| Organisatie | Hollands Kroon |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 |
| Citeertitel | Inkoopbeleid 2021 Gemeente Hollands Kroon |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Inkoopbeleid 2021 Gemeente Hollands Kroon |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-09-2021 | Inkoopbeleid 2021 Gemeente Hollands Kroon | 21-09-2021 |
Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor aanbestedende diensten . Wij hebben daarom het huidige (regionale) inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd. Het doel van het geactualiseerde beleid is om nog meer uniformiteit tussen onze organisaties in de regio te bevorderen.
Wij hebben in de afgelopen periode hierin al veel stappen gezet. Wij hebben namelijk:
Het beleid bestaat uit twee delen:
Deel I bevat het gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid van de deelnemende aanbestedende diensten regio Noord-Holland Noord.
Deel II bevat de voor de aanbestedende dienst specifieke aanvullingen.
2.2 Algemene beginselen bij Inkopen
Algemene beginselen van het Aanbestedingsrecht
Wij nemen bij onze inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
Wij maken zoveel mogelijk gebruik van documenten die in de regio gelijk zijn aan elkaar, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Dit zorgt ervoor dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Wij passen bij de betreffende Inkopen, mits passend, in ieder geval toe:
Wij kopen in volgens de van toepassing zijnde mandaat- en volmacht regeling van de aanbestedende dienst. Deze zijn terug te vinden via officiële bekendmakingen en/of op de website van de desbetreffende aanbestedende dienst. Wij gaan alleen verbintenissen en verplichtingen aan op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Gestimuleerd wordt dat wij en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag nemen wij (indien nodig) op hoe een klacht moet worden ingediend en op welke wijze wij de klacht vervolgens behandelen. Iedere aanbestedende dienst heeft een eigen klachtenmeldpunt voor aanbesteden.
Onze bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde omgangsvormen. Zij handelen zakelijk en objectief.
Wij doen enkel zaken met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) mogelijk, door de toepassing van uitsluitingsgronden en het bewijzen door middel van bijvoorbeeld de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Wij kunnen bij twijfel over de integriteit ook het landelijk Bureau Bibob om advies vragen.
3.2 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
Wij bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Dit doen wij door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, zo bevorderen wij een eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Wij wensen geen ondernemers te betrekken in ons inkoopproces die de mededinging vervalsen.
3.3 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Wij hebben als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat wij de effecten op mens, milieu en financiën meenemen bij inkopen. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming deze aspecten te betrekken en door met een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de verschillende aspecten.
Bij SROI worden afspraken gemaakt met leveranciers over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Voor de uitgangspunten en toepassingsmogelijkheden van SROI zijn wij aangesloten bij het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid - Noord Holland Noord (RPA-NHN).
Wij hebben oog voor de maatschappelijke ontwikkeling om inwoners te laten participeren in de samenleving. Wij betrekken daar waar mogelijk onze inwoners bij inkoop- en aanbestedingsprocedures.
4.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. Wij houden rekening met het midden- en kleinbedrijf. In voorkomende gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met regionale- en lokale ondernemers.
Bij inkopen kunnen wij opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of gecertificeerde sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Deze organisaties vervullen een essentiële maatschappelijke rol bij de professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Wij bevorderen en stimuleren innovatie bij inkoop- en aanbestedingsprocedures. Wij hebben oog voor innovatieve producten, werken en diensten die een belangrijke rol spelen in de efficiëntie en de kwaliteit van overheidsdiensten. Innovatie kan een bijdrage leveren aan een duurzamere ontwikkeling van de organisaties en de kwaliteit van de leefomgeving voor onze inwoners. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie toe te passen voor deze uitdagingen.
Deel II: Organisatie specifieke aanvullingen 5 Gemeente Hollands Kroon
5.1 Missie & Visie Hollands Kroon
Hollands Kroon staat voor een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen en is professioneel, efficiënt en effectief. Het uitgangspunt is 'digitaal, tenzij'. Onze focus is extern gericht. Daarmee bedoelen we dat de vraag van 'de klant', maatschappelijke ontwikkelingen en de economische en sociale leefbaarheid van onze kernen leidend zijn. Daarbij bieden we ruimte aan ontwikkelingen in de breedste zin van het woord. Verder werken we samen aan een vorm en niveau van dienstverlening, die betaalbaar is en blijft, waarbij de eigen verantwoordelijkheid van inwoners, bedrijven en instellingen ondersteund dan wel versterkt wordt.
De organisatiecultuur Hollands Kroon wordt gevormd door de waarden en normen van de organisatie. Hollands Kroon heeft zes kernwaarden die richtinggevend zijn voor de medewerkers. Onze medewerkers zijn ondernemend en resultaatgericht, werken integraal, nemen verantwoordelijkheid en willen weten wat inwoners, bedrijven en instellingen van ons verwachten. Zij willen groeien, vernieuwen, transparant en helder verantwoording afleggen en de belangen en resultaten van de samenleving en de organisatie boven die van zichzelf zetten. De kernwaarden die uitdrukking geven aan dit gewenste gedrag zijn: vertrouwen, lef, contact, respect, bevlogenheid en innovatie.
Technologie heeft de toekomst en wordt het centrale zenuwstelsel van onze samenleving. Globalisering zet door waarbij samenwerken met de hele wereld steeds gemakkelijker wordt. Door technologie zoals bijvoorbeeld robotisering verdwijnen banen en ontstaan nieuwe banen. Veranderingen hebben invloed op de manier waarop wij werken en samenwerken. Samen geven wij hier de komende jaren verder invulling aan.
Hollands Kroon wil de slimste gemeente van Nederland zijn. Wij maken steeds de afweging wie een taak of werkzaamheden het beste kan invullen of uitvoeren, de markt, of wij. Hierbij zetten wij in op:
Hollands Kroon vindt het belangrijk dat partners aansluiten op onze filosofie en kernwaarden. Het zorgen voor kwalitatief hoogwaardige dienstverlening, innovatie en verbetering van processen en producten doen wij samen met hen. De focus ligt in het gerichter en bewuster organiseren van samenwerking met allerlei partners, waardoor tot een effectiever en efficiënter overheidsoptreden wordt gekomen met een hogere kwaliteit van zowel proces als eindresultaat. Wij werken samen op basis van regie of in co-creatie, waarbij wij gelijkwaardige gesprekspartners zijn. Het aansluiten bij de filosofie en kernwaarden van Hollands Kroon tezamen met de kwaliteit zijn de belangrijkste criteria bij de selectie van deze partners.
De inkoopfunctie is centraal gecoördineerd. Wij streven naar vergaande digitalisering van de volledige inkoopfunctie. Uitgangspunt is dat er uitsluitend via het centrale inkoopproces wordt ingekocht en geen inkoop/uitgave zonder het team inkoop wordt gedaan. Ieder team betrekt inkoop bij al haar uitgaven en overeenkomsten.
De adviseurs van inkoop worden vooraf in het proces betrokken, waar mogelijk al bij budgetaanvraag. Zij ondersteunen en adviseren de zelfsturende teams bij inkopen en aanbesteden. Met ieder team wordt minimaal één keer per jaar een gesprek gehouden met een vaste adviseur vanuit team inkoop. Daarin delen we handvatten, geven we achtergrondinformatie over het inkoopbeleid en -proces en delen we de ontwikkelingen van betrokken teams.
5.4 Raming en financieel budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Wij willen immers niet het risico lopen dat wij verplichtingen aangaan die wij niet kunnen nakomen.
Door middel van een contractbeheersysteem en contractmanagementsysteem wordt het beheer en management van alle contracten gefaciliteerd vanuit een centrale ICT omgeving binnen de organisatie. Contractmanagement en contractbeheer zijn taken die door de teams zelfstandig worden uitgevoerd. Team inkoop en meer specifiek de contractcoach begeleidt en ondersteunt de organisatie bij deze taken.
De selectie van deze medewerkers gebeurt via de werving- en selectieafspraken en het inkoopproces. Het betreffende zelfsturende team beslist welke medewerker er komt ondersteunen. De teams maken daarvoor in overleg met werving en selectie en team inkoop, gebruik van de door hen beschikbaar gestelde systemen en overeenkomsten.
Afwijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de Gids Proportionaliteit is mogelijk op basis van een passende motivering die wordt vastgelegd in het inkoopdossier en wordt getoetst door inkoop. Bij substantiële afwijkingen en wanneer er geen overtuigende redenen zijn of er wordt afgeweken van het advies van inkoop, dient de directie - met in achtneming van het mandaatbesluit - hierover een afwijkingsbesluit te nemen.