| Organisatie | Alphen aan den Rijn |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Communicatiestrategie Gemeente Alphen aan den Rijn, Beleefwereld centraal |
| Citeertitel | Communicatiestrategie Gemeente Alphen aan den Rijn, Beleefwereld centraal |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Communicatieframe |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-10-2021 | nieuwe regeling | 20-07-2021 | 393748 |
“Als gemeente staan wij altijd in contact met de samenleving. Met inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners. Wij hebben de wettelijke taak deze zo goed mogelijk te informeren. Maar communicatie is veel meer dan informeren.
De samenleving is voortdurend in beweging. Dit vraagt om een andere relatie met de samenleving. En om een andere overheidscommunicatie. We hebben het eenrichtingsverkeer achter ons gelaten. We luisteren naar de inwoner, gaan in gesprek en werken samen. Daarbij verwachten onze inwoners dat zij meer invloed hebben op de inhoud van ons beleid en dat we transparant zijn.
We moeten besluiten kunnen uitleggen en verantwoorden.
Dit vraagt om een nieuwe visie op communicatie. Een visie waarmee we inspelen op de dynamische samenleving en bijdragen aan onze gemeentelijke doelstellingen. De doelen uit het collegeprogramma, onze identiteit (wie we zijn en wat we willen uitstralen) en onze kernwaarden zijn hierbij het vertrekpunt.
In dit plan leest u hoe wij als gemeente communiceren en participeren. Want communicatie is niet alleen iets van de gemeentelijke organisatie, maar van ons allemaal: inwoners, organisaties, ondernemers, gemeentebestuur en -organisatie.”
In dit plan staat de communicatiestrategie voor onze gemeente voor een langere periode, oftewel het strategisch communicatieplan. Ook bevat dit plan onze visie op communicatie. Het biedt handvatten om naar te handelen en geeft houvast in de keuzes die we maken.
De vaststelling van dit plan betekent niet dat we alles anders gaan doen. Wat goed gaat blijft, en wordt onderdeel van onze communicatiestrategie. Zo leren we van onze eigen successen en kunnen we verbeteren waar dat nodig is.
Het doel van dit plan is om de tevredenheid over onze gemeentelijke communicatie onder inwoners en bedrijven te vergroten. Bij het opstellen van dit plan hebben we resultaten van onlangs uitgevoerde flitspeilingen over onze communicatie meegenomen. Dit plan beweegt mee met maatschappelijke ontwikkelingen, trends in het communicatievak en nieuwe (digitale) communicatiemiddelen waarmee we ongetwijfeld de komende jaren te maken gaan krijgen. Een regelmatige herziening is daarom op zijn plaats.
Dit strategische plan staat niet op zichzelf. Leidend voor onze communicatie is de koers van de organisatie, die staat omschreven in het Coalitieakkoord 2018 - 2022: Groene stad met lef! en het bijbehorende uitvoeringsprogramma. Daarnaast werken we volgens ons huisstijlhandboek en de Schrijfwijzer en maken we gebruik van de de betrokkenheidsprofielen van Citisens (zie ook participatieplan ‘Iedereen aan zet’). In dit plan beschrijven we verschillende onderwerpen op hoofdlijnen. Elk onderwerp diepen we verder uit in een aanvullend plan van aanpak dat uiteindelijk onderdeel vormt van dit strategisch plan.
Wat is onze visie op communicatie?
Een communicatiestrategie begint met een visie op communicatie. Communicatie is de overkoepelende term voor alle (on)bewuste vormen van sociale contacten. Professionele communicatie is het strategisch aanpakken van alle mogelijkheden die communicatie biedt, om doelstellingen te verwezenlijken. Deze communicatievisie gaat over de professionele communicatie. Onze visie op communicatie is:
Communicatie levert een bijdrage aan het succes van de organisatie en het realiseren van de organisatiedoelen door te vertellen wat we doen en waarom we dat doen. En door de organisatie en omgeving met elkaar te verbinden en te laten interacteren.
Rol van team Bestuursondersteuning en Communicatie
Team Bestuursondersteuning en Communicatie bedenkt de juiste communicatiestrategie en hoe deze het beste kan worden uitgevoerd. Daarbij bewaken wij de samenhang tussen de verschillende communicatie-uitingen. Ook coachen wij de organisatie in zelf beter te communiceren en helpen de organisatie adaptiever en interactiever te worden. Rekeninghoudend met de behoefte van de inwoner en waar mogelijk op een interactieve manier.
Communicatie is een vak van strategie én uitvoering. We organiseren, creëren, analyseren, adviseren, integreren en begeleiden. Vanuit verschillende werkvelden en verantwoordelijkheden.
In welke werkvelden zijn wij actief?
