Budgethouderregeling gemeente Leudal

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Leudal
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Budgethouderregeling gemeente Leudal
Citeertitel	Budgethouderregeling gemeente Leudal 2021
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking
01-01-2024		Wijziging	12-12-2023 gmb-2023-540656
23-12-2022	01-01-2024	Wijziging	20-12-2022 gmb-2022-569821
27-11-2021	23-12-2022	Nieuwe regeling	16-11-2021 gmb-2021-426756

Tekst van de regeling

Intitulé

Budgethouderregeling gemeente Leudal

Het college van burgemeester en wethouders;

Gelet op het bepaalde in:

de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en de Financiële verordening gemeente Leudal

Besluit

Vast te stellen de budgethouderregeling gemeente Leudal .

1 Algemeen

Inleiding

Het college wordt bij de uitoefening van zijn bevoegdheden ondersteund door de ambtelijke organisatie. De organisatie is daarbij gebonden aan de regels vastgesteld door de raad en het college. De financiële verordening, de mandaatregeling en de budgethouderregeling vormen de basis voor de opzet en werking van de ambtelijke organisatie en de verdeling van, onder andere, de financiële bevoegdheden, met als doel om in control te komen en te blijven.

De budgetcyclus begint met de vaststelling van de begroting door de gemeenteraad, de houder van het budgetrecht. De regels hiervan zijn vastgesteld in de financiële verordening. De budgethouderregeling spitst zich toe op de uitvoering van de begroting en de uitvoering van eerder vastgesteld beleid en geeft regels ten behoeve van de relatie tussen college en ambtelijke organisatie. De regeling beoogt het budgethouderschap mede in relatie tot de mandatering duidelijk te regelen.

In deze regeling wordt van vier soorten verplichtingen uitgegaan:

I.
Meerjaren vast betreft goederen of diensten die onlosmakelijk verbonden zijn met het voeren van het bedrijf, waarvoor meerjarencontracten worden afgesloten (energie en verzekeringen) of waar sprake is van gedwongen winkelnering (water) dan wel een wettelijk kader (belastingen). Het aangaan van een verplichting in het kader van meerjaren vast blijft beperkt tot het opnieuw aangaan van meerjarencontracten voor energie en verzekeringen.
II.
Investeringen betreft incidentele aanschaf van goederen en diensten conform het meerjaren investeringsplan met een meerjarig budgettair effect. Deze aanschaf wordt geactiveerd en heeft een projectmatig verloop. Hiertoe wordt een krediet verstrekt.
III
Exploitatie en voorzieningen betreft incidentele (planmatige) aanschaf met een rechtstreeks budgettair effect, dat wordt gedekt uit de exploitatie dan wel een voorziening.
IV
Salarissen betreft alle soorten arbeidscontracten met een maandelijkse beloning voor verrichte werkzaamheden in dienstverband. Hiervoor wordt verwezen naar de mandaatregeling. Inhuur van personeel in het kader van een uitbestede dienst behoort tot exploitatie en voorzieningen zoals bedoeld onder III.

Organisatorische kaders

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.
Bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester;
b.
Budget: taakstellend bedrag in de begroting dat niet mag worden overschreden;
c.
Krediet: budget ten behoeve van een specifieke investering;
d.
Programma: een samenhangend geheel van thema’s en producten gericht op het bereiken van maatschappelijke effecten, zoals gedefinieerd in de gemeentebegroting;
e.
(Sub)Product: onderdeel van een programma waaraan budget wordt toegewezen;
f.
Autorisatietabel: in de administratieve systemen verwerkte bevoegdheden per functionaris;
g.
Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten als bedoeld in artikel 1:3, eerste lid, van de Awb te nemen (artikel 10:1 Awb);
h.
Budgethouder: de secretaris of een voor het budget verantwoordelijk(e) afdelingshoofd;
i.
Budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker, die verantwoordelijk wordt gemaakt voor het aan hem toegewezen budget en tevens verantwoordelijk is voor de financiële verwerking van ingekomen facturen. Dit kan ook een krediet zijn;
j.
Pav-er: een prestatie akkoord verklaarder.

