Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht, van 26 oktober 2021, nr 822C903E, tot vaststelling van het Reglement van Orde voor de vergadering van gedeputeerde staten van Utrecht 2021

Artikel 1 Portefeuilleverdeling

• 1.

  Na elke periodieke benoeming van de leden verdelen gedeputeerde staten onderling hun portefeuille.

• 2.

  De portefeuilleverdeling kan tussentijds worden gewijzigd.

• 3.

  Gedeputeerde staten geven kennis van de portefeuilleverdeling en eventuele tussentijdse wijzigingen daarin aan de leden van provinciale staten.

Artikel 2 Vervanging

• 1.

  Gedeputeerde staten regelen de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de gedeputeerden.

• 2.

  Gedeputeerde staten regelen de vervanging van de commissaris van de Koning in geval van diens verhindering of ontstentenis door uit de leden van gedeputeerde staten een eerste tweede, derde of meer waarnemende commissarissen aan te wijzen.

Artikel 3 De voorzitter

• 1.

  De voorzitter leidt de vergadering en ziet toe op de naleving van de wettelijke bepalingen en dit reglement.

• 2.

  Wanneer de voorzitter dit nodig oordeelt, schorst hij de vergadering voor een door hem, in overleg met de aanwezige leden van gedeputeerde staten, te bepalen tijd.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop en afwikkeling van de vergadering van het college.

• 2.

  De secretaris kan, in overleg met de voorzitter, er toe besluiten ambtenaren of derden voor een vergadering uit te nodigen om toelichting te verschaffen of anderszins inbreng te leveren ten aanzien van een onderwerp.

Artikel 5 Moment van de vergadering

• 1.

  Gedeputeerde staten vergaderen als regel eenmaal per week op dinsdag van 9:30 uur tot 12:30 uur en voorts zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt of twee leden van gedeputeerde staten dit met opgave van redenen verzoeken.

• 2.

  Indien de voorzitter het nodig acht, kan hij besluiten de vergadering eerder te laten beginnen danwel langer te laten duren.

Artikel 6 Locatie van de vergadering

• 1.

  De vergaderingen vinden als regel plaats in het provinciehuis.

• 2.

  De voorzitter kan, in overleg met de secretaris, besluiten de vergadering te laten plaatsvinden op een andere locatie, via een digitale vergaderbijeenkomst of op hybride wijze.

Artikel 7 De voorbereiding van de agenda

• 1.

  De secretaris maakt in overleg met de voorzitter ten behoeve van elke vergadering een agenda.

• 2.

  Een voorstel wordt alleen op de agenda geplaatst indien dit voorstel:

  • a.

    namens de secretaris is getoetst aan de geldende kwalitatieve en procedurele eisen ten aanzien van stukken die door het college worden behandeld;

  • b.

    is besproken met de betrokken portefeuillehouder(s).

• 3.

  Met uitzondering van voorstellen met een spoedeisende karakter worden de vergaderstukken vier dagen voor de vergadering aan de leden van gedeputeerde staten ter beschikking gesteld. De secretaris beslist in overleg met de voorzitter of een spoedeisend stuk wordt nagestuurd.

Artikel 8 De agenda

• 1.

  De agenda bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

  • -

    Voorstellen ter besluitvorming;

  • -

    Voorstellen of onderwerpen ter bespreking waar (nog) geen besluitvorming voor gevraagd wordt;

  • -

    Gelegenheid om thema’s en actualiteiten naar voren te brengen om de leden op de hoogte te stellen van ontwikkelingen en gebeurtenissen of de mening van de andere leden over een onderwerp te vernemen.

• 2.

  Documenten waarvoor gevraagd wordt geheimhouding in de zin van de Wet openbaarheid bestuur, de provinciewet, de wet BIBOB of de Aanbestedingwet op te leggen, worden als zodanig herkenbaar op de agenda geplaatst conform het Protocol Geheimhouding Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten Provincie Utrecht.

• 3.

  Voorafgaand aan de vergadering geven leden van gedeputeerde staten of bespreking van een voorstel gewenst is. Wanneer geen van de leden bespreking wenst, wordt het voorstel als zijnde een hamerstuk geagendeerd.

