| Organisatie | Heerenveen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beheerplan gemeentelijke gebouwen (en beeldende kunst) 2021 & 2022 |
| Citeertitel | Beheerplan gemeentelijke gebouwen (en beeldende kunst) 2021 & 2022 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-11-2021 | Nieuwe regeling | 07-10-2021 | Z.21.348958 |
De gemeente Heerenveen bezit, net als andere Nederlandse gemeenten, een aantal gebouwen en beeldende kunstobjecten. Het hebben van deze gebouwen/objecten is geen doel op zich maar een middel om een aantal gemeentelijke (beleid)doelstellingen en ambities te kunnen verwezenlijken dan wel hieraan een bijdrage te leveren. Doelstellingen/ambities uit het hoofdlijnenakkoord 2018-2022 en de recent vastgestelde strategische agenda die met dit beheerplan een relatie hebben zijn o.m.:
Om aan deze doelstellingen/ambities te kunnen voldoen is het onder andere van belang goed beheer en onderhoud op de gebouwen, de installaties en de kunstobjecten uit te voeren.
Door het aanbieden van voldoende onderhouden gebouwen/objecten met voldoende functionerende installaties en daarmee het beschikbaar stellen van de hiervoor benodigde (onderhoud)middelen kan blijvend worden voorzien in het bijdragen aan de beoogde beleidsdoelen en -ambities.
Voor het beheer en onderhoud van vastgoed heeft de gemeente Heerenveen in het verleden (2015) een voorziening ingesteld. De voorziening voor het groot onderhoud/instandhouding van de gemeentelijke gebouwen en beeldende kunstwerken is in 2015 gevormd met als doel duurzame in standhouding. De hoogte en dotatie aan de voorziening wordt jaarlijks bepaald op basis van de meerjarige onderhoudsopgaaf zoals die uit het binnen IBOR in gebruik zijnde beheersysteem voor de gemeentelijke gebouwen en beeldende kunstobjecten wordt bepaald. Voor de onderbouwing van de voorziening is het noodzakelijk een beheerplan te laten vaststellen.
Dit beheerplan voorziet in die periodieke vaststelling. In dit beheerplan is aangegeven welke kaders gelden, hoe er wordt gekomen tot een (meerjaren)onderhoudsplanning en is de financiële vertaling hiervan opgenomen.
De gemeente Heerenveen heeft in 2021 76 gebouwen en 68 beeldende kunstobjecten in eigendom en beheer. Een overzicht van alle objecten is als bijlage toegevoegd.
Voor het planmatig en efficiënt kunnen uitvoeren van onderhoud is het van belang te weten welk bouwkundig- en installatietechnisch onderhoud uitgevoerd moet gaan worden en wat de hierbij te verwachten (meerjarige) kosten zijn. Om dit te kunnen bepalen heeft de afdeling IBOR in samenwerking met adviesbureau Antea Group de actuele onderhoudsstaat van de gemeentelijke gebouwen en gebouw gebonden installaties in kaart gebracht. Dit is deels uitgevoerd op basis van de landelijke NEN2767 norm, een objectieve methodiek om de technische staat waarin een bouw- of installatiedeel zich bevindt, vast te stellen (i.c. genormaliseerde inspectiemethodiek).
Een ander deel van de gebouwen, waarvan we weten dat daar ontwikkelingen in de komende jaren zijn te verwachten, hebben we in eigen beheer (zelf) opgenomen. Hierbij is niet conform de NEN 2767 geïnspecteerd. Gelet op deze ontwikkelingen is een relatief kostbare inspectie volgens de NEN2767 bij deze gebouwen als niet doelmatige beoordeeld. Een voorbeeld waarbij inspectie in eigen beheer is uitgevoerd is het gemeentehuis waarbij ontwikkelingen spelen in het kader van de huisvesting van de gemeentelijke organisatie en bijvoorbeeld een aantal gymzalen waarvoor plannen voor renovatie of nieuwbouw worden/zijn ontwikkeld.
Op basis van de gebouwopnames/-inspecties is het door de gemeente gebruikte beheersysteem gevuld. Naast gebouw-specifieke data (kwantitatief: bouwjaar, adres, m2, etc.) zijn in dit systeem de inspecties (kwaliteit) toegevoegd. Aan de hand van de inspectie is het systeem in staat een meerjarige (onderhoud) planning te genereren voor alle onderdelen van het gebouw (inclusief de installaties) waar onderhoud of vervanging nodig is. Deze planning leidt tot een bepaalde financiële onderhoud- en vervangingsbehoefte voor de komende jaren.
Het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) schrijft voor in artikel 12 (a t/m c) dat er een beleidskader moet zijn vastgesteld en dat uit dit beleidskader de financiële consequenties moeten zijn vertaald in de begroting. Dit beheerplan geeft hieraan invulling en is daarmee een vervolg op het vastgestelde beleid bij het instellen van de voorziening in 2015.
In 2015 is een voorziening ingesteld die sindsdien voorziet in het beschikbaar hebben voor middelen voor de noodzakelijke onderhoudsmaatregelen en vervangingsinvesteringen die in een bepaalde periode noodzakelijk zijn om uit te voeren. In het beheerplan wordt dan een onderbouwing gegeven voor de omvang van deze opgaven (jaarlijkse onttrekking) en wordt, op basis van de onttrekking, de dotatie (jaarlijkse storting) in de voorziening bepaald zodat er sprake is van voldoende balans tussen middelen en opgaven.
2.2 Inspectie conform de NEN 2767
Op basis van de inspecties verkrijgen en behouden we inzicht in wat de onderhoudsstaat is en wanneer welk bouwkundig- en installatietechnisch onderhoud uitgevoerd moet worden. Hiervoor zullen eens per twee jaar de gebouwen volledig worden geïnspecteerd en op onderdelen jaarlijks. Recent zijn deze inspecties wederom uitgevoerd.
De inspecties zijn, voor het merendeel van de gebouwen (zie verderop), conform de landelijk vastgestelde norm NEN 2767 uitgevoerd.
De methodiek conditiemeten NEN2767 kent de volgende onderhoudsniveaus:
De conditie van een gebouw is een gemiddelde van de condities van alle op een gebouw aan onderhoud onderhevige onderdelen. De conditie van een onderdeel van een gebouw wordt bepaald door zijn functionaliteit. Conditie zegt dus (bijna) niets over de esthetiek, leeftijd of waarde. Conditie zegt iets over functionaliteit en de staat van onderhoud.
Voor de gebouwen die conform de NEN 2767 zijn geïnspecteerd (ca. 70% van de gebouwen) wordt een conditie aangehouden die op niveau 3 ligt. Dat komt omdat de meeste gebouwen al enigszins op leeftijd zijn en er dus altijd bouwkundige- en installatietechnische onderdelen zullen zijn die plaatselijk zichtbare veroudering laten zien. Dit is in lijn met de beleidskaders zoals die in 2015 zijn gehanteerd voor de toenmalige berekening van de opgaven.
Aan de overige gebouwen die niet conform de NEN 2767 zijn beoordeeld/geïnspecteerd (ca. 30% van het totaal), zijn geen conditiescores gehangen. Deze gebouwen zijn door ons zelf geïnspecteerd door bouw- en installatie deskundige medewerkers. De genoemde gebouwen zijn zodanig beoordeeld dat functievervulling van het gebouw en de installaties niet in gevaar komen. Deze beoordeling is daarmee te vergelijken met een niveau 3 van de NEN 2767.
Antea Group heeft bij de inspectie geconstateerd dat alle conform de NEN 2767 geïnspecteerde gebouwen aan het onderhoudsniveau 3 voldoen. Deze conclusie houdt in dat de gebouwen voldoende onderhouden zijn en er geen sprake is van kapitaalvernietiging.
De kunstobjecten zijn door Kunstwacht uit Delft eind 2020 geïnspecteerd.
Onderhoud kent verschillende vormen. Aan de ene kant is er het kortcyclisch onderhoud, zoals het verhelpen van storingen, het uitvoeren van (preventieve) onderhoud en het dagelijks onderhoud. Het kortcyclisch onderhoud is primair bedoeld voor het (tijdig) nemen van preventieve maatregelen en het uitvoeren van kleine reparaties die noodzakelijk zijn om het object in goed werkende en veilige staat te houden. Dit kort cyclisch onderhoud wordt ook vaak aangeduid als klein onderhoud.
Daarnaast is er het lang cyclisch onderhoud. Het lang cyclisch onderhoud is het uitvoering geven aan correctieve maatregelen, als gevolg van slijtage na een langere periode van gebruik, om een object in goede staat te houden of te brengen. Dit groot onderhoud dient zich in de regel gepland aan en is veelal ingrijpend van aard en betreft een groot of belangrijk deel van het object.
Kosten voor het lang cyclisch (groot) onderhoud, die bv. ontstaan na een langere gebruiksperiode, liggen doorgaans hoger. Daarbij zijn deze werkzaamheden vaak ingrijpend van aard. Voorbeelden zijn onder andere het uitvoeren van (periodiek) schilderwerk of het grootschalig herstel van voegwerk.
Naast cyclisch (groot) onderhoud is er ook sprake van “vervangingen” vanwege het bereiken van het einde van de technische levensduur van een gebouwonderdeel. Voorbeelden zijn onder andere het vervangen van een verwarmingsinstallatie of het vervangen van een (plat) dak van een gebouw.
In het beheersysteem is dit onderscheid ook aanwezig en zo opgenomen.
Met het instellen van de voorziening in 2015 is besloten de kosten voor onderhoud/instandhouding voortaan via een voorziening te laten plaatsvinden en niet meer via de exploitatie te laten plaatsvinden.
Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) (bron: Notitie materiële vaste activa; commissie BBV) stelt hierover onder meer het volgende:
Lasten van groot onderhoud kunnen in het jaar van ontstaan ten laste van een voorafgevormde voorziening worden gebracht (artikel 44 lid 1c BBV). Een dergelijke voorzieningwordt door de raad gevormd, op grond van de financiële verordening artikel 212Gemeentewet, om de lasten groot onderhoud over meerdere begrotingsjaren te egaliseren
De hoogte van de periodieke toevoeging aan de voorziening wordt bepaald op basis van een recent (meerjarig) beheerplan. Hiermee wordt bewerkstelligd dat de lasten gelijkmatig worden verdeeld over een langere periode. Hoe langer de gehanteerde periode waarover de jaarlijkse storting wordt berekend, bijvoorbeeld een periode van 10 jaar, hoe meer er sprake is van het egaliserende karakter van de voorziening. De toevoeging dient minimaal gebaseerd te zijn op de onderhoudslasten die in het beheerplan zijn opgenomen voor het begrotingsjaar (t) plus de drie jaren van de meerjarenraming (t+1, t+2, t+3).
Het doel van de voorziening is de onderhoudskosten te egaliseren en te voorkomen dat er pieken ontstaan in de begroting. Met een beheerplan voor de periode 2021-2025 wordt voldaan aan de in de BBV t.a.v. de voorziening opgenomen verplichtingen.
In dit beheerplan zijn de kosten voor onderhoud en vervangingsinvesteringen gescheiden opgenomen.
De afgelopen jaren zijn er door allerlei ontwikkelingen bij een aantal gebouwen onderhoud-activiteiten uitgesteld waardoor de stand van de voorziening voor het lang cyclisch onderhoud is gaan oplopen. Bij deze gebouwen wordt, gelet op de ontwikkelingen, getracht voor zo weinig mogelijk onderhoudsmiddelen de gebouwen op een acceptabel onderhoudsniveau te houden zonder dat de functionaliteit in het geding komt.
Een aansprekend voorbeeld zijn maatregelen aan het gemeentehuis. Gelet op de ontwikkelingen met betrekking tot huisvesting van de gemeentelijke organisatie wordt/is waar verantwoord sprake van uitstel van groot onderhoud.
3. Financiën: Meerjarenbegroting en voorziening
Vanuit het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP), zoals dat op basis van de inspecties in het beheersysteem is bepaald, zijn de benodigde financiële middelen vertaald naar een Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB). Binnen de MJOB zijn de kosten voor het kort cyclisch (klein onderhoud), het lang cyclisch onderhoud (groot onderhoud) en de vervangingen apart in beeld gebracht. Hierbij wordt opgemerkt dat soms geplande vervangingen worden uitgesteld omdat het einde van de levensduur nog niet is bereikt doordat onderdelen langer hun functie behouden dan gepland in het MJOP.
