| Organisatie | GR Industrieschap Medel |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Controleverordening Industrieschap Medel |
| Citeertitel | Controleverordening Industrieschap Medel |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
artikel 213 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-11-2021 | nieuwe regeling | 08-12-2005 |
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de projectdirecteur en de controller van Industrieschap Medel en de accountant. Tevens kan op verzoek van het algemeen of dagelijks bestuur, of na aangeven daartoe door de accountant, overleg plaatsvinden tussen de hiervoor genoemde partijen en een of meer vertegenwoordigers van het algemeen of dagelijks bestuur.
Artikel 5. Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, terreinen en informatiedragers van het Industrieschap Medel.
De accountant is bevoegd om van alle direct bij het Industrieschap Medel betrokken medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van het Industrieschap Medel zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor een opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van het Industrieschap Medel is.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen welke niet van bestuurlijk belang zijn, aan de controller en de projectdirecteur van Industrieschap Medel. In dit verslag besteedt de accountant tevens aandacht aan de risico's en kwaliteit van de gevoerde administratie en het gevoerde financieel beheer en doet aanbeveling voor verbeteringen.
Op aangeven van het algemeen bestuur zal de accountant, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door het algemeen bestuur, het verslag van bevindingen en de accountantsverklaring met (een voor dit doel door het algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur bespreken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van het Industrieschap Medel,
op 8 december 2005, te Tiel
De secretaris,
Ir. A.P. Heidema
De voorzitter,
Mr. Drs. W. Gradisen
Indien in deze verordening naar algemene wetten wordt verwezen dient in acht genomen te worden dat in de Gemeenschappelijke regeling Industrieschap Medel (GRIM), in artikel 1 lid 2, is aangegeven dat voor verwijzingen in die regeling naar de Gemeentewet of andere wettelijke voorschriften, voor “de gemeente”, “de raad”, “het college van burgemeester en wethouders” en “de burgemeester”, respectievelijk gelezen dient te worden “het Industrieschap Medel”, “het algemeen bestuur”, “het dagelijks bestuur” en “de voorzitter”.
Ondanks dat bij Industrieschap Medel geen sprake is van dualisme (het dagelijks bestuur maakt in zijn geheel onderdeel uit van het algemeen bestuur), wordt in deze (en in de andere) verordening(en) wel uitgegaan van scheiding van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zoals deze binnen gemeenten wordt toegepast tussen raad en college.
Dit artikel bevat enkele definities van begrippen die terugkomen in deze verordening.
Artikel 2.Opdrachtverlening accountantscontrole
Algemene toelichting mbt artikel 2:
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet, alsmede gelet op het bepaalde in de Gemeenschappelijke regeling Industrieschap Medel in artikel 19). Voor het overleggen van deze stukken aan het algemeen bestuur moet de jaarrekening door een bevoegd accountant te zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen bestuur. Het is dan ook het algemeen bestuur, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). Het algemeen bestuur is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de voorzitter (van het algemeen en het dagelijks bestuur), die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De voorzitter vertegenwoordigt in dit geval het Industrieschap Medel.
Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. Dit besluit is ook van toepassing op een aantal gemeenschappelijke regelingen, waaronder Industrieschap Medel.
Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van het Industrieschap Medel (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening. In het Besluit accountantcontrole provincies en gemeenten worden maximale percentages voor de goedkeuringstoleranties gegeven (1% voor fouten in posten van de jaarrekening en 3% voor onzekerheden in de controle). De goedkeuringstoleranties kunnen door het algemeen bestuur lager worden vastgesteld.
Een rapporteringstolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen. Rapporteringstoleranties kunnen door het algemeen bestuur lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen.
De accountantscontrole richt zich op de jaarrekening. Hiervoor moet het algemeen bestuur bij de opdrachtverlening van de accountantscontrole de te hanteren goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende rapporteringstoleranties) opgeven, indien het algemeen bestuur deze lager dan de wettelijke maxima wenst vast te stellen.
Voor de gehele jaarrekening, maar ook voor delen ervan (indien er meerdere programma’s benoemd zijn), kunnen de goedkeuringstoleranties lager worden gesteld. De rapporteringstoleranties zijn in eerste instantie de bedragen die volgen uit de percentages van de goedkeuringstolerantie. Voor de rapportering in het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur kan het algemeen bestuur de rapporteringstoleranties (op onderdelen van de organisatie) lager vaststellen. Het doel hiervan is dat het algemeen bestuur zonder de goedkeurende verklaring op het spel te zetten, toch zicht kan krijgen op kleinere afwijkingen en tekortkomingen. Afwijkingen en tekortkomingen die bij de toegepaste goedkeuringstolerantie buiten beeld blijven. Het aanscherpen van de goedkeurings- en/of rapporteringstoleranties zal echter wel een stijging van de controlekosten met zich meebrengen.
De goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties kunnen jaar op jaar door het algemeen bestuur worden aangepast, dit is echter geen gewenste situatie. Indien met de accountant een contract voor meerdere jaren is aangegaan en het algemeen bestuur gedurende de contractperiode toch de voornoemde toleranties zou willen aanpassen, dan kan zij altijd nog een wijziging op het contract met de accountant afspreken. Tevens kan het algemeen bestuur in het contract laten vastleggen dat zij de accountant ieder jaar opdracht kan geven om zijn specifieke aandacht te richten op een ander organisatieonderdeel en dat daarbij voor ieder organisatieonderdeel andere rapporteringstoleranties geëigend zijn. Dit laatste dient dan wel opgenomen te worden in het programma van eisen.
Specifieke toelichting op artikel 2:
Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening.
Het eerste lid regelt dat het algemeen bestuur hiertoe bevoegd is.
Het tweede lid regelt dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de voorbereiding van de opdrachtverlening (dan wel de eventuele aanbesteding) van de accountantscontrole van de jaarrekening, waarbij is aangegeven dat er minimaal twee offertes aangevraagd dienen te worden. Het algemeen bestuur kiest uiteindelijk de te contracteren accountant. Bij de overweging van het algemeen bestuur kunnen meer factoren dan alleen de prijsstelling van invloed zijn.
Bij de opdrachtverlening kan er tevens voor worden gekozen om de verbintenis met de accountant voor meerdere jaren aan te gaan. Dat impliceert niet dat na afloop van die contractsperiode van accountant moet worden gewisseld. Bij de offerteaanvraag voor een nieuwe contractsperiode kan de accountant wederom kans maken op de opdracht. Indien het algemeen bestuur na een bepaalde periode wil wisselen van controlerend accountant, dan zal hierbij in het formuleren van het programma van eisen rekening mee moeten worden gehouden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.
Het derde lid geeft invulling aan het gebruik van de mogelijkheden van het algemeen bestuur met betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties. Ze moeten al bij de offerteaanvraag (dan wel aanbesteding) van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door het algemeen bestuur zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die het algemeen bestuur kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.
In het programma van eisen kan het algemeen bestuur (laten) opnemen dat zij jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole, in overleg met de accountant, vaststelt aan welke posten van de jaarrekening en welke producten en organisatieonderdelen van Industrieschap Medel, de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
Indien de verwachte kosten van de accountantscontrole de grensbedragen voor Europese aanbesteding van diensten overschrijden, zal de opdrachtverlening van de accountantscontrole via een Europese aanbesteding dienen te verlopen. In dat geval stelt het algemeen bestuur, voor de selectie van de accountant, de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.
Artikel 3.Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur
In het eerste lid is aangegeven dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. De overige leden van dit artikel regelen de verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het dagelijks bestuur op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.
Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht het dagelijks bestuur een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het dagelijks bestuur verklaart geen informatie te hebben achtergehouden die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het geen wettelijke verplichting is, dat het dagelijks bestuur een dergelijke verklaring verstrekt, is dit inmiddels wel algemeen gebruik geworden en is deze bepaling ook opgenomen in de verordening.
Het vierde lid van het artikel gebiedt het dagelijks bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening welke pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur, aan het dagelijks bestuur bekend is geworden, terstond te melden aan het algemeen bestuur en aan de accountant. Dit sluit verrassingen uit bij de behandeling van de jaarstukken door het algemeen bestuur.
Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van het Industrieschap Medel. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. Mede naar aanleiding van de managementletter kan overleg plaatsvinden tussen de accountant en vertegenwoordigers van het algemeen of dagelijks bestuur over het gevoerde financieel beleid en beheer bij het industrieschap. Dit gesprek kan geïnitieerd worden op verzoek van het algemeen of dagelijks bestuur, maar ook op aangeven van de accountant. Op verzoek van het bestuur kan tevens de controller en/of de projectdirecteur bij dit gesprek aanwezig zijn.
Artikel 5.Toegang tot informatie
In artikel 4 is vastgelegd dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur, zoals neergelegd in de opdrachtverlening en/of in het programma van eisen bij de offerteaanvraag (dan wel aanbesteding).
Artikel 5 legt aan het dagelijks bestuur de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle “burelen” van het Industrieschap Medel en dat alle direct bij het Industrieschap betrokken medewerkers (de kernteamleden, zijnde de ambtenaren van het Industrieschap Medel en de, bijna dagelijks, bij het Industrieschap Medel “gedetacheerde” medewerkers) volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6.Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen het Industrieschap Medel die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur. Ook kan het dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.
Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het dagelijks bestuur moet omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. Indien het dagelijks bestuur dit voornemen heeft, dient het dagelijks bestuur het algemeen bestuur hier vooraf over te informeren. Dit biedt het algemeen bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken. Overigens wordt de accountantswetgeving op het gebied van dit soort advieswerkzaamheden de komende jaren aangescherpt.
Het tweede lid regelt, dat het dagelijks bestuur voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door het algemeen bestuur benoemde accountant niet hoeft in te schakelen, maar dat wel kan doen. Het gaat daarbij met name om controles van de verantwoordingsinformatie aan derden. Onder deze “derden” worden onder andere (niet limitatief) verstaan; de Belastingdienst, het ABP, de Sociale verzekeringsbank, het CBS, de Provincie en het Waterschap. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de administraties van de organisatie. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van verantwoordingsinformatie tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. Dit lid regelt dat het dagelijks bestuur in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.
Dit artikel geeft een nadere invulling aan de leden 3 tot en met 5 van het artikel 213 van de Gemeentewet. Het betreft de aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de offerteaanvraag (dan wel aanbesteding) moeten worden geregeld.
Het eerste lid van dit artikel regelt, dat het dagelijks bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het algemeen bestuur. Dit opdat het dagelijks bestuur (in overleg met het algemeen bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid regelt dat de projectorganisatie (projectdirecteur en controller) een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen, die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met de projectorganisatie kunnen worden opgelost. De projectdirecteur kan op grond van de rapportage actie (laten) ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden en, indien nodig, de genomen maatregelen mededelen aan het bestuur.
Het derde lid regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met (een vertegenwoordiging) van het dagelijks bestuur. Het geeft het dagelijks bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen. In de praktijk zal deze afstemming plaatsvinden met de projectorganisatie (de projectdirecteur en de controller).
Tot slot is in het vierde lid opgenomen dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur dient toe te lichten, indien het algemeen bestuur aangeeft daar behoefte aan te hebben.
Deze verordening is nieuw en treedt niet in de plaats van een andere verordening. De wetgever heeft bepaald dat deze nieuwe verordening, op basis van artikel 213 Gemeentewet, bij alle gemeenten en derhalve ook bij gemeenschappelijke regelingen, vanaf het begrotingsjaar 2004 van toepassing moe(s)t zijn. Dit is bij het Industrieschap Medel niet van toepassing.
In de praktijk is bij de programmaverantwoording over het begrotingsjaar 2004 een deel van deze verordening toegepast. De verordening zal echter pas vanaf 1 januari 2006 van kracht zijn en van toepassing zijn bij de accountantscontrole vanaf het verslagjaar 2006 (en verder).
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee naar deze verordening kan worden verwezen.
Na vaststelling van deze verordening door het algemeen bestuur, dient het dagelijks bestuur ervoor te zorgen dat deze verordening, binnen twee weken na vaststelling, ter kennisneming wordt aangeboden aan gedeputeerde staten.