Wij zijn actief op het gebied van:
4 | Interne situatie: wat speelt er bij ons?
Hoe we als gemeentelijke organisatie communiceren is gebaseerd op de ambities uit het collegeprogramma, onze identiteit (wie we zijn en wat we willen uitstralen) en onze kernwaarden.
Het bestuur van Gemeente Alphen aan den Rijn heeft als missie:
Voor alle inwoners een beter leven (geluk, welbevinden) met (positieve) gezondheid en duurzaamheid alsbasis voor een sociaal en ruimtelijk beleid.
In het uitvoeringsprogramma staat beschreven dat we vernieuwend willen zijn in hoe we dit doen. En dat we dit in partnerschap, op basis van gelijkwaardigheid willen doen. Bij deze manier van werken speelt communicatie een belangrijke rol.
Communicatie draagt onder andere bij aan:
Hierbij sluiten we aan bij de veranderende samenleving, die vraagt om meer maatwerk en inspelen op wat er speelt bij inwoners.
Onze organisatie heeft als motto:
Wij leveren toonaangevende dienstverlening. Dit doen we voor mensen, door mensen, vanuit een wendbare organisatie waar het leuk werken is.
De bijdrage van communicatie is de organisatie communicatiever maken, zodat de dienstverlening van de organisatie nog beter aansluit op de vraag.
Interne communicatie speelt hierbij een rol door binnen onze organisatie mensen te verbinden en de samenwerking te verbeteren, zodat de organisatie wendbaarder wordt. Daarnaast draagt het zichtbaar maken van resultaten en successen en de bijdrage die iedereen levert aan de organisatie bij aan het werkgeluk.
In onze organisatie werken we vanuit onze kernwaarden: vooruitgang, initiatief, betrokkenheid en aandacht. Daaraan zijn de kerncompetenties veranderingsbereid, resultaatgericht, samenwerkingsgericht en klantgericht gekoppeld. Uiteraard zijn ook kernwaarden vanuit de organisatie van de toekomst ook voor communicatie van toepassing.
Als gemeente is het onze taak om in te spelen op de ontwikkelingen die in onze samenleving spelen. Door te werken met opgaven, kunnen we hier met volledige aandacht en met iedereen in de organisatie aan werken. Binnen onze organisatie werken we aan de volgende opgaven:
Communicatie levert een bijdrage aan deze opgaven, door de buitenwereld naar binnen te halen en verbindingen te leggen binnen en buiten de organisatie. Waarbij het maatschappelijke vraagstuk steeds centraal staat. Verder helpt communicatie de organisatie bij het luisteren naar de behoeften van inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers. En doordat we de organisatie communicatiever maken, worden kansen die er liggen in een dorp of wijk sneller gezien. Participatie is daarbij een onmisbaar instrument.
Communicatie is onmisbaar bij participatie, daarom besteden we ook aandacht aan dit onderdeel. Omdat participatie nu en komende jaren veel aandacht verdient is dit een apart programma met een eigen inhoudelijk traject binnen onze organisatie geworden. Voor de zomer van 2021 wordt hiervoor een apart strategisch participatieplan opgesteld. Onder participatie verstaan wij het tijdig betrekken van inwoners en andere belanghebbenden bij het ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van beleid en/of het realiseren van initiatieven gericht op het verbeteren van de sociale en fysieke omgeving. Daarbij gaan inwoners, ondernemers, bestuur, raad en ambtelijke organisatie met elkaar in gesprek bij het mogelijk of beter maken van elkaars initiatieven.
Wij willen ook graag in regionaal verband laten zien wat voor gemeente Alphen aan den Rijn is, wat onze ambities zijn en wat we te bieden hebben. In lijn met strategische agenda’s, zoals de Nationale Omgevingsvisie, Regionale Omgevingsagenda Holland Rijnland en Strategische Agenda Rijn- en Veenstreek. Dit doen we in de Cockpit Regionale Positionering. Daarbij is het uitgangspunt dat Alphen aan den Rijn een gemeente is die veel diversiteit kent, die we koesteren en waar we trots op zijn. Vanuit deze gedachte legen we de nadruk op een aantal accenten die vertellen wie we zijn: in het bijzonder Alphen aan den Rijn als groenblauwe stad in de Randstad. Dit nemen we mee in onze communicatieboodschappen.
Dit gaat over het promoten van onze gemeente. Het doel van citymarketing is een positief imago van de gemeente uit te dragen en hier meer bezoekers en toeristen naartoe te trekken. Citymarketing is belegd bij stichting AlphenMarketing. We werken hiermee samen op dit onderwerp.
Ontwikkelingen team Bestuursondersteuning en Communicatie (B&C)
Ook bij het team Bestuursondersteuning en Communicatie spelen diverse ontwikkelingen.
Het team is onlangs ontstaan door de samenvoeging van team Publiekscommunicatie en team Bestuurscommunicatie. Er zijn in het afgelopen jaar diverse nieuwe medewerkers gestart en twee medewerkers vertrokken. Ook is er tijdelijke versterking ingehuurd. De coronacrisis, een upgrade van het intranet en de aanbesteding van een nieuw CMS zijn ontwikkelingen die invloed hebben op de capaciteit bij het team.
5 | Externe situatie: wat speelt er buiten?
Als organisatie moeten we begrijpen wat er buiten speelt. Dat betekent met één been buiten en met één been binnen de organisatie staan. De ontwikkelingen in onze gemeente en daarbuiten beïnvloeden ons communicatiebeleid.
Ontwikkelingen in de samenleving
Wij zien de volgende, uitdagende, ontwikkelingen in de samenleving:
De beleidsagenda bepaalt al snel de communicatieagenda. In communicatie is het juist van belang te kijken naar wat we willen communiceren en bereiken, en wat daarbij past. Wat wil/moet de burger wanneer weten? Daarom werken we met pijlers waarmee we los van de bestuurlijke beleidsagenda en ongeacht ‘de waan van de dag’ communiceren. Deze pijlers vindt u straks terug in onze aanpak (hoofdstuk 9).
Ontwikkelingen op communicatiegebied
We zien de volgende ontwikkelingen op communicatiegebied 1 :
verdeelde samenleving, gedeelde toekomst: ondanks dat tegenstellingen in de samenleving verscherpen, werken we wel samen aan een gedeelde toekomst. Aan communicatie de taak om mensen ook met andere dan hun eigen opvattingen in aanraking te laten komen en de verschillende groepen met elkaar te verbinden door problemen zichtbaar en bespreekbaar te maken.
authenticiteit, behoeften en waarden worden belangrijker: in coronatijd is er veel onzekerheid in de samenleving over gezondheid, economie en sociale relaties. De verwachting is dat de ongelijkheid in welvaart en welzijn toeneemt. De behoefte aan oplossingen, houvast, veiligheid en een positief zicht op de toekomst is groot.
Communicatie speelt hierop in door:
Uit de hiervoor beschreven visie op communicatie en de interne en externe situatie volgt onze communicatieambitie. Deze ambitie geeft aan wat wij als gemeente willen uitstralen in onze communicatie, op inhoud en in vorm. Ook helpt deze ambitie ons keuzes te maken voor de uitvoering van de communicatie. Deze ambitie is een gemeentebrede ambitie, niet alleen voor team Bestuursondersteuning en Communicatie. Dus ook op voor onze interne organisatie, waarbij alle medewerkers centraal staan, inclusief die van Rijnvicus.
Dit is onze communicatieambitie:
Wij zijn een betrouwbare, toegankelijke en herkenbare gemeente. We communiceren open, tijdig en helder over wat we doen en waarom we dit doen. We nemen de beleefwereld van onze inwoners, ondernemers, maatschappelijke partners en medewerkers als uitgangspunt en sluiten aan bij hun communicatiebehoeften en -voorkeuren. Daar waar het kan door participatie en samenwerking.
Kort samengevat is de ambitie: de beleefwereld centraal.
Om goed te communiceren is het belangrijk om keuzes te maken. Keuzes in wat we wel doen, maar ook in wat we later doen. Ook op inhoud: welke onderwerpen uit het collegeprogramma hebben de focus? Want als je alles doet, kun je niet in alles een hoge kwaliteit neerzetten. Aan de hand van het nieuwe collegeprogramma na de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 kunnen we ook op inhoud keuzes maken in welke onderwerpen prioriteit hebben.
Accountability gaat om het afleggen van verantwoording. Naast het ‘meten’ van resultaten is het nodig om kritisch op onszelf te zijn zodat we ons kunnen blijven verbeteren. Uit de burgerpeiling, een jaarlijkse enquête onder inwoners, komen de volgende resultaten over communicatie naar voren:
Ons doel is een stijgende lijn te zien in deze cijfers.
Cijfers zeggen niet alles, het meten van resultaten gebeurt zowel kwantitatief als kwalitatief. We maken hiervoor gebruik van cijfers over het bereik van onze communicatie, flitspeilingen, onderzoeken en evaluaties.
Onze gemeente heeft te maken met vele stakeholders, oftewel belanghebbenden. Deze zijn per project of situatie verschillend. In eerste instantie gaat het extern om de mensen die wonen, werken en recreëren in onze gemeente. Met daaromheen de vele samenwerkingspartners en natuurlijk de media. De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, directie, management en de medewerkers zijn relevante interne partijen. Per onderwerp of project is het daarom van belang de relevante stakeholders in beeld te brengen. Bij participatietrajecten werken we hiervoor met de betrokkenheidsprofielen van Citisens. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen acht groepen inwoners, die van elkaar verschillen in vertrouwen in de overheid en algemene betrokkenheid. Zo kunnen we voor iedere doelgroep een aanpak op maat maken, die past bij de mensen om wie het gaat.
De hele organisatie is nodig om de ambitie uit dit communicatieplanplan te realiseren. Het gaat elk contact met onze inwoners aan. Voor de realisatie ervan is daarom draagvlak van interne stakeholders, het college, DT en MT onmisbaar.
Iedereen in de organisatie speelt een rol in communicatie. De vakafdelingen, de publiekscontacten en ook de buitendienst en Rijnvicus. Daarbij hebben sommige functies ook een specifieke taak in communicatie. Van elke medewerker wordt een breng- en haalplicht rond informatie verwacht. Team Bestuursondersteuning en Communicatie is leidend als het gaat om de communicatiestrategie en inzet van middelen. Zo dragen wij bij aan het integraal werken. Daarnaast is team Bestuursondersteuning en Communicatie aan de voorkant bij ieder relevant en groot project/beleidstraject betrokken door een advies uit te brengen waarin staat wat er moet gebeuren en wat er nodig is qua geld en capaciteit (kan het team zelf capaciteit leveren of moet het teamextern inhuren?). Op deze manier zorgen we ervoor dat we de gezamenlijke ambitie op het gebied van communicatie ook kunnen realiseren (zie bijlage 2 voor een toelichting van de verantwoordelijkheden).
9 | Aanpak: hoe gaan we dat doen?
Het realiseren van onze ambitie doen wij door het aanscherpen van onze manier van werken: wij zien communicatie als vast onderdeel van het werkproces. Dat komt nu nog niet altijd goed tot zijn recht.
Bij elk voorstel tot besluitvorming, door college of raad, is het van belang communicatie in een vroeg stadium mee te nemen. Hoe wij dat doen, geven wij hieronder weer.
De ambities zijn hoog. Om deze te kunnen realiseren zijn flink wat acties nodig. Die kunnen we niet allemaal in één keer realiseren. Daarom kijken we wanneer we wat oppakken aan de hand van prioriteiten. Die prioritering staat aangegeven in de onderstaande aanpak.
De vier pijlers in onze aanpak zijn:
Onze inwoners moeten informatie van de gemeente op tijd ontvangen en goed kunnen begrijpen. Ook moeten onze inwoners er van op aan kunnen dat we doen wat we afspreken. We communiceren daarom herkenbaar, open, tijdig en helder. Digitaal waar het kan, schriftelijk of persoonlijk waar het moet. Toegespitst op de doelgroep en toegankelijk voor iedereen.
We willen beleid en projecten ontwikkelen waar draagvlak voor is in de samenleving. Een goed participatietraject zorgt voor draagvlak, maar zorgt er ook voor dat we een beter besluit kunnen nemen. Dit doen we door de samenleving te betrekken, te laten deelnemen en initiatieven te stimuleren en te ondersteunen.
We luisteren naar de samenleving en maken verbinding met de buitenwereld. De signalen die we oppikken, gebruiken we zoveel mogelijk bij het opstellen van het beleid en de uitvoering.
Onze boodschap en middelen sluiten goed aan bij de doelgroep. Dit maakt de communicatie effectiever. Het is dan ook belangrijk om binnen te halen wat er ‘buiten’ speelt.
Optimale online communicatie betekent toegankelijk, persoonlijk en interactief. Ontwikkelingen in de dienstverlening, communicatie en participatie vragen erom om de informatie en het contact met de inwoners beter op elkaar te laten aansluiten.
11 | Resources: wat hebben we in huis?
Team Bestuursondersteuning en Communicatie bestaat uit:
Publiekscommunicatieadviseurs: adviseren over hoe en op welk moment je het beste met wie kunt communiceren en via welke middelen en (media)kanalen. Om zo onze medewerkers te informeren en te motiveren. En onze inwoners, ondernemers en organisaties te informeren, betrekken en soms zelfs te beïnvloeden. Verzorgt daarnaast de coördinatie, eindredactie, plaatsing en monitoring van intranet, social media, Week in beeld en online nieuwsberichten. En hebben een rol in crisiscommunicatie.
Omgevingsanalisten (van team Bestuursondersteuning en Communicatie en uit de organisatie): monitoren tijdens werktijden wat er over de organisatie wordt gezegd. Indien nodig kunnen we daar snel op reageren. We maken omgevingsanalyses, issueanalyses en de TamTam. De TamTam bevat al het relevante nieuws en is elke werkdag op intranet te vinden, onder nieuws.
Communicatie is sinds het afgelopen jaar centraal georganiseerd. Communicatieadviseurs worden niet meer door de teams of programma’s rechtstreeks ingehuurd. Alle communicatiefuncties, in dienst en tijdelijke extra capaciteit, zijn centraal ondergebracht bij team Bestuursondersteuning en Communicatie.
De medewerkers met communicatiefuncties binnen team Bestuursondersteuning en Communicatie:
Team Bestuursondersteuning en Communicatie heeft zelf geen budgetten voor communicatie. Budget voor de uitvoering van communicatieadciviteiten komt bij de teams zelf vandaan. Voor de overkoepelende projecten genoemd in dit plan, brengen we nog in kaart wat dit financieel betekend.
Daarnaast werken we met externe bureaus door aanbestedingen voor:
En we werken met losse opdrachten samen met:
Bijlage 1 | Werkvelden van Bestuursondersteuning & Communicatie
Communicatie is een divers vak en strekt zich uit over verschillende werkvelden. Hieronder leggen we per werkveld uit wat we doen.
Corporate communicatie gaat over algemene, gemeentelijke communicatie. Het heeft invloed op alle werkvelden, dus met deze communicatie leggen we de basis. Bij corporate communicatie hebben we als doel om met één gezicht naar buiten te treden als organisatie. Alle communicatie vanuit de gemeente is in lijn met elkaar, waarbij onze visie centraal staat. Op deze manier dragen we vanuit communicatie bij aan het gewenste imago van de gemeente. De uitgangspunten uit ons communicatiebeleid (zie hoofddocument) vormen hierin de basis.
Richt zich op het communicatief ondersteunen van bestuurders. Hierbij vestigen we met de aandacht op de portefeuille van de bestuurder (profilering). Denk hierbij aan de input uit de samenleving vertalen naar de organisatie, mogelijk maken van het gesprek met de samenleving, promoten van activiteiten en het toelichten van beleidskeuzes. Maar ook de signalering van issues, perswoordvoering en advisering rond openbare optredens. Op deze manier draagt Bestuurscommunicatie bij aan de betrouwbaarheid, geloofwaardigheid en rechtvaardigheid van het beleid van het college.
Bij beleidscommunicatie informeert de gemeente de samenleving over normale werkzaamheden, zoals het onderhoud aan wegen en afvalinzameling. Waar mogelijk wordt de samenleving betrokken bij het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van het beleid.
Projectcommunicatie richt zich op communicatie over (kortlopende) projecten. Het doel is het vergroten van draagvlak van de verschillende doelgroepen (intern en extern) en betrokken partijen voor het project, qua inhoud, aanpak en gewenst resultaat. Bij projecten speelt participatie een belangrijke rol. Daarom is het van belang om Bestuursondersteuning & Communicatie bij de start van een project te betrekken. Zo worden vroegtijdig goede keuzes gemaakt en zijn de juiste belanghebbenden op de juiste momenten en manieren betrokken.
Interne communicatie gaat over de communicatie richting alle medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie. Door de organisatie communicatiever te maken, sluit de dienstverlening van iedereen in de organisatie nog beter aan op de vraag. Interne communicatie draagt bij aan het verbinden van mensen en de versterking van de samenwerking, zodat de organisatie wendbaarder is. Het zichtbaar maken van resultaten en successen en de bijdrage die iedereen heeft aan de organisatie, dragen bij aan het werkgeluk. Hierbij is het belangrijk te werken aan een goede interne informatievoorziening voor het informeren, betrekken, enthousiasmeren, aansturen en binden van medewerkers. Integrale samenwerking en interne communicatie vormen de basis voor betrouwbare en tijdige externe communicatie.
Een crisis is een onverwachte gebeurtenis met grote impact op de continuïteit en reputatie van de organisatie, de omgeving en/of de maatschappij. Een crisis kan gaan om een fysieke of operationele crisis, of om een bestuurlijk, ethisch of financieel probleem.
Bij een crisis gaan we over op een andere werkwijze. De gemeentelijke crisisorganisatie wordt opgestart en de taakorganisatie Crisiscommunicatie heeft daar een rol in. Onze communicatieprofessionals zijn 24/7 bereikbaar volgens een rooster en zorgen bij calamiteiten voor snelle berichtgeving op de gemeentelijke website, sociale media, het verzenden van bewonersbrieven en perswoordvoering. Het team Bestuursondersteuning & Communicatie draait ook mee in de crisisorganisatie van de Veiligheidsregio Midden-Holland en is hier specifiek voor opgeleid.