Artikel 2 Aanpalende verordeningen en regelingen

1.
Deze regeling is afgeleid van de vigerende financiële verordening van de gemeente Leudal, hierna genoemd ‘verordening’. Daarmee is de verordening steeds leidend ten opzichte van deze regeling.
2.
Deze regeling gaat samen met de vigerende mandaatregeling van de gemeente Leudal, hierna genoemd ‘mandaatregeling’.
3.
Alle in deze regeling opgenomen bepalingen met betrekking tot voorzieningen vallen onder de strekking van de vigerende Nota reserves en voorzieningen.
4.
Deze regeling verwijst naar het vigerende inkoop- en aanbestedingsreglement van de gemeente Leudal, hierna genoemd ‘I&A-reglement’.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden

1.
Het managementteam (MT) is namens het bestuursorgaan belast met de gemeentelijke beleidsontwikkeling en de uitvoering van de begroting.
2.
Het MT wijst per afdeling een budgethouder aan..
3.
De budgethouder mag beschikken over het toegewezen budget.
4.
De budgethouders mogen het toegewezen budget binnen de grenzen van de afdeling in ondermandaat geven aan één of meerdere budgetbeheerders. Per product of project kan dat er maximaal één zijn. Bij een budget waarvoor geen ondermandaat is verleent treedt de budgethouder zelf op als budgetbeheerder.
5.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de correcte boekhoudkundige verwerking van baten en lasten.
6.
De budgetbeheerder mag zijn werkzaamheden laten voorbereiden door een medewerker, maar blijft zelf verantwoordelijk.
7.
De pav-er verklaart of goederen/diensten conform vooraf gemaakte afspraken over hoeveelheid, kwaliteit, tijdigheid en prijs zijn geleverd.
8.
De financiële administratie heeft de registrerende, betalende en bewarende functie.
9.
De interne controle heeft de controlerende functie. Daarbij mogen bepaalde controles in de lijn worden belegd.

Artikel 4 Vervanging bij afwezigheid

1.
Bij afwezigheid van de budgethouder, wordt de lijn van vervanging zoals opgenomen in de mandaatregeling gevolgd.
2.
Bij afwezigheid van de budgetbeheerder of pav-er wijst de budgethouder een vervanger aan.
3.
De budgethouder geeft aan voor welke periode en in de plaats van wie de vervangende functionaris wordt benoemd en draagt zorg voor verwerking in de financiële administratie.

2 Regeling

Aangaan verplichtingen

Artikel 5 Meerjaren vast

1.
De budgethouder draagt zorg voor tijdige aanbesteding conform het I&A-reglement.
2.
De budgethouder laat zich ondersteunen door de inkoopadviseur/ medewerker inkoop.
3.
De budgethouder handelt bij afwijkingen conform de verordening.
4.
Bij verplichtingen < € 25.000 mag de aangewezen budgetbeheerder de verplichting aangaan.
5.
Bij verplichtingen < € 500 mag de aangewezen pav-er de verplichting aangaan.

Artikel 6 Investeringen

1.
De aanschaf van goederen en diensten vanuit een krediet is voorbehouden aan de aangewezen budgethouders. Grondexploitaties worden als investering beschouwd.
2.
De budgethouder draagt zorg voor de aanbesteding conform het I&A-reglement.
3.
De budgethouder laat zich ondersteunen door de inkoopadviseur/ medewerker inkoop.
4.
De budgethouder meldt mogelijke afwijkingen van het krediet bij de portefeuillehouder.
5.
De budgethouder handelt bij aanpassingen conform de verordening.
6.
Bij verplichtingen < € 25.000 mag de aangewezen budgetbeheerder de verplichting aangaan.
7.
Bij verplichtingen < € 500 mag de aangewezen pav-er de verplichting aangaan.

Artikel 7 Exploitatie en voorzieningen

1.
De aanschaf van goederen en diensten in het kader van de realisatie van een subproduct of de benutting van een voorziening is voorbehouden aan de aangewezen budgethouder.
2.
De budgethouder draagt zorg voor de aanbesteding conform het I&A-reglement. De budgethouder mag alleen enkelvoudig onderhands en meervoudig aanbesteden. Bij de gunning van een Europese aanbestedingen volgt een voorstel aan het college van burgemeester en wethouders.
3.
De budgethouder meldt mogelijke afwijkingen van het budget bij de portefeuillehouder.
4.
De budgethouder handelt bij aanpassingen conform de verordening.
5.
Bij verplichtingen < € 25.000 mag de aangewezen budgetbeheerder de verplichting aangaan.
6.
Bij verplichtingen < € 500 mag de aangewezen pav-er de verplichting aangaan. Voor zover de verplichting betrekking heeft op subsidieverlening, kan een pav-er verplichtingen aangaan tot € 7.500,-.