De kort cyclische kosten worden ten laste van de exploitatie gebracht en komen dus niet ten laste van de voorziening.
De bedragen zijn inclusief de kostenverhogende BTW (via BCF) maar zonder onderzoeks- en plankosten (voorbereiding-, administratie- en toezichtkosten).
De kosten voor het lang cyclisch onderhoud worden conform de BBV, en de in Heerenveen hiertoe ingestelde, voorziening gebracht.
Vervangingen (in de tabel zijn de investeringsbedragen in het betreffende jaar opgenomen)
De benodigde kredieten voor de vervangingen worden opgenomen in de begroting(en). Conform de financiële verordening zullen de kapitaallasten lopen vanaf het jaar na realisatie, in dit geval vanaf 2023.
Voor 2021 en 2022 gaat het om de volgende vervangingen (investeringen):
Jaarlijks wordt een gelijkblijvend bedrag in de voorziening groot onderhoud gestort (de dotatie), ten laste van de exploitatie. Daarmee blijft de druk in de begroting jaarlijks gelijk. De werkelijke (lang cyclische onderhoud) kosten komen daarmee niet ten laste van de exploitatie maar ten laste van de ingestelde voorziening groot onderhoud.
De stand van de voorziening bedraagt (ultimo 1 januari 2021) € 4.421.975,-.
Het verloop van de voorziening is in de komende 10 jaar als volgt:
De voorziening is hiermee (voldoende) gevuld om voor de komende 10 jaar het onderhoud uit te kunnen voeren.
Het benodigde budget voor de werkzaamheden die ten laste van de exploitatie gaan is voor de periode 2021-2025 als volgt geraamd:
Dit beheerplan voorziet niet in de verduurzaming van onze gebouwen. Het beheerplan richt zich op de instandhouding van het vastgoed (beheer en onderhoud) en dus niet op de verduurzamingsopgaaf, zoals die onder meer is vastgelegd in het duurzaamheidsprogramma Samen duurzaam in Heerenveen 2019-2022. Besloten is de verduurzaming van de gebouwen voorlopig uit te stellen gelet op het meerjarig financieel perspectief van de gemeente.
Daar waar het technisch en financieel mogelijk is, wordt wel ingezet op verduurzaming. Te denken valt dan vooral aan de vervanging van bouwkundige onderdelen zoals kozijnen(HR+++ glas) en het (na) isoleren van (platte)dakbedekking. Ook bij vervanging van installaties is door voortschrijdende technologische ontwikkeling en wetgeving ook al vaak sprake van duurzamere/energiezuinigere installaties. Een mogelijk gewenste “extra plus op deze vervanging” zit er echter helaas vaak niet in. Ambtelijk en bestuurlijk zal echter worden gekeken naar maximale doelmatige maatregelen binnen de (financiële) mogelijkheden die er o.b.v. de voorziening zijn.
Door onder andere de gevolgen van de Covid pandemie zijn ondertussen (sinds januari 2021) een aantal prijzen behoorlijk gestegen. Onder andere hout- en staal producten maken op dit moment een behoorlijke prijsstijging door.
De daadwerkelijke prijswijzigingen worden jaarlijks (landelijk) vertaald naar een zgn. CBS prijzenindex voor de branche. Deze prijsindex geeft daarmee een realistisch beeld voor de invloed van deze factoren op de kostenontwikkeling.
In de plannen is echter vooralsnog aangesloten bij de gehanteerde begrotingsuitgangspunten van de gemeente Heerenveen en is een indexering van 1% gehanteerd.
De gemeente is juridisch eigenaar van de PO/VO-schoolgebouwen in de gemeente Heerenveen. Dat betekent dat wanneer een schoollocatie wordt opgeheven het pand/de gebouwen “automatisch” in eigendom komen van de gemeente Heerenveen. De hiermee overkomende onderhoudskosten zijn uiteraard nu niet opgenomen in de opgaven en de dekking via de voorziening. Dit soort situaties kunnen dan ook (sterk) van invloed zijn op de onderhoudsvoorziening en vragen om een extra of aangepaste (jaar)dotatie