Organisatie | Westland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer (Besluit informatiebeheer griffie en raadsorganen gemeente Westland 2018) |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer griffie en raadsorganen gemeente Westland 2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR372718/1
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
28-10-2021 | nieuwe regeling | 12-06-2018 | 17-0190685 |
In dit besluit wordt verstaan onder:
griffie: bureau van de griffier of zijn ambt dat als beheereenheid zorgdraagt voor de procesgebonden informatiestromen van de raad en zijn commissies, de organisatie van de vergaderingen en bijeenkomsten, de advisering over procedures en raadsinstrumenten en zijnde het aanspreekpunt voor en naar de raad;
informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de griffie ofwel gegevens met betekenis opgemaakt of ontvangen in de goede vorm;
informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;
Hoofdstuk II. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
KIDO zal als kwaliteitsinstrument gehanteerd worden waarbij alle van belang zijnde aspecten voor een goed informatiebeheer worden gewaarborgd.
Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:
het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;
Indien de griffier op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met cluster Bedrijfsvoering taakveld DIV, waarna DIV zorgt voor afstemming met de archivaris.
Artikel 10 Beheervoorschriften voor overgebrachte informatie
Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt de archivaris voorschriften op.
Artikel 11 Toezicht op het beheer van informatie
De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de informatie geschiedt overeenkomstig de wettelijke vereisten en voorschriften. De archivaris is conform artikel 32.2 van de wet en de Archiefverordening Westland 2015 belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van informatie die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Artikel 12 Verslag over het toezicht op het beheer van informatie
De archivaris brengt periodiek, eenmaal per jaar, verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem of namens hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats en de uitoefening van het toezicht met betrekking tot de informatie van de griffie en de raadsorganen.
Hoofdstuk III. Archiefbewaarplaats en Archiefruimte
Artikel 13 Archiefbewaarplaats (voor analoge informatie)
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is gevestigd op de tweede verdieping in het gemeentehuis aan de Verdilaan in Naaldwijk.
Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Westland op 12 juni 2018.
De secretaris,
A.C. Spindler
De burgemeester,
A.M.A. van Ardenne- van der Hoeven
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Dit is uitgewerkt in de Archiefverordening gemeente Westland 2015. Het onderhavige besluit geeft een nadere invulling van artikel 8 van de Archiefverordening.
Als gevolg van de wijziging van de Gemeentewet als uitvloeisel van de Wet dualisering gemeente-bestuur is voor de gemeenteraad de inrichting van een eigen informatiebeheer noodzakelijk.
Dit besluit is een regeling aangaande het beheer van informatie vanuit de raad en zijn com-missies, waaraan de griffie ambtelijke ondersteuning biedt, opdat deze in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en gehouden conform artikel 3 van de vigerende Archiefwet.
Deze regeling volgt overigens het Besluit Informatiebeheer 2017 zoals op 9 mei 2017 door het college vastgesteld.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de wet. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Hoofdstuk I: Begripsbepalingen
Archiefruimte: hieronder worden ook verstaan de voorzieningen voor de opslag en bewaring
van digitale informatie, waaronder een serverruimte.
Authenticeren: hierbij moet gedacht worden aan een (digitale) ondertekening of handtekening eventueel in combinatie met een paraaf, stempel, waarmerk of ander kenmerk.
De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in artikel 4, derde lid onder d.
Griffie: de raadsorganen (gemeenteraad, de vaste raadscommmissies en de rekenkamercom-missie e.d.) worden bij hun werk ondersteund door een secretariaat. Dit secretariaat ook wel griffie genoemd, verzorgt de secretariële, procesmatige en inhoudelijke ondersteuning van de raadsleden. De medewerkers bereiden de besluitvorming voor en zorgen voor de informatievoorziening. Verder verzorgt de griffie de communicatie over de besluitvorming en het werk van de raad.
Griffier: aan het hoofd van de griffie staat de ‘raadssecretaris’, beter bekend als de griffier.
Informatie: in dit Besluit Informatiebeheer wordt de term ‘informatie’ gebruikt in plaats van het begrip ‘archiefbescheiden’. Informatie is te omschrijven als het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. De begrippen ‘archiefbescheiden’ en ‘informatie’ worden in het kader van dit besluit als synoniem beschouwd. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip ‘archiefbescheiden’ opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die (in dit geval) de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werkingssfeer van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.
Informatiebeheer: de definitie van dit begrip wordt begrensd tot daar waar de verantwoordelijkheid van het hoofd van het organisatieonderdeel ophoudt. Dit is het geval op het moment dat informatie naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht, dan wel tot het moment dat de informatie krachtens de wet- en regelgeving vernietigd wordt.