Financiële afwikkeling

Artikel 8 Registratie

1.
De financiële administratie registreert de inkomende facturen.
2.
De financiële administratie controleert de facturen op optische juistheid. Bij onjuistheden wordt de leverancier geraadpleegd. Desnoods wordt een vervangende factuur verlangd.
3.
De financiële administratie stuurt de geregistreerde facturen ter accordering naar de betreffende budgetbeheerder.
4.
De pav-er verstrekt op aangeven van de budgetbeheerder de opleveringsverklaring (middels pakbon of urenstaat).
5.
De budgetbeheerder geeft, voor zover dit nog niet is gebeurd, aan van welk budget de factuur wordt betaald. De budgetbeheerder mag zijn werkzaamheden laten voorbereiden door een medewerker, maar blijft zelf verantwoordelijk.
6.
De budgetbeheerder geeft binnen een termijn van vijf werkdagen, doch voor het verstrijken van de betalingstermijn akkoord op betaling van de factuur. Indien de factuur op basis van een verplichting is geregistreerd, is een akkoord op de factuur van de pav-er voldoende.
7.
De budgetbeheerder draagt zorg voor retournering van de geaccordeerde factuur aan de financiële administratie, inclusief alle bijlagen.
8.
De financiële administratie ziet toe op de rechtmatige inzet van budget, op grond van de verordening en de mandaatregeling en maakt daarbij zo nodig gebruik van de autorisatietabel dan wel het handtekeningenregister.
9.
De financiële administratie draagt zorg voor het boeken van de factuur en indien van toepassing het afboeken van de verplichting. Hiermee wordt niet bedoeld dat de financiële administratie de boekingsregel bepaalt. Dit gebeurt door de budgetbeheerder (zie lid 6).
10.
De financiële administratie draagt zorg voor het betalen van de factuur.
11.
De financiële administratie draagt zorg voor de bewaring van de factuur met alle bijlagen.

Begroten en verantwoorden

Artikel 9 Budget verschuiven

1.
De budgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal aanbrengen van wijzigingen binnen een subproduct of tussen verschillende subproducten die binnen hetzelfde product blijven.
2.
De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende producten, waarvoor hij als zodanig is aangewezen en die binnen hetzelfde thema blijven, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen met goedkeuring van het college.
3.
Alle overige wijzigingen vereisen een besluit van de raad.
4.
Afwijkingen in kredieten; Hiervoor gelden bijzondere regels, omdat deze door de raad specifiek beschikbaar zijn gesteld.
- a.
  Meevallers op kredieten; Is voor een investering minder geld nodig, dan vloeit het exploitatievoordeel terug naar de algemene middelen. Meevallers op kredieten mogen niet zonder raadsbesluit worden gebruikt ter compensatie van tegenvallers elders.
- b.
  Tegenvallers op kredieten; Kredieten mogen niet worden overschreden. Er mag ook geen compensatie met andere kredieten plaatsvinden. Bij een dreigende overschrijding dient aan de raad een aanvullend krediet te worden gevraagd. Bij het aanvragen van een aanvullend krediet zal door de budgethouder dekking moeten worden aangegeven voor de hogere kapitaallasten. Bij instemming door de raad wordt een kredietverhoging door middel van een begrotingswijziging vastgelegd.

Artikel 10 Afleggen verantwoording

1.
De budgethouder legt verantwoording af over de financiële en inhoudelijke taken aan het MT, met inachtneming van de verordening. Hij kan hierbij gebruikmaken van de input van de aangewezen budgetbeheerders.
2.
Het MT legt verantwoording af over de financiële en inhoudelijke taken aan het college van burgemeester en wethouders, met inachtneming van de verordening.

3 Slotbepalingen

Artikel 11 Inwerkingtreding

1.
Deze regeling treedt in werking de dag na bekendmaking.
2.
Met de inwerkingtreding van deze regeling komt de “Budgethouderregeling gemeente Leudal 2017”, vastgesteld op 3 januari 2017, te vervallen.

Artikel 12 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam “Budgethouderregeling gemeente Leudal ”.

Aldus besloten tijdens de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Leudal van 16 november 2021.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN Leudal,

de gemeentesecretaris, de burgemeester,

mr. drs. J.J.Th.L. Geraedts D.H. Schmalschläger