| Organisatie | Westvoorne |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling Inkoop & Aanbesteding 2021 Gemeente Westvoorne |
| Citeertitel | Regeling inkoop en aanbesteding 2021 gemeente Westvoorne |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Past performance |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-11-2021 | nieuwe regeling | 27-10-2021 |
De “Regeling inkoop en aanbestedingen” stelt de randvoorwaarden vast waarbinnen de gemeentelijke organisatie moet opereren bij inkoop en aanbestedingen.
Deze regeling dient om de medewerkers van de gemeente Westvoorne te ondersteunen bij een correcte, efficiënte en effectieve uitvoering van hun taak. De nota is bindend voor alle medewerkers. Verder dient de regeling als toetsingsmiddel voor de accountant, de gemeentelijke controller en raadsleden om te beoordelen of de gemeentelijke organisatie zich houdt aan de regels en afspraken. Ook leveranciers en anderen zijn door deze nota op de hoogte van de uitgangspunten van het beleid van de gemeente en kunnen beoordelen of de gemeente zich aan de regels en afspraken houdt.
Inkoop betreft alle handelingen waar een externe factuur tegenover komt te staan. Dit betekent dat inkoop betrekking heeft op het inschakelen van derden en het kan daarbij gaan om de levering van zaken (door bijvoorbeeld koop, huur of lease), het verrichten van diensten of de uitvoering van werken. Inkoop gaat dus verder dan alleen de aanschaf van pennen of een gummetje. Het gaat bijvoorbeeld ook om opdrachten voor bruggen en wegen, onderhoud van de computers en inhuur van uitzendkrachten.
Aanbesteden kan worden omschreven als de uitnodiging aan ondernemers om deel te nemen aan een aanbestedingsprocedure, met als doel het sluiten van een overeenkomst met de meest geschikte opdrachtnemer. Aanbesteden heeft dus betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert.
Voor het aanbesteden van de grotere opdrachten zijn de Europese richtlijnen van toepassing, bij kleinere opdrachten en voor de interne organisatie van het aanbesteden bestaat alle beleidsvrijheid voor een gemeente.
De relatie tussen inkoop en aanbesteding wordt duidelijk uit het inkoopproces. Aanbesteding is een onderdeel van het inkoopproces. Zodra is bepaald wat de gemeente nodig heeft en wat wordt aangeboden door de markt, doorloopt het proces in de regel de volgende fasen:
De onderdelen specificeren en het selecteren van de opdrachtnemer en contracteren zijn de onderdelen die ‘aanbesteden’ wordt genoemd. Schematisch zien de stappen in het inkoopproces er als volgt uit:
Artikel 2b Selectie van opdrachtnemers voor het uitvoeren van werken (groslijstensystematiek)
De aanbestedingswet maakt het mogelijk om met een groslijstensystematiek te werken voor opdrachten onder de Europese drempelwaarde. De groslijsten worden gebruikt om een voorselectie te maken wanneer een “werk” meervoudig onderhands worden aanbesteed.
De gemeente Westvoorne is verantwoordelijk voor een transparant, niet discriminerende en objectieve wijze van aanbesteden. Het selecteren van opdrachtnemers voor een meervoudig onderhandse aanbesteding van een “werk” op basis van de groslijstensystematiek maakt hier onderdeel van uit.
De systematiek zorgt voor een eerlijk en effectief contractmanagement. Het uitnodigingsbeleid en de bijbehorende selectiefase van meervoudig onderhandse aanbestedingen is met deze systematiek transparanter en objectiever. Een aanvullend doel van de systematiek is, de aannemer te motiveren om de kwaliteit van de opdracht te verhogen, het uitgevoerde werk wordt beoordeeld volgens de past performance methodiek van het CROW. Een hogere beoordeling vergroot de kans op een uitnodiging bij een volgend werk, een lage beoordeling kan leiden tot (tijdelijke) uitsluiting.
Criteria voor toelating en verwijdering van de groslijst
Om een initiële groslijst op te zetten kunnen geïnteresseerde opdrachtnemers een inschrijving maken op de groslijst. Elke initiële inschrijvende partij begint met een waardering gelijkwaardig aan een 7. Om voldoende input te kunnen leveren aan de groslijstensystematiek is er samenwerking gezocht met de gemeente Brielle waarbij er uitwisseling plaats vindt van de “past performance” beoordeling. In Bijlage 5 is er een notitie toegevoegd van de selectiemethode voor het onderhands aanbesteden van werken,
Een opdrachtnemer verdient een plek op een groslijst als ze over een lange periode goede resultaten heeft behaald bij de gemeente Westvoorne. Een incidenteel mindere prestatie zal normaliter niet gelijk leiden tot verwijderen van de groslijst. Een slechte prestatie of een wettelijke overtreding/delict tijdens een werk kan worden gezien als een argument om van de groslijst te worden verwijderd.
Past performance (beoordeling van de uitgevoerde opdracht)
De gemeente Westvoorne sluit aan bij de past performance methodiek van het CROW die landelijk wordt gebruikt om opdrachtnemers te beoordelen. Deze methodiek is geënt op wederzijdse beoordeling van opdrachtnemer en –gever. Voorafgaand worden verwachtingen m.b.t. de samenwerking vastgelegd, die tijdens de uitvoering worden bewaakt (tussentijdse evaluatie) en zo nodig bijgestuurd. De eindbeoordeling/evaluatie bepaald de uiteindelijke score. De score heeft voornamelijk betrekking op de samenwerking (zachte kant), hierbij valt o.a. te denken aan het betrekken en informeren van de omgeving gedurende een project, het ontzorgen van de opdrachtgever, het beheersen van risico’s en extra service die verleend wordt buiten de contractuele verplichtingen, e.d. Wat opgeleverd moet worden ligt contractueel vast. De beoordelingscriteria kan per opdracht verschillen.
Beoordeling van de opdrachtgever
Gedurende het “werk” wordt de samenwerking besproken en wordt getoetst of de wederzijdse verwachtingen worden waargemaakt, middels het invullen van de beoordelingsformulieren. Op deze momenten wordt de beoordelingsformulieren ingevuld. Op deze manier wordt inzicht verschaft waar de samenwerking goed gaat en waar er verbetermogelijkheden zijn. De verbeteringen worden vastgelegd in actiepunten en/of nadere afspraken. Per aspect kan een opdrachtnemer een reactie geven op de beoordeling en feedback geven aan de gemeente. Wederzijds vertrouwen en transparantie zijn hierbij belangrijke elementen.
Het beoordelingsformulier (zie Bijlage 4) wordt ingevuld door directievoerder/toezichthouder tezamen met de projectleider en vervolgens gezamenlijk met de opdrachtnemer besproken. Bij problemen kan bezwaar worden aangetekend (hoor/wederhoor) en wordt bespreking binnen de gemeente opgeschaald. Na vaststelling van de eindscore (Past Performance) wordt deze score schriftelijk aan de opdrachtnemer mede gedeeld.
Lokale aannemer versus regionaal / landelijk
Op basis van de groslijstensystematiek kunnen er meerdere aannemers geselecteerd worden. Opdrachtnemers kunnen een hoge of lage score behalen bij een eerder uitgevoerde opdracht. De score bepaalt de kans dat de aannemer wordt uitgenodigd voor een volgend werk, hoe hoger de score hoe groter de kans op een (positieve) selectie. De eerste opdrachtnemers worden uit een lokale poule geselecteerd. Daarna volgt een poule van lokaal en regionaal om vervolgens een nog een laatste selectie te maken uit de poule lokaal, regionaal en landelijk.
Artikel 3 Doelstellingen van het beleid:
Het hier omschreven beleid kent de navolgende doelstellingen:
Doelmatige besteding van financiële middelen van de gemeente. De gemeente koopt op een zodanige manier in dat een zo efficiënt mogelijke en maatschappelijk verantwoorde inzet van geldelijke middelen wordt bereikt. Het gaat immers om gemeenschapsgeld dat wordt uitgegeven. Er wordt gestreefd naar een zo optimaal mogelijke prijs/kwaliteit verhouding. Geen cent te veel, is het motto.
Artikel 4 Juridische aspecten:
De Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) geeft algemene regels van bestuursrecht waaraan elke gemeente zich hoort te houden in geval van inkoop en aanbesteding. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om kleine of grotere bedragen. Het gaat vooral om de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals het gelijkheidsbeginsel (gelijke situaties dienen gelijk behandeld te worden), rechtszekerheidsbeginsel (de gemeente mag gedane toezeggingen, uitlatingen of gewekt vertrouwen niet beschamen) het zorgvuldigheidsbeginsel (het voorbereiden en nemen van een besluit dient behoorlijk en correct te zijn) en het fair-play beginsel (de gemeente moet zich onpartijdig opstellen bij het nemen van besluiten).
De Gemeentewet geeft het wettelijke kader aan voor het handelen van de gemeente en de bevoegdheden van de verschillende bestuursorganen. In geval van inkoop en aanbesteding sluit de gemeente overeenkomsten. Het sluiten van overeenkomsten valt onder het privaatrecht. Daarom zijn ook de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek ten aanzien van het overeenkomstenrecht van toepassing.
De Europese Unie heeft richtlijn 2014/24/EU opgesteld. Het betreft een richtlijn voor de aanbesteding van overheidsopdrachten op het gebied van dienstverlening, leveringen en werken. De gemeente is verplicht om de Europese richtlijnen toe te passen. In elke richtlijn is een uitgebreide beschrijving opgenomen waarin wordt beschreven hoe er gehandeld dient te worden indien een opdracht Europees aanbesteed gaat worden. De richtlijnen stellen eisen aan de technische specificatie van de opdracht en aan de selectie- en gunningcriteria. De richtlijnen zijn van toepassing als de geraamde waarde van het te besteden bedrag voor een opdracht hoger is dan in de richtlijn staat vermeld, de zogenaamde drempelbedragen.
Artikel 5 Drempelbedragen per categorie:
Jaarlijks worden conform de Richtlijnen 2014/24/EU van het Europees Parlement de drempelbedragen vastgesteld. Voor het jaar 2020 zijn de drempelbedragen als volgt vastgesteld:
* Bij het aanbesteden van ( gesubsidieerde) opdrachten wordt te allen tijde de meest actuele drempelbedragen gehanteerd conform de verordening van de Europese Commissie.
De drempelbedragen worden geïndexeerd.
Een historisch overzicht van de ontwikkeling van de drempelbedragen is in onderstaande tabel opgenomen:
De indeling in categorie aanbesteding gevolgd door de definitie (levering, werk of dienst) is hieronder aangegeven:
Artikel 6 Transparantie, gelijkheid, non-discriminatie en proportionaliteit:
Voor het gemeentelijke aanbestedingsbeleid gelden beginselen van transparantie, gelijkheid, non-discriminatie en proportionaliteit. Dit principe is herhaaldelijk bevestigd door het Europese Hof van Justitie en onze gemeente wil daarom het belang van het nastreven van transparantie, gelijkheid non-discriminatie en proportionaliteit bij het verstrekken van opdrachten onderstrepen. De begrippen gelijkheid en non-discriminatie betekenen dat de gemeente Westvoorne potentiële inschrijvers eerlijke en gelijke kansen biedt.
Het begrip transparantie kan hierbij worden uitgelegd als: `aan elke potentiële inschrijver dient een passende mate van openbaarheid te worden gegarandeerd.´ Dit houdt in dat één of andere vorm van publiciteit moet worden gewaarborgd, omdat het anders onmogelijk zou zijn dat geïnteresseerde personen kennis kunnen nemen van het plaatsen van een opdracht. Dit kan worden gewaarborgd door, onder andere publicatie van een (voor)aankondiging in het Publicatieblad van de Europese Unie, (regionale) dagbladen of gespecialiseerde kranten of door publicatie op de eigen website.
Een en ander betekent dat de ontwikkelingen in de jurisprudentie er voor zorgen dat het aanvragen van een aantal offertes (onderhands aanbesteden), niet een correcte toepassing van het transparantiebeginsel is. Immers, hierdoor hebben andere potentiële inschrijvers niet de mogelijkheid van de opdracht kennis te nemen en te beslissen of zij inschrijven voor een opdracht.
Een duidelijke (geldelijke) grens vanaf wanneer niet meer zou kunnen worden volstaan met onderhands aanbesteden is er wettelijk gezien (nog) niet. Dit hangt af van het voorwerp van de opdracht en de mate waarin de belangstelling van alleen regionale, of nationale of ook Europese inschrijvers gewekt kan zijn. Toch hebben wij als gemeente Westvoorne net als verschillende andere gemeenten ervoor gekozen om boven een bepaald bedrag alleen nog maar openbaar aan te besteden.
Artikel 7 Het toepassen van het aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016):
Op grond van de in 2016 gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en het gewijzigde Aanbestedingsbesluit is een aanbestedende dienst verplicht om het ARW 2016 toe te passen voor overheidsopdrachten voor werken onder de Europese drempelwaarden volgens het 'pas toe of leg uit'-principe.
