| Organisatie | Hoogheemraadschap van Rijnland |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid hoogheemraadschap van Rijnland 2016 |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid hoogheemraadschap van Rijnland 2016 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | milieu |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-01-2017 | nieuwe regeling | 06-12-2016 Waterschapsblad van het hoogheemraadschap van Rijnland, nr. 696, 26 januari 2017 |
Dijkgraaf en hoogheemraden van het hoogheemraadschap van Rijnland hebben op 6 december 2016 het herziene, geharmoniseerde Inkoop- en aanbestedingsbeleidhoogheemraadschap van Rijnland 2016 vastgesteld.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop bij het hoogheemraadschap van Rijnland plaatsvindt. Daarnaast dient dit beleid te worden gezien als toetsingskader. Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient het hoogheemraadschap van Rijnland continu bezig te zijn met het verbeteren van de inkoopprocessen. Dit beleid draagt bij aan het realiseren van de doelen van het algemeen beleid van het hoogheemraadschap van Rijnland.
Dijkgraaf en hoogheemraden van het hoogheemraadschap van Rijnland,
gelet op de Aanbestedingswet 2012;
vast te stellen het navolgende Inkoop- en aanbestedingsbeleid hoogheemraadschap van Rijnland 2016.
De Unie van Waterschappen (UvW) stimuleert de verdere professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk van de waterschappen. Professionalisering van deze praktijk is niet alleen een kwestie van het naleven van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. Het doel van het aanvullend beleid is om richting te geven aan de inkoop- en aanbestedingspraktijk, een verdere professionalisering van het opdrachtgeverschap te ondersteunen en meer uniformiteit tussen waterschappen en andere overheidsinstellingen te bevorderen.
Sinds april 2013 werken de waterschappen met een geharmoniseerd inkoopbeleid. Met het geharmoniseerd waterschapsbeleid voor inkoop en aanbesteden dragen de waterschappen bij aan de uniformering van de decentrale overheden. Nieuwe Europese richtlijnen zorgen ervoor dat dit beleid dient te worden herzien. Volgens afspraak zal Nederland voor 18 april 2016 de nieuwe richtlijnen moeten implementeren in de Aanbestedingswet 20121.
In 2015/2016 is dit beleid geëvalueerd en waar nodig herzien. Hierbij is tevens rekening gehouden met de nieuwe Europese regelgeving en daarop gebaseerde nationale wetgeving die op dat moment beschikbaar was.
Met dit beleid beogen waterschappen de volgende doelstellingen na te streven:
Portefeuillehouder Inkoop en Aanbesteden
HHR spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het Inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij HHR plaatsvindt. Daarnaast dient dit beleid te worden gezien als toetsingskader2 . Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient HHR continu bezig te zijn met het verbeteren van de Inkoopprocessen. Dit beleid draagt bij aan het realiseren van de doelen van het algemeen beleid van HHR.
Bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten gaat Rijnland uit van:
Aanvullend op dit beleid is het mogelijk dat HHR alleen of in samenwerking met andere waterschappen / aanbestedende diensten, per inkooppakket of een samenstel van inkooppakketten, beleid opstelt.
Separaat zullen de “Rijnlandse” uitvoeringsregels (processen en handelingen) ten aanzien van inkoop van Werken, Diensten en Leveringen worden uitgewerkt (intranet, iWriter). Op deze wijze wordt een scheiding aangebracht tussen beleid (wat) en uitvoering (hoe). De scheidslijn tussen beiden is niet altijd even strikt te maken en er kan enige overlap bestaan.
In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
ConcessieopdrachtEen concessieopdracht voor diensten of een concessieopdracht voor werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van HHR.
Diensten Overheidsopdracht voor diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Eigen InitiatiefEen concreet zakelijk voorstel, ontwikkeld door een private partij, voor de oplossing van een bij HHR bestaand probleem, waar HHR niet zelf om heeft gevraagd, en welk voorstel voor HHR meerwaarde biedt.
Inkoop Rechtshandelingen van het hoogheemraadschap van Rijnland gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Inschrijver(s)Een ondernemer die een inschrijving heeft ingediend
Leveringen Overheidsopdracht voor leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek
Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van het hoogheemraadschap van Rijnland voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012
en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/24/EU.
Ondernemer(s) Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
OverheidsopdrachtEen overheidsopdracht voor werken, een overheidsopdracht voor leveringen, een overheidsopdracht voor diensten of een raamovereenkomst als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Sociale en anderespecifieke dienstenDiensten als bedoeld in bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU.
HHRHoogheemraadschap van Rijnland
Werken Overheidsopdracht voor werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
HHR wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
HHR leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt HHR efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven dienen daadwerkelijk bij te dragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. HHR houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers (binnen het beheersgebied) tot opdrachten van HHR.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen HHR en de Contractant. HHR spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Zowel HHR als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het Inkoopproces. HHR verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt Inkoopproces uit te voeren. HHR streeft er naar het Inkoopproces volledig digitaal te laten verlopen. Naast de procedurele verlichting zorgt dit ook voor rechtmatigheidsborging.
HHR leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door HHR restrictief toegepast. De voor dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:
Gids proportionaliteit: In de Aanbestedingswet 2012 is proportionaliteit als beginsel geïntroduceerd. Dit beginsel is uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit en heeft een directe relatie met de voorgenomen opdracht, de keuze voor een aanbestedingsprocedure en de contractvorm met inkoopvoorwaarden. De Gids Proportionaliteit geeft door middel van voorschriften een uitleg aan de bedoeling van de wetsartikelen, onder het motto: toepassen of gemotiveerd afwijken.
3.2 Uniforme documenten3
HHR hanteert uniforme documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien zo min mogelijk met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. HHR past bij betreffende Inkopen in ieder geval toe:
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past HHR de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een Overheidsopdracht of een Concessieopdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor Overheidsopdrachten of Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal HHR een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal HHR op zijn website plaatsen, publiceren op TenderNed en/of in/op andere gebruikelijke media en websites.
3.5 Waardebepaling van een opdracht
Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze dient te worden gevolgd, wordt de totale opdrachtwaarde (excl. BTW) vastgesteld conform de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit. HHR wordt gezien als één opdrachtgever.
Het splitsen van een opdracht is in principe toegestaan, mits de splitsing niet als doel heeft om de opdracht te onttrekken aan de toepassing van de aanbestedingsregels. Diensten of Leveringen die identiek zijn mogen niet gesplitst worden, onderdelen van een opdracht die bij elkaar horen mogen ook niet gesplitst worden. Dit houdt eveneens in dat een opdracht niet in tijd beperkt mag worden om de hoogte van de kostenraming te kunnen beïnvloeden.
Daarnaast geldt het clusterverbod. Het is hierbij niet toegestaan opdrachten onnodig samen te voegen. Eventuele clustering dient in de aanbestedingsstukken deugdelijk gemotiveerd te worden.
3.7 Samenwerken bij aanbestedingen
Als er een samenwerkingspartner is gevonden, is het van belang met deze partner een overeenkomst te sluiten waarin de essentiële voorwaarden voor het samenwerken worden geregeld.
In de aanbestedingsstukken wordt vermeld dat er sprake is van een gezamenlijk optreden waarbij goed gelet dient te worden op het eerder genoemde clusterverbod. Het kan zijn dat het wenselijk is aan te besteden in percelen om te voorkomen dat kleinere Ondernemers opdrachten mislopen door het samenwerken.
3.8 Sociale en andere specifieke diensten
Sociale en andere specifieke diensten betreffen uitsluitend de in Bijlage 14 bij Richtlijn 2014/24 genoemde concrete diensten en kennen een verlicht regime. De procedure hoeft pas toegepast te worden als de opdracht een waarde van € 750.000,- of meer heeft.
Als deze vereenvoudigde procedure niet wordt toegepast, dan is HHR verplicht een van de gangbare procedures toe te passen.
Aan de hand van de inhoudelijke kenmerken van een opdracht, de marktsituatie en/of de specifieke omstandigheden van het geval, kan men vóóraf gemotiveerd afwijken van de gestelde inkoopprocedure, voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is.
Het toepassen van een andere procedure moet in het kader van rechtmatigheid ter goedkeuring worden voorgelegd aan de verantwoordelijk directeur door de “memo afwijking interne aanbestedingsregels”.
Uitzondering geldt voor spoedeisende gevallen in het kader van calamiteiten. Hiervoor kunnen, tot de in de budgethouders regeling opgenomen bedragen, onderhands enkelvoudig opdrachten worden verleend. Onder spoedeisende omstandigheden verstaat HHR: “omstandigheden waarbij door het niet onverwijld verstrekken van een opdracht schade ontstaat”.
Boven de drempel van de Europese aanbesteding bestaat in principe, de uitzonderingen in de Europese richtlijnen daargelaten, de verplichting Europees aan te besteden.
Afwijken van de Inkoopvoorwaarden of het van toepassing verklaren van voorwaarden van de wederpartij is alleen mogelijk met een juridische toets door afdeling Advies team Juridische zaken.
Om in de praktijk te borgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn op intranet procedures opgenomen, inclusief de inkooptool en de formats uit iWriter, die een correct verloop van het aanbestedingsproces waarborgen. Dit instrumentarium zal steeds aan ontwikkeling, zoals jurisprudentie en wetswijzigingen aangepast worden.
Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en de uitvoering van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid maakt onderdeel uit van de accountantscontrole.
3.12 Klachtenregeling Aanbesteden
HHR heeft ten behoeve van een snelle en laagdrempelige afhandeling van klachten bij aanbestedingen – en conform de landelijke standaard - een klachtenregeling vastgesteld. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze HHR de klacht zal behandelen. De klachtenregeling staat ook op de internetsite van HHR: http://www.rijnland.net/actueel/aanbestedingen
Het vaststellen van wijzigingen aan dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur.
Bij de uitvoering van het beleid dient rekening gehouden te worden met eventueel nadien gewijzigde wetgeving.
De waterschappen streven ernaar het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid uniform te houden.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures is vanuit integriteitsoogpunt een kwetsbaar proces. Met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt beoogd om dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen. Dit beleid is daarmee een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid van HHR.
Van bestuurders en ambtenaren wordt verwacht dat zij te allen tijde integer zijn en zich houden aan de binnen HHR vastgestelde gedragscode integriteit. Zij dienen zakelijk en objectief te handelen, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit betekent dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes zowel naar interne als externe betrokkenen. Deze transparantie geldt voor alle activiteiten binnen het inkoopproces.
In aanvulling op de eigen gedragscode integriteit onderschrijft HHR bij Werken de Gedragscode ‘Publiek Opdrachtgeverschap’ van het Opdrachtgeversforum in de Bouw. Deze code biedt medewerkers kaders voor de uitvoering van hun werkzaamheden in relatie tot opdrachtnemers. Daarnaast geeft de code aan wat opdrachtnemers van ons mogen verwachten en wat wij van de opdrachtnemers verwachten, van de voorbereiding van een project tot en met de afronding en evaluatie ervan.
In het contact met marktpartijen hanteert HHR de Nota Scheiding van Belang 2007 van Rijkswaterstaat. Daarin zijn richtlijnen en maatregelen vastgelegd om belangenverstrengeling tegen te gaan bij aanbestedingen, zoals voorkennis en betrokkenheid bij de voorbereiding. In het verlengde daarvan kan HHR Ondernemers vragen om een belangenbeschermingsplan. Dit plan dient aan te geven hoe een Ondernemer belangenverstrengeling voorkomt en biedt een goede basis voor vertrouwen, openheid en bewustzijn.
HHR verwacht ook dat Ondernemers integer handelen. HHR wil enkel zaken doen met betrouwbare Ondernemers die zich bijvoorbeeld niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Potentiële leveranciers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van de uitsluitingsgronden van de Aanbestedingswet 2012.
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
HHR onderschrijft het belang van maatschappelijk verantwoord inkopen. Het volgt de ontwikkelingen en zal adequaat reageren op wet- en regelgeving.
HHR heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. HHR onderschrijft dan ook het “Klimaatakkoord Unie en Rijk 2010 – 2020” waarin de afspraak is opgenomen dat de waterschappen de ambitie hebben om duurzaam in te kopen, 2015 e.v. 100% (Programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheid; DBO). Dit betekent dat voor de relevante productgroepen waarvoor criteriadocumenten zijn opgesteld deze in inkoopprocedures zijn toegepast. (zie PIANOo.nl)4
In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningcriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidcriteria opgenomen, minimaal de criteria voor de kwalificatie van leveranciers, de minimumeisen en daar waar mogelijk ook de gunningcriteria, voor de productgroepen waarvoor criteria bekend zijn. (zie https://www.pianoo.nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen-mvi-duurzaam-inkopen/productgroepen ).
Bij duurzaam inkopen dient sprake te zijn van een realistisch ambitieniveau waarbij het streven naar duurzaamheid in balans is met bedrijfseconomische doelstellingen. Concurrentie dient mogelijk te blijven en er dient geen sprake te zijn van hoge meerkosten. Meerkosten moeten in verhouding tot de opdracht staan. Duurzaam is niet per se duurder.
De Rijksoverheid heeft het Plan van aanpak maatschappelijk verantwoord inkopen overheden 2015 – 2020 opgesteld (september 2015). Dit plan is tot stand gekomen met bijdragen van Unie van Waterschappen (UvW) namens de waterschappen. In dit plan verschuift de ontwikkelrichting voor MVI/Duurzaam Inkopen van het toepassen van minimumeisen naar het aanmoedigen en/of uitnodigen van leveranciers om zo duurzaam mogelijke producten en diensten te leveren.