De gemeenteraad moet als gekozen vertegenwoordiger van de inwoners zichtbaar, vindbaar en benaderbaar zijn. Zodat inwoners zich vertegenwoordigd voelen. Raadscommunicatie stelt de activiteiten van de gemeenteraad centraal. Het gaat er daarbij om informatie over vergaderingen, besluiten en andere activiteiten van de raad op een begrijpelijke manier te delen met de samenleving. Ook de verschillende mogelijkheden van het uitoefenen van invloed en contact met de raadsleden komen hierbij aan bod.
Het structureel communiceren naar de interne en externe doelgroepen op de arbeuidsmarkt en hun beïnvloeders. Met als doel het werven van nieuwe medewerkers. Maar ook het positief beïnvloeden van onze uitstraling als werkgever en het onderhouden van contact met huidige, toekomstige en oud-medewerkers. Dit doen wij via een aantal eigen kanalen, die specifiek zijn gericht op deze doelgroepen: een werkenbij-website met vacatures en Werken bij gemeente Alphen aan den Rijn socialmediakanalen. Arbeidsmarktcommunicatie vindt plaats in nauwe samenwerking met P&O.
Citymarketing omvat het promoten van onze gemeente. Het doel van citymarketing is een positief imago van de gemeente uit te dragen en meer bezoekers en toeristen naar onze gemeente te trekken. Alphen Marketing is hiervoor verantwoordelijk.
Door de toename van het aantal digitale en sociale mediakanalen en communicatieconcepten is een groeiende behoefte aan strategische afspraken op het gebied van online marketing ontstaan. Een grote groep van onze inwoners bevindt zich online. Daarom is het belangrijk onze digitale aanwezigheid verder te optimaliseren en via meerdere kanalen beschikbaar te zijn voor communicatie met onze inwoners (bijvoorbeeld sociale media en WhatsApp).
In de online strategie zien wij content als het middel om te voorzien in de behoefte van onze doelgroepen. Met onze content bouwen wij aan onze relatie met het publiek. Daarbij maken we gebruik van de overheidsbrede principes voor communicatie en dienstverlening.
Onze lokale media zijn een belangrijke bron van informatie voor onze inwoners. Wat zij in de media zien, horen en lezen, heeft invloed op hun beeld van de gemeente. Daarom moeten er onafhankelijke, lokale media zijn. We hechten daarom veel waarde aan een goede relatie met onze lokale pers. Openheid en transparantie staat hierin centraal.
Het mediabeleid is geactualiseerd (zie bijlage 5) en daarin zijn de aanbevelingen van het Rekenkameronderzoek meegenomen. Een aanbeveling van het Rekenkameronderzoek was ook het inrichten van een mediafonds om hiermee de kwaliteit van de lokale journalistiek en onderzoeksjournalistiek te versterken. Voor een mediafonds is extra geld nodig. Het is logisch om de besluitvorming hierover aan een nieuw college en nieuwe gemeenteraad over te laten.
Participatie houdt in het betrekken van inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners bij onze plannen, projecten en beleid. Hierdoor wordt draagvlak vergroot, ontstaat begrip voor keuzes en neemt de kans op goede besluiten toe. Vóór de zomer van 2021 wordt hiervoor een apart strategisch participatieplan opgesteld. We beperken ons in dit communicatiebeleidsplan tot de bijdrage van Bestuursondersteuning en communicatie aan het programma Participatie. De rol van communicatie in een participatieproces is communiceren over proces en adviseren over de vormen die geschikt zijn voor participatie. Want goede communicatie leidt tot beter contact, beter draagvlak en betere samenwerking.
De huidige samenleving vraagt meer en meer om verbinding; tussen inwoners maar ook tussen inwoners en de overheid. De uitdaging voor de gemeente is om samen met inwoners plannen voor de omgeving te maken en uit te voeren. Goede communicatie vervult daarbij een sleutelrol.
Bijlage 2 | Verantwoordelijkheden
De in het hoofddocument omschreven ambitie is een gemeentebrede ambitie, niet alleen voor team Bestuursondersteuning & Communicatie:
Wij zijn een betrouwbare, toegankelijke en herkenbare gemeente. We communiceren open, tijdig en helder over wat we doen en waarom we dit doen. We nemen de beleefwereld van onze medewerkers, inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners als uitgangspunt en sluiten aan bij hun communicatiebehoeften en -voorkeuren. Daar waar het kan door participatie en samenwerking.
We zijn als organisatie ook gezamenlijk verantwoordelijk voor de realisatie ervan. Elk contact met onze inwoners en alle middelen waarmee we communiceren dragen deze ambitie uit. Iedereen in de organisatie speelt een rol in communicatie. De vakafdelingen, de publiekscontacten, de buitendienst en Rijnvicus. Daarbij hebben sommige functies in ons functiehuis ook een specifieke taak in communicatie. Van elke medewerker wordt een breng- en haalplicht rond informatie verwacht. De portefeuillehouder Communicatie (wethouder Gert-Jan Schotanus) is bestuurlijk eindverantwoordelijk voor communicatie.
Functies met communicatietaken
Veel functies uit ons functiehuis hebben een communicatie-element in de functieomschrijving:
Functies adviseuren medewerker (uit ons functiehuis)
Draagt zorg voor voorlichting en communicatie rondom de ontwikkeling en uitvoering van plannen, projecten en programma’s.
Programmamanagers(uit ons functiehuis)
Draagt zorg voor de informatievoorziening vanuit het programma en voor de afstemming van de interne en externe communicatie met belanghebbenden (ditzelfde geldt voor projectleiders).
Ook als het niet in de functieomschrijving staat, leveren medewerkers en organisatieonderdelen een belangrijke bijdrage aan onze gemeentelijke communicatie. Bijvoorbeeld teams die veel klantcontact hebben. Zij zijn enerzijds het eerste contactpunt van inwoners met de gemeente (signaleren, halen van informatie) en anderzijds een belangrijk visitekaartje (brengen van informatie). Denk hierbij vooral aan de teams van het klantcontactcentrum (KCC), Burgerzaken en de buitendienst. Maar ook management en directie en ondernemingsraad.
Op bestuurlijk niveau communiceren ook de gemeenteraad en het college met onze inwoners. De raad over besluitvorming, vergaderingen en raadsactiviteiten. Het college is zelf actief op (social) media en bij activiteiten, daar communiceert het persoonlijk over de portefeuilles. De raad en het college worden hierin ondersteund door de adviseurs van Bestuursondersteuning & Communicatie. Behalve als het gaat om politieke communicatie. Dat is de verantwoordelijkheid van de fracties zelf.
Team Bestuursondersteuning & Communicatie is leidend als het gaat om de communicatiestrategie en inzet van middelen. Zo dragen wij bij aan het integraal werken. De inhoud komt van de vakafdeling, de juiste vorm, toon en timing vanuit team Bestuursondersteuning & Communicatie.
Team Communicatie is bij ieder relevant en groot project/beleidstraject betrokken door een advies uit te brengen waarin staat wat er moet gebeuren en wat er nodig is qua geld en capaciteit (kan het team zelf capaciteit leveren of moet het team extern inhuren?). Op deze manier zorgen we ervoor dat we de gezamenlijke ambitie op het gebied van communicatie ook kunnen realiseren.
Hieronder omschrijven wij wat we als team te bieden hebben. Ook geven we aan wat altijd via team Bestuursondersteuning & Communicatie moet verlopen. Tot slot geven we aan wat ons team niet levert en waarvoor de teams zelf verantwoordelijk zijn.
Bestuurscommunicatie: vertelt waarom het besluit is genomen en wat de argumenten zijn
Publiekscommunicatie: vertelt wat er gebeurt en welke gevolgen dit heeft voor de inwoners.
Altijd via of in samenspraak met Bestuursondersteuning & Communicatiewoordvoering en persvoorlichting
Bijlage 3 | Pers en mediabeleid
Onze lokale media zijn een belangrijke bron van informatie voor onze inwoners. Wat zij in de media zien, horen en lezen, heeft invloed op hun beeld van de gemeente. Het pers- en mediabeleid van de gemeente heeft een aantal verschillende doelen en kent een aantal basisprincipes.
De gemeente voert een actief, open en doelgericht pers- en mediabeleid. Doelstellingen hiervan zijn:
Het pers- en mediabeleid is gebaseerd op een aantal basisprincipes:
Specifieke verantwoordelijkheid
Communicatie is een integrale verantwoordelijkheid. De hele organisatie moet communicatievaardig zijn. Communicatie met de pers is een specifieke taak van bestuurscommunicatie. Zij coördineren en regisseren het contact met de media. Dat betekent overigens niet dat ambtenaren, laat staan bestuurders, nooit met de pers praten, maar het contact loopt bij voorkeur via de bestuurscommunicatieadviseurs. Journalisten die de gemeente bellen, komen daar binnen. Na een inhoudelijke voorbereiding kan de portefeuillehouder of iemand van de vakafdeling de vragen beantwoorden. De bestuurder voert het woord over politiekgevoelige en beleidsmatige zaken.
Wederkerigheid (wederzijds belang)
De gemeente en de media dienen beide het belang van de burger. Alleen hun vertrekpunt is anders. De media volgen het overheidsbeleid kritisch en wegen de positieve en negatieve gevolgen daarvan. Gemeente en media hebben elkaar nodig.
We geven alleen informatie die een journalist kan en mag gebruiken. Met andere woorden: we geven geen informatie ‘off-the-record’.