In het kader van samenwerken kunnen opdrachten samen met buurgemeenten op de markt worden gebracht. De gids proportionaliteit geeft aan in welke omstandigheden het al dan niet samenvoegen van opdrachten proportioneel is. Het niet clusteren van opdrachten moet als uitgangspunt genomen worden tenzij volgens het ‘comply or explain’ (pas toe of leg uit) beginsel inzichtelijk kan worden gemaakt dat clusteren gerechtvaardigd is.
Indien maatschappelijk verantwoord gekozen wordt opdrachten te clusteren in één aanbesteding, dient bij voorkeur ook de mogelijkheid van onderverdeling van de opdracht in meer percelen in overweging genomen te worden.
De gunning is, zowel volgens de Europese Richtlijnen als volgens het nationale recht, mogelijk op basis van het criterium ‘beste prijs kwaliteit verhouding’ (BPKV). Dit is een overkoepelde terminologie voor de drie gunningscriteria:
* Nadere criteria als bedoeld onder kop B voor het aanbesteden van een overheidsopdracht van een werk, levering of dienst kunnen in alle opzichten en in elk stadium van hun levenscyclus te maken hebben met:
Het criterium BPKV (Beste Prijs Kwaliteit Verhouding) biedt de mogelijkheid om producten uit de markt te halen met een betere prijs/kwaliteit verhouding. De aanbestedende dienst die de economisch meest voordelige inschrijving vaststelt op basis van de beste prijs kwaliteitsverhouding, moet in de aankondiging of de aanbestedingsdocumenten het relatieve gewicht van de gekozen nadere (sub-)criteria worden bepaald. Dit gewicht kan worden uitgedrukt door middel van een marge met een passend verschil tussen minimum en maximum. Is een weging om aantoonbare redenen niet te geven, dan zullen de criteria in afnemende volgorde van belang moeten worden gezet.
De economisch meest voordelige inschrijving kan o.a. de volgende subgunningscriteria bevatten:
De te stellen criteria moeten verband houden met het onderwerp van de opdracht. Daarnaast moeten zij volledig, objectief en eenduidig zijn.
De tijd en de kosten voor het doen van een inschrijving moeten niet onnodig hoog worden.
Wanneer het onvermijdelijk is dat er verhoudingsgewijs aanzienlijke kosten per inschrijving moeten worden gemaakt, is het proportioneel dat daarvoor een vergoeding beschikbaar wordt gesteld.
Indien werken of diensten worden aanbesteed kan afhankelijk van de omvang een ‘social return’ verlangd worden. Hierbij wordt een percentage van minimaal 5% van de aanneemsom geïnvesteerd in stageplaatsen/(leer)werkplekken of arbeidsplaatsen voor mensen met een beperking of slechte arbeidsmarktpositie. De toepassingsvorm van social return moet in verhouding staan met de uitvoeringslast voor de opdrachtnemers. Ook hier geldt het ‘comply or explain’-beginsel.
Als de opdrachtgever een social return verlangd dient hierin expliciet vermeld te worden dat de opdrachtnemer investeert in personen binnen de regio Voorne-Putten.
Verplicht digitaal aanbesteden
Bij Europese aanbestedingsprocedures gelden de Europese uitgangspunten van gelijke behandeling, non-discriminatie, transparantie en proportionaliteit. Het is niet verplicht om een opdracht Eurpopees aan te besteden (zie drempelbedragen). Indien ervoor gekozen wordt de opdracht volgens de Europese procedure aan te besteden moet deze verplicht op TenderNed worden gepubliceerd. De meervoudige en enkelvoudig onderhandse procedures brengen geen verplichte publicatie op TenderNed met zich mee. Voor leveringen en diensten gelden nadere verplichtingen (Aanbestedingswet) indien onder de Europese drempelwaarde wordt aanbesteedt en er sprake is van duidelijk grensoverschrijdend belang
Artikel 7b Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten:
Op basis van het model van de VNG zijn binnen de gemeente Westvoorne de Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten vastgesteld. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op de offerteaanvraag en overeenkomst met betrekking tot leveringen en/of diensten. Afwijking van deze algemene inkoopvoorwaarden kan uitsluitend door het college. Daarnaast kan er alleen worden afgeweken indien partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen. De algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten voor de gemeente Westvoorne zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. In Bijlage 4 zijn de algemene inkoopvoorwaarden toegevoegd.
Artikel 8 Inkoop- en aanbestedingsregels gemeente Westvoorne:
Voor de interne procedure en organisatie telt dat de gevolgde procedures controleerbaar en de aankopen bedrijfseconomisch verantwoord moeten zijn.
Met het bedrijfseconomisch beginsel wordt bedoeld dat de gemeente bij de aanbestedingen zich zodanig dient op te stellen dat het de maximale prestaties tegen zo laag mogelijke kosten en risico’s ontvangt. Voor de beoordeling welke procedure in welke situatie moet worden gehanteerd moet naast de wettelijk voorgeschreven situaties tevens rekening worden gehouden met de marktsituatie en de kosten die gemoeid zijn met de verschillende procedures. In combinatie met het moeten opstellen van objectieve criteria op grond waarvan gekozen wordt voor een bepaalde procedure, wordt voorgesteld om de aanbestedingswijze afhankelijk te maken van het bedrag dat (conform voorcalculatie) gemoeid is met de opdracht. Voor welke procedure gekozen moet worden, kan worden uitgedrukt in een zogenaamde "beslisboom”, zie ook artikel 8a.
Artikel 8a Beslisboom Westvoorne:
Belangrijk bij het kiezen van een aanbestedingsprocedure is het proportionaliteitsbeginsel. Dit houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die gesteld worden bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. Hierbij dienen de volgende aspecten in acht genomen te worden:
Om richting te geven aan de selectie van een procedure wordt in de gids proportionaliteit een stoplicht model gehanteerd waarbij per procedure middels kleuren de mate van proportionaliteit of disproportionaliteit wordt aangegeven. Op basis van dit model is een beslisboom opgesteld. De onderstaande beslisboom dient uitsluitend voor "standaardsituaties".
Los van de algemene kaders die in bovenstaande beslisbomen worden weergegeven blijft het uiteraard belangrijk om te allen tijde de concrete situatie te bekijken. Om deze reden zijn onder artikel 8b een aantal situaties beschreven waarmee kan worden afgeweken van de beslisboom.
