellingen.

Algemeen criterium voor de beoordeling van de offerte is dat de offrerende organisatie voldoet aan de eisen, welke dit voorschrift stelt aan organisaties waar de gemeente zaken mee wil doen en dat de offerte past binnen het beschikbare budget. Verdere criteria zijn niet in het algemeen aan te geven maar zullen van geval tot geval worden bepaald. Te denken valt hierbij aan beoordeling van prijs/kwaliteitverhouding en van de inschatting van de mogelijkheden (met name aan de hand van de tot nu toe geleverde prestaties en de graad van personele deskundigheid) van de offrerende organisatie. Ook is de vraag aan de orde of er nog andere aanbieders zijn, of de gemeente niet al zaken doet met een andere organisatie en of laatstgenoemde relatie al of niet tot tevredenheid stemt.

Binnen de beschikbaar gestelde middelen moet bij de aanbieder flexibiliteit zijn voor onverwachte ontwikkelingen of het tussentijds bijstellen van de productafspraken. Hier dient ook aandacht te worden besteed aan de vraag of aanbesteding aan de orde is (en er dus in feite geen sprake is van subsidiering) en of de subsidie niet te beschouwen is als ongeoorloofde staatssteun.

Artikel 31 Uitbetaling en bevoorschotting

Zie de toelichting bij artikel 21.

Artikel 32 Eisen subsidievaststelling

Zie de toelichting bij artikel 22.

Artikel 33 Subsidievaststelling

De basis voor de subsidievaststelling is niet alleen de jaarrekening van de instelling, maar de constatering of het afgesproken product is geleverd. Uit de (gekantelde) jaarrekening blijkt of het aantal afgesproken producten daadwerkelijk is geleverd. De afrekening/subsidievaststelling spreekt zich niet uit over de aard en de omvang van de uitgaven en inkomsten van de instelling. De jaarrekening is verder nodig om de kostenontwikkeling over de jaren te kunnen volgen, wat weer van belang is voor een volgend offerteoverleg. Ook inzicht in de reservepositie van de instelling kan hiervoor van belang zijn.

De realisatie van de producten wordt getoetst. Dat gebeurt niet alleen aan het eind van de periode, maar ook tussendoor. Alleen zo kan worden bezien of de producten werkelijk zijn geleverd in de afgesproken omvang en kwaliteit. Voor met name de vraag of in kwalitatief opzicht aan de afspraken is voldaan zal de mening van een inhoudelijk deskundige daarom belangrijk zijn. Een kleiner productenpakket dan was afgesproken kan leiden tot een lager budget, indien dat verwijtbaar is aan

de instelling. Meer producten dan afgesproken zullen niet leiden tot verhoging van het budget. In het geval dat de geplande producten niet of in mindere omvang zijn geleverd zal de subsidie evenredig worden aangepast. Het kan zijn dat een lagere vaststelling de instelling onbedoeld in financiële problemen brengt. Gedacht kan worden aan situaties, waarin wel uitgaven zijn gedaan maar de

afgesproken prestatie door overmacht niet of niet geheel is geleverd. De instelling dient dit wel aan te tonen. Het moet dan mogelijk zijn de helpende hand te bieden en in voor de instelling gunstige zin af te wijken. Als er geen sprake is van overmacht, doch het product door eigen toedoen van een instelling niet of niet geheel is geleverd, zijn de gevolgen voor de instelling. Voor de mogelijk daardoor bij de instelling ontstane lasten, wachtgeldverplichtingen etc. kan dan geen beroep worden gedaan op de gemeente.

Artikel 34 Overschotten en tekorten in verband met de levering van producten

Van een overschot is sprake indien de subsidieontvanger tenminste de gesubsidieerde producten in de afgesproken omvang heeft gerealiseerd tegen een lager bedrag dan in de subsidieverlening is vermeld. De regeling voorziet in de mogelijkheid dat een overschot niet automatisch in de gemeentekas terugvloeit, omdat daarvan voor de subsidieontvanger geen stimulans uitgaat om efficiënt met subsidiegelden om te gaan. Verder zal de subsidieontvanger niet verzoeken om een extra subsidie, indien de kosten onverhoopt hoger zullen uitvallen. Het is mogelijk dat overschotten in volgende tijdvakken worden besteed dan wel gereserveerd tot de in dit uitvoeringsvoorschrift en de Asv 2009 genoemde maxima.

Artikel 35 Tussentijdse rapportages

Het tot stand brengen van de producten en het nakomen van de subsidiebepalingen moet controleerbaar zijn. De instelling moet daarom periodiek verantwoording afleggen (rapportages, jaarverslag, gekantelde jaarrekening, andere financiële gegevens en tussentijdse productieverslagen). Het kan nodig zijn dat deze verantwoording wordt uitgediept door nader onderzoek. Maar ook tussentijds moet het mogelijk zijn te bezien hoe de stand van zaken is. In de tussentijdse productieverslagen geven de instellingen inzicht in mogelijke aanpassingen van de hoeveelheid productie ten gevolge van veranderingen in de vraag van de klant of de deelnemer.

Artikel 36 Inrichten administratie

Zie de toelichting bij artikel 26.

Artikel 37 Verzekeringen

Zie de toelichting bij artikel 27.

Paragraaf 3.4 Objectsubsidie

Artikel 38 Investeringssubsidie en huisvestingssubsidie

Bij een investeringssubsidie gaat het om een incidentele subsidie voor de bouw of verbouw van een accommodatie of voor de aanschaf van inventaris. De investeringssubsidie kan worden verstrekt in de vorm van een subsidie in een keer (à fonds perdu) of in de vorm van subsidiëring in rente en aflossing van een door de instelling aangegane lening, dan wel in afschrijving van de investering.

Bij een huisvestingssubsidie gaat het om een subsidie ter bevordering van de (financiële) toegankelijkheid voor primair de gebruikers van vrijwilligersorganisaties van de door de gemeente als zodanig erkende maatschappelijke accommodaties. De huisvestingssubsidie kan worden verstrekt in de vorm van een bijdrage in de huurkosten en over gebruikerskosten van de accommodatie of in de vorm van een bijdrage in het eigenaarsonderhoud ingeval de accommodatie eigendom is van een instelling

Artikel 39 Subsidieaanvraag

Artikel 40 Beoordeling subsidieaanvraag – subsidieverlening

In dit artikel is geregeld waaraan een beschikking tot subsidieverlening moet voldoen.

Artikel 41 Eisen subsidievaststelling

Op basis van artikel 13 van de Asv 2009 kan het college:

a.
modellen vaststellen voor de bescheiden als bedoeld in het eerste lid;
b.
nadere richtlijnen vaststellen waaraan het verslag, de financiële stukken en de accountantsverklaring dienen te voldoen;
c.
binnen een door de gemeente te bepalen termijn overlegging van andere stukken of anderszins nadere informatie verlangen indien zij dat voor de vaststelling van de subsidie nodig acht.

Overigens wordt voor de accountantskosten geen aparte subsidie verleend.

Artikel 42 Subsidievaststelling

Het college neemt na afloop van het boekjaar of nadat de prestatie of activiteit is gerealiseerd, een besluit tot vaststelling van de subsidie per boekjaar. Dit betreft een oordeel of de verleende subsidie is besteed voor het doel en de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt. De mogelijk te veel verstrekte subsidie wordt teruggevorderd.

Artikel 43 Inrichting administratie

HOOFDSTUK 4 OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 44 Inwerkingtreding

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 45 Naam

Dit artikel spreekt voor zich.