| Organisatie | het participatiebedrijf |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Participatiebedrijf Zaanstad Purmerend 2018 |
| Citeertitel | Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Participatiebedrijf Zaanstad Purmerend |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 17-11-2021 | 01-01-2018 | nieuwe regeling | 18-07-2018 |
Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Participatiebedrijf Zaanstad Purmerend;
Gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 24 van de Gemeenschappelijke regeling participatiebedrijf
Besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het bestuur voor de archiefbescheiden van de Gemeenschappelijke Regeling Participatiebedrijf Zaanstad Purmerend, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Gemeentearchief Zaanstad.
Hoofdstuk II. De zorg van het bestuur voor de archiefbescheiden
Het bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm of status.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden (ongeacht of deze voor vernietiging of blijvende bewaring bestemd zijn) in aanmerking komen.
Het bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van Gemeenschappelijke Regeling Participatiebedrijf Zaanstad Purmerend voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het bestuur stelt voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden van de Gemeenschappelijke regeling die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht vast in het Besluit Informatiebeheer.
De bestuur evalueert minimaal één keer in de twee jaar hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Het bestuur neemt daarbij kennis van het verslag dat de gemeentearchivaris heeft uitgebracht betreffende de uitvoering van de taken van het Gemeentearchief Zaanstad, alsmede het verslag dat de archivaris heeft uitgebracht aangaande het toezicht op de zorg en het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek (of vergelijkbaar niveau) als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Vastgesteld in de vergadering van het bestuur op 18 juli 2018.
J. Krieger
voorzitter
Y.F.W. Hoogtanders
secretaris-directeur
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het bestuur te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het bestuur draagt voor de archieven en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
archiefbescheiden: Dit is een kernbegrip binnen de informatiehuishouding. Het gaat om alle informatieobjecten, ongeacht de vorm (papier of digitaal) die door een organisatie worden ontvangen of opgemaakt uit hoofde van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van die organisatie. De definitie van het begrip archiefbescheiden omvat, op grond van artikel 1, onder c. 3º, van de Archiefwet ook de particuliere archieven en de collecties die berusten in de archiefbewaarplaats.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. De wet en bijbehorende regelgeving stellen nog geen inhoudelijke eisen aan de inrichting van een digitaal archief (ook e-depot genoemd). Het digitaal archief kan gezien worden als het equivalent van de archiefbewaarplaats en de archiefruimten voor papieren archiefbescheiden. In de toekomst wordt de wet hier wellicht op aangepast. Vooruitlopend daarop is het bestuur ook zorgdrager voor het inrichten en in stand houden van de digitale archieven (al dan niet overgedragen).
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Met de status van archiefbescheiden wordt in dit artikel bedoeld of het om een concept of definitief stuk. Tevens wordt met de status in archief technische zin de dynamische, semi-statische en statische fase bedoeld.
De Archiefregeling hoofdstuk 2, duurzaamheid van archiefbescheiden, telt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. De Archiefregeling hoofdstuk 3, geordende en toegankelijke staat, telt nadere regels omtrent de kwaliteit en de procedures voor de informatiesystemen waarin de archiefbescheiden zijn gearchiveerd. In paragraaf 2 van dit hoofdstuk worden nog specifieke regels gesteld ten aanzien van digitale archiefbescheiden.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Het bestuur verneemt op deze manier tweejaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Deze tweejaarlijkse verslaglegging vormt de basis voor de door het bestuur aan de deelnemende gemeenten van Gemeenschappelijke Regeling Participatiebedrijf Zaanstad Purmerend te verstrekken informatie en inlichtingen.
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de evaluatie door het bestuur zoals bedoeld in artikel 8.