Artikel 8b Afwijking beslisboom Westvoorne:
Wanneer er sprake is van een opdracht die vraagt om een specifieke aanbestedingsstrategie kan binnen de wettelijke kaders afgeweken worden van bovenstaande beslisboom. Bij een afwijking van de beslisboom zal rekening gehouden moeten worden met de gids proportionaliteit en geldende drempelwaarden vanuit de richtlijn 2014/24EU. Deze laatste mogen niet worden overschreden.
Bij de volgende uitzonderingen kan worden afgeweken van de beslisboom;
Het college van burgemeester en wethouders is hierin het enige orgaan om hierover besluiten te nemen. Adviezen aan het bestuur met betrekking tot aanbesteding zijn per definitie vertrouwelijk
Een voorbeeld van het proces van aanbesteding en gunning op basis van BPKV zijn in de vier Bijlagen gevoegd. In dit voorbeeld is te zien dat gunning op basis van prijs, social return en het ontwerp heeft plaatsgevonden.
De ondertekening van de opdracht kan door middel van mandaat aan een andere functionaris worden overgedragen. Naast de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten wordt het ARW 2016 als uitgangspunt genomen bij aanbestedingen.
De interne procedures van de verschillende activiteiten moeten zo opgezet worden dat de kwetsbaarheid van de bij inkopen en aanbestedingen betrokken ambtenaren en bestuurders tot een minimum wordt teruggebracht. De organisatie kan zowel de eigen kwetsbaarheid als die van betrokken ambtenaren/bestuurders verminderen door bij essentiële activiteiten in de inkoop- en aanbestedingsprocedure te streven naar functiescheidingen (c.q. scheiding van verantwoordelijkheden). Vandaar dat het wenselijk is de lijst van inschrijvers bij onderhands meervoudig aanbesteden door het college van burgemeester en wethouders te laten vaststellen.
Voor de feitelijke inkoop of aanbesteding, die schematische is opgebouwd uit:
Om de regionale economie te stimuleren wordt bij aanbestedingen aandacht gevraagd voor de regionale ondernemer(s). Uiteraard dient er bij de aanbieding wel sprake te zijn van een juiste prijs-/kwaliteitsverhouding (marktconformiteit), een en ander ter beoordeling aan de aanbestedende/inkopende afdeling.
De functiescheiding kan in theorie het beste worden aangebracht tussen de aanvraag en de beoordeling van de offerte.
Afhankelijk van de beslisboom is de master-/budgethouder in feite verantwoordelijk voor de drie toetsen. Alle beslissingsmomenten in de inkoop- en aanbestedingsprocedure komen hierdoor terecht bij de budgethouder. Hiervoor zal verantwoording moeten worden afgelegd. Het is gewenst om al tijdens de procedure de gemaakte beslissing intern te verantwoorden.
De mate waarin besluitvorming voor de opdrachtverstrekking in de procedure verantwoordt kan worden is hierbij cruciaal.
Op het moment van deze besluitvorming vinden in feite drie toetsen plaats:
De verantwoordelijkheid voor de financiële toets ligt primair bij de budgethouder. Het Sectorhoofd heeft een toezichthoudende rol in het kader van de budgetbewaking. De financiële consulent controleert de financiële consequenties en risico’s in relatie tot het beschikbare budget c.q. financieel beleid. Voor de goede orde wordt opgemerkt, dat de budgethouder indien gewenst de bevoegdheden kan overdragen aan een budgetbeheerder.
Bij projecten boven de € 25.000,-- vindt de uitvoering van de inkoop en aanbesteding na advisering aan het college plaats. In het advies wordt aangegeven hoe de verantwoordelijkheid voor het inkoop- en/of aanbestedingsproces in een aanbestedingsteam is ingevuld.
Het uitgangspunt hierbij is dat de master-/budgethouder zorg draagt voor de communicatie ten aanzien van de inkoop- en aanbestedingsprocedures (onderhands, openbaar, Europees) en het onderhoud van deze procedures. De controller/financieel consulent dient te toetsen of de juiste procedure is/wordt gevolgd bij toetsing van het concept college-/mandaatbesluit. Hierbij wordt opgemerkt dat de budgethouder primair de kennis dient te bezitten wanneer wel en wanneer niet tot een Europese aanbesteding moet worden overgegaan. Indien er redenen zijn om hieraan in voorkomende gevallen te twijfelen, wordt door de master-/budgethouder ter zake kundig advies gevraagd.
Artikel 10 Rollen bij inkopen en aanbesteden gericht op Europees aanbesteden:
Hoewel het inkoopproces en het aanbestedingsproces vanuit verschillende gezichtspunten benaderd kunnen worden (besteding van reguliere budgetten of projectmatige zaken) wijkt het rollenpatroon van de actoren in essentie niet af. Het gaat immers om een proces tot verwerving van leveringen, diensten of werken. In beide processen kan men te maken krijgen met Europese regelgeving.
Bij het aanbestedingsproces komen de volgende actoren in beeld:
De diverse rapportages aan het bestuur zullen door de master-/budgethouder worden gemaakt. In geval er sprake is van toepassing van EG richtlijnen zal een zogenaamde getrapte rapportage worden toegepast. In stap 1 wordt het gemeentebestuur gevraagd om financiële middelen beschikbaar te stellen (indien deze niet zijn voorzien bij de begroting). Uiteraard zal in deze rapportage tot uitdrukking worden gebracht welke leveringen, diensten of werken het betreft. Daarbij staat tevens aangegeven welke procedure er van toepassing is. Ook zal een indicatie van de kosten die met de inkoop of aanbesteding gemoeid zijn worden aangegeven. In stap 2 zal de procedure tot verwerving worden uitgevoerd. Tot slot zal in stap 3 het college worden geïnformeerd over de uitgevoerde procedure tot verwerving, aan welke leverancier de opdracht wordt gegund en welke kosten er daadwerkelijk met de opdracht zijn gemoeid. Stap 3 is niet van toepassing indien dit binnen de kaders onder mandaat is geregeld.
Tijdens de hierboven omschreven procedure kan in voorkomende gevallen een extern adviesbureau worden ingeschakeld. Zeker bij de eerste Europese aanbestedingsprocedures zal hieraan niet kunnen worden ontkomen. Het is uiteraard wel de bedoeling dat de kennis die een externe deskundige op dat gebied heeft ons tot lering dient te zijn zodat in de toekomst het inschakelen van zo’n deskundige achterwege kan blijven.
Artikel 11 Interne organisatie en controle:
In verband met de beoordeling van de rechtmatigheid dient de accountant te kunnen controleren of de werken, leveringen en diensten conform de regels zijn uitgevoerd.
