| Organisatie | GR Industrieschap Medel |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020 Industrieschap Medel |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020 Industrieschap Medel |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-11-2021 | nieuwe regeling | 26-10-2020 |
Industrieschap Medel spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen plaatsvindt. Industrieschap Medel streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).
Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient Industrieschap Medel continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De doelstellingen van Industrieschap Medel zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van het Industrieschap.
Daarnaast gaat Industrieschap Medel bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten:
In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van Industrieschap Medel.
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
(Rechts)handelingen van het Industrieschap gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van Industrieschap Medel voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aan- bestedingsrichtlijnen.
2. Doelstelling inkoop- en aanbestedingsbeleid
Industrieschap Medel wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
a Industrieschap Medel leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door Industrieschap Medel restrictief worden uitge-legd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
4.2 Algemene beginselen bij Inkopen
a Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.
Industrieschap Medel kan bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:
b Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Industrieschap Medel neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
Industrieschap Medel streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Industrieschap Medel past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van Industrieschap. Industrieschap Medel wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deug-delijk gemotiveerd besluit van het dagelijks bestuur van industrieschap Medel en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
Gestimuleerd wordt dat industrieschap Medel en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan industrieschap Medel opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze het industrieschap de klacht vervolgens zal behandelen.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
a Het Industrieschap stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
Industrieschap Medel heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waar- door bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
Er is een aparte gedragscode voor de medewerkers van Industrieschap Medel vastgesteld. Medewerkers hebben deze gedragscode ondertekend en worden geacht zich overeenkomstig te gedragen
b Het Industrieschap contracteert enkel met integere Ondernemers.
Industrieschap Medel wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsver-klaring Aanbesteden’. Industrieschap Medel kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.
5.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
a Bij Inkopen neemt Industrieschap Medel sociale, ecologische en economische aspecten in acht.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat Industrieschap Medel de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). Industrieschap Medel stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.
Industrieschap Medel heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft het Industrieschap als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. Industrieschap Medel vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoer- baarheid te toetsen.
In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:
Industrieschap Medel onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. Industrieschap Medel wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen Industrieschap Medel (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aan- gespoord tot CO2-reductie.
Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een kool-stofarme economie wordt ondersteund. Industrieschap Medel streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.
Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. Industrieschap Medel kan bij Inkopen en aan- bestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.
De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van ar-beidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan Industrieschap Medel bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan Industrieschap Medel de ISV opnemen als uitvoeringseisen.
b Industrieschap Medel wil dat Inkopen ook een social return opleveren.
Bij de invulling van social return in een aanbestedingsprocedure is het streven om bij een aanbesteding leveringen en diensten boven de € 100.000,-- exclusief BTW, en werken boven de € 200.000,-- een bedrag van 2% van de opdrachtwaarde of loonsom in te zetten als social return. Bij werken boven de € 200.000 kan ook worden volstaan met een PSO-erkenning (minimaal trede 2) bij PSO-Nederland.
Tot de doelgroepen social return behoren werkzoekenden met:
Het toepassen van social return blijft echter altijd maatwerk. Dit maatwerk heeft betrekking op:
Bedrijven zullen worden uitgenodigd én ondersteund om creatief / innovatief invulling te geven aan social return.
c Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen.
Voor opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde boven € 50.000,- worden circulaire doelstellingen waar mogelijk/ wenselijk opgenomen in de gunningcriteria bij inkoop- en aanbestedingstrajecten.
Op www.pianoo.nl is informatie voor maatschappelijk verantwoord inkopen opgenomen.
a Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
Industrieschap Medel acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Industrieschap Medel kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
b Industrieschap Medel kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van Industrieschap Medel door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Industrieschap Medel kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
6.2 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
a Industrieschap Medel heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerte-aanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en Industrieschap Medel moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.
b Industrieschap Medel heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Industrieschap Medel houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan Industrieschap Medel doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
c Industrieschap Medel heeft oog voor sociale ondernemingen.
Bij Inkopen kan Industrieschap Medel opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en
sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.