Artikel 9 Vergaderquorum

De vergadering wordt geopend zodra de medegedeelde aanvangstijd is bereikt en, behalve de voorzitter of zijn plaatsvervanger, tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 10 Totstandkoming besluitvorming

• 1.

  Met betrekking tot elk agendapunt stelt de voorzitter de leden van gedeputeerde staten in de gelegenheid hun mening hierover kenbaar te maken.

• 2.

  Wanneer de voorzitter van oordeel is dat een onderwerp voldoende is toegelicht, stelt hij voor de beraadslaging te sluiten.

• 3.

  Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten wordt tot stemming overgegaan, als een van de leden dat verlangt. Als geen van de leden stemming verlangt, wordt het voorstel, al dan niet naar aanleiding van de beraadslaging gewijzigd, aangenomen.

• 4.

  Een voorstel wordt unaniem dan wel bij meerderheid van stemmen aangenomen.

• 5.

  Ter vergadering aanwezige leden kunnen aantekening vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd dan wel verzoeken een minderheidsstandpunt in de verslaglegging te doen opnemen.

• 6.

  Van agendapunten die vooraf, conform artikel 8 lid 3, zijn aangemerkt als hamerstuk, stelt de voorzitter vast dat deze conform zijn besloten.

Artikel 11 Stemming

• 1.

  Als een lid van gedeputeerde staten bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid wordt toegepast.

• 2.

  De stemming vindt plaats in door voorzitter aan te geven volgorde. De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit.

• 3.

  Ieder lid brengt zijn stem uit met het woord “voor” of het woord “tegen”, eventueel voorzien van een beknopte stemverklaring.

• 4.
  • a.

    Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming één persoon betreft en de stemmen staken, wordt een tweede stemronde gehouden. Als ook dan de stemmen staken, beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, volgt een tweede stemronde. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaatst tussen de twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemming op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt over welke twee personen de derde stemming zal lopen. Als bij de tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist het lot.

  • d.

    Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen, tussen wie de beslissing moet plaatshebben door de secretaris op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven. Deze briefjes worden op gelijke wijze naar binnen gevouwen in een bus gedaan en omgeschud. Vervolgens wordt door de voorzitter één van die briefjes uit de bus genomen. Degene, wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.

  • e.

    Door de zorg van de secretaris worden de stembriefjes onmiddellijk na afloop van de vergadering vernietigd.

Artikel 12 Verslaglegging en besluitenlijst

• 1.

  Van het verhandelde in een vergadering wordt door de secretaris een besluitenlijst, een niet-openbaar verslag en in dien van toepassing een geheim verslag gemaakt.

• 2.

  De besluitenlijst bevat:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden en eventuele niet-leden, alsmede de namen van de leden die al dan niet met kennisgeving afwezig waren;

  • b.

    hetgeen is besloten door de vergadering, voorzien van een inhoudelijke samenvatting van het besluit, tenzij besloten is tot het opleggen van geheimhouding in de zin van de Wet openbaarheid bestuur, de provinciewet, de wet BIBOB of de Aanbestedingwet;

  • c.

    een vermelding van de namen van de leden, die aantekening hebben verzocht, dat zij geacht wensen te worden tegen het voorstel te hebben gestemd. Deze aantekening bevat argumentatie en wordt geacht een definiteif oordeel te zijn;

  • d.

    de uitkomst der stemmingen en, voor wat mondelinge stemmingen betreft, de namen van hen die voor en tegen stemden.

• 3.

  De besluitenlijst wordt, na vaststelling in de daarop volgende vergadering van gedeputeerde staten, openbaar gemaakt via de externe website.

• 4.

  Het niet-openbare verslag bevat:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden en eventuele niet-leden, alsmede de namen van de leden die al dan niet met kennisgeving afwezig waren;

  • b.

    de essentie van de bespreking van de openbare besluiten en tot welke wijzigingen of aanvullingen in deze besluiten de vergadering besloten heeft;

  • c.

    zaken die leiden tot een vervolgactie en (proces) zaken die ter informatie gedeeld worden in de terugkoppeling;

  • d.

    een aantekening als een lid van het college een voorbehoud maakt in de besluitvorming en er nog geen sprake is van een definitief standpunt;

  • e.

    een aantekening als een lid van het college enstige moeite heeft met een voorstel;

  • f.

    datgene waarvan een lid van het gedeputeerde staten expliciet aangeven iets terug te willen zien in het verslag.