Iedere opdracht boven de € 5.000,-- dient gedocumenteerd te worden.
Documenteren wil zeggen, dat van iedere opdracht boven de € 5.000,- de offerte en de opdracht bij elkaar in een map bewaard moeten worden.
Indien door het college is besloten af te wijken van de vastgestelde procedure, dan dient ook het B&W- besluit daarbij gevoegd te worden.
Ten behoeve van de voorbereiding van de accountantscontrole is door de afdeling Financiën (de interne controlefunctie) een controleplan worden opgesteld.
Bijlage 1: Voorbeeld programma van eisen (met budget van € 80.000,--)
Per locatie moeten er minimaal 5 speeltoestellen gerealiseerd worden en minimaal 1 zitgelegenheid. De oppervlakte van het speelbos is ca. 800m2. De speelweide is ca. 1600m2 groot. Een integratie van de speeltoestellen in de omgeving is wenselijk. De aannemer dient ervoor zorg te dragen dat de omgeving zo veel mogelijk bespaard blijft. Hierbij valt te denken aan het zo min mogelijk kappen van bomen en verwijderen van bosschages.
De geleverde speeltoestellen moeten voorzien zijn van een FSC keurmerk. Daarnaast dienen de speelvoorzieningen te voldoen aan de NEN-EN 1176 (algemene veiligheidseisen speelstoestellen) en NEN-EN1177 (eisen t.b.v. bodemoppervlakken). In het kader van duurzaamheid dienen alle toestellen gemaakt te zijn van hardhout. Verder dienen de speelattributen bestand te zijn tegen vandalisme.
De werkzaamheden omvatten alle werkzaamheden voor de totstandkoming van de speelweide en het speelbos. Hierbij rekening houden met:
Bij de inschrijving dient een uitwerking bijgevoegd te zijn waarbij de vorm van Social Return omschreven staat. De opdrachtnemer is verplicht minimaal 5% van de waarde van de inschrijving in te zetten voor Social Return. Hierbij wordt onder andere verstaan:
Bijlage 2: Voorbeeld gunning op basis van BPKV (met budget van € 80.000,--)
De vrijblijvende offerte moet ondertekend en in een gesloten envelop worden ingediend op een in het begeleidend schrijven vermelde datum, plaats en tijdstip.
Bij de vrijblijvende offerte dient een uitgebreide ontleding van het geoffreerde bedrag te zijn opgenomen. De inschrijving dient te voldoen aan het programma van eisen. Een rekenvergoeding is niet van toepassing.
Gunning vindt plaats op basis van onderstaande selectiecriteria.
In het ontwerp dienen er 4 criteria verwerkt te zijn. Voor elk criterium is er maximaal 7.5 punten te verkrijgen. De inschrijver die het meest voldoet aan de gestelde criteria krijgt de maximale punten.
De aannemer die de hoogte percentage van de inschrijving (minimaal 5%) investeert in Social Return krijgt 30 punten. De daarop volgende inschrijving wordt verhoudingsgewijs verrekend in percentage’s. Voorbeeld: aannemer schrijft in voor 8% voor Social Return. Dit is de hoogste investering van de inschrijvingen. Aannemer krijgt 30 punten. De tweede inschrijver schrijft in voor 6%. Deze aannemer krijgt 22,5 punten (8% is vergelijkbaar met 100%; 6% is dan vergelijkbaar met 75%; 75% van 30 punten is 22,5).
De laagste inschrijver krijgt 40 punten. De 2e laagste inschrijver krijgt punten toegekend naar het percentage verschil in de inschrijvingen. Voorbeeld: laagste inschrijving bedraagt € 75.000,--. De daarop volgende inschrijving bedraagt € 80.000,--. De tweede inschrijver krijgt dan 37,5 punten toegekend. (€ 80.000,-- is vergelijkbaar 100%; € 75.000,-- is dan vergelijkbaar met 93,75%; 93,75% van 40 punten is 37,5).
Bijlage 3: Voorbeeld gunning op basis van BPKV (met budget van € 80.000,--)
PROCES-VERBAAL VAN AANBESTEDING
Namens het college van burgemeester en wethouders van Westvoorne zijn op
donderdag 29 november alle offertes voor de aanneming van het werk “ontwerp en aanleg Speelweide en Speelbos, Rockanje” met de daarbij behorende nota van inlichtingen ontvangen en geopend.
Het ontwerpen en aanleggen van een Speelweide en Speelbos binnen de gesteld randvoorwaarden.
Van de gehouden meervoudige onderhandse aanbesteding is de onderstaande staat opgemaakt.
Aldus opgemaakt d.d. 29 november 2012.
Bijlage 4: Beoordelingsformulier
Bijlage 5. Notitie selectiemethode onderhands aanbesteden van werken
Notitie selectiemethode voor onderhands aanbesteden van werken
Voor u ligt de notitie over de nieuwe selectiemethode van de gemeente Westvoorne voor het onderhands inkopen en aanbesteden van werken. Besloten is om het onderdeel ‘diensten’ uit te stellen tot na vaststelling groslijstmethodiek voor ‘werken’.
Met de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet en de daaruit volgende jurisprudentie is een aanbestedende dienst verplicht om de selectie van marktpartijen bij onderhandse aanbestedingsprocedures op objectieve wijze uit te voeren. Niet alleen openbare aanbestedingen, maar ook onderhandse aanbestedingen vallen onder het regime van de Aanbestedingswet 2012 (verder: Aw).
Gemeente Westvoorne hanteert in haar inkoopbeleid de volgende inkoopprocedures bij werken, gekoppeld aan de hoogte van de opdrachtwaarde:
De Gids Proportionaliteit (voorschrift 3.4B), schrijft voor dat bij een meervoudig onderhandse aanbesteding de aanbestedende dienst tenminste 3 en maximaal 5 ondernemingen uitnodigt voor het uitbrengen van een offerte. Artikel 1.4 Aw stelt dat de aanbestedende dienst de ondernemingen die zij uitnodigt, kiest op basis van objectieve criteria. Bovendien moet de aanbestedende dienst op verzoek van een onderneming de motivering van die keuze kunnen verstrekken.
Deze notitie beschrijft hoe gemeente Westvoorne op basis van objectieve criteria, ondernemingen uitnodigt voor meervoudig onderhandse aanbestedingen. Hiertoe hanteert de gemeente groslijsten.
