Instructie voor de griffier van de gemeente Oisterwijk 2021

Artikel 1 – Algemeen

1. De griffier is de eerste adviseur van de raad en draagt zorg voor een doelmatige advisering (gevraagd en ongevraagd) en ondersteuning van de raad, de raadsvoorzitter, de raadsleden en commissieleden, de fracties, door de raad ingestelde commissies en werkgroepen.

2. De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van de besluitvorming door de raad.

3. De griffier adviseert de raad op het gebied van strategische positionering en werkwijze van de raad en besluitvormingsprocessen.

4. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raads- en commissieleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming en een goed functioneren van de raad.

5. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces en spreekt de betrokkenen hierop aan.

6. De griffier vormt de verbinding tussen de raad(sleden) en de griffie, de gemeentelijke organisatie, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester.

7. De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies op het gebied van integriteit aan raads- en commissieleden.

8. De griffier voert de werkzaamheden uit die aan de griffier worden opgedragen in de Gemeentewet en in overige gemeentelijke verordeningen.

Artikel 2 – Ondersteuning en informatievoorziening

1. De griffier draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat aan de leden van de raad de informatie wordt verstrekt die zij nodig hebben.

2. De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad bijstand krijgen bij het gebruik van instrumenten, zoals moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties en dergelijke.

Artikel 3 – Vergaderingen

1. De griffier draagt, in samenwerking met de ambtelijke organisatie, zorg voor de procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van bijeenkomsten van de raad en van door de raad ingestelde commissies en werkgroepen.

2. De griffier ondersteunt en adviseert bij het opstellen van de termijnagenda van de raad en de voorlopige agenda’s van de bijeenkomsten van de raad en commissies.

3. De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van door de raad ingestelde commissies en werkgroepen ter zijde bij een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergadering, dit geldt voor elke vergadