| Organisatie | Drenthe |
|---|---|
| Organisatietype | Provincie |
| Officiële naam regeling | Reglement van Orde Provinciale Staten van Drenthe 2021 |
| Citeertitel | Reglement van Orde Provinciale Staten van Drenthe 2021 |
| Vastgesteld door | provinciale staten |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 16 van de Provinciewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2022 | geheel gewijzigd reglement | 29-09-2021 | 202101933 |
Provinciale Staten van Drenthe;
gelezen het voorstel van het Presidium van Provinciale Staten van Drenthe van 26 augustus 2021,
gelet op artikel 16 van de Provinciewet;
Het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Provinciale Staten van Drenthe en het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de commissie van de Staten 2021 geheel gewijzigd vast te stellen.
Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2022.
mevrouw drs. J. Klijnsma, voorzitter
Hoofdstuk 1, Algemene bepalingen
Het presidium vergadert na de vergaderingen van de Statencommissies, op de maandag in de week die voorafgaat aan de week van de Statenvergadering. Daarnaast houdt het presidium voorafgaande aan de vergaderingen van de Statencommissies en desgewenst Provinciale Staten, een (relatief korte) digitale procedurevergadering. Hiervoor worden ook de commissievoorzitters uitgenodigd. De griffier bereidt de vergaderingen van het presidium voor en stelt de agenda op.
Artikel 5b Instellen bijzondere commissies en werkgroepen
Het presidium is bevoegd tot het instellen van een bijzondere commissie of werkgroep ter behartiging van aan deze bijzondere commissie of werkgroep opgedragen concrete taken of onderwerpen.
Artikel 6, Onderzoek geloofsbrieven; beëdiging
Bij elke benoeming van nieuwe leden van Provinciale Staten onderzoekt een vertegenwoordiging van drie leden van de commissie, zoals genoemd in lid 1, voorafgaande aan de Statenvergadering waarin de eed of de verklaring en belofte door de benoemde (of benoemden) wordt afgelegd, tijdig de geloofsbrieven Daarbij gaan zij namens de commissie na, of de benoemde (of benoemden) aan de vereisten voor het lidmaatschap voldoet (of voldoen) en of er geen met het lidmaatschap onverenigbare betrekkingen worden vervuld.
Indien boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in Provinciale Staten deze aanduiding als naam. Indien geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van Provinciale Staten aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in Provinciale Staten wil voeren.
Paragraaf 1, Vergaderschema; voorbereidingen
Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 10, tweede lid, worden deze agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Provinciewet bedoelde stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergaderingbekend gemaakt via het stateninformatiesysteem.
Bij aanvang van de vergadering stellen Provinciale Staten de agenda vast. Op voorstel van een lid van Provinciale Staten of de voorzitter kunnen Provinciale Staten bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. Een voorstel van een lid voor toevoeging van een onderwerp aan de agenda wordt uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering, onder aanduiding van het onderwerp en motivatie voor agendering, bij de voorzitter gemeld, met uitzondering van moties zoals genoemd in artikel 36, vierde lid.
De gedeputeerden kunnen aanwezig zijn bij de vergadering. Zij kunnen op uitnodiging van de voorzitter aan de beraadslagingen deelnemen.
Artikel 12, Ter inzage leggen van stukken
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of de voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder bij de Statengriffie ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de oproep aanvullend stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van Provinciale Staten.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van Provinciale Staten onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel 18, Videoverslag en besluitenlijst
De leden, de voorzitter, de gedeputeerden en de griffier hebben het recht een voorstel tot wijziging aan Provinciale Staten te doen, indien de ontwerp-besluitenlijst, inclusief toezeggingen, onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen is toegezegd of besloten. Zij kunnen binnen 8 dagen na ontvangst van de ontwerp-besluitenlijst bij de griffier een voorstel tot wijziging doen.
De besluitenlijst moet inhouden:
een overzicht van de uitslag van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de leden van de fracties die voor of tegen stemden, onder aantekening van de leden van de fracties die zich overeenkomstig de Provinciewet van stemming hebben onthouden. Indien een fractie verdeeld stemde, wordt dit eveneens aangetekend, met vermelding van de leden van de fractie die hebben tegen gestemd.
Het presidium kan beslissen bij Provinciale Staten ingekomen stukken niet op de lijst van ingekomen stukken te plaatsen. Dit geldt voor stukken waarvan duidelijk is dat deze ter kennisneming zijn gezonden en waarvan de leden reeds kennis hebben kunnen nemen en voor stukken die onbegrijpelijk en/of beledigend zijn.
Als de leden het woord willen voeren over de op de agenda vermelde onderwerpen, dienen zij zich voor de opening van de vergadering op de daartoe bestemde sprekerslijst in te schrijven. De voorzitter verleent de leden het woord in volgorde van aanmelding, tenzij de vergadering anders besluit. Bij door het presidium aan te wijzen majeure onderwerpen, wordt een daarbij vast te stellen andere volgorde gehanteerd.
Artikel 25, Handhaving orde; schorsing
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de desbetreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
Op verzoek van een lid van Provinciale Staten of op voorstel van de voorzitter kunnen Provinciale Staten besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode is verstreken.
Na het sluiten van de beraadslaging maar voordat Provinciale Staten tot stemming overgaan, heeft ieder lid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren.
Tenzij geen stemming wordt gevraagd, vindt, nadat de beraadslaging is gesloten en na een stemming over eventuele amendementen, de stemming plaats over het voorstel, zoals het dan in zijn geheel luidt. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor het te nemen besluit.
Paragraaf 3, Procedures bij stemmingen
Artikel 30, Stemming over zaken
De voorzitter vraagt of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel is aangenomen. Indien door één of meer leden stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling, onder toevoeging van de wijze van stemmen (elektronisch, bij hand op steken of hoofdelijk).
Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.
Artikel 32, Stemming over personen
Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn, worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.
Artikel 33, Herstemming over personen
Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen 2 personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan 2 personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke 2 personen de derde stemming zal plaatshebben.
Hoofdstuk 4, Rechten van leden
Ieder lid van Provinciale Staten kan tot het sluiten van de beraadslagingen amendementen indienen. Een amendement kan het voorstel inhouden om een geagendeerd voorstel in 1 of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming zal plaatsvinden. Alleen beraadslaagd kan worden over amendementen die ingediend zijn door leden van Provinciale Staten, die de presentielijst getekend hebben en in de vergadering aanwezig zijn.
Elk (sub)amendement en elk voorstel moet, om in behandeling genomen te kunnen worden, schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend en na voorlezing door de indiener aan de voorzitter worden overhandigd, tenzij de voorzitter met het oog op het eenvoudige karakter van het voorgestelde oordeelt, dat met een mondelinge indiening kan worden volstaan.
Artikel 38, Voorstel Provinciale Staten
De voorzitter legt het voorstel voor aan het presidium dat vervolgens beslist over de agendering in de eerstvolgende vergadering van een Statencommissie of in de eerstvolgende vergadering van Provinciale Staten, tenzij de oproep van de desbetreffende vergadering reeds verzonden is. In dat laatste geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende (commissie)vergadering geplaatst.
Artikel 38a, Initiatiefvoorstel
De voorzitter legt het initiatiefvoorstel voor aan het presidium dat vervolgens beslist over de agendering in de eerstvolgende vergadering van een statencommissie of in de eerstvolgende vergadering van Provinciale Staten, tenzij de oproep van de desbetreffende vergadering reeds verzonden is. In dat laatste geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende (commissie)vergadering geplaatst.
Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, ten minste 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd, alsmede de te stellen vragen.
De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van Provinciale Staten en de gedeputeerden. Hierna wordt het verzoek op de website van Provinciale Staten gepubliceerd. Bij de behandeling van de ingekomen stukken van de eerstvolgende vergadering na indiening van het verzoek, wordt het verzoek in stemming gebracht. Provinciale Staten bepalen op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie zal worden gehouden.
Artikel 41, Schriftelijke vragen
Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen 30 dagen, nadat de vragen zijn binnengekomen. Indien beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt de commissaris van de Koning of het verantwoordelijk lid van Gedeputeerde Staten de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord.
De vragensteller kan na de schriftelijke beantwoording, in de eerstvolgende statenvergadering omtrent het door de commissaris van de Koning of door Gedeputeerde Staten gegeven antwoord een enkele verhelderende vraag stellen. Voor nadere bespreking verzoekt deze bij bespreking van de LIS om agendering in de eerstvolgende commissievergadering.
Hoofdstuk 6, Vertegenwoordiging bij verbonden partijen
Artikel 47, Verslag; verantwoording
Een lid van Provinciale Staten, of in voorkomende gevallen een gedeputeerde of de commissaris van de Koning, dat of die door Provinciale Staten is aangewezen als vertegenwoordiger bij een verbonden partij, heeft het recht binnen de vergadering van de staten verslag te doen over zaken die in het desbetreffende orgaan aan de orde zijn.
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing, voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Voor de afloop van de besloten vergadering besluiten Provinciale Staten, overeenkomstig artikel 25 van de Provinciewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. Provinciale Staten kunnen besluiten de geheimhouding op te heffen.
Artikel 50, Opheffing geheimhouding
Indien Provinciale Staten op grond van het gestelde in artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 91, tweede en derde lid, van de Provinciewet, voornemens zijn de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslissen Provinciale Staten op voorstel van de voorzitter.
Het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Provinciale Staten, vastgesteld bij besluit van Provinciale Staten van 29 september 2021 en laatstelijk gewijzigd bij besluit van Provinciale Staten van 14 december 2016, nummer 2017-308, Provinciaal blad nummer 642 van 16 februari 2017 wordt ingetrokken.
Toelichting op Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Provinciale Staten
Hoofdstuk 1, Algemene bepaling
Artikel 1, Begripsomschrijvingen
Artikel 1 onder b en c ziet op de vice- en tweede vicevoorzitter van de staten. Het voorzitterschap van de vergaderingen bepaalt mede de kwaliteit van de vergaderingen. Aan het voorzitterschap worden daarmee professionele eisen gesteld. Om die reden vindt aan de hand van het door het presidium vastgestelde profielschetsen selectie plaats van de vice- en tweede vicevoorzitter van de staten en de commissievoorzitters. Het presidium bepaalt de procedure; alle statenleden, los van de fractie waarvan zij deel uitmaken, komen voor de genoemde functies in aanmerking.
De vicevoorzitter is q.q. tevens voorzitter van het presidium. De tweede vicevoorzitter vervangt de vicevoorzitter (alleen) in de Statenvergaderingen. De tweede vicevoorzitter is geen fractievoorzitter.
De commissaris van de Koning is voorzitter van Provinciale Staten. Artikel 125, derde lid, van de Grondwet en artikel 9 van de Provinciewet schrijven dit dwingend voor.
In artikel 75, eerste lid, van de Provinciewet is bepaald dat het langstzittende lid van Provinciale Staten het voorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de commissaris van de Koning. Als meer statenleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het voorzitterschap waarneemt. Daarnaast hebben Provinciale Staten de mogelijkheid zelf de waarnemer te bepalen. Hiervan wordt gebruik gemaakt.
De commissaris van de Koning heeft het recht op grond van artikel 21, lid 1 van de Provinciewet in de vergadering van Provinciale Staten aan de beraadslaging deel te nemen.
De Provinciewet eist dat Provinciale Staten de vervanging van de griffier regelen (artikel 104d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 van de Provinciewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.
Het presidium vervult een rol bij de voorbereiding van de statenvergadering. Dan gaat het om:
Op het voorblad van een statenvoorstel wordt de groep vermeld van die het voorstel inhoudelijk afkomstig is. De voorzitter daarvan geeft desgewenst een inhoudelijke toelichting op het stuk in de commissievergadering. Het politieke debat over het voorstel vindt – voor zover gewenst – plaats niet met de (voorzitter van de) werkgroep maar tussen de fracties onderling.
Via het presidium kunnen inwonersinitiatieven, zoals bedoeld in statenvoorstel 2018-827, geagendeerd worden voor de vergadering van Provinciale Staten, voor zover die binnen de kaders van de Verordening agenderingsrecht inwoners van Drenthe zijn ingediend.
Andere taken van het presidium worden weergegeven in artikel 5a, Reglement van Orde presidium.
In dit artikel staan voorschriften met betrekking tot de taken, werkwijze en orde van de vergaderingen van het presidium. Deze zijn niet limitatief. In het Reglement van Orde maar ook in andere reglementen en verordeningen worden door het presidium taken en bevoegdheden opgedragen.
Via het presidium worden inwonersinitiatieven, zoals bedoeld in statenvoorstel 2018-827, geagendeerd voor de vergadering van Provinciale Staten, voor zover die binnen de kaders van de Verordening agenderingsrecht inwoners van Drenthe zijn ingediend.
Aanbieden voorstellen door derden, ter agendering door het presidium
De wijze van aanbieden van statenvoorstellen ter agendering in de Statencommissies en Provinciale Staten kent (uitsluitend) twee mogelijke varianten: Gedeputeerde Staten bieden een statenvoorstel aan of het presidium biedt een statenvoorstel aan.
De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor voorgedragen zaken kan echter bij verschillende partijen liggen.
Naast bijvoorbeeld het college van Gedeputeerde Staten (GS-voorstel) en Statenleden (initiatiefvoorstel), kan een voorstel inhoudelijk ook van het presidium, of van een bijzondere commissie dan wel een werkgroep afkomstig zijn. Op 29 juni 2020 is door het presidium ingestemd met een memo van de CvO en de daarin omschreven werkwijze/taakafbakening. Voor zover het voorstel is voorbereid door bijvoorbeeld de Commissie van onderzoek of de werkgroep programmabegroting, dan wordt dit in het statenvoorstel vermeld. Hiermee is voor de statenleden duidelijk wie aanspreekpunt is bij de behandeling van het stuk (beraadslagingen). De voorzitter daarvan geeft desgewenst een inhoudelijke toelichting op het stuk in de commissievergadering. Het politieke debat over het voorstel vindt – voor zover gewenst - plaats niet met de (voorzitter van de) werkgroep maar tussen de fracties onderling.
De rol van de voorzitter tijdens de PS-vergaderingen ziet mede op het gepast handhaven van de spreektijden, rekening houdend met bijvoorbeeld de indiening van moties. Het betreft spreektijden in de eerste en tweede termijn.
Ten behoeve van de stimulering van de provinciale democratie (het duale stelsel) stelt het presidium o.a. de Strategische agenda van Provinciale Staten vast en beheert deze. Hierin opgenomen is de eigen langere termijn werkagenda om het functioneren van het Drents parlement (als bestuursorgaan) te verbeteren. Het college biedt daarvoor de Staten een actuele Lange Termijn Agenda aan (vormvrij).
Het presidium beoordeelt de beslisrijpheid van voor agendering ontvangen voorstellen.
Periodiek (vierjaarlijks) stelt het presidium op voorstel van de griffier het Griffieplan vast. Dit wordt halverwege de statenperiode geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Op basis van dit plan stuurt het presidium de griffier aan. De werkgeverscommissie is door Provinciale Staten gemandateerd voor alle rechtspositionele handelingen ten aanzien van de griffier m.u.v. besluiten tot benoeming, aanstelling, schorsing, ontslag en disciplinaire maatregelen. Ook voor deze handelingen vormt het Griffieplan de basis.
Jaarlijks voert (een afvaardiging van) het presidium een klankbordgesprek met de commissaris van de Koning. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ontvangt het verslag van dit (vertrouwelijke) gesprek. Zie voor meer informatie: Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester, 2017 en Handreiking benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid burgemeesters, 2020 (publicatie van het Ministerie van BZK).
Zie tevens artikel 19 van dit Reglement (Status stukken).
Ten behoeve van het ordelijke verloop van de vergaderingen en de onderlinge afstemming tussen (fractie-)voorzitters o.a. de voorlopige agenda’s (kunnen) worden geactualiseerd, spreektijden worden vastgesteld en andere onderwerpen kunnen worden besproken.
De reguliere presidiumvergadering kan hierdoor primair worden benut voor de bespreking van inhoudelijke voorstellen, evaluaties etc.
Bij wijze van uitzondering kunnen voorzitters van eenmansfracties zich laten vervangen door een bijzonder commissielid.
Artikel 6, Onderzoek geloofsbrieven
Op basis van de uitslag van gehouden verkiezingen benoemt het Centraal Stembureau (i.c. Assen) de nieuwe leden van Provinciale Staten. Bij een tussentijdse vacaturevervulling benoemt het Centraal Stembureau aan de hand van de kandidatenlijst van de fractie die het betreft, het nieuwe Statenlid. Vervolgens moeten de nieuwe leden door Provinciale Staten worden toegelaten. Hiervoor dienen Provinciale Staten op grond van de Kieswet de zogenaamde geloofsbrieven te onderzoeken.
Geloofsbrieven zijn stukken waar uit moet blijken dat iemand voldoet aan de wettelijke eisen voor het lidmaatschap van een vertegenwoordigend lichaam, in dit geval Provinciale Staten. Met het onderzoek van deze stukken wordt een speciale commissie vanuit de staten belast: de commissie voor de geloofsbrieven.
Bij aanvang van de statenperiode benoemen Provinciale Staten de leden van de commissie, waarbij iedere fractie maximaal één lid voordraagt voor benoeming. Bij elke benoeming nodigt de Statengriffie drie leden van de commissie uit om namens de commissie het benodigde onderzoek te doen. Ten behoeve van de objectiviteit en zuiverheid, ook naar buiten toe, is daarbij vuistregel dat leden worden uitgenodigd uit andere fracties dan die van de benoemde. Tevens vindt roulatie plaats.
De vertegenwoordiging verricht zijn onderzoek tijdig en voorafgaand aan de statenvergadering waarin de benoemde de eed of de verklaring en belofte aflegt. Doel hiervan is dat er voldoende tijd en gelegenheid is voor de uitvoering van het onderzoek. Bij de rapportage aan Provinciale Staten hebben de leden recht op vermelding van een minderheidsstandpunt.
Stukken die een gekozene moet overleggen om aan te tonen dat hij of zij lid mag worden, zijn:
De inhoud van het onderzoek (lid 2) is vastgelegd in afdeling IV artikel V lid 1 Kieswet.
Onderscheid moet hierbij worden gemaakt tussen onverenigbare en ongewenste nevenfuncties. Hierover is in de Provinciewet een aantal bepalingen opgenomen: artikel 11 (nevenfuncties statenleden), 13 (incompatibiliteiten statenlidmaatschap), 15 (verboden handelingen statenleden), 35c (incompatibiliteiten gedeputeerde) en artikel 40b (nevenfuncties gedeputeerde).
De commissie voor de geloofsbrieven rapporteert aan de staten ten behoeve van (onmiddellijke) besluitvorming over de toelaatbaarheid van een benoemd lid.
In geval van geheel nieuwe staten vindt de toelating plaats door de oude staten, in hun laatste vergadering. Deze vindt plaats voorafgaande aan de vergadering waarin de eed of de verklaring en de belofte worden afgelegd. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling vindt toelating plaats in dezelfde vergadering waarin de eed of de verklaring en de belofte wordt afgelegd.
De Provinciewet kent het begrip ‘fractie’ niet, maar gaat onder andere in artikel 33, tweede lid, wel uit van het bestaan van in Provinciale Staten vertegenwoordigde groeperingen. In de publicatie Gemeentewet/Provinciewet, Tekst & Commentaar, achtste druk (2015) wordt vermeld dat met ‘vertegenwoordigde groeperingen’ de ‘fracties’ worden bedoeld. Ten behoeve van dit Reglement wordt het begrip ‘fractie’ hier gedefinieerd. In overige relevante regelingen van Provinciale Staten van Drenthe wordt hierbij aangesloten.
Na het vaststellen van de uitslag van de verkiezingen vindt de eerste vergadering van Provinciale Staten plaats. Bij de aanvang van deze vergadering worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van Provinciale Staten de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst hadden staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in Provinciale Staten en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee.
Is onder een lijstnummer slechts 1 lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd.
Hoofdstuk 2, Toelating van nieuwe leden; fracties
Paragraaf 2, Orde der vergadering
De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen, dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Provinciewet.
Het presidium regelt de plaatsing van de leden bij aanvang van iedere zittingsperiode. Als regel gebeurt dit door aan een fractie een groep zitplaatsen toe te wijzen en de verdeling aan haar over te laten.
Artikel 16, Opening vergadering/quorum
De vergadering kan beginnen, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende statenleden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend. Artikel 20 van de Provinciewet voorziet in een procedure voor een tweede vergadering indien het vereiste aantal leden niet op komt dagen.
Artikel 18, Videoverslag en besluitenlijst
De verslaglegging vindt plaats door middel van een integraal verslag in beeld en geluid, dat via de website van Provinciale Staten te raadplegen is, en een besluitenlijst, waarin kort de besluiten, toezeggingen en verdere afspraken worden weergegeven.
De ontwerp-besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering aan de Statenleden toegezonden. De voorzitter, de leden en de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Het is aan de Staten om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de Staten de besluitenlijst vaststelt.
Het presidium plaatst waar mogelijk voorstellen rechtstreeks als hamerstuk op de voorlopige agenda van de PS-vergadering. Dit betreft voorstellen die geen beraadslaging vergen, zoals de vaststelling van de fractievergoedingen.
Het presidium voorziet de aan de vergadering van Provinciale Staten voorgedragen zaken van een voorlopige A of Bstatus (hamerstuk respectievelijk bespreekstuk). De voorlopige status van een stuk wordt op de agenda voor de vergadering van Provinciale Staten vermeld, op basis van het desbetreffende advies van de Statencommissie.
De wijziging van status van B naar A gebeurt op basis van unanimiteit binnen de commissie.
In het geval het om een Astuk gaat en één of meer commissieleden aangeven dat zij het stuk in de statenvergadering willen bespreken, wordt de status van het stuk veranderd in B.
Ten behoeve van efficiënt vergaderen en het voorkomen van herhaling van de discussie van de commissies in de Statenvergadering, bestaat de Lijst van hamerstukken die als zodanig wordt geagendeerd. De opties in deze lijst bieden de mogelijkheid voor een fractie (nogmaals) een korte toelichting op de eigen stem te geven en/of vast te laten leggen tegen te hebben gestemd.
Lid 4, onder 2: Het betreft hier een stemverklaring bij hamerstukken. Voor stemverklaringen na beraadslagingen zie artikel 28.
Het presidium besluit in alle gevallen over de agendering.
Omtrent de (aan de staten gerichte) ingekomen stukken (van derden en/of het college van Gedeputeerde Staten) worden, m.u.v. de voorhangprocedures, alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard. Inhoudelijke discussie over de stukken verklaart de voorzitter buiten de orde. Technische vragen worden vooraf gesteld en beantwoord. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. Voor inhoudelijke bespreking wordt een ingekomen stuk desgewenst geagendeerd voor een volgende vergadering tenzij een stuk een voorhangprocedure betreft. Hiervoor levert de fractie die het aangaat tijdig een onderbouwing aan bij het presidium waarin onder andere wordt ingegaan op de bevoegdheid van Provinciale Staten terzake, de motivatie van agendering en te stellen vragen aan de andere fracties en aan het college van Gedeputeerde Staten. Op grond van de onderbouwing besluit het presidium al dan niet tot agendering.
Bij wijze van uitzondering kunnen korte technische vragen mondeling worden gesteld.
Het college draagt, gelet op het ‘spoedkarakter’ van deze regeling, zorg voor een in de ogen van de staten voldoende informatievoorziening, zoals passend bij de procedure en de te maken afwegingen: er wordt een financiële onderbouwing en projectplan bijgeleverd.
Gebruikelijk dingen de Staten mondeling een zienswijze in op bijvoorbeeld een conceptbegroting of ander (financieel) voorstel van een verbonden partij. Dit doen de Staten door het voorstel in de desbetreffende Statencommissie te bespreken. Als bijvoorbeeld een voorstel gevoelig ligt (binnen de verbonden partij) kan in dat geval de zienswijze (gezamenlijk) schrifteijke worden vastgesteld. Wanneer er in een Statencommissie de behoefte bestaat aan deze gezamelijke schriftelijke zienswijze deze in concept zal worden voorgelegd in de eerstvolgende Statenvergadering. In dat geval zal Gedeputeerde Staten tussentijds, na de bespreking in de commissie, dit voorstel opstellen.
Voor een goede uitvoering van de voorhangprocedure worden de zogenaamde ‘voorhang’-brieven behandelt als ingekomen stuk, met het advies: er zijn geen bedenkingen. Bij de behandeling van de ingekomen stukken kan een commissielid zijn/haar bedenkingen uiten. Wordt het woord niet gevraagd, dan zijn er geen bedenkingen en kan het college verder met de subsidietoekenning.
Opzet van het gebruik van de interruptiemicrofoons is de bevordering van het debat. Ontheffing van dit gebruik vindt uitsluitend plaats in verband met de korte duur, dat wil zeggen indien deze minder tijd beslaat dan het door betrokken statenlid plaatsnemen achter de interruptiemicrofoon.
het inschrijven als spreker voor een agendapunt vóór aanvang van de vergadering is aan de orde voor onderwerpen die op de agenda of aanvullende agenda zijn vermeld. De bepaling geldt niet voor onderwerpen die kort voor de vergadering, of ter vergadering, door de leden aan de agenda worden toegevoegd. De voorzitter zal in dat geval bij de behandeling van het desbetreffende onderwerp inventariseren wie van de leden of overige aanwezigen het woord wenst te voeren.
In beginsel volgt de voorzitter de sprekerslijst tenzij de vergadering anders bepaalt. Bij majeure onderwerpen zoals de voorjaarsnota, algemene beschouwingen en de begroting, kan het presidium tot een andere volgorde besluiten. Vuistregel daarbij is dat de woordvoerder (fractievoorzitter) van de grootste oppositiepartij als eerste het woord krijgt, dan de woordvoerder van de grootste coalitiepartij, dan de woordvoerder van de op een na grootste oppositiepartij enzovoort.
Voor de regeling bij interrupties, zie artikel 25.
Tijdens de beraadslaging over een onderwerp of voorstel heeft iedere fractie in principe één woordvoerder. Hiervan kan worden afgeweken, bijvoorbeeld bij de behandeling van de begroting. De totale spreektijd per fractie blijft in zo’n geval wel gelijk.
Indien Provinciale Staten van mening zijn dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kunnen zij daartoe besluiten. De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het desbetreffende, aan de orde zijnde onderwerp.
Artikel 25, Handhaving orde; schorsing
De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid, van de Provinciewet biedt om aan dat lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft onverlet. Desgewenst kan de voorzitter een spreker verzoeken een opmerking terug te nemen waarmee deze, in dat geval, als niet-uitgesproken dient te worden beschouwd.
Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 52 van dit reglement.
Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen, wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 23).
Artikel 27, Deelname aan de beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Provinciewet geregelde verschoningsrecht.
Stemverklaringen zijn kort en mogen niet het karakter hebben van een derde termijn. De stemverklaringen worden allen gegeven vóór de stemming begint. Veelal wordt de stemverklaring benut door een statenlid om een toelichting te geven op het in afwijking van zijn fractie uitbrengen van een stem.
Deze bepaling legt vast dat ook een beslissing moet worden genomen over het voorstel waarop de stemming ziet (indien een amendement is aangenomen, in zijn geamendeerde vorm).
Paragraaf 3, Procedures bij stemmingen
Artikel 30, Stemming over zaken
De nadere regeling in het eerste lid (geen stemming) kan toepassing krijgen indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is (en slechts een enkel lid zou tegenstemmen).
Tenzij gevraagd wordt om hoofdelijke stemming, bepaalt de voorzitter of elektronisch of bij hand op steken wordt gestemd. Uitgangspunt is dat de stemming elektronisch plaatsvindt vanwege de gelijktijdige bekendmaking van de uitslag van de stemming via de website van Provinciale Staten. Voor stemming bij hand op steken kan bijvoorbeeld gekozen worden bij moties vreemd aan de orde van de dag, vanwege hun bijzondere karakter.
In geval een stemming niet nodig wordt geacht, bij stemming bij hand op steken en bij een elektronische stemming, bestaat voor de statenleden de mogelijkheid zich te onthouden van stemming of tegen te stemmen. Op grond van het derde lid kunnen zij hiervan aantekening vragen in de besluitenlijst, bijvoorbeeld wanneer in afwijking van de eigen fractie wordt gestemd.