Een groslijst is simpel gezegd een lijst met per werkveld geïnteresseerde en geschikte ondernemingen, die voldoen aan vooraf opgestelde geschiktheidseisen, waaruit de gemeente kan selecteren. De ondernemingen op de groslijsten hebben overigens niet de zekerheid dat ze bij elke aanbesteding uitgenodigd worden. De wijze van selecteren van ondernemingen vanuit de groslijsten voor onderhandse inkopen en aanbestedingen wordt beschreven in deze notitie.
De regeling inkoop en aanbesteding van gemeente Westvoorne is van toepassing op deze groslijst-systematiek.
Wanneer de gemeente Westvoorne gezamenlijk met andere gemeenten aanbesteed wordt de groslijst gebruikt van de penvoerende gemeente.
Tot op heden selecteert het aanbestedingsteam van gemeente Westvoorne ondernemingen op basis van hun eigen ervaringen. De kwaliteit van de betreffende onderneming is daarbij niet in meetbare KPI’s vastgelegd. De selectiewijze is minder transparant, waardoor persoonlijke willekeur op de loer ligt. Gemeente Westvoorne heeft behoefte aan professioneler leveranciersmanagement, waarbij zij streeft naar een objectieve, voor iedereen duidelijke en transparante selectiemethode, waarbij goed presterende leveranciers meer kans maken op een opdracht.
Met deze selectiemethode streeft gemeente Westvoorne de volgende doelen na:
Deze selectiemethode is alleen van toepassing op de meervoudig onderhandse aanbesteding van werken waarvoor met regelmaat offertes worden aangevraagd. Voor werken die zelden voorkomen, b.v. zeer specialistische werken, geldt een maatwerk aanpak. Werken die zeer regelmatig voorkomen, b.v. in het dagelijks beheer van de openbare ruimte, zijn over het algemeen ondergebracht in een raamovereenkomst.
Om te komen tot een selectiebeleid wordt de volgende werkwijze gehanteerd: er wordt per werkveld (b.v. asfalt, groen, riolering, etc.) een groslijst opgesteld met geschikte en geïnteresseerde ondernemingen. Per opdracht worden vanuit de groslijst ondernemingen geselecteerd voor het uitbrengen van een offerte of om in te schrijven voor een onderhandse inkoop of aanbesteding. In hoofdstuk 2 is beschreven hoe de groslijst is opgezet.
De groslijstmethode bestaat uit twee elementen, te weten:
Een essentieel onderdeel bij de selectie van ondernemingen volgens de beschreven methode, is ‘Past Performance’. Gebruik van deze selectiemethode door andere interne opdrachtgevers, vergt dus ook dat zij Past Performance toepassen (en daar bekwaam in zijn). In hoofdstuk 5 is beschreven op welke wijze gemeente Westvoorne omgaat met het meten van prestaties (Past Performance).
In hoofdstuk 6 zijn overige afspraken en voorwaarden verwoord. Hoe de gemeente over deze methode communiceert, staat in hoofdstuk 7.
Op de groslijst staan alle ondernemingen die zich voor de lijst hebben aangemeld en die voldoen aan de geschiktheidseisen. Om de juiste ondernemingen te kunnen selecteren is het van belang de inhoud van de opdracht te kennen.
Per werk bepaalt de gemeente binnen welke groslijst of (bij en integrale opdracht) welke combinatie van groslijsten de opdracht valt. Vervolgens wordt de opdrachtwaarde geraamd.
Ondernemingen zijn ingedeeld in groslijsten op basis van drie elementen:
Een onderneming wil gevraagd worden voor werken waar hij goed in is; de gemeente wil graag de voor het werk geschikte ondernemingen uitnodigen.
De werken die door gemeente Westvoorne regelmatig worden uitgezet, zijn gecategoriseerd naar groslijsten. Onderstaande tabel geeft hiervan een overzicht.
Tabel 1: Indeling van werken naar groslijst
2.2 Geraamde waarde van de opdracht
Een bedrijf komt alleen voor selectie van opdrachten in aanmerking tot een geraamde waarde van de opdracht van 1,5 maal de waarde van de opgegeven referentie.
2.3 Vestigingsplaats van de onderneming
Gemeente Westvoorne heeft oog voor het MKB, de regionale economie en voor duurzaamheid. Met deze selectiemethode wil ze hierop aansluiten.
Om te bepalen of een onderneming regionaal of nationaal is, wordt uitgegaan van het feitelijke vestigingsadres van de onderneming. Postbusadressen zijn uitgesloten. Daarbij geldt de volgende indeling:
3Toe- en aftreding tot de groslijst
De lengte van de groslijst kan verschillen per groslijst. Ondernemingen kunnen op meerdere groslijsten staan. Gemeente Westvoorne bepaald welke bedrijven op de groslijst, bedrijven die interesse hebben kunnen zich daarvoor aanmelden. Alle bedrijven op de groslijst beginnen met een Past Performance (PP)-score van 7, ongeacht de landelijke score van PP die een onderneming mogelijk al heeft.
3.1 Aanmelding voor de groslijsten
De ondernemingen die vanaf het ontstaan van gemeente Westvoorne (in haar huidige vorm) een werk naar tevredenheid hebben uitgevoerd én ondernemingen die zich in die periode hebben ingeschreven op een Openbare Aanbesteding van de gemeente Westvoorne, worden uitgenodigd voor aanmelding.
Door zich aan te melden verklaart de onderneming zich akkoord met de volgende voorwaarden:
Indien een onderneming onderdeel is van een concern en er een andere onderneming van het betreffende concern op de groslijst staat of geplaatst wil worden, dan wordt deze onderneming pas toegelaten op de groslijst(en) indien de ondernemingen op verzoek van de gemeente kunnen aantonen dat alle ondernemingen uit dit concern ieder onafhankelijk van de ander kan inschrijven op werken.
3.2 Uitsluitingsgronden en algemene geschiktheidseisen
Om op de groslijst van gemeente Westvoorne opgenomen te worden, dienen de ondernemingen te voldoen aan de onderstaande uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen.
3.3 Ontwikkeling algemene geschiktheidseisen gedurende de looptijd groslijsten, werken aan duurzaamheid.
Het streven is om binnen een termijn van 2 jaar een groslijst te hebben met duurzame ondernemingen. Onder duurzaam wordt verstaan het beschikken over een certificaat CO2-prestatieladder niveau 3, een ingevulde milieubarometer met drie verbeterstappen, een ISO-14001-certificaat of een Emas-certificaat als geschiktheidseis. Ondernemingen worden geadviseerd hierop te anticiperen.
3.4 Past Performance score (CROW)
Voor de selectie op de groslijst worden de laatste twee scores van Past Performance (PP) uit het eigen bestand van de gemeente meegenomen.
