Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Zwartewaterland

Regeling Budgethouders gemeente Zwartewaterland 2021

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieZwartewaterland
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingRegeling Budgethouders gemeente Zwartewaterland 2021
CiteertitelRegeling Budgethouders gemeente Zwartewaterland 2021
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpfinanciën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht
  2. https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR398898/1
  3. artikel 212 van de Gemeentewet
Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

12-11-202101-11-2021Nieuwe regeling

26-10-2021

gmb-2021-403963

Tekst van de regeling

Intitulé

Regeling Budgethouders gemeente Zwartewaterland 2021

Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwartewaterland,

gelet op hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 37 van de Financiële Beheer verordening gemeente Zwartewaterland (artikel 212 Gemeentewet);

BESLUIT:

de budgethoudersregeling gemeente Zwartewaterland 2021 vast te stellen.

 

BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

 

Raad:

Betreft de gemeenteraad, oftewel het algemeen bestuur. Deze stelt de kaders vast waarbinnen de organisatie haar taken uitvoert. Het budgetrecht berust bij de raad. Het budgetrecht wordt concreet ingevuld bij het vaststellen van de programmabegroting van de raad.

 

College:

Betreft het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwartewaterland, oftewel het dagelijks bestuur. Op grond van de gemeentewet is het dagelijks bestuur belast met de uitvoering van raadsbesluiten. Het dagelijks bestuur is daarom belast met de uitvoering van de programmabegroting.

 

Gemeentesecretaris:

Primair is de gemeentesecretaris op basis van de mandaatregeling verantwoordelijk voor de uitvoering van taken binnen de gemeente.

 

Managementteam (MT):

Het managementteam van de ambtelijke organisatie van de gemeente Zwartewaterland betreft een orgaan, waarin gemeentesecretaris en eenheidsmanagers zijn vertegenwoordigd. De leden van het MT adviseren de gemeentesecretaris over uniforme toepassing van de budgethoudersregeling.

 

Griffier:

De griffier staat de gemeenteraad in de uitvoering van haar taak terzijde. De griffier legt rechtstreekse verantwoording af aan de gemeenteraad. De griffier organiseert complexe processen in een politiek-bestuurlijk krachtenveld.

 

Eenheidsmanager:

De eenheidsmanager is de functionaris welke verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de doelen binnen zijn eenheid. De eenheidsmanager maakt onderdeel uit van het MT en is Budgethouder voor zijn eenheid.

 

Projectleider:

Leidinggevende van een door het College en/of MT ingesteld project en is Deelbudgethouder.

 

Concerncontroller:

De concerncontroller verzorgt beleidsmatige ondersteuning/uitvoering bij het realiseren van gemeentelijke doelstellingen. De medewerker bewaakt de samenhang en samenwerking van verschillende beleidsgebieden en heeft daarbij een onafhankelijke positie.

 

Budget:

Onder budget wordt verstaan de middelen die via de programmabegroting, de productenraming en begrotingswijzigingen zijn toegekend aan producten, voorzieningen en/of investeringskredieten voor het realiseren van daaraan gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

 

Investeringsbudget of -krediet:

Het totaal aan beschikbare middelen voor het uitvoeren van een éénmalige investering of een project, waarvan de uitvoering niet aan een begrotingsjaar is gebonden.

 

Masterbudgethouder:

De masterbudgethouder betreft de gemeentesecretaris, die uit hoofde van haar functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de gemeente. De griffier is masterbudgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

 

Budgethouder:

Eenheidsmanager die is aangewezen aan het aan hem of haar toegewezen deel van de productenraming, voorzieningen en/of investeringskredieten namens het College uit te voeren.

 

Deelbudgethouder:

De functionaris die verantwoordelijk is voor een Budget onder eindverantwoordelijkheid van een budgethouder. Een Projectleider is een Deelbudgethouder.

 

Control adviseur:

De medewerker die belast is met het financieel adviseren en ondersteunen van Budgethouders en Deelbudgethouders. De Control adviseur adviseert de (Deel)Budgethouder gevraagd en ongevraagd over de consequenties van allerhande financiële vraagstukken.

 

(Financiële) Verplichting:

Iedere verplichting die voortkomt uit een overeenkomst of wet en leidt tot een betaling.

AANWIJZING VAN BUDGETHOUDERS

Artikel 2
  • 1.

    De gemeentesecretaris is de masterbudgethouder.