HHR heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Het stimuleert daarom, waar mogelijk en doelmatig, de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Afhankelijk van de aard en de omvang van de opdracht wordt onderzocht wat de mogelijkheden zijn in het kader van social return en eventueel voor te behouden aan sociale werkplaatsvoorzieningen e.d. waarbij een beroep gedaan kan worden op een uitzonderingsgrond in de Aanbestedingswet 2012.
(Internationale) sociale voorwaarden
Werken, Leveringen en/of Diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd.
HHR onderschrijft bij het aanbesteden van werken de Aanpak Duurzaam GWW waarbij duurzaamheid onderdeel is van het aanbestedingsproces. De aanpak wordt toegepast voor aanbestedingen op het gebied van grond-, weg en waterbouw (GWW) met een geraamde waarde vanaf € 0,5 miljoen.
HHR moedigt, daar waar mogelijk, innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat HHR ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden (Eigen Initiatief). Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
5.1 Product- en/of Marktanalyse
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
HHR acht het van belang om de markt te kennen door, indien mogelijk, een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die in deze markt opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
HHR streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. HHR behoort in beginsel vrij te zijn in het maken van keuzes bij zijn Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)) maar met inachtneming van de (Europese) wet- en regelgeving.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van HHR door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. HHR kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie wordt daarbij voorkomen en HHR laat geen onnodige regionale, nationale, Europese of mondiale kansen liggen. ‘Localsourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen behoren te krijgen. HHR houdt echter bij zijn inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan HHR doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
De directie van HHR heeft de wens dat, indien mogelijk, er bij aanbestedingen naar samenwerkingsmogelijkheden met andere aanbestedende diensten, waterschappen en/of overheden (Rijk, provincie, gemeente), wordt gekeken. Deze samenwerkingsverbanden m.b.t. de inkoopsamenwerking kunnen structureel zijn of incidenteel maar hebben allen ten doel om door middel van samenwerking zowel financiële- als kwaliteitsvoordelen voor alle waterschappen te realiseren. Dit alles voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is. Zie ook paragraaf 3.7.
5.5 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
HHR bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers dienen een eerlijke kans te krijgen bij het gunnen van een/de opdracht. Door proportioneel, objectief, non-discriminerend en transparant te handelen, bevordert HHR een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). HHR wenst geen Ondernemers te betrekken die de mededinging vervalsen.
6.1 Bepalen van de inkoopprocedure
Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert HHR de volgende methode:
HHR zal, met inachtneming van de Gids Proportionaliteit, bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij:
HHR kan ook gemotiveerd kiezen voor een lichtere procedure maar dit zal met een afwijking (zie paragraaf 3.9) binnen HHR dienen te worden geregeld. Indien wordt gekozen voor een zwaardere procedure dient dit te worden gemotiveerd in de aanbestedingsstukken.
Schema drempelbedragen5van inkoopprocedures
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
HHR vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
HHR vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers6 een Offerte en is in staat de keuze van de uitgenodigde Ondernemers te motiveren, indien daartoe een verzoek komt.
Onder de (Europese) drempelbedragen zal HHR conform het Schema drempelbedragen van inkoopprocedures nationaal aanbesteden.
Boven de Europese drempelbedragen zal HHR in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
HHR kan bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen de zogenaamde shortlist-procedure hanteren. Shortlisten zijn lijsten waarop ondernemers, leveranciers en dienstverleners staan die in aanmerking komen voor meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen van HHR. HHR heeft vooraf beoordeeld of deze ondernemers voldoen aan de geschiktheidseisen (kwaliteit en vaardigheden bij de uitvoering) en is bevoegd om bij een concrete aanbesteding een keuze te maken uit deze shortlist. Zo wordt transparant gehandeld. Doordat niet bij iedere inschrijving alle bewijsmiddelen betreffende geschiktheid te hoeven worden overlegd, worden op deze wijze de administratieve lasten teruggedrongen voor ondernemers en HHR.
6.1.2 Vergoeding inschrijvingskosten
HHR hanteert het beleid om geen vergoeding van inschrijvingskosten toe te kennen, tenzij die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedingsresultaat. In dat geval zal een tegemoetkoming aan de inschrijvingskosten opgenomen worden in de aanbestedingsdocumenten.
Voor de aanbesteding van Werken of Diensten en Leveringen, die gerelateerd zijn aan Werken, wordt verplicht het Aanbestedingsreglement voor Werken 2016 (ARW 2016) gehanteerd. Hiervan kan alleen gemotiveerd worden afgeweken.