Nieuwkomers beginnen met een PP-score van 7, ongeacht de landelijke score die een onderneming mogelijk al heeft. Daarna worden scores bijgehouden en gebruikt binnen het PP-bestand van de gemeente.
3.5 Verwijdering van de groslijst
Ondernemingen waarop één of meerdere van onderstaande uitsluitingsgronden van toepassing zijn, worden verwijderd van de groslijst:
De verwijdering van de groslijst wordt schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt aan de betreffende onderneming. De onderneming kan zich - op eigen initiatief – op zijn vroegst twee jaar na verwijdering van de groslijst weer aanmelden.
* In het geval dat een onderneming wordt overgenomen of een onderneming in het geval van een faillissement een doorstart maakt, kan deze onderneming zijn plaats op de groslijst behouden door via een “conformiteitsverklaring” aan te geven dat de onderneming nog steeds voldoet aan de hierboven gestelde eisen en voorwaarden.
Diskwalificatie wil zeggen dat een onderneming op de groslijst blijft staan, maar voor een bepaalde periode niet wordt uitgenodigd bij aanbestedingen. Een onderneming wordt gediskwalificeerd wanneer:
een onderneming tijdens de uitvoering van de opdracht over de laatste 2 projecten een gemiddelde past performance eindscore heeft behaald die lager is dan een 6.0 of bij 1 project bij 2 of meer vragen van de Past Performance een 4 of lager scoort (termijn diskwalificatie 1 jaar bij projecten en 4 jaar bij raamovereenkomsten).
4 Selectie van uit te nodigen ondernemingen voor werken
4.1 Aantal uit te nodigen ondernemingen
Er bestaan 2 soorten onderhandse inkopen: enkelvoudig onderhands inkopen en meervoudig onderhands aanbesteden. Er wordt door gemeente Westvoorne enkelvoudig onderhands ingekocht bij opdrachten met een waarde tot en met€ 25.000, hierbij wordt één onderneming uitgenodigd. Daarboven wordt er tot € 3 mln meervoudig onderhands aanbesteed, waarbij er altijd 3, 4 of 5 ondernemingen worden uitgenodigd.
Bij enkelvoudig onderhands inkopen wordt een lokale onderneming uitgenodigd. Indien geen van de lokale ondernemingen geschikt is, wordt een onderneming uit de regio uitgenodigd.
Bij meervoudig onderhands aanbesteden waarbij er drie ondernemers worden uitgenodigd, worden twee lokale ondernemingen geselecteerd en één regionale of landelijke ondernemingen uitgenodigd. Indien geen van de lokale ondernemingen geschikt is, worden twee regionale ondernemingen en één landelijke onderneming uitgenodigd.
Bij meervoudig onderhands aanbesteden waarbij er vier ondernemers worden uitgenodigd, worden twee lokale ondernemingen geselecteerd en één regionale en één landelijke ondernemingen uitgenodigd. Indien geen van de lokale ondernemingen geschikt is, worden drie regionale ondernemingen en één landelijke onderneming uitgenodigd.
Bij meervoudig onderhands aanbesteden waarbij er vijf ondernemers worden uitgenodigd, worden twee lokale ondernemingen geselecteerd en één regionale en één landelijke ondernemingen en één uit alle categorieën uitgenodigd. Indien geen van de lokale ondernemingen geschikt is, worden drie regionale ondernemingen en twee landelijke onderneming uitgenodigd.
In eerste instantie wordt geselecteerd op basis van roulatie totdat elke bedrijf een keer geselecteerd is. Daarna treedt de hieronder beschreven wijze van selecteren in werking.
Gewogen loting: Het systeem bepaalt door middel van een gewogen loting op basis van de behaalde past performance scores welke ondernemingen worden uitgenodigd.
Om goed presterende ondernemers een significant grotere kans te geven om geselecteerd te worden gebruiken we een ‘tot de macht 4 relatie’ conform onderstaande afbeelding:
Dat betekent dat een bedrijf met een rapportcijfer 9 een ca. 3 keer zo grote kans heeft om ingeloot te worden voor vervolgopdrachten dan een bedrijf met het rapportcijfer 7.
4.4.1 Selectie van ondernemingen bij enkelvoudig inkopen
4.4.2 Selectie van ondernemingen bij meervoudig onderhands aanbesteden
Wanneer dat nog niet gedaan is, toetst de gemeente of het te selecteren bedrijf voldoet aan de geschiktheidseisen voor de groslijst. Bij het niet voldoen aan de geschiktheidseisen selecteert de gemeente een ander bedrijf middels bovenstaande werkwijze.
De gemeente toetst de interesse van de gegadigde voor het meedingen naar de opdracht. Indien een gegadigde geen interesse heeft, houdt de gemeente zich het recht voor een andere onderneming middels bovenstaande werkwijze te selecteren.
De gemeente houdt zich bij iedere onderhandse inkoop of aanbesteding (enkelvoudig of meervoudig) het recht voor te kiezen voor een aanwijsplek. Daarbij selecteren zij handmatig een onderneming van de groslijst en motiveren zij hun keuze. Dit gebeurt slechts in uitzonderlijke gevallen, waarbij het b.v. aantoonbaar is dat het de gemeente een uniek (inkoop)voordeel op zou kunnen leveren. Wanneer de gemeente er voor kiest om een bedrijf handmatig te selecteren(aanwijsplek) dan vervangt dit handmatig gekozen bedrijf de in volgorde laatst te selecteren gegadigde.
5Prestatiemeting tussentijds en na afloop opdracht
Gemeente Westvoorne hecht grote waarde aan een goede en professionele uitvoering van de opdracht. Daarom past zij bij de uitvoering van werken de Past Performance systematiek van CROW toe. Het doel van Past Performance is: het bereiken van de meest effectieve prestatie voor zowel opdrachtgever, als opdrachtnemer. Past Performance zet in op het verbeteren en verder professionaliseren van de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Bij Past Performance worden de wederzijdse prestaties en de onderlinge samenwerking gemeten en besproken, waarbij de focus ligt op houding en gedrag. Meer informatie: www.past-performance.nl.
PP wordt toegepast op alle opdrachten met een doorlooptijd van 1 maand en langer.
5.2 Klachten en bezwaren prestatiemeting
Gemeente Westvoorne houdt zich bij het meten van de Past Performance aan de gedragscode die het CROW hiervoor heeft opgesteld.
