Financiële verordening gemeente Terneuzen 2021

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  programma: een samenhangend geheel van thema's/producten/activiteiten waarbij de doelstellingen, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten zijn beschreven;

• b.

  thema: uitsplitsing van een programma in een aantal samenhangende producten/ activiteiten;

• c.

  taakvelden: vanuit het Besluit begroting en verantwoording voorgeschreven indeling van begroting en jaarrekening, bedoeld voor uniforme informatieverstrekking van decentrale overheden aan derden;

• d.

  paragraaf: informatie (dwarsdoorsneden van de begroting) om inzicht te krijgen in de financiële positie van de gemeente, de beheersmatige onderdelen en de risico's;

• e.

  investering: is een opoffering in geld, tijd of mankracht (personeel) waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt;

• f.

  investeringskrediet: budget voor het realiseren van een investering;

• g.

  budget: door de gemeenteraad geautoriseerde opdracht met bijbehorende hoeveelheid geldmiddelen voor een bepaald doel;

• h.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• i.

  integralekostprijs: totaal van alle met een product samenhangende directe- en indirecte kosten;

• j.

  overhead(kosten): indirecte kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces;

• k.

  beleidsindicatoren: vijf vanuit het BBV verplichte indicatoren en de twee door de gemeente Terneuzen gehanteerde indicatoren: debtratio en netto schuld per inwoner.

• l.

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

• m.

  doelmatigheid: het realiseren van een beoogd resultaat met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, respectievelijk met een gegeven beschikbaarheid van middelen een zo groot mogelijk resultaat bereiken;

• n.

  doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde resultaten daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2 Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode de thema’s per programma vast.

• 3.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 4.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

• 5.

  Afwijkingen tijdens een raadsperiode van lid 2 tot en met 4 moet expliciet in de begroting worden toegelicht.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  De begroting en de jaarstukken worden ingericht volgens de geldende voorschriften uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de aanwijzingen van de toezichthouder.

• 2.

  Onderdeel van de begroting vormt het investeringsprogramma voor het begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren.

• 3.

  In de begroting en jaarrekening neemt het college een overzicht op met toelichting van incidentele baten en lasten vanaf € 25.000.

• 4.

  In de jaarrekening legt het college verantwoording af over de uitvoering van de programma’s/thema’s. Hierbij geven zij ook informatie over de realisatie van investeringen en de besteding van daarvoor beschikbaar gestelde kredieten.

• 5.

  Voor de analyse van de jaarrekening geldt het volgende:

• • a.

    Het college maakt een algemene analyse van het rekeningresultaat, een analyse per programma en een analyse van het resultaat ten opzichte van het voorgaande jaar.

  • b.

    Bij de algemene analyse van het jaarrekeningsaldo presenteert het college afwijkingen vanaf € 100.000 en licht deze toe, bij de overige analyses treedt het college zover in detail als nodig is voor een informatiewaardige analyse.

Artikel 4 Planning en controlcyclus

Voor begin van een begrotingsjaar biedt het college aan de raad de planning aan voor de behandeling van de documenten uit de planning- en controlcyclus. Deze planning bevat in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het behandelen door de raad van de verplichte planning en control stukken (begroting met de meerjarenraming en jaarstukken).

Artikel 5 Kaders (ontwerp)begroting

• 1.

  De raad stelt jaarlijks een kaderbrief vast. Hierin zijn opgenomen de financiële uitgangspositie, ontwikkelingen (waaronder het gemeentefonds), speerpunten en de (financiële) uitgangspunten voor de ontwerpbegroting van het volgende begrotingsjaar. Daarnaast zijn hierin opgenomen een meerjarige doorkijk en het investeringsplan voor de komende vier jaren.

• 2.

  In de begroting neemt het college jaarlijks € 250.000 op voor onvoorziene uitgaven.

Artikel 6 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma.

• 2.

  Voor de begrotingsbehandeling geeft het college de raad aan voor welke nieuwe investeringen hij eerst nog een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet ontvangt. De overige nieuwe investeringen voor het komende begrotingsjaar autoriseert de raad bij de het vaststellen van de begroting.

• 3.

  Tussentijds informeert het college de raad vooraf als de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden, of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden.

• 4.

  Het college kan zonder voorafgaande toestemming van de raad onder voorwaarden beschikken over de post onvoorzien in de begroting van het lopende jaar. Indien de begroting van het nieuwe jaar al is vastgesteld mag dit ook over de post onvoorzien van het nieuwe jaar. Daarna moet het college de structurele post als eerste ten laste brengen van het voorlopig begrotingsresultaat bij de eerstvolgende op te stellen begroting. De voorwaarden voor beschikking over de post onvoorzien zijn hieronder opgenomen onder sub a. tot en met sub f.

• • a.

    per collegebesluit mag maximaal € 25.000 ten laste van de post onvoorzien in één jaar worden besteed;

  • b.

    de beschikkingen in de loop van een jaar samen mogen het totaal vastgestelde bedrag van € 250.000 niet te boven gaan. Voordat dit bedrag wordt bereikt vraag het college extra middelen aan de raad.

  • c.

    beschikking over de post onvoorzien vindt uitsluitend plaats nadat is vastgesteld dat binnen de raming van het programma waarop de desbetreffende lasten betrekking hebben hiervoor geen middelen beschikbaar zijn. Indien een onderwerp dringende spoed vraagt stemt het college met de raad af hoe snel en op welke wijze een uitspraak van de raad te verkrijgen is.

  • d.

    de beschikking over onvoorzien mag uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die onvoorzienbaar, onuitstelbaar en onvermijdbaar (de zogenaamde 3 O’s, waarbij aan alle drie moet worden voldaan) zijn. Hierbij gelden de volgende definities:

     

    Onvoorzienbaar: een onverwachte gebeurtenis of een niet vooruit te berekenen /bepalen voorstel bij het samenstellen van de kaderbrief en de begroting

     

    Onvermijdbaar: hieronder valt één van de volgende situaties:

    - een wettelijke verplichting, contract of overeenkomst;

    - een uitgave waarbij uitstel leidt tot aansprakelijkheid;

    - de ontwikkeling/gebeurtenis kan niet vermeden worden / er is geen alternatief;

    - er is sprake van een zwaarwegende politieke toezegging / politiek belang.

     

    Onuitstelbaar: niet verschuifbaar in de tijd tot het volgende moment van integrale afweging (het volgende begrotingsjaar).

     

    Zaken die niet onder de bovenstaande gestelde voorwaarden voor onvoorzien vallen, neemt het college mee bij de integrale afweging bij de kaderbrief of de nieuw op te stellen begroting.

  • e.

    over de beschikking van de post onvoorzien legt het college verantwoording aan de raad af via een begrotingswijziging bij de perioderapportages. Bij iedere perioderapportage wordt aan de raad een overzicht verstrekt waaruit blijkt welke lasten in het lopende begrotingsjaar ten laste van de post onvoorzien zijn gebracht en wat het resterende saldo van de post onvoorzien is.

  • f.

    het college heeft de mogelijkheid om binnen het kader van € 25.000 in bijzondere omstandigheden af te wijken van de drie O’s en licht dit toe in de perioderapportage.

  • g.

    voordelen welke niet zijn geraamd worden toegevoegd aan het begrotingsresultaat.

• 5.

  Het college is gemachtigd om zonder voorafgaande toestemming van de raad tot een bedrag van € 50.000 te beschikken over bestemmingsreserves binnen de door de raad vastgestelde specifieke kaders voor de desbetreffende reserve. Via de perioderapportages en de jaarverslaggeving legt het college hierover verantwoording af aan de raad.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college verstrekt de raad in elke reguliere raadsvergadering een perioderapportage over de financiële stand van zaken. Eventuele begrotingswijzigingen zijn hiervan onderdeel.

• 2.

  In de vergadering voor het zomerreces verstrekt het college een beleidsmatige voortgangsrapportage aan de raad.

• 3.

  De inrichting van de beide voornoemde tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting:

  • a.

    Mutaties over de programma’s en mutaties waarbij zowel de lasten als de baten worden aangepast vanaf € 50.000 moeten geautoriseerd worden door de raad. De raad is ook bevoegd voor de bij onvoorzien (vanaf € 25.000) en de bestemmingsreserves (vanaf € 50.000) genoemde bedragen. Budgetneutrale mutaties vanaf € 50.000 binnen een programma legt het college ter kennisname aan de raad voor. Mutaties die politiek gevoelig zijn, nieuw en wijziging van beleid betreffen legt het college ter besluitvorming voor aan de raad.

  • b.

    Budgetneutrale mutaties en mutaties over de producten en thema’s autoriseert het college.

  • c.

    Bij te melden budgetafwijkingen in de perioderapportages aan de raad moet het college bedragen vanaf € 10.000 voorzien van een toelichting.

• 4.

  Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke ramingen voor:

  • a.

    aankoop en verkoop van onroerende goederen waarvan de getaxeerde waarde in het economisch verkeer groter is dan € 100.000. Dit voor zover het niet betreft transacties binnen het kader van een door de raad vastgesteld grondexploitatieplan (met een toegestane afwijkingsmarge van 5% op de vastgestelde grondprijzen) en transacties binnen de door de raad vastgestelde specifieke kaders bij de uitvoering van bijzondere projecten;

  • b.

    het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.000.

Artikel 8 EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden en er hierop een sanctie wordt toegepast, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 9 Activering, waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Regels met betrekking tot activering, waardering en afschrijving zijn vastgelegd in Bijlage 1 Regels voor activering, waardering en afschrijving.

• 2.

  Restantkredieten vervallen na drie jaren vanaf het moment van opname/wijziging in de begroting. College legt afwijkingen ter besluitvorming voor aan de raad.

Artikel 10 Reserves en voorzieningen

• 1.

  In de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de programma’s plaats.

• 2.

  De raad besluit over het instellen van reserves. In het advies hiervoor moet in ieder geval aandacht zijn voor het volgende:

  - (bestedings-)doelstelling/plan van de bestemmingsreserve;

  - voeding van de bestemmingsreserve;

  - gewenste hoogte van de bestemmingsreserve;

  - zo mogelijk jaartal van inzet van de bestemmingsreserve.

  Daarnaast is de raad bevoegd tot het opheffen van reserves.

• 3.

  Zolang de reserve Sociaal domein bestaat mag het college zowel bij de begroting als de jaarstukken zonder afzonderlijke besluitvorming van de raad saldi in de exploitatie voor de wetten inzake participatie, maatschappelijke ondersteuning en jeugdhulp hiermee te verrekenen. Dit geldt ook voor het exploitatiesaldo onderhoud gebouwen in relatie tot de reserve onderhoud gebouwen en de verrekening van daarvoor in aanmerking komende kapitaallasten met de reserves kapitaallasten economisch en maatschappelijk nut.

Artikel 11 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de integrale kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, gebruikt de gemeente een extracomptabel stelsel van kostentoerekening. Bij deze kostentoerekening betrekt de gemeente naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa.

• 2.

  Bij de directe kosten betrekt de gemeente de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, neemt de gemeente daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid mee.

• 3.

  Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee de gemeente kosten in rekening brengt, en van goederen, werken, diensten die de gemeente levert aan overheidsbedrijven en derden gebruikt de gemeente de volgende formule:

  Opslag overhead = totale overhead / totale salarissen en sociale lasten personeel in dienst alle taakvelden exclusief overhead

  Dit is het overheadpercentage op basis van de notitie Overhead van het BBV voor hantering bij de tariefberekening. Dit is wat anders dan het overheadpercentage van de organisatie gemeente Terneuzen. Beide overheadpercentages worden opgenomen in de begroting en jaarrekening.

• 4.

  Bij de extracomptabele kostentoerekening gebruikt de gemeente het percentage van de omslagrente uit de paragraaf financiering van de begroting, waarbij de gemeente ook rekening houdt met rente over de reserves en voorzieningen. Het rentepercentage voor de reserves en voorzieningen bepaalt de gemeente door de in de begroting geraamde rentekosten te delen door de som van de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten. De berekende rentelasten over de reserves en voorzieningen verdeelt de gemeente in verhouding over de taakvelden.

• 5.

  In afwijking van het vierde lid gaat de gemeente bij een verstrekte lening voor projectfinanciering bij het bepalen van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uit van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken. Deze rente verhoogt de gemeente met een opslag voor het debiteurenrisico.

• 6.

  In afwijking van het eerste lid rekent de gemeente bij grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toe. Hierbij gaat de gemeente uit van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen. Bij projectfinanciering rekent de gemeente de werkelijke rentekosten toe.

Artikel 12 Vaststelling hoogte belasting, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  De raad stelt jaarlijks voor 1 januari van het desbetreffende jaar de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten en leges vast.

• 2.

  De raad stelt jaarlijks de te hanteren uitgangspunten bij de vaststelling en aanpassing van tarieven voor het komende jaar betreffende gemeentelijke diensten en leveringen, voor zover niet vallende onder het eerste lid, bij de kaderbrief vast.

• 3.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, brengt de gemeente tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het college het algemeen belang van de activiteit motiveert.

Artikel 13 Financieringsfunctie

• 1.

  Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b.

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het college indien mogelijk zekerheden.

Artikel 14 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeentelijke organisatie;

• b.

  het verstrekken van informatie over de financiële stand van zaken;

• c.

  het verschaffen van informatie ten behoeve van het budgetbeheer en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het bevorderen en afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• g.

  het verstrekken van de vereiste informatie aan het Rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 15 Financiële organisatie

Het college draagt zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden;

• g.

  het beleid en de regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h.

  het beleid en de regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

• i.

  de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel;

• j.

  het beleid en de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 16 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking.

• 2.

  De datum van ingang toepassing van deze Financiële verordening is 1 januari 2021.

• 3.

  De Financiële verordening 2017 vervalt per die datum.