Hoofdstuk II: De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit 1995 van kracht geworden, die tot doel heeft het waardering- en selectiebeleid te moderniseren. Om effectief te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van het informatiebeheer moet bij waardering van informatie niet alleen met bewaartermijnen rekening worden gehouden. Ook vraagstukken van informatie- beveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen moeten bij de afweging worden betrokken.
Hiertoe dient een zogenoemd Strategisch Informatie Overleg (SIO) te worden ingesteld. Zie voor een toelichting de Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden, uitgebracht in februari 2015 in opdracht van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van Interprovinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten en Unie van Waterschappen en met steun van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW).
In het Strategisch Informatie Overleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd.
Voor zaken aangaande de archieven van de griffie zal de griffier aansluiten bij het door het college ingestelde Strategisch Informatie Overleg bij onderwerpen die voor de griffie van toepassing zijn.
Artikel 16 van de regeling bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders een kwaliteitssysteem toepast waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd waaraan het informatiebeheer moet voldoen. De gemeente Westland hanteert hiervoor de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer decentrale overheden (KIDO). Voor het informatiebeheer van de griffie wordt dit kwaliteitssysteem toegepast.
Artikel 4, eerste en tweede lid
De griffier is de functionaris die is belast met de algehele dagelijkse leiding van de griffie.
Het tweede lid is opgenomen om de bewijswaarde van informatie te onderstrepen.
Misschien ten overvloede wordt opgemerkt dat het hier alleen om een beschrijving gaat van de bevoegdheidsverdeling door middel van (onder)mandaten. De (onder)mandatering zelf gebeurt in afzonderlijke besluiten.
Voorbeelden zijn verantwoordelijkheden op het terrein van postbehandeling, dynamisch en semi-statisch archiefbeheer, vernietiging, overbrenging, en beheer van de archiefruimte.
Voorbeelden zijn: een postbehandelingsprocedure inclusief een e-mailprocedure; een archiefprocedure inclusief procedure voor de vernietiging of overbrenging van informatie; een procedure voor het beheer van de archiefruimte; procedures voor het beheer van digitale informatie waaronder een procedure voor de conversie en migratie van informatie; een procedure voor het beheer van informatie in ketenprocessen.
Omdat de informatie nog zowel digitaal of analoog is, is het nodig om de opslag om een archiefruimte voor fysieke en analoge informatie aan te wijzen voor de bewaring.
Als zaken/processen zijn afgesloten komt de informatie terecht in de digitale archiefruimte (digitale bewaarplaats), de Records Management Applicatie. Na overdracht komt de informatie terecht in het e-depot.
Als zaken/processen zijn afgesloten wordt de informatie overgebracht naar de daartoe aangewezen archiefruimte. Na overdracht komt de analoge informatie terecht in het archiefdepot in de archiefbewaarplaats.
Informatie dient op zaak- of procesniveau (dossierniveau) in het overzicht opgenomen te worden.
In het systematische overzicht worden ook alle (bedrijfs-)systemen opgenomen waarmee en waarin informatie, ongeacht de vorm, wordt beheerd. Overzichten worden bijgehouden op basis van en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema zoals wettelijk voorgeschreven in artikel 19 van de regeling. Hiervoor wordt de Toegangsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) voor gebruikt. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van het Documentair Informatie Structuurplan (DSP) en de Zaaktypencatalogus ( ZTC).
Dit overzicht vormt de essentie van het kwaliteitssysteem zoals bedoeld in artikel 3 in die zin dat uit toetsing van de eisen blijkt in hoeverre daaraan niet voldaan wordt en welke maatregelen getroffen moeten worden.
Om te voorkomen dat de griffie een eigen koers uitzet voor de uitvoering van het informatiebeheer die niet strookt met of niet aansluit bij de uitgezette lijn voor de organisatie (de gemeente Westland) dient de griffier bij de uitvoering van informatiebeheertaken de gemaakte afspraken te volgen.
Om dezelfde reden als in het vorige lid aangegeven dient de griffier de reeds opgestelde procedures op het gebied van informatiebeheer te volgen. In overleg met en instemming van cluster Bedrijfsvoering kunnen nieuwe procedures worden opgesteld of bestaande procedures worden gewijzigd.
Onderdeel van de afstemming en instemming met cluster Bedrijfsvoering taakveld DIV, betreft het geven van advies over en het leveren van generieke informatie, te gebruiken bij het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie van de griffie.
Deze bepaling beoogt te garanderen dat de archieven van de griffie de authentieke dan wel geauthenticeerde informatie omvatten. Informatie kan rechtskracht ontlenen aan het feit dat deze authentiek dan wel geauthenticeerd is en deel uitmaakt van een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze authenticiteitskenmerken, kopieën in principe niet. Zie voor een toelichting op het begrip ‘vervanging’ de toelichting bij artikel 7, lid 1, onder a.
Van informatie die wordt verzonden wordt een geauthenticeerde kopie opgemaakt.
Authenticatie van een kopie van een verzonden document maakt dit tot formeel archiefexemplaar, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin een document beschikbaar is.
Voorbeelden zijn, naast de Archiefwet 1995, de Wet openbaarheid van bestuur, de Algemene verordening gegevensbescherming, de Auteurswet, en NEN-ISO-normen.
Met ‘tijdig’ wordt bedoeld zodanig vroeg in het desbetreffende proces dat de archivaris daadwerkelijk invloed kan uitoefenen gelet op zijn expertise.
Artikel 6, eerste lid, onder b
Hiermee worden systemen in enge zin bedoeld: de technische voorzieningen (hard- en software) en de wijze waarop deze worden ingericht, inclusief voorschriften voor onderhoud en gebruik. Voorbeelden zijn vakapplicaties, een document management systeem (DMS) of een records management applicatie (RMA).
Artikel 7, eerste lid, onder a
Wanneer informatie op een andere drager wordt overgezet (bijvoorbeeld door een reproductie te maken) met de bedoeling om het origineel te vernietigen en het nieuwe exemplaar de status van origineel te verlenen (authenticiteit), is sprake van vervanging (substitutie).
Artikel 7, eerste lid, onder b
Wanneer informatie in eigendom wordt overgedragen aan een andere rechtspersoon of natuurlijke persoon is sprake van vervreemding. Overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel is geen vervreemding omdat de informatie binnen dezelfde rechtspersoon (de gemeente) blijft.
Artikel 7, eerste lid, onder c
Archiefruimten zijn ruimten waar de blijvend te bewaren analoge informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht.
Voor de te bewaren (nog niet openbare) archieven is de archiefbewaarplaats van het gemeentekantoor aan de Verdilaan aangewezen als archiefruimte. Voor de vernietigbare archieven is het quarantaine-depot (gelegen naast deze archiefbewaarplaats) de archiefruimte.
Digitale afgehandelde informatie moet totdat deze wordt overgebracht eveneens duurzaam, geordend en toegankelijk worden gearchiveerd. Daartoe dienen DMS en RMA systemen zoals bedoeld in artikel 6 onder c. Ook de op termijn te vernietigen informatie dient duurzaam, geordend en toegankelijk te worden gearchiveerd gedurende de voorgeschreven bewaartermijn. Voor de archivering van deze informatie kunnen minder zware eisen worden gehanteerd omdat geen rekening behoeft te worden gehouden met toekomstige overbrenging. Wel moeten duurzaamheid, logische ordening en toegankelijkheid van de informatie gegarandeerd zijn conform de wettelijke eisen.
Artikel 7, eerste lid, onder d
De overdracht van informatie vindt hier niet plaats van de griffie naar een ander organisatie-onderdeel intern, maar naar een externe partij. De informatie is daar, bij de externe partij, nodig voor de uitvoering van de desbetreffende taak.
Vernietigen is het daadwerkelijk te niet doen van de authentieke of geauthenticeerde informatie, zodanig dat de informatie niet meer gereconstrueerd kan worden.
Bedoeld overleg is nodig om de daadwerkelijke overbrenging terdege voor te kunnen bereiden, hetgeen samenwerking vereist. Informatie dient in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht. Bij overbrenging gaat de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie over naar de archivaris. Na overbrenging wordt de informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Zo nodig stelt de griffier bij overbrenging beperkingen aan de openbaarheid, na advies van de archivaris.
Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats of na opneming van informatie in de archiefbewaarplaats wordt informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Voorschriften voor het beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats richten zich niet alleen op het eigenlijke beheer, maar ook op de beschikbaarstelling en het gebruik van de informatie, zoals een bezoekersreglement.
Voor de te bewaren (nog niet openbare) archieven is de archiefbewaarplaats van het gemeentehuis aan de Verdilaan aangewezen als archiefruimte. Voor de vernietigbare archieven is het quarantaine-depot (gelegen naast deze archiefbewaarplaats) de archiefruimte.