Specifieke voorwaarden per groslijst(werkveld)
Eén referentie waaruit blijkt dat de onderneming een werk van één van onderstaande werkveld(groslijst)heeft uitgevoerd en opgeleverd. Het werk dient naar tevredenheid van de opdrachtgever te zijn opgeleverd. Daartoe een tevredenheidsverklaring meezenden en contactgegevens opdrachtgever ter verificatie van de tevredenheid. Het gefactureerd bedrag moet vermeld worden. Het gefactureerd bedrag van de referentie keer een factor 1,5 is de maximale geraamde waarde van onderhandse opdrachten waar de ondernemer voor in aanmerking kan komen.
Bijlage 6. Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Westvoorne 2016
Indien een bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en treden partijen in overleg teneinde een nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen.
Artikel 3Offerte, opdracht en totstandkoming overeenkomst
Een overeenkomst komt tot stand nadat de gemeente een expliciete schriftelijke aanvaarding van de offerte van de contractant per e-mail, fax of brief heeft verzonden aan de contractant. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 160, eerste lid aanhef en onder e van de Gemeentewet dat is genomen door of namens het college van burgemeester en wethouders en de aanvaarding ondertekend is door de burgemeester of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 171, tweede lid van de Gemeentewet de vertegenwoordiging van de gemeente is opgedragen. Op eerste verzoek van de contractant legt de gemeente een kopie van dit besluit over.
Artikel 4Algemene verplichtingen contractant
De contractant zal de gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De contractant is onder meer, doch niet uitsluitend, verplicht om de gemeente direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de overeenkomst geen rekening is gehouden.
De contractant garandeert ter zake van de overeenkomst dat de contractant of personeel van de contractant of een met de contractant verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1) prijsvorming, (2) het afstemmen van offerten, en/of (3) verdeling van de werkzaamheden.
De contractant vrijwaart de gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de overeenkomst en die de contractant of de gemeente krijgt opgelegd.
De contractant zal bij de uitvoering van de overeenkomst alle van toepassing zijnde voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de gemeente met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de contractant, in acht nemen. Indien de contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal de contractant dit eerst voorleggen aan de gemeente.
Slechts voor zover de contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de gemeente zal de contractant optreden als gemachtigde van de gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de contractant.
Artikel 5Algemene verplichtingen gemeente
Artikel 6Kwaliteit, keuring en garantie
Partijen verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze bekend te maken – inclusief via kanalen van sociale media – of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt.
Partijen hebben het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de andere partij en/of voor die partij werkzame personen en/of door die partij ingeschakelde derden de overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.
Artikel 8Intellectueel eigendom
Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de overeenkomst, berusten bij de gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De contractant draagt deze (aanspraken op) IE-rechten – voor zover nodig – om niet over aan de gemeente. De contractant zal op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen van de overdracht.
De contractant garandeert dat de gekochte goederen en toebehoren alsmede de geleverde diensten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de gemeente in de weg zouden kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten of auteursrechten en vrijwaart de gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande.
Artikel 9Wijziging overeenkomst
Artikel 10Uitrusting en materialen
Artikel 11Tijdstip van nakoming
Artikel 12Toerekenbare tekortkoming
Indien één van de partijen toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van de overeenkomst en/of deze algemene inkoopvoorwaarden, zal de andere partij een aangetekend schrijven verzenden aan de tekortkomende partij, alvorens gebruik te maken van de partij toekomende wettelijke rechten, behoudens de gevallen waarin ingebrekestelling ingevolge het Burgerlijk Wetboek achterwege kan blijven, in welke gevallen de nalatige partij direct in verzuim verkeert.
Ieder der partijen is gerechtigd de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere partij in verzuim is geraakt, behoudens voor zover ontbinding – gelet op de omstandigheden van het geval, waaronder de ernst van het verzuim – in strijd zou zijn met de redelijkheid en billijkheid. Elke ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.
Er is geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming zijdens de gemeente indien en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.
Artikel 13Niet toerekenbare tekortkoming
Artikel 14Aansprakelijkheid en verzekering
Artikel 16Toepasselijk recht en geschillen
Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de offerteaanvraag, de procedure zoals beschreven in de offerteaanvraag, de totstandkoming van de overeenkomst of de uitvoering van de overeenkomst, dan is elk der partijen gerechtigd om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de gemeente gevestigd is.
Artikel 17Prijzen, meerwerk en minder werk
Artikel 18Facturering en betaling
IVBepalingen betreffende de leveringen van goederen
Artikel 20Verpakking en transport
De contractant draagt zorg voor een deugdelijke verpakking, alsmede voor een zodanige beveiliging en vervoer van de goederen, dat deze in een goede staat de plaats van aflevering bereiken en het lossen daar veilig kan plaatsvinden. De contractant is verantwoordelijk voor het naleven van de Nederlandse, Europese en internationale voorschriften met betrekking tot verpakkingen.
Artikel 21Overdracht van eigendom en risico
VBepalingen betreffende het verrichten van diensten
Artikel 23Personeel van contractant
Indien gedurende de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat personeel van contractant niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de overeenkomst en/of wegens omstandigheden zijn werkzaamheden niet kan voortzetten, dan heeft de gemeente het recht de desbetreffende peersoon door de contractant te laten vervangen.
Voor de vervanging van personeel van contractant is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van de gemeente, tenzij directe vervanging van personeel van contractant noodzakelijk is. In dat laatste geval kan worden volstaan met mondelinge toestemming van de gemeente. Uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben (conform het vereiste in de offerteaanvraag).
De contractant is verantwoordelijk voor en aansprakelijk voor de nakoming van de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen uit de belastingwetgeving en de sociale zekerheidswetgeving, waaronder begrepen verplichtingen die verband houden met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). De contractant vrijwaart de gemeente tegen alle aanspraken terzake. De contractant zal – indien wettelijk vereist dan wel door de gemeente wordt vereist – met een G-rekening werken. Indien de gemeente geconfronteerd wordt met een naheffing, worden deze kosten één-op-één verhaald op de contractant.
De gemeente is gerechtigd de overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn zoals bepaald in de overeenkomst. Indien geen opzegtermijn in de overeenkomst is opgenomen, kan de gemeente de overeenkomst opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, mede gelet op de duur van de overeenkomst.
Ingeval van ontbinding door de gemeente als bedoeld in lid 1 is de gemeente geen vergoeding verschuldigd aan de contractant voor de prestaties die niet door de contractant zijn verricht. Eventuele aan de contractant verrichte onverschuldigde betalingen, betaalt de contractant terug aan de gemeente, vermeerderd met wettelijke rente vanaf de dag waarop dit is betaald.