Industrieschap Medel kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maat- schappelijke opgaven. Industrieschap Medel zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.
Industrieschap Medel hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met gemeenten, gemeenschappelijke regelingen of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. Industrieschap Medel werkt waar dat passend is bij inkooptrajecten bijvoorbeeld samen met de Regio Rivierenland, gemeente Tiel, gemeente Neder-Betuwe, Logistics Valley.
6.5 Bepalen van de inkoopprocedure
Het proces van inkopen en aanbestedingen wordt uitgevoerd conform voorgeschreven procedures. De keuze van de procedure is niet vrij maar wordt bepaald aan de hand van de volgende criteria:
De volgende tabellen geven aan welke procedure in beginsel voorgeschreven wordt, aan de hand van de raming van de opdrachtwaarde en de categorie waarbinnen de opdracht valt (leveringen, diensten of werken):
* Tenzij uit een gedegen overweging van de markt en de opdracht of uit signalen van de markt/marktpartijen blijkt dat een meervoudig onderhandse procedure gezien de opdracht en transactiekosten passender is.
** De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks aangepast. Wijzigingen in de drempelbedragen worden zonder voorafgaande goedkeuring doorgevoerd. De actuele drempelbedragen zijn te vinden op de website europadecentraal.nl.
Het bedrag van de raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. De raming betreft de totale looptijd van de opdracht en omvat alle externe kosten gerelateerd aan de uitvoering van de opdracht. De rechtmatige keuze van de procedure wordt in beginsel bepaald door het werkelijke bedrag van de overeenkomst. Bij grensgevallen dient de zwaardere procedure gevolgd te worden. Ingeval van twijfel over het bedrag van de raming en/of de keuze van de procedure en/of de haalbaarheid van het minimum aantal offertes, dient advies te worden gevraagd bij de inkoopadviseur.
De voorgeschreven procedures onderscheiden zich door de manier waarop de marktpartijen worden gevraagd deel te nemen aan een inkoop- of aanbestedingstraject:
De voorgeschreven procedures zijn de meest gangbare procedures. In uitzonderingsgevallen kan worden uitgeweken naar minder gangbare, maar volgens de wettelijke richtlijnen geaccepteerde, procedures (bijvoorbeeld prijsvraag, concurrentiegerichte dialoog, prestatie-inkoop en de onderhandelingsprocedure).
Voor sociale en andere specifieke diensten (vermeld in Bijlage XIV van de Richtlijn) geldt een verlicht regime. Voor opdrachten met een waarde onder de € 750.000,-- kan derhalve een eigen invulling gegeven worden aan de te volgen procedure. Bij het bepalen van de procedure zal Industrieschap Medel in ieder geval rekening houden met de opdrachtwaarde en het aantal potentiële inschrijvers.
Voor opdrachten met een waarde van € 750.000,-- of meer geldt een Europese aanbestedingsplicht, waarbij er wel een verlicht regime kan worden toegepast. De regels omtrent communicatie en informatieuitwisseling, vooraankondiging, aankondiging, technische specificatie, Uniform Europees Aanbestedingsdocument, verslaglegging en bekendmaking zijn van toepassing.
De motivering voor de keuze van de procedure dient in alle gevallen toegevoegd te worden aan het aanbestedingsdossier (zie addendum richtlijnen).
6.6 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
Industrieschap Medel bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert Industrieschap Medel een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Industrieschap Medel wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangspunten
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.
Inkopen wordt concreet uitgevoerd door alle medewerkers van industrieschap Medel. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, directie en inkoper essentieel.
Het dagelijks bestuur kan bij incidentele gevallen onder bijzondere omstandigheden afwijken van het vastgestelde beleid. Hiertoe neemt het Dagelijks Bestuur een gemotiveerd besluit.
Deze nota inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt in werking na vaststelling door het Algemeen Bestuur.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid geldt voor onbepaalde tijd, maar niet langer dan de vaststelling van opvolgend inkoop- en aanbestedingsbeleid en/of de beëindiging van de regeling Industrieschap Medel.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid betreft een openbaar document, Industrieschap Medel publiceert dit op haar website.