• 5.

  Het niet-openbare verslag wordt vastgesteld in de daarop volgende vergadering van gedeputeerde staten en wordt niet gepubliceerd.

• 6.

  Het geheime verslag bevat:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden en eventuele niet-leden, alsmede de namen van de leden die al dan niet met kennisgeving afwezig waren;

  • b.

    hetgeen onder geheimhouding in de zin van de Wet openbaarheid bestuur, de provinciewet, de wet BIBOB en/of de Aanbestedingwet is besloten door de vergadering, voorzien van een inhoudelijke samenvatting van het besluit;

  • c.

    de essentie van de bespreking van deze besluiten en tot welke wijzigingen of aanvullingen in deze besluiten de vergadering besloten heeft;

  • d.

    datgene waarvan een lid van het gedeputeerde staten expliciet aangeven iets terug te willen zien in het verslag.

• 7.

  Het geheime verslag wordt vastgesteld in de daarop volgende vergadering van gedeputeerde staten en wordt niet gepubliceerd.

Artikel 13 Digitale ronde

• 1.

  In gevallen waarin naar het oordeel van de voorzitter, na overleg met de secretaris, het wenselijk is dat besluitvorming door gedeputeerde staten op korte termijn plaatsvindt, en op die termijn geen vergadering belegd kan worden waarbij aan het quorumvereiste uit artikel 56 Provinciewet en artikel 9 van dit reglement wordt voldaan, kan besluitvorming op digitale wijze plaatsvinden.

• 2.

  De secretaris legt het voorgenomen besluit middels het digitale vergadersysteem ter instemming voor aan alle leden van het college, met een gewenst uiterlijk tijdstip voor het geven van een reactie. De gehanteerde termijn voor het geven van een reactie bedraagt tenminste vijf uur, tenzij de voorzitter en secretaris een kortere termijn noodzakelijk achten. De collegeleden worden door de secretaris op een passende wijze op de hoogte gebracht over het voorleggen van een conceptbesluit.

• 3.

  Elk collegelid geeft in het vergadersysteem of per e-mail een reactie op het conceptbesluit waaruit het al dan niet instemmen met het voorgelegde besluit blijkt. Elk collegelid heeft hierbij de mogelijkheid om een behandeling ter vergadering te vragen.

• 4.

  Als tenminste één lid van het college om een behandeling ter vergadering, als bedoeld in artikel 5 van dit reglement, vraagt kan het besluit enkel in vergadering genomen worden.

• 5.

  Een besluit uit een digitale ronde komt tot stand op het moment dat alle leden met het voorstel hebben ingestemd, of als op of na het gewenste uiterlijke tijdstip voor het geven van een reactie tenminste de helft van het aantal zitting hebbende collegeleden heeft ingestemd met het voorgelegde besluit en geen van de leden om behandeling ter vergadering heeft gevraagd

• 6.

  Van een besluit dat genomen wordt tijdens een digitale ronde wordt een besluitenlijst en een niet-openbaar verslag, danwel een geheim verslag, gemaakt. In het niet-openbare danwel geheime verslag worden de opmerkingen die gemaakt zijn in het vergadersysteem danwel die binnengekomen zijn per e-mail opgenomen.

Artikel 14 Openbare vergaderingen

Met betrekking tot openbare vergaderingen van gedeputeerde staten als bedoeld in artikel 53, tweede lid, van de Provinciewet is dit reglement zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 15 Uitleg reglement

Bij twijfel over de uitleg van dit reglement en in de gevallen waarin dit niet voorziet, beslist de voorzitter.

Artikel 16 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement van Orde voor de vergadering van gedeputeerde staten van Utrecht 2021’.

• 2.

  Dit reglement treedt in werking op de eerstvolgende dag na de publicatie van dit regelement in het Provinciaal blad.

• 3.

  Met de inwerkingtreding van dit reglement vervalt het Reglement van Orde voor de vergadering van gedeputeerde staten van Utrecht uit 2014.