Bij fouten in de berichtgeving nemen we contact op met de betrokken journalist om mogelijke onduidelijkheden weg te nemen. Ingezonden brieven of brieven gericht aan de redactie hebben vaak een averechts resultaat en zijn dus te vermijden.
We sturen geen nieuwsberichten of persberichten actief naar de media. De media kan ons nieuws zelf van de gemeentelijke kanalen halen. Nieuwsberichten zijn neutraal, feitelijk, nuchter en zakelijk en bevatten alleen citaten van een bestuurder, niet van een ambtenaar. Nieuwsberichten worden geschreven door medewerkers van team Bestuursondersteuning en Communicatie op basis van de input van vakambtenaren.
Tijdens de vaste persgesprekken, die iedere dinsdag na de collegevergadering plaatsvinden, geeft de portefeuillehouder (wethouder) een mondelinge toelichting op de collegebesluiten, aangevuld met overige mededelingen uit de portefeuilles. Ook kan de pers andere vragen stellen tijdens het persgesprek. Het is een vast moment voor contact tussen pers en gemeente. Aparte persgesprekken buiten dit vaste persgesprek om, worden zoveel mogelijk vermeden. Bestuurscommunicatie selecteert de onderwerpen voor het persgesprek. Tijdens de collegevergadering wordt dit voorstel besproken.
Journalisten van diverse media stellen zelf dagelijks vragen over diverse onderwerpen aan de bestuurscommunicatieadviseurs. Deze vragen worden meestal dezelfde dag nog beantwoord. De vragen worden eerst uitgezet bij de vakambtenaar. Op basis van de input wordt een antwoord geformuleerd door de bestuurscommunicatieadviseur en naar de pers gestuurd. Bij politiek gevoelige dossiers stemt de woordvoerder de reactie af met de bestuurder. Ons beleid is dat we altijd reageren op vragen van de pers volgens de bovengenoemde basisprincipes.
Als de deadline van de journalist niet haalbaar is, dan geeft de bestuurscommunicatieadviseur aan de journalist door dat de vragen op een later tijdstip worden beantwoord. Bijvoorbeeld bij afwezigheid van de vakambtenaar en/of verantwoordelijk portefeuillehouder.
Om ervoor te zorgen dat journalisten goed voorbereid het persgesprek bijwonen en relevante vragen kunnen stellen, krijgen zij vooraf de vastgestelde collegestukken onder embargo tot het persgesprek toegestuurd. Dit betekent dat zij de informatie vóór het persgesprek nog niet mogen publiceren.
Verzoeken om interviews komen binnen bij bestuurscommunicatie. Maar de bestuurscommunicatieadviseurs kunnen de pers ook zelf actief benaderen voor het aanbieden van een interview met een collegelid en/of een medewerker van een vakafdeling. Bestuurscommunicatie adviseert over de inzet van dit middel en is aanwezig bij alle gesprekken met de pers.
De Newroom is een fysieke, in coronatijd online, plek binnen de organisatie. Hier monitoren we continu wat er over de organisatie wordt gezegd. Zodat we daar snel op kunnen reageren. In de Newsroom werken diverse disciplines samen (publiekscommunicatie, woordvoering en omgevingsanalyse). Het doel is de ‘slagkracht’ van publieks- en persvoorlichting zowel on- als offline te vergroten. De Newsroom monitort het nieuws gedurende de dag, levert dagelijks de TamTam op, maakt issue- en omgevingsanalyses en reputatieanalyses voor bestuurders.
Bijlage 4 | Betrokkenheidsprofielen
De gemeente Alphen aan den Rijn heeft een betrokkenheidsanalyse uitgevoerd waarin is gekeken uit welke inwonersprofielen de gemeente bestaat. Dit segmentatiemodel onderscheidt acht typen burgers die van elkaar verschillen in participatievoorkeuren en vertrouwen in de overheid. Van deze groepen zijn ook achtergrondkenmerken zoals leeftijd, welvaart en opleidingsniveau bekend.
De betrokkenheidsprofielen zijn online te raadplegen voor medewerkers van de gemeente. Doordat in deze omgeving zowel de hele gemeente als de samenstelling van inwoners per wijk te zien is biedt dit middel strategische handvatten om voor ieder gebied een passende participatieaanpak te bepalen.
Bijlage 5 | Communicatiemiddelen en kanalen
3,5 miljoen pagina’s geraadpleegd tijdens 1.016.413 bezoeken door 523.429 bezoekers.
Rijnvicus heeft een eigen doelgroep, eigen huisstijl en daarmee ook eigen communicatiemiddelen. De belangrijkste daarvan zijn www.rijnvicus.nl en LinkedIn.