Voor de aanbesteding van Diensten en Leveringen zijn geen aanbestedingsreglementen vastgesteld. Daarvoor zijn specifieke regelingen in de aanbestedingsdocumenten geregeld.
6.3 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. HHR wil niet het risico lopen dat verplichtingen niet nagekomen kunnen worden.
Tijdens het verloop van een inkooptraject (waarbinnen een aanbestedingstraject) wordt een veelheid aan documenten geproduceerd, zowel intern als extern, die voor het vormen van het dossier van belang zijn. Het is belangrijk dat dossiers van aanbestedingen en inkooptrajecten centraal te raadplegen zijn o.a. vanwege:
Daartoe wordt een centraal inkoopdossier DIG-dossier aangelegd. Dit wordt gedaan in Corsa De opdrachtgever / budgethouder is de verantwoordelijke voor het dossier (aanvragen, samenstelling en volledigheid).
7. Organisatorische uitgangspunten
Binnen Rijnland is de Directie verantwoordelijk voor een juiste invulling van de inkooporganisatie binnen HHR. Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Teamleider Inkoop is verantwoordelijk voor het doen van voorstellen aan de Directie t.a.v. verbetering van de inkooporganisatie, processen, procedures en het beleid. Wijzigingen ten aanzien van het beleid worden in eerste instantie voorgelegd aan de portefeuillehouder. Vervolgens worden voorstellen ter goedkeuring behandeld in het dagelijks bestuur.
HHR kent een centraal geleid inkoopmodel. Team Inkoop ondersteunt de organisatie bij het rechtmatig en efficiënt invulling geven aan de inkoopbehoefte en geeft richting en sturing aan de inkoopfunctie, het inkoopproces en het inkoopbeleid (het HOE). Binnen de afdeling blijft het afdelingshoofd eindverantwoordelijk. De budgethouder is binnen zijn of haar mandaat eindverantwoordelijk.
Alle inkoopactiviteiten vanaf meervoudig onderhands dienen bij Team Inkoop te worden gemeld. Eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten zijn te vinden op intranet, de inkooptool en in iWriter.
De bevoegdheden die behoren bij de uitvoer van inkooptaken zijn vastgelegd in de ‘Budgethouders regeling’. Deze regeling is van toepassing op alle inkopen binnen HHR. Vanuit de professionele inkoopbasis die is gelegd met het inkoopbeleid, de processen en de organisatie inrichting, is rechtmatig en integer handelen optimaal geborgd. Hierdoor is het mogelijk de budgethouders regeling praktisch in te vullen en is er verantwoord gekozen om het mandaat daar te leggen waar dit het meest wenselijk is.
Stafbureau Concern control heeft een toetsende, signalerende en adviserende rol. Door middel van interne controles (IC’s) vindt steekproefsgewijs toetsing plaats aan de kaders (waaronder dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid) op de financiële rechtmatigheid. Daarnaast kan incidenteel een audit plaatsvinden op het gehele inkoopproces. Concern control rapporteert de bevindingen periodiek aan het MT en DT.
In het kader van risicobeheersing en beheer van uitstaande verplichtingen is het van belang dat er registratie, beheer en evaluatie van contracten plaatsvindt. Contractbeheer bij HHR is ingericht onder de paraplu van het centraal geleid inkoopmodel en geïmplementeerd in de lijn. Team Inkoop ondersteunt de organisatie hierbij en geeft richting en sturing. Binnen HHR wordt contractbeheer ondersteund door een systeem Bestellen tot Betalen dat registratie, beheer en evaluatie mogelijk maakt.
7.5 Leveranciersmanagement en Past Performance
Leveranciersmanagement leidt tot het vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van het juiste type leveranciersrelatie. Het continue proces van identificeren en ontwikkelen van relaties op het juiste niveau met leveranciers speelt een belangrijke rol bij de realisatie van de inkoopvoordelen, dat een professioneel inkoopproces met zicht meebrengt. Optimaal wordt dit proces gestuurd vanuit de inkooppakketstrategie. Bij het opstellen van een inkooppakketstrategie houdt HHR minimaal rekening met wet- en regelgeving en de uitgangspunten zoals geformuleerd in Hoofdstuk 5.
HHR past in de GWW-sector de methode van Past Performance toe, hiermee worden de prestaties van aannemers gemeten in de uitvoering van opdrachten, met de nadruk op de houding en het gedrag. Doel van Past Performance is het verbeteren en verder professionaliseren van de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer7 .