Voor de juridische gevolgen van onthouding van stemming zie artikel 30, lid 1, van de Provinciewet.
Indien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming over zaken te wensen, moet deze stemming plaatsvinden. Provinciale Staten hebben niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Provinciewet af te wijken.
Bij wie de stemming begint, is geregeld in lid 4.
Bij staking van de stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Provinciewet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Wanneer sprake is van voltalligheid, regelt het zesde lid van het wetsartikel.
Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.
Bij elektronisch stemmen geldt dat wanneer een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, hij deze vergissing nog kan herstellen tot het moment waarop de voorzitter de stemronde sluit. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt, aantekeningvragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.
Wanneer een Statenlid zich moet onthouden van stemmen wordt bepaald in artikel 28 van de Provinciewet.
Artikel 31, Stemming over amendementen en moties
Voor meer informatie over een amendement of een motie (betekenis, indiening en dergelijke) wordt verwezen naar de artikelen 1, 35 en 36 van dit reglement. Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een amendement en een motie. Een amendement komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het voorstel. Over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorstel, maar geeft een (politiek) oordeel (zie artikel 36).
In het vijfde lid wordt ter voorkoming van enig misverstand bepaald dat over ingetrokken moties geen besluitvorming heeft plaatsgevonden. Beoogd wordt dat Provinciale Staten over alle moties, ook die door Gedeputeerde Staten worden overgenomen, in de volle breedte hun gevoelen kunnen laten blijken en dat het overnemen helder en eenduidig wordt vastgelegd.
Artikel 32, Stemming over personen
De Provinciewet geeft aan, dat over benoemingen (niet ontslag) van personen of het opstellen van een voordracht of aanbeveling schriftelijk moet worden gestemd (artikel 31 van de Provinciewet). Een voordracht is voor Provinciale Staten bindend; de staten hebben slechts keus tussen degenen die op de voordracht zijn vermeld. Een aanbeveling is een voorstel waarvan Provinciale Staten mag afwijken. Wanneer er veel benoemingen te doen zijn (bijvoorbeeld aan het begin van een nieuwe zittingsperiode), kan een gecombineerd stembiljetworden ontworpen. In het zesde lid wordt aangesloten bij het bepaalde in artikel 30 van de Provinciewet. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld en daarom wel in dit reglement.
Artikel 33, Herstemming over personen
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 34, Beslissing door het lot
Paragraaf 1, Tijd van vergaderen; voorbereidingen
Ingevolge artikel 17 van de Provinciewet vergaderen Provinciale Staten zo vaak zij daartoe hebben besloten en voorts indien de commissaris van de Koning het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van Provinciale Staten schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt.
Statenleden horen op tijd op de hoogte te worden gebracht van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Dit vindt plaats op de dag na de vergadering van het presidium waarin de voorlopige agenda is vastgesteld. Oproep en voorlopige agenda worden tegelijkertijd digitaal toegestuurd. De bijbehorende stukken worden bekendgemaakt via het stateninformatie-systeem.
Het presidium bepaalt in zijn vergadering hoe de voorlopige agenda eruit ziet.
In een spoedeisende situatie kan de voorzitter na het verzenden van de oproep zo nodig een aanvullende voorlopige agenda vaststellen. Dit kan echter niet tot op het laatste moment, maar tot uiterlijk 2 dagen voor de aanvang van de vergadering.
Het derde lid heeft tot doel om Provinciale Staten een actievere rol te geven in de opstelling van de agenda. Individuele statenleden kunnen bij het presidium – via de fractievoorzitter – onderwerpen voor de agenda voordragen. Zij kunnen echter ook bij aanvang van de statenvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele statenlid in ieder geval op 2 momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda. De genoemde uitzondering betreft moties over een niet op de agenda opgenomen (en aangemeld) onderwerp. Dit extra agendapunt hoeft vanwege zijn karakter (vreemd aan de orde van de dag) niet op voorhand te worden aangemeld.
Zie artikel 28 Reglement van Orde
Artikel 11 is een nadere uitwerking van artikel 21, tweede lid, van de Provinciewet. Dit artikel voorziet in de mogelijkheid dat gedeputeerden door Provinciale Staten worden uitgenodigd om ter vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslaging deel te nemen.
In de praktijk zullen de gedeputeerden doorgaans in de vergadering van Provinciale Staten aanwezig zijn. Gelet op de frequentie van statenvergaderingen zullen veelal zaken uit alle portefeuilles aan de orde komen, zodat dus alle gedeputeerden worden uitgenodigd.
Artikel 12, Ter inzage leggen van stukken
In dit artikel gaat het om de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan in statenvoorstellen melding kan worden gemaakt (technische adviezen, toelichtende nota’s, etc.). Meestal zijn deze openbaar.
Stukken waar geheimhouding is opgelegd, kunnen bij de Statengriffie worden ingezien na tekening voor geheimhouding op een daarvoor bestemde lijst.
Artikel 13, Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan artikel 19, tweede lid, van de Provinciewet.
Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht.
Hoofdstuk 4, Rechten van leden
Leden van Provinciale Staten kunnen aan de staten wijzigingen op het voorstel voorstellen, de zogenaamde amendementen.
Vanwege hun consequenties wordt een amendement bij voorkeur voorafgaand aan de vergadering waarin hij wordt ingediend door of via de Statengriffie juridisch getoetst. De fractie bepaalt zelf of een amendement al dan niet van te voren verspreid wordt onder de (andere) fracties. Desgevraagd verzorgt de griffie dit.
Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander statenlid aanleiding zijn op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste 2 termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kunnen Provinciale Staten besluiten tot een derde termijn (artikel 23).
Voor wat betreft de stemming over amendementen wordt verwezen naar artikel 31. Voorstel tot splitsing van een voorgestelde beslissing kan, indien aangenomen, meebrengen dat 1 onderdeel van een besluit wel en een ander niet wordt aanvaard.
Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke of procedurele aard) of het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn Gedeputeerde Staten formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door Gedeputeerde Staten leiden tot een vertrouwensbreuk tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten en hieruit kunnen Gedeputeerde Staten dan hun consequenties trekken.
Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft.
Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dit betreffen de zogenaamde moties ‘vreemd aan de orde van de dag’. Er dient hierbij sprake te zijn van een onderwerp dat niet op andere wijze aan de orde is (of recent was) en van actualiteit en (bestuurlijke en/of maatschappelijke) urgentie/spoedeisendheid.
Initiatiefvoorstellen en het interpellatiedebat kunnen een goed/beter alternatief zijn voor een motie vreemd aan de orde van de dag. Met een motie wordt ‘slechts’ het doen van een oproep aan de staten (aan het adres van het college) beoogd, in een interpellatie- of spoeddebat spreken de fracties niet alleen het college maar ook elkaar aan. Centraal staat een actueel onderwerp van debat i.p.v een motie en/of de precieze tekst daarvan. Een interpellatie- of spoeddebat vraagt en kent dan ook een andere/ruimere voorbereiding en inzet van de zijde van de fracties en het college.
Artikel 37, Voorstellen van orde
De voorzitter legt aan Provinciale Staten ter beslissing voor of er al dan niet sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door Provinciale Staten.
Artikel 38, Voorstel Provinciale StatenLid 1, onder a
Taken zoals bedoelt in artikel 5a, onder lid van dit Reglement.
Artikel 38a, Initiatiefvoorstellen
Het is de taak van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten de nodige voorstellen te doen. Maar statenleden kunnen op grond van artikel 143a van de Provinciewet ook zelf een voorstel voor een ontwerpverordening of ontwerpbesluit doen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend. Een voorstel voor een ontwerpverordening moeten Provinciale Staten in behandeling nemen. Voor andere initiatiefvoorstellen is geen verplichte behandeling voorgeschreven. Dit betekent dat Provinciale Staten (aanvullende) voorwaarden kunnen stellen aan het in behandeling nemen van een ander initiatiefvoorstel. Hierbij kan gedacht worden aan strijd met het algemeen belang van de provincie of het provinciaal beleid. De staten bepalen of een voorstel in strijd is met de wet, het algemeen belang, het belang van de provincie of het provinciaal beleid.
Vanwege artikel 143a lid 4 Provinciewet (nieuw) is het zesde lid ingevoegd bij de wijziging van het reglement in 2016.
Artikel 39, Voorstel Gedeputeerde Staten
Provinciale Staten zijn de enigen die het voorstel voor een verordening of een ander voorstel kunnen agenderen dat Gedeputeerde Staten heeft voorbereid. Als Gedeputeerde Staten het voorstel hebben voorbereid, betekent dat niet dat Gedeputeerde Staten het door hen voorbereide voorstel kan intrekken indien Gedeputeerde Staten van oordeel zijn dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is. Provinciale Staten moeten hiervoor toestemming geven.
Provinciale Staten hebben op grond van artikel 151 Provinciewet recht op inlichtingen. Dit geeft hen het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning behoren. Binnen dit recht worden het schriftelijke vragenrecht, mondelinge vragenrecht en het interpellatierecht onderscheiden.
Complementair aan het recht op informatie van Provinciale Staten, is de plicht de informatie te verstrekken van Gedeputeerde Staten (artikel 167 Provinciewet) en de commissaris van de Koning (artikel 179 Provinciewet).
Dit artikel stelt op basis van artikel 151, lid 2 van de Provinciewet nadere regels aan de interpellatie. Kenmerkend voor de interpellatie is dat mondelinge inlichtingen worden gevraagd over een onderwerp dat niet op de agenda staat. Voor het houden van een interpellatie is verlof van de Provinciale Staten nodig omdat hierdoor de vergaderorde wordt doorbroken. Andere statenleden dan de vragensteller hebben de mogelijkheid aan de interpellatie deel te nemen.