  • 2.

    De gemeentesecretaris kan per Budget, Investeringsbudget en -krediet een eenheidsmanager aanwijzen als budgethouder en kan tevens wijzigingen in budgethouders doorgeven. Dit wordt middels een MT besluit vastgelegd.

  • 3.

    De eenheidsmanager kan medewerk(st)ers aanwijzen als deelbudgethouder en kan wijzigingen doorvoeren in deelbudgethouderschap.

  • 4.

    De aanwijzing/wijziging als deelbudgethouder wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan aan financiën.

  • 5.

    Vervanging van (deel)budgethouders dient op hetzelfde niveau plaats te vinden en kan nooit gedelegeerd worden naar een medewerker die geen (deel)budgethouder is, tenzij dit door de budgethouder of masterbudgethouder is geaccordeerd.

  • 6.

    De aanwijzing van de vervangende budgethouder wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan aan financiën.

  • 7.

    Financiën verwerkt de aanwijzing van deelbudgethouders binnen vijf werkdagen na melding in de administratie.

  • 8.

    Financiën verstrekt het MT voorafgaand aan elk begrotingsjaar een totaaloverzicht van de aangewezen (deel)budgethouders, zoals bedoeld in het tweede respectievelijk vierde lid alsmede een totaaloverzicht van de vervangend (deel)budgethouders zoals bedoeld in het zesde lid.

Artikel 3
  • 1.

    De griffier is masterbudgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

  • 2.

    Voor de budgetten, zoals bedoeld in het eerste lid, zal het MT in samenspraak met de griffier een budgethouder aanwijzen.

VERANTWOORDELIJKHEDEN

Artikel 4

De Gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de productenraming, inclusief tussentijdse wijzigingen.

Artikel 5
  • 1.

    De (deel)budgethouders zijn verantwoordelijk voor een doeltreffende, doelmatige en rechtmatige besteding van de middelen.

  • 2.

    Voor wat betreft de rechtmatige besteding van de middelen ligt bij de (deel)budgethouder de verantwoordelijkheid deze aan te tonen en derhalve de organisatie zodanig in te richten dat dit mogelijk is.

  • 3.

    Onverminderd de bepalingen van de in deze regeling opgenomen taken voor budgethouders zijn deze eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en de realisatie van inkomsten die tot het taakgebied van zijn of haar eenheid behoren.

  • 4.

    De (deel)budgethouder is er verantwoordelijk voor dat iedere verplichting met inachtneming van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid en met inachtname van het mandaatstatuut tot stand dient te komen.

  • 5.

    Met het coderen en accorderen van de factuur geeft de (deel)budgethouder aan dat er voldoende financiële dekking aanwezig is en dat de prestatie geleverd is.

  • 6.

    De (deel)budgethouder dient bij elke financiële transactie aan te kunnen tonen dat de prestatie geleverd is.

  • 7.

    De financiële administratie controleert de gecodeerde en geaccordeerde factuur. Deze controle beperkt zich tot het opgegeven grootboekrekeningnummer, kostencategorie en BTW-code. Indien de deelbudgethouder voorziet dat het budget op het niveau van het grootboekrekeningnummer zal worden overschreden met meer dan 1% (en een bedrag groter dan € 25.000), dan zal hij dit melden aan de budgethouder. Indien de budgethouder voorziet dat het budget op het niveau van het grootboekrekeningnummer zal worden overschreven met meer dan 10% (en een bedrag groter dan € 25.000) en hiervoor geen compensatie is binnen het betreffende deelprogramma waarop de uitgaven betrekking hebben, dan legt de budgethouder dit met een toelichting op de noodzakelijkheid voor aan de gemeentesecretaris (masterbudgethouder) met verzoek om hiermee in te stemmen. Dit besluit wordt geleid langs de afdeling financiën waar een advies bij de toelichting wordt gevoegd door de Control adviseur.

BEVOEGDHEDEN EN VERPLICHTINGEN

Artikel 6
  • 1.

    Het MT en de (deel)budgethouder zijn namens het College bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:

    • a.

      De hiervoor geldende limieten waarvoor een (Deel)Budgethouder, Gemeentesecretaris of de Projectleider verantwoordelijk is zijn opgenomen in bijlage 1a en 1b.

    • b.

      Gelet op het bepaalde in artikel 7 lid 3 van de Financiële Beheersverordening Gemeente Zwartewaterland geeft de raad bij de begrotingsbehandeling aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

  • 2.

    De (deel)budgethouder dient, als budgetverantwoordelijke, voor de start van het inkoopproces te beoordelen of het benodigde budget aanwezig is.

  • 3.

    De (deel)budgethouder kan alleen betalingen verrichten ten laste van het door de raad beschikbaar gestelde en toegekende budget of investeringskrediet.

  • 4.

    De (deel)budgethouder zorgt voor tijdige (binnen 5 werkdagen) codering en accordering van de factuur.

  • 5.

    Alle (deel)budgethouders dienen de medewerker treasury te informeren over de verwachte en/of aangegane verplichtingen en inkomsten in het komende jaar, hoger dan € 50.000 per verplichting.

  • 6.

    De (deel)budgethouder kan medewerkers van het team financiën mandateren voor het afhandelen van facturen door middel van ondertekening van het ‘formulier factuurafhandeling financiën’. Dit mandaat kan enkel worden afgegeven voor het afhandelen van de volgende categorie facturen: voorschotnota’s gas/water/elektra, gemeentelijke belastingen, verzekeringspremies en waterschapslasten.

  • 7.

    Medewerkers zijn tot het verrichten van zogenaamde toonbank aankopen bevoegd tot het verrichten van betalingen tot € 100,-. Hiervoor dienen bonnetjes opgeslagen te worden en dient achteraf (zichtbaar) goedkeuring gegeven te worden door de deelbudgethouder.

Artikel 7
  • 1.

    De gemeenteraad is, conform artikel 191 van de gemeentewet, verantwoordelijk voor de vaststelling van de begroting. Wijzigingen die betrekking hebben op de programmabegroting (oftewel begrotingswijzigingen op programmaniveau) dienen altijd vastgesteld te worden door de raad.

  • 2.

    De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende programma’s waarvoor hij of zij als zodanig is aangewezen, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen, als daarvoor van de gemeenteraad door middel van een wijziging van de programmabegroting toestemming is gekregen.

  • 3.

    De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende deelprogramma’s waarvoor hij of zij als zodanig is aangewezen, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen, als daarvoor van het College, door middel van een wijziging van de begroting op deelprogrammaniveau, toestemming is gekregen.

  • 4.

    De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende producten budgettair neutraal overhevelen binnen een deelprogramma. Hiervan wordt een administratieve wijziging gemaakt.

  • 5.

    De deelbudgethouder kan tussen de verschillende categorieën binnen een productbudget budgettair neutraal overhevelen. Dit mag niet ten koste gaan van de door de Raad vastgestelde doelstellingen in de begroting.

  • 6.

    De genoemde bevoegdheid geldt uitdrukkelijk niet voor de ruimte die beschikbaar is gesteld voor Investeringsbudgetten en -kredieten, tenzij de Raad daarvoor toestemming heeft gegeven.

  • 7.

    College- en raadsvoorstellen met een financiële impact dienen vergezeld te gaan van een begrotingswijziging. Na besluitvorming door College of gemeenteraad worden deze door financiën in de administratie verwerkt.

    In bijlage 1c is tevens een overzicht opgenomen waaruit bovenstaande rechten blijken.

RAPPORTAGE EN VERANTWOORDING

Artikel 8
  • 1.

    De budgethouder legt conform gemaakte afspraak, periodiek aan het College en/of het MT verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling.

  • 2.

    Op de inhoud en frequentie van de in het eerste lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning- en control cyclus van toepassing.

  • 3.

    Ieder kwartaal wordt door de budgethouder gecontroleerd of de deelbudgethouders nog goed ingeregeld zijn.

  • 4.

    Ieder kwartaal wordt de logfile vanuit FMS opgevraagd en wordt gecontroleerd of wijzigingen in (deel)budgethouders onderbouwd zijn met schriftelijke bevestigingen van de budgethouder dan wel een MT-besluit. Controle van en verantwoording over deze logfile is opgenomen is de verantwoordelijkheid van financiën.

  • 5.

    Ieder kwartaal wordt er door de budgethouder een controle gedaan op de door de deelbudgethouder geaccordeerde facturen per crediteur. Deze controle ziet toe op voorkoming en detectie van het accorderen van (deel)facturen met een opdracht/verplichting met een omvang van meer dan € 25.000 middels meerdere deelfacturen. Daarnaast ziet deze controle toe op beoordeling of de opdrachtwaarde waar de budgethouder voor getekend heeft, niet overschreden wordt.

INFORMATIEVERSTREKKING

Artikel 9
  • 1.

    De concerncontroller en het team financiën dragen er zorg voor dat het MT en de (deel)budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten en Investeringsbudgetten of -kredieten waarvoor zij als (deel)budgethouder zijn aangewezen.

  • 2.

    De gemeentesecretaris en de (deel)budgethouders worden in de gelegenheid gesteld in de financiële administratie alle gegevens over hun budgetten en Investeringsbudgetten of -kredieten te raadplegen.

ADVISERING

Artikel 10

De gemeentesecretaris wint in het kader van deze regeling advies in bij de concerncontroller en/of de Control adviseur. Bij voorkeur wordt dit advies vooraf bij de relevante stukken gevoegd.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 11
  • 1.

    Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 november 2021.

  • 2.

    Op de in het eerste lid genoemde datum worden alle budgetregelingen van eerdere datum ingetrokken.

  • 3.

    De regeling kan worden aangehaald als de “Regeling Budgethouders gemeente Zwartewaterland 2021”.

Aldus vastgesteld in de Collegevergadering d.d. 26 oktober 2021.

de gemeentesecretaris,

S.Ruddijs

de voorzitter,

ing. E.J.Bilder

Bijlage 1a Overzicht bevoegdheden (deel)budgethouders aangaan verplichtingen

 

Bijgaand overzicht toont de bevoegdheid bij de verschillende functionarissen om de gemeente te binden aan verplichtingen. Hierbij geldt dat de genoemde bedragen exclusief btw zijn. Er is in onderstaand overzicht onderscheid gemaakt tussen de eenheid beheer enerzijds en de overige eenheden anderzijds. Dit onderscheid bij de eenheid beheer geldt slechts voor de opdrachten die zich kenmerken als “werken”, gezien de hierbij horende grotere financiële omvang per opdracht/verplichting. Onderstaand overzicht volgt de lijn zoals die in de mandaatregeling uiteengezet is.

 

Informatie

Bevoegd functionaris

Autorisatie door

Controle door

Informeren

Verplichtingen en bestellingen onder een raamovereenkomst

1. Niet begrote verplichtingen en inkomsten

(deel) budgethouder

College

Gemeente raad

Control adviseur

2. Verplichtingen <= € 2.500

Inkoper

Deelbudget-houder

 

 

3. Verplichtingen <= € 25.000

Deelbudgethouder

 

 

Inkoper*

4. Verplichtingen voor alle eenheden i.r.t. Leveringen/Diensten inkopen/aanbestedingen:

<= € 250.000

Budgethouder

 

 

Inkoper*

5. Verplichtingen voor eenheid beheer i.r.t. Werken inkopen/aanbestedingen:

<= € 1.000.000

Budgethouder

 

 

Inkoper*

6. Verplichtingen voor alle eenheden i.r.t. Leveringen/Diensten inkopen/aanbestedingen:

> € 250.000

Budgethouder

Masterbudgethouder

 

Inkoper*

7. Verplichtingen voor eenheid beheer i.r.t. Werken inkopen/aanbestedingen:

> € 1.000.000

Budgethouder

Masterbudgethouder

 

Inkoper*

8. Aangaan inhuurovereenkomsten

Budgethouder

Masterbudgethouder

 

P&O*

9. Investeringen waarbij de gemeenteraad bij de begrotingsbehandeling expliciet heeft aangegeven een apart voorstel te willen ontvangen.

(deel)budgethouder / projectleider

Gemeenteraad

Control adviseur

Inkoper*

Inkoper*:

Deze inkopen/aanbestedingen dienen altijd door een aangewezen medewerker in de rol van inkoper en/of een inkoopadviseur van Ons uitgevoerd te zijn.

P&O*:

Iedere inhuur wordt begeleid door een medewerker van P&O.

 

Toelichting: Bovenstaande financiële grenzen zijn ook van toepassing op het instemmen met gunningsadviezen, het nemen van gunningsbesluiten en het ondertekening van de brieven aan de ondernemers met de gunningsbesluiten (afwijzing en ‘voorlopige gunning’). Dit zijn ook verplichtingen met juridisch bindende gevolgen/afspraken.

Bijlage 1b Overzicht bevoegdheden (deel)budgethouders autorisatie facturen

 

Bijgaand overzicht toont de bevoegdheid bij de verschillende functionarissen om facturen te autoriseren ten behoeve van het verrichten van betalingen. Hierbij geldt dat de genoemde bedragen exclusief btw zijn.

 

Informatie

Bevoegd functionaris

Autorisatie door

Controle door

Autorisatie facturen en bestellingen onder een raamovereenkomst

1. Facturen <= € 25.000

Deelbudgethouder

 

 

2. Facturen > € 25.000 en <= € 250.000

Deelbudgethouder

Budgethouder

 

3. Facturen > € 250.000

Budgethouder

Masterbudgethouder

 

4. Facturen inhuur

Budgethouder

 

Prestatie akkoord verklaarder

Bijlage 1c Overzicht Bevoegdheden (deel)budgethouders budgetwijzigingen

 

Informatie

Bevoegd functionaris

Autorisatie door

Financieel technische uitvoering

Soort wijziging

Begroting- en administratieve wijzigingen

1. Financiële wijzigingen tussen rogramma’s

(deel) budgethouder

Gemeenteraad

Control adviseur

Begrotingswijziging

2. Financiële wijzigingen tussen deelprogramma’s

(deel) budgethouder

College

Control adviseur

Begrotingswijziging

3. Financiële wijzigingen tussen producten

(deel) budgethouder

Budgethouder

Control adviseur

Administratieve wijziging

4. Financiële wijzigingen tussen categorieën binnen een product

(deel) budgethouder

 

 

Administratieve wijziging

5. Financiële wijzigingen tussen investeringen

(deel) budgethouder

Gemeenteraad

Control adviseur

Begrotingswijziging

6. Financiële wijzigingen binnen investeringen

(deel) budgethouder

College

Control adviseur

 

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING OP BUDGETHOUDERSREGELING 2021

Algemeen

De financiële planning en control-cyclus begint bij de vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad, de primaire houder van het budgetrecht binnen deze gemeente. De budgethoudersregeling spitst zich toe op een doelmatige en rechtmatige uitvoering van de begroting. Kortom, de regeling is er ter ondersteuning van een juiste (conform de voorschriften) invulling van het budgetrecht van de gemeenteraad.

Artikel 2

In artikel 2 wordt de gemeentesecretaris expliciet "neergezet" als masterbudgethouder. Daarbij wordt de bij de gemeentesecretaris behorende bevoegdheid tot het geven van dwingende voorschriften herbevestigd.

Sinds het MT besluit van 10 juni 2015 geldt de regel dat (interne en externe) deelbudgethouders door de eenheidsmanager aangewezen worden.

Artikel 3

Aangezien de gemeentesecretaris ambtelijk eindverantwoordelijk is voor de begrotingsuitvoering door het College krijgt de mandatering aan de griffier vorm door deze functionaris als masterbudgethouder neer te zetten binnen de systematiek van de budgethoudersregeling. De reden voor de gekozen benadering is de noodzaak tot een zoveel mogelijk ongedeelde verantwoordelijkheid in de organisatie.

Artikel 4 en 5

De budgethoudersregeling voorziet in een sterke verankering van het productbeheer in "de lijn" van de organisatie; de eenheidsmanagers zijn budgethouders. Daarnaast is het mogelijk dat projectleiders tot deelbudgethouder worden aangewezen. Zij krijgen dan voor de hun toegewezen financiële middelen dezelfde bevoegdheden als een deelbudgethouder. Het gaat hier om projectleiders van door het College vastgestelde projecten. Deze eenvoudige structuur is een belangrijk middel om de vormgeving van het financieel mandaat beheersbaar te houden.

Artikel 6

Dit artikel en de daarbij horende bijlagen bakent de financiële bevoegdheid en verplichtingen van de (deel)budgethouder, projectleider en gemeentesecretaris af. Ook wordt aangegeven dat een budgethouder de beschikbaar gestelde financiële middelen niet mag overschrijden, doch bij een uitgave die de financiële middelen overtreft, eerst moet regelen dat de financiële middelen aangepast worden (door middel van een begrotingswijziging).

 

De budgethouder blijft eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten van zijn of haar eenheid, voor zowel de inkomsten als de uitgaven. Het spreekt vanzelf dat hij bij de aanwijzing van deelbudgethouders ook afspreekt hoe deze zich jegens hem of haar verantwoorden. De algemene regels over mandaat (Algemene wet bestuursrecht) zijn van toepassing.

Artikel 7

De gemeenteraad is in z’n algemeenheid verantwoordelijk voor het instellen van de programmabegroting, bestemmingsreserves en voorzieningen. Ten behoeve van een juiste besluitvorming dient de gemeenteraad vooraf (eventueel middels een raadsvoorstel) geïnformeerd te worden over de achtergrond/probleemstelling, de doelstelling/maatschappelijk effect, risico’s en het financieel en wettelijk kader rondom de verplichting, investering, reservering en/of voorziening.

Het College geeft hier, samen met de ambtelijke organisatie, een doelgerichte- en rechtmatige uitvoering aan. Dat wil zeggen dat de gemeenteraad het College en de ambtelijke organisatie zowel beleidsmatige-, (maatschappelijk) effectgerichte- als financiële kaders heeft gegeven om binnen deze kaders uitvoering te geven aan haar taak. Binnen de gestelde kaders dient de ambtelijke organisatie bij bepaalde uitvoeringstaken het College vooraf concreet middels een plan van aanpak om toestemming te vragen. Dit stemmen het College, portefeuillehouder, MT en (deel)budgethouder samen af.

De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de beheersing van de productenraming van het hele concern. Het College kan daarin tussentijds wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld op grond van een bestuursrapportage. Betreft het verschuivingen binnen een programma, dan is het College bevoegd. Betreft het verschuivingen tussen programma’s, dan is een wijziging van de programmabegroting nodig. En daartoe is op grond van het BBV een raadsbesluit nodig. Anders kan conform de budgethoudersregeling worden volstaan met een MT- of Collegebesluit.

Het is belangrijk dat de concerncontroller uit hoofde van zijn functie nauw betrokken is bij de uitvoering van de budgethoudersregeling. De concerncontroller en de (deel)budgethouders kunnen daarbij gebruik maken van de aangewezen Control adviseurs.

 

Het zesde lid van dit artikel is opgenomen om deelbudgethouders te ontlasten in hun administratieve werkzaamheden. De in het artikel genoemde facturen vereisen geen aandacht van de deelbudgethouder, omdat deze centraal worden ingekocht (energie, verzekeringen) en/of niet beïnvloedbaar zijn door de deelbudgethouder.

 

De "schuifbevoegdheden" tussen financiële middelen zijn beperkt; schuiven doen wij met toestemming van het College. Dit heeft als voordeel dat wachten op een begrotingswijziging die door de raad wordt goedgekeurd - met een vaak langdurige procedure - veel minder voor zal komen. Daar staat tegenover dat een wijziging van de productenraming via het College noodzakelijk is, maar dat kan vrijwel wekelijks. Bij de hier bedoelde begrotingswijziging gaat het dan om overhevelingen tussen de financiële middelen van producten binnen programma’s. Overheveling tussen financiële middelen binnen hetzelfde deelprogramma betreft een administratieve wijziging en dient via de budgethouder te verlopen en niet via het College.

Artikel 8

Dit artikel regelt de rapportageverplichtingen van de masterbudgethouder, de budgethouder en de deelbudgethouders. Daarbij wordt in het geval van de masterbudgethouder aangesloten bij het instrumentarium dat conform het Besluit begroting en verantwoording aan het College moet worden aangeboden. Verder wordt analoog geredeneerd aan de bepalingen in de Financiële verordening. Voor de budgethouders geldt het reguliere systeem van de financiële rapportages en de eenheidsplannen en de rapportage daarover. Deelbudgethouders maken afspraken met hun budgethouder; deze zal eisen stellen die waarborgen dat hij zijn verplichtingen ten opzichte van de masterbudgethouder kan blijven waarmaken.

Artikel 9

Dit artikel regelt een recht op informatie voor de (deel)budgethouders. Als die informatie niet voorhanden is, zullen (deel)budgethouders hun taak niet kunnen uitoefenen. Hoe de verstrekking van die informatie gewaarborgd wordt, is in de budgethoudersregeling niet geregeld.

Artikel 10

Dit artikel bepaalt dat de gemeentesecretaris in de ondersteuning voor deze regeling een beroep kan doen op de concerncontroller en de Control adviseurs.

Artikel 11

Dit artikel bepaalt de inwerkingtreding van het besluit voor de nieuwe/herziene budgethoudersregeling.