Een interpellatie is gericht op het met enige spoed (in de eerstvolgende Statenvergadering) verkrijgen van (gerichte) mondelinge “inlichtingen” (van het college en/of de CdK) door een lid/fractie over een onderwerp dat niet op de agenda staat. (Het wordt ook wel een spoeddebat genoemd.)
Het instrument kan bijdragen aan de rol van volksvertegenwoordiging van de staten en het contact van de staten met de samenleving tot uitdrukking brengen.
Artikel 41, Schriftelijke vragen
Provinciale Staten hebben op grond van artikel 151 Provinciewet recht op inlichtingen. Dit geeft hen het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning behoren. Binnen dit recht worden het schriftelijke vragenrecht, mondelinge vragenrecht en het interpellatierecht onderscheiden.
In artikel 41 wordt de procedure geschetst van het stellen van schriftelijke vragen (artikel 151 lid 1 Provinciewet). Hierbij vindt de beantwoording schriftelijk plaats.
Binnen de aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld desgewenst een enkele verhelderende vraag te stellen over het antwoord aan degene die het antwoord heeft gegeven. Voor nadere bespreking kan worden verzocht deze bij de bespreking van de LIS om agendering in de eerstvolgende commissievergadering te behandelen. Dit betreft dan de eerstvolgende commissievergadering waar het onderwerp qua portefieulle thuishoort. Indien de vragensteller van mening is dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van Provinciale Staten moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van Provinciale Staten te krijgen.
Het kunnen stellen van schriftelijke vragen betreft het recht op inlichtingen, op informatieverstrekking. Het ‘politieke discours’ verloopt in beginsel via andere instrumenten zoals de interpellatie, initiatiefvoorstellen en eventueel een motie vreemd aan de orde van de dag.
Provinciale Staten hebben op grond van artikel 151 Provinciewet recht op inlichtingen. Dit geeft hen het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning behoren. Binnen dit recht worden het schriftelijke vragenrecht, mondelinge vragenrecht en het interpellatierecht onderscheiden.
In artikel 42 wordt de procedure geschetst voor het stellen van mondelinge vragen (artikel 151, lid 1, Provinciewet). Ten behoeve van een zorgvuldige voorbereiding wordt de vraag of worden de vragen voorafgaand aan de vergadering bekend gemaakt.
De motivatie voor een voorstel de rondvraag niet toe te staan is gelegen in het voorhanden zijn van een beter instrument.
Om het onderscheid tussen rondvraag en interpellatie te vergroten wordt de ruimte binnen de rondvraag beperkt tot max 2 deelvragen (met een enkele aanvullende vervolgvraag). Dit onderscheidt de rondvraag van de interpellatie, een instrument dat het beoogde (politieke) karakter van de plenaire vergadering kan versterken.
Zie overigens ook de definitie van de rondvraag in artikel 1 (“korte mondelinge vraag, gericht op de actualiteit’).
Hoofdstuk 5, Begroting en rekening
Artikel 45, Procedure begroting en artikel 46, Procedure jaarrekening
De procedure van voorbereiding en vaststelling van de begroting (inclusief behandeling voorjaarsnota en het houden van algemene beschouwingen) kan jaarlijks of in zijn algemeenheid voor een langere periode worden bepaald.
Artikel 202 lid 3 Provinciewet ziet op het indemniteitsbesluit (inzake een begrotingsonrechtmatigheid).
Hoofdstuk 7, Besloten vergadering
Een besloten vergadering van Provinciale Staten is een officiële vergadering, waarbij de vergaderregels van het Reglement van Orde in acht genomen dienen te worden, voor zover de bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
De deuren worden gesloten wanneer tenminste een tiende van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. In artikel 23 van de Provinciewet zijn de procedurevoorschriften opgenomen voor ‘het sluiten van de deuren’. Praktisch is de tijdige stopzetting van de videonotulering hierbij van belang.
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege ook onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is aanvullend toepassing van de procedure volgens artikel 25 van de Provinciewet nodig.
Artikel 50, Opheffing geheimhouding
In de aangehaalde artikelen wordt aan Provinciale Staten de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; stukken die niet per se aan de staten behoeven te zijn overgelegd. Het kan bijvoorbeeld ook gaan om stukken die overlegd zijn aan commissies (statencommie, bestuurscommissie, overige commissie).
In het onderhavige artikel is ter zake een overlegverplichting opgenomen tussen degene die de geheimhouding heeft opgelegd (commissaris van de Koning, Gedeputeerde Staten of voorzitter van de commissie) en Provinciale Staten, waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
In dit artikel wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, vierde lid, van de Provinciewet.
Hoofdstuk 8, Toehoorders en pers
Artikel 52, Toehoorders en pers
Het doel van dit artikel is dat de statenleden in orde kunnen vergaderen d.w.z. gevrijwaard van tekenen van goed- of afkeuring.
Lid 2 biedt de voorzitter waar nodig de mogelijkheid deze orde te herstellen, ook ingeval in de vergaderzaal, met in begrip van de publieke tribune, tijdens een vergadering mobiele telefoons en andere communicatiemiddelen zodanig worden gebruikt, dat die inbreuk maken op de orde van de vergadering.
Indien de voorzitter het voor de goede orde noodzakelijk acht de statenzaal c.q. de publieke tribune te ontruimen, verlaten met het oog op de veiligheid en zorgvuldigheid eerst de statenleden de vergaderzaal en daarna de aanwezigen op de publieke tribune. Zie voorts het protocol Orde en Veiligheid in de Statenzaal (GS-document).
Artikel 53, Geluid- en beeldregistraties
Hoofdstuk 2, Instelling, taken en samenstelling
Artikel 2, Instelling Statencommissie
De Statencommissie Omgevingsbeleid adviseert en overlegt o.a. over de volgende onderwerpen.
De Statencommissie Financiën, Cultuur, Bestuur en Economie adviseert en overlegt o.a. over de volgende onderwerpen.
Indien een onderwerp meerdere Statencommissies aangaat, wordt het onderwerp in de Statencommissie die het onderwerp het meest aangaat, met medeuitnodiging van de leden van de andere Statencommissie, besproken, tenzij het presidium beslist dat een gezamenlijke vergadering van de Statencommissies wordt belegd.
Hoofdstuk 3, Aanwezigheid college en Commissaris van de Koning
Artikel 8, Commissaris van de Koning en gedeputeerden
Indien de commissaris van de Koning of een gedeputeerde in de vergadering mededelingen wil doen over een onderwerp vreemd aan de orde van de vergadering, dient zij daartoe zo mogelijk 24 uur voor aanvang van de vergadering een verzoek in bij de voorzitter. De Statencommissie beslist ter zake bij de vaststelling van de agenda.
Paragraaf 1, Tijdstip van vergaderingen en voorbereidingen
Bij aanvang van de vergadering stelt de Statencommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de Statencommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. Een voorstel van een lid van de commissie voor toevoeging van een onderwerp aan de agenda wordt uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering, onder aanduiding van het onderwerp en motivatie voor agendering, bij de voorzitter gemeld.
Wanneer de Statencommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning nadere inlichtingen of advies vragen. De Statencommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
Artikel 13, Ter inzage leggen van stukken
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder bij de Statengriffie ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de statenadviseur door ondertekening vastgesteld.
Artikel 16, Opening vergadering; quorum
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen van de afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste 24 uur na het digitaal verzenden van de oproep is gelegen.
Het presidium kan beslissen bij de Statencommissie ingekomen stukken niet op de lijst van ingekomen stukken te plaatsen. Dit geldt voor stukken waarvan duidelijk is dat deze ter kennisneming zijn gezonden en waarvan de commissieleden reeds kennis hebben kunnen nemen en voor stukken die onbegrijpelijk en/of beledigend zijn.
Artikel 19, Spreekrecht burgers in de commissievergadering
De maximale spreektijd ingevolge het spreekrecht per persoon of groep van personen bedraagt vijf minuten. Het agendapunt spreekrecht over niet-geagendeerde zaken is beperkt tot maximaal dertig minuten. De voorzitter kan, met instemming van de commissie, in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van het spreekrecht.
Artikel 20, Videoverslag en besluitenlijst
De voorzitter en de leden van de commissie en de overige personen die het woord gevoerd hebben kunnen binnen 8 dagen na ontvangst van de ontwerp-besluitenlijst een voorstel tot wijziging ervan doen, indien de ontwerp-besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeefthetgeen toegezegd of besloten is. Een voorstel tot wijziging dient bij de statenadviseur te worden ingediend.
De besluitenlijst zoals bedoeld in het vorige lid, wordt als regel vastgesteld in de eerstvolgende vergadering van de commissie. In spoedeisende gevallen kan de besluitenlijst voorlopig worden vastgesteld door de voorzitter van de commissie. Deze voorlopige vaststelling moet in de eerstvolgende vergadering van de commissie worden bekrachtigd.
Artikel 26, Handhaving orde; schorsing
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaatsheeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
De voorzitter kan een Statencommissie voorstellen een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste 3 maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Hoofdstuk 5, Besloten vergadering
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van orde voor de vergaderingen van Statencommissies van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de Statencommissie overeenkomstig artikel 25 van de Provinciewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde ook geheimhouding zal gelden. De Statencommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
Artikel 31, Opheffing geheimhouding
Indien Provinciale Staten op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Provinciewet voornemens zijn de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de Statencommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de Statencommissie overleg gevoerd.
In de gevallen waarin dit Reglement van Orde voor de vergaderingen van de Statencommissies niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist de Statencommissie op voorstel van de voorzitter.
Het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Provinciale Staten, vastgesteld bij besluit van Provinciale Staten van 29 september 2021 en laatstelijk gewijzigd bij besluit van Provinciale Staten van 14 december 2016, nummer 2017-308, Provinciaal blad nummer 642 van 16 februari 2017 wordt ingetrokken.
Toelichting op Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Statencommissies
In de Provinciewet wordt onderscheid gemaakt tussen Statencommissies, bestuurscommissies en andere commissies (respectievelijk de artikelen 80, 81 en 82 van de Provinciewet). Statencommissies bereiden de besluitvorming in Provinciale Staten voor en voeren overleg met Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning.
Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan adviescommissies.
Op grond van artikel 80, eerste lid, kunnen Provinciale Staten zoveel Statencommissies instellen als zij wenselijk achten. Provinciale Staten regelen de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de Statencommissies en de wijze waarop de leden van een Statencommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt.
De instelling van Statencommissies geschiedt veelal bij reglement, waarin de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de Statencommissies worden vastgelegd. Dit reglement voorziet hierin.
Hoofdstuk 1, Algemene bepalingen
Artikel 1, Begripsomschrijvingen
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in het reglement moet worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
De taken van het presidium die uit dit reglement voortvloeien zijn:
Artikel 2, Instelling Statencommissie
Instelling van één (integrale) commissie.
De taken van de Statencommissies zijn vastgelegd in artikel 80, eerste lid, van de Provinciewet. De Statencommissies bereiden de besluitvorming van Provinciale Staten voor en overleggen met Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koning.
De Statencommissie is vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening; het politieke debat vindt plaats in Provinciale Staten.
De taak om de besluitvorming van Provinciale Staten voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp.
De Statencommissie kan ook uit eigener beweging advies aan Provinciale Staten uitbrengen; ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in Provinciale Staten. De taken van de Statencommissie zijn in essentie dezelfde als die van Provinciale Staten, die van normstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De Statencommissie bepaalt evenals Provinciale Staten haar eigen agenda. Dit betekent dat het presidium bepaalt of een voorstel aan de Statencommissie wordt voorgelegd alvorens het in Provinciale Staten wordt besproken.
Provinciale Staten stellen de samenstelling van de Statencommissies formeel vast. Artikel 80, derde lid, van de Provinciewet bepaalt dat Provinciale Staten hierbij zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in Provinciale Staten vertegenwoordigde politieke groeperingen (de fracties).
Zoals ook uit het derde lid blijkt, hoeven de leden van een Statencommissie geen statenlid te zijn. Wel is er in dit reglement van uitgegaan dat de fracties de in het eerste lid bedoelde leden voordragen. Daarnaast moeten de in het eerste lid bedoelde leden op grond van deze bepaling op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan.
Het presidium heeft eerder besloten naast leden en bijzondere commissieleden “plaatsvervangende leden” toe te staan (d.w.z. een collega-statenlid, uit de eigen fractie). Deze wisselen waar nodig per agendapunt om de evenredigheid in stand te houden.
De regeling in het derde lid was oorspronkelijk (Statenstuk 667, 1999) een vervangingsregeling. Hierna is de regeling ook toegepast voor de ondersteuning van de (kleinste) fracties (spreiding van werkzaamheden). Op grond van de regeling mogen per fractie maximaal twee bijzondere commissieleden deel uitmaken van de commissies.
Uitgangspunt bij de samenstelling van de statencommissies is dat statenleden in ieder geval in één statencommissie zitting kunnen nemen.
Op grond van het derde lid moeten bijzondere commissieleden, evenals statenleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Provinciewet.
Voor “benoeming” kan (moet) ook “ontslag” gelezen worden.
Ontslag/vertrek van bijzondere commissieleden kan aan de orde zijn:
Mocht een opvolger benoemd worden, dan kan (moet) op dat moment het vertrek van de voorganger in het desbetreffende statenstuk worden vermeld.
Voor “benoeming” kan (moet) ook “ontslag” gelezen worden.
Artikel 80, vierde lid, van de Provinciewet schrijft voor dat de voorzitter van een Statencommissie statenlid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat Provinciale Staten de voorzitters ‘uit hun midden’ benoemen. De voorzitter is geen lid van de Statencommissie. Dit is een bewuste keuze; op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de Statencommissie.
Artikel 6, Zittingsduur en vacatures
De zittingsduur van de (bijzondere) commissieleden en de voorzitters is even lang als de zittingsperiode van Provinciale Staten, in principe dus 4 jaar. De voorzitter wordt door de andere commissievoorzitter vervangen of door de vice-voorzitter van Provinciale Staten. De benoeming eindigt van rechtswege; Provinciale Staten hoeven de voorzitters niet te ontslaan.
Het bijzondere lidmaatschap van een Statencommissie wordt eveneens van rechtswege beëindigd indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van Provinciale Staten niet meer vertegenwoordigd is in Provinciale Staten (zesde lid).
Provinciale Staten kunnen een lid van een Statencommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid. Er is in deze bepaling niet voorzien in een ontslagregeling voor bijzondere commissieleden; deze hebben in principe 4 jaar zitting, tenzij zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen, ontslag nemen of overlijden.
Artikel 7, Griffier en statenadviseur
Iedere Statencommissie wordt ondersteund door een statenadviseur. Dit is een functionaris in dienst van Provinciale Staten. De statenadviseur is altijd bij de vergaderingen van de Statencommissie aanwezig.
In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de Statencommissie op grond van artikel 27 van dit reglement altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen.
Artikel 8, commissaris van de Koning en gedeputeerden
De commissaris van de Koning en de gedeputeerden zijn geen lid van statencommissies (artikel 80, tweede lid). Hun aanwezigheid is wel gewenst.
Artikel 80, vijfde lid, Provinciewet dat artikel 21, tweede lid, van overeenkomstige toepassing verklaard, is hiervoor de grondslag.
Artikel 10, Vergaderfrequentie
Veelal zullen de vergaderingen van de Statencommissies plaatsvinden op een vaste dag en plaats, voorafgaand aan de vergaderingen van Provinciale Staten. Een Statencommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde deel van het aantal de leden schriftelijk met opgave van redenen hierom vraagt.
Indien een Statencommissie een hoorzitting wil houden, kan de voorzitter gebruikmaken van het derde lid en een ander(e) dag, aanvangsuur of plaats bepalen.
Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat dit reglement geen bepaling, aangezien artikel 80, vijfde lid, van de Provinciewet hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van overeenkomstige toepassing verklaard op Statencommissies.
Dit betekent dat de vergaderingen van de Statencommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden.
De leden van een Statencommissie ontvangen een digitale oproep inclusief de voorlopige agenda voor een vergadering ten minste 8 dagen voor de vergadering. De bijbehorende stukken worden via het stateninformatiesysteem bekend gemaakt.
Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld, bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering.
Voor het verzenden van de oproep stelt het presidium de voorlopige agenda vast. Uiteindelijk bepaalt een Statencommissie echter haar eigen agenda. De agenderende rol van een Statencommissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een Statencommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende is voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een Statencommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
Artikel 13, Ter inzage leggen van stukken
Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor eenieder ter inzage gelegd. Dit gebeurt bij de Statengriffie . In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten uiteraard bij de provincie blijven berusten. Stukken waar geheimhouding is opgelegd, kunnen bij de Statengriffie worden ingezien na tekening voor geheimhouding op een daarvoor bestemde lijst.
Artikel 14, Openbare kennisgeving
Op grond van artikel 80, vijfde lid, van de Provinciewet moet de voorzitter van een Statencommissie met de oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden bekend gemaakt via het stateninformatiesysteem en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd.
De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de statenadviseur zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de leden van een Statencommissie te kunnen vaststellen.
Artikel 16, Opening vergadering; quorum
Artikel 20 van de Provinciewet regelt het vergaderquorum van Provinciale Staten. Voor de Statencommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Provinciewet. Artikel 16 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een Statencommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren.
Omtrent de aan de Statencommissie gerichte ingekomen stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard. Daarnaast kan per fractie een enkelvoudige vraag worden gesteld. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. Desgewenst kan een ingekomen stuk (om die reden) voor een volgende vergadering worden geagendeerd. Hiervoor levert de fractie die het aangaat tijdig een onderbouwing aan bij het presidium waarin onder andere wordt ingegaan op de bevoegdheid van Provinciale Staten terzake, de motivatie van agendering en te stellen vragen aan de andere fracties en aan het college van Gedeputeerde Staten. Op grond van de onderbouwing besluit het presidium al dan niet tot agendering.
Commissieleden kunnen gebruikmaken van de rondvraag voor het stellen van vragen over actuele onderwerpen die niet direct een behandeling als agendapunt behoeven. Is dit laatste wel het geval dan zal de voorzitter de beraadslaging afbreken met het verzoek het punt te agenderen voor een volgende vergadering.
Voorafgaand aan de vergadering moet aan de voorzitter gemeld worden dat van de rondvraag gebruik gemaakt gaat worden en wat het onderwerp is. De voorzitter bepaalt vervolgens, indien er meer verzoeken liggen, de volgorde van de onderwerpen. Tevens stelt hij de desbetreffende gedeputeerde en de leden van de commissie, met het oog op een zorgvuldige voorbereiding, voorafgaand aan de vergadering op de hoogte van de vraag.
Door de hantering van spreektijden kan een inschatting gemaakt worden van de duur van de agenda en kan de duur van de vergadering door de voorzitter worden beheerst.
Bij het tweede lid wordt de behandelduur per agendapunt in de verhouding 2:1 als spreektijd verdeeld over de leden van de commissie en de leden van het college. De leden en het college worden per mail door de statenadviseur voorafgaand aan de vergadering geinformeerd over de spreektijden.
Elke fractie krijgt eenzelfde spreektijd voor de eerste en tweede termijn tezamen. Voorstellen van orde, interrupties en reacties op interrupties vallen buiten de toegekende spreektijd.
Artikel 19, Spreekrecht burgers in de commissievergadering
Het spreekrecht van burgers draagt bij aan het vergroten van de betrokkenheid van burgers bij het provinciebestuur en vice versa. Zij kunnen inspreken over geagendeerde onderwerpen; de bijdragen kunnen Provinciale Staten vervolgens betrekken bij hun beraadslagingen.
In het tweede lid zijn 3 onderwerpen opgenomen waarvoor het spreekrecht niet geldt. Als een besluit van Provinciale Staten of Gedeputeerde Staten vatbaar is voor bezwaar en beroep, is geen spreekrecht mogelijk. Dit om parallelle/dubbele processen te voorkomen, evenals onderlinge beinvloeding. Bestuur en rechtspraak blijven zo gescheiden.
Verder zijn de benoemingen, de keuzen, de voordrachten en de aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat in dergelijke gevallen inspraak de belangen van kandidaten, al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie, kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen.
Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten een gedraging waarover zij op grond van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht een klacht kunnen indienen. Deze procedure is leidend.
De burgers die wensen in te spreken, dienen zich voorafgaande aan de vergadering te melden bij de statenadviseur.
Artikel 19a, Spreekrecht burgers voorafgaand aan de commissievergadering
Om inwoners bij grote onderwerpen meer ruimte binnen een vergadering te kunnen geven, wordt in dit nieuwe artikel de mogelijkheid van het organiseren van een ‘’hoorzitting’’ geregeld. De hoorzitting wordt gehouden ten minste drie werkdagen voorafgaand aan de reguliere commissievergadering (dus op donderdag). De hoorzitting vindt plaats als zijnde een commissievergadering; de gedeputeerden zijn eveneens aanwezig. De hoorzitting vindt, bij voorkeur, plaats in de avond zodat eenieder in de gelegenheid is om aanwezig te zijn.
Artikel 20, Videoverslag en besluitenlijst
De verslaglegging vindt plaats door middel van een integraal verslag in beeld en geluid, dat via de website van Provinciale Staten te raadplegen is, en een besluitenlijst, waarin kort de besluiten, toezeggingen en verdere afspraken worden weergegeven.
De ontwerp-besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering aan de commissieleden toegezonden. De voorzitter, de leden en de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Het is aan de Statencommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de Statencommissie de besluitenlijst vaststelt.
Indien er andere sprekers zijn, bepaalt de voorzitter vanaf welke plaats zij spreken.
Het inschrijven als spreker voor een agendapunt vóór aanvang van de vergadering is alleen noodzakelijk voor onderwerpen die op de agenda of aanvullende agenda zijn vermeld. Deze bepaling geldt niet voor onderwerpen die kort voor de vergadering, of ter vergadering, door de leden aan de agenda worden toegevoegd. De voorzitter zal in dat geval bij de behandeling van het desbetreffende onderwerp inventariseren wie van de leden of overige aanwezigen het woord wenst te voeren.
Artikel 23, Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, hoeft de voorzitter niet te honoreren. Indien de Statencommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Tijdens de beraadslaging over een onderwerp of voorstel heeft iedere fractie in principe één woordvoerder. Hiervan kan worden afgeweken, bijvoorbeeld bij de behandeling van de begroting. De totale spreektijd per fractie blijft in zo’n geval wel gelijk.
Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een Statencommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.
Artikel 25, Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen (zie ook artikel 22, tweede lid). De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de desbetreffende Statencommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een Statencommissie.
Artikel 26, Handhaving orde; schorsing
Het eerste lid verzekert dat leden van een Statencommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt.
Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Desgewenst kan de voorzitter een spreker verzoeken een opmerking terug te nemen waarmee deze, in dat geval, als niet-uitgesproken dient te worden beschouwd.
Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste 3 maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Provinciewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van Statenleden.
Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 33 van dit reglement.
Artikel 27, Deelname aan de beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Provinciewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 80, vijfde lid, van de Provinciewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van Statencommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een Statencommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de commissaris van de Koning en de gedeputeerden.
De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een Statencommissie anders beslist. Een Statencommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in Provinciale Staten voor en overlegt met Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning. De commissie brengt ten behoeve van de behandeling in de statenvergadering een advies aan het presidium uit over de gewenste A- of B-status van een stuk.
In dit artikel wordt geregeld dat wanneer door commissies beslissingen moeten worden genomen, bijvoorbeeld over het al dan niet agenderen van een notitie van een fractie, met meerderheid van stemmen wordt beslist. Het aantal aanwezigen telt en niet de grootte van de fracties die de leden in Provinciale Staten vertegenwoordigen. Wanneer geen stemming wordt verlangd stelt de voorzitter dit vast. De voorzitter is geen lid van de commissie en kan niet meestemmen. Bij het staken van de stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen (vijfde lid).
Een besloten vergadering van een Statencommissie is een officiële vergadering, waarbij de vergaderregels van het Reglement van orde in acht dienen te worden genomen, voor zover deze bepalingen jiet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
De deuren worden gesloten wanneer tenminste een tiende van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. In artikel 23 van de Provinciewet, dat op grond van artikel 80, lid 5 Provinciewet van overeenkomstige toepassing is, zijn de procedurevoorschriften opgenomen voor ‘het sluiten van de deuren’. Praktisch is de tijdige stopzetting van de videonotulering hierbij van belang.
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 25 van de Provinciewet nodig. Niet alleen een Statencommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een Statencommissie, het college en de commissaris van de Koning kunnen geheimhouding aan een Statencommissie opleggen. Overigens kan een Statencommissie ook geheimhouding opleggen aan Provinciale Staten of het college ten aanzien van stukken die zij aan Provinciale Staten of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Provinciewet).
De geheimhouding geldt ten aanzien van eenieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of Provinciale Staten haar opheft.
Op grond van artikel 80, vijfde lid, van de Provinciewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Provinciewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij Provinciale Staten en i.c. de Statencommissie anders beslis. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid van deze bepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de statenadviseur.
Het verslag van een besloten vergadering ligt niet alleen voor commissieleden ter inzage maar ook voor leden van Gedeputeerde Staten die in de desbetreffende vergadering aanwezig waren.
Hiermee is aansluiting gezocht bij artikel 49 van het Reglement van Orde van Provinciale Staten.
Artikel 32, Opheffing geheimhouding
Zoals uit de toelichting op artikel 31 blijkt kunnen Provinciale Staten de geheimhouding, die een Statencommissie aan Provinciale Staten oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 33, Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Provinciewet regelen dat de voorzitter van Provinciale Staten toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor Statencommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Provinciewet, het derde lid voorziet hierin.
Lid 2 biedt de voorzitter de mogelijkheid de orde te herstellen ook in geval in de vergaderzaal, met in begrip van de publieke tribune, tijdens een vergadering mobiele telefoons en andere communicatiemiddelen zodanig worden gebruikt, dat die inbreuk maken op de orde van de vergadering.
Artikel 34, Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een Statencommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio en tvstations geluid en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.
Artikel 35, Verbod ordeverstorend gebruik mobiele telefoons en overige elektronische communicatiemiddelen
Artikel 35 heeft betrekking op het gebruik van mobiele telefoons en overige elektronische communicatiemiddelen. Het gebruik hiervan kan ordeverstorend zijn; dit ordeverstorend gebruik is verboden.
Artikelen 36 en 37, Uitleg reglement en inwerkingtreding
Deze artikelen behoeven geen toelichting.
Instrumenten tijdens Staten- en commissievergaderingen
In dit deel wordt ingegaan op de instrumenten die de staten hebben om tijdens staten en commissievergaderingen zich politiek te profileren, om kaders te stellen en om controle uit te oefenen op het door Gedeputeerde Staten gevoerde bestuur. Het Reglement bevat in aanvulling hierop bepalingen over de wijze van beraadslaging, de wijze van stemmen, het stellen van vragen, etc. Bij twijfel over de uitleg van het RvO en in de gevallen waarin het niet voorziet, raadpleegt de voorzitter de vergadering, die vervolgens een beslissing neemt.
In de volgende paragraaf worden alle instrumenten kort behandeld. Er wordt ingegaan op het juiste gebruik van instrumenten en de procedures die hiervoor gelden. In de bijlagen (1 t/m 5) zijn modellen opgenomen om het gebruik van de instrumenten makkelijker te maken.
Mondeling en schriftelijk vragenrecht (bijlage 1)
Recht van interpellatie (bijlage 2)
Recht van amandement (bijlage 4)
Recht op ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
Bijlage 1 MODEL schriftelijk vragenrecht
Aan de voorzitter van Provinciale Staten van Drenthe,
Onderwerp: Schriftelijke vragen ex artikel 41 RvO over …..
Bijlage 2 MODEL Recht van interpellatie
Aan de voorzitter van Provinciale Staten van Drenthe,
Onderwerp: Interpellatie ex artikel 40 RvO inzake .....
Hierbij dien ik op grond van artikel 40 van het Reglement van Orde een voorstel in voor het houden van een interpellatie in de statenvergadering van ....
De interpellatie richt zich op .......................... [aanleiding/onderwerp].
Provinciale Staten van Drenthe, in vergadering bijeen op ........
kennis genomen hebbende van ........ constaterende dat ........
van mening zijnde dat ........
spreken als hun mening uit dat ........ zijn van oordeel dat ........
spreken hun verbazing/verontrusting uit over ........ verzoeken het college ........
dringen er bij ........ op aan dat ........
Bijlage 4 MODEL Recht van amendement
Provinciale Staten van Drenthe in vergadering bijeen op ........ ter behandeling van statenstuk [nummer] ........, inzake ........ [regeling/onderwerp]
de tekst van bovengenoemde regeling als volgt te wijzigen:
de tekst van het ontwerp-besluit als volgt te wijzigen:
[en indien toepasselijk bij variant b:]
en verzoeken het college het bijbehorende document waar aan de orde, hierop aan te passen.
Bijlage Relevante artikelen van de Provinciewet
Provinciale Staten vertegenwoordigen de gehele bevolking van de provincie.
Provinciale Staten bestaan uit: 39 leden in een provincie beneden de 400.001 inwoners; 41 leden in een provincie van 400.001500.000 inwoners; 43 leden in een provincie van 500.001750.000 inwoners; 45 leden in een provincie van 750.0011.000.000 inwoners; 47 leden in een provincie van 1.000.0011.250.000 inwoners; 49 leden in een provincie van 1.250.0011.500.000 inwoners; 51 leden in een provincie van 1.500.0011.750.000 inwoners; 53 leden in een provincie van 1.750.0012.000.000 inwoners; 55 leden in een provincie boven de 2.000.000 inwoners.
De commissaris van de Koning is voorzitter van Provinciale Staten.
Voor het lidmaatschap van Provinciale Staten is vereist dat men Nederlander en ingezetene van de provincie is, de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt en niet is uitgesloten van het kiesrecht.
Ter vervulling van een tussentijds opengevallen plaats is niet benoembaar tot lid van Provinciale Staten hij die na de laatstgehouden periodieke verkiezing van de leden van Provinciale Staten wegens handelen in strijd met artikel 15 van het lidmaatschap van Provinciale Staten is vervallen verklaard.
In afwijking van het eerste lid, aanhef en onder h, kan een lid van Provinciale Staten tevens gedeputeerde zijn gedurende het tijdvak dat:
aanvangt op het tijdstip van zijn benoeming tot gedeputeerde en eindigt op het tijdstip waarop de goedkeuring van de geloofsbrief van zijn opvolger als lid van Provinciale Staten onherroepelijk is geworden of waarop het centraal stembureau heeft beslist dat geen opvolger kan worden benoemd. Hij wordt geacht ontslag te nemen als lid van Provinciale Staten met ingang van het tijdstip waarop hij zijn benoeming tot gedeputeerde aanvaardt. Artikel X 6 van de Kieswet is van overeenkomstige toepassing.
Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de leden van Provinciale Staten in de vergadering, in handen van de voorzitter, de volgende eed (verklaring en belofte) af: ‘Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van Provinciale Staten benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.
Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.
Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van Provinciale Staten naar eer en geweten zal vervullen.
Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!’ (Dat verklaar en beloof ik!’)
Provinciale Staten stellen een Reglement van Orde voor hun vergaderingen en andere werkzaamheden vast.
Provinciale Staten vergaderen na de periodieke verkiezing van hun leden voor de eerste maal in nieuwe samenstelling op de dag met ingang waarvan de leden van Provinciale Staten in oude samenstelling aftreden.
Tegelijkertijd met de oproeping brengt de commissaris dag, tijdstip en plaats van de vergadering ter openbare kennis. De agenda en de daarbij behorende voorstellen met uitzondering van de in artikel 25, tweede lid, bedoelde stukken worden tegelijkertijd met de oproeping en op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd.
Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Provinciale Staten kunnen echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid nietgeopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
De leden van het provinciebestuur en andere personen die deelnemen aan de beraadslaging kunnen niet in rechte worden vervolgd of aangesproken voor dan wel worden verplicht getuigenis af te leggen als bedoeld in artikel 165, eerste lid, van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering over hetgeen zij in de vergadering van Provinciale Staten hebben gezegd of aan Provinciale Staten schriftelijk hebben overgelegd.
Provinciale Staten maken de besluitenlijst van hun vergaderingen op de in de provincie gebruikelijke wijze openbaar. Provinciale Staten laten openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 25 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of besloten over:
Provinciale Staten kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan Provinciale Staten worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat Provinciale Staten haar opheffen.
Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door Gedeputeerde Staten, de commissaris van de Koning en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan Provinciale Staten of aan leden van Provinciale Staten overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.
De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan Provinciale Staten overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door Provinciale Staten in hun eerstvolgende vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.
De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan leden van Provinciale Staten overgelegde stukken, wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel, indien het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan Provinciale Staten is voorgelegd, totdat Provinciale Staten haar opheffen. Provinciale Staten kunnen deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht.
Hij kan Provinciale Staten voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
De leden van Provinciale Staten stemmen zonder last.
In afwijking van het eerste lid, aanhef en onder n, kan een gedeputeerde tevens zijn vrijwilliger of ander persoon die uit hoofde van een wettelijke verplichting niet bij wijze van beroep hulpdiensten verricht.
aanvangt op het tijdstip van zijn benoeming tot gedeputeerde en eindigt op het tijdstip waarop de goedkeuring van de geloofsbrief van zijn opvolger als lid van provinciale staten onherroepelijk is geworden of waarop het centraal stembureau heeft beslist dat geen opvolger kan worden benoemd. Hij wordt geacht ontslag te nemen als lid van provinciale staten met ingang van het tijdstip waarop hij zijn benoeming tot gedeputeerde aanvaardt. Artikel X 6 van de Kieswet is van overeenkomstige toepassing.
Gedeputeerde Staten kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan hen worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat Gedeputeerde Staten haar opheffen.
Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de commissaris van de Koning of een commissie, ten aanzien van de stukken die zij aan Gedeputeerde Staten overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel Provinciale Staten, haar opheffen.
Gedeputeerde Staten maken de besluitenlijst van hun vergaderingen op de in de provincie gebruikelijke wijze openbaar. Zij laten de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Bij verhindering of ontstentenis van de commissaris wordt zijn ambt waargenomen door een door Gedeputeerde Staten aan te wijzen gedeputeerde. Van de aanwijzing doet de commissaris schriftelijk mededeling aan Onze Minister. Het voorzitterschap van Provinciale Staten wordt bij verhindering of ontstentenis van de commissaris waargenomen door het langstzittende lid van Provinciale Staten. Indien meer leden van Provinciale Staten even lang zitting hebben, dan vindt de waarneming van het voorzitterschap plaats door het oudste lid in jaren van hen. Provinciale Staten kunnen een ander lid van Provinciale Staten met de waarneming van het voorzitterschap belasten.
Bij verhindering of ontstentenis van alle gedeputeerden wordt het ambt van commissaris waargenomen door het langstzittende lid van Provinciale Staten. Indien meer leden van Provinciale Staten even lang zitting hebben, dan vindt de waarneming plaats door het oudste lid in jaren van hen. Provinciale Staten kunnen een ander lid van Provinciale Staten met de waarneming belasten.
Provinciale Staten kunnen statencommissies instellen die besluitvorming van Provinciale Staten kunnen voorbereiden en met Gedeputeerde Staten of de commissaris kunnen overleggen. Zij regelen daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop de leden van Provinciale Staten inzage hebben in stukken waaromtrent door de commissie geheimhouding is opgelegd. Deze inzage kan slechts worden geweigerd voor zover zij in strijd is met het openbaar belang.
Een lid van Provinciale Staten kan Provinciale Staten verlof vragen tot het houden van een interpellatie over een onderwerp dat niet staat vermeld op de agenda, bedoeld in artikel 19, tweede lid, om Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning hierover inlichtingen te vragen. Provinciale staten stellen hierover nadere regels.
Zij geven Provinciale Staten vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 158, eerste lid, onder e, f en h, indien Provinciale Staten daarom verzoeken of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de provincie. In het laatste geval nemen Gedeputeerde Staten geen besluit dan nadat Provinciale Staten hun wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van Gedeputeerde Staten hebben kunnen brengen.
De in het eerste en tweede lid bedoelde stukken liggen, zodra zij aan de Provinciale Staten zijn overgelegd, voor eenieder ter inzage en zijn algemeen verkrijgbaar. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling wordt openbaar kennis gegeven. Provinciale Staten beraadslagen over de jaarrekening en het jaarverslag niet eerder dan 2 weken na de openbare kennisgeving.
Bijlage Relevante artikelen van de Kieswet
Het vertegenwoordigend orgaan waarvoor de verkiezing is geschied, onderzoekt de geloofsbrief onverwijld en beslist of de benoemde als lid van dat orgaan wordt toegelaten. Daarbij gaat het na, of de benoemde aan de vereisten voor het lidmaatschap voldoet en geen met het lidmaatschap onverenigbare betrekking vervult, en beslist het de geschillen welke met betrekking tot de geloofsbrief of de verkiezing zelf rijzen. Indien de benoemde voor de eerste samenkomst van het nieuw gekozen orgaan de voor het lidmaatschap vereiste leeftijd zal hebben bereikt, wordt daarmee bij het nemen van de beslissing rekening gehouden. De wijze waarop het onderzoek van de geloofsbrieven van de leden van de Tweede, onderscheidenlijk van de Eerste Kamer geschiedt, wordt geregeld in het reglement van orde van de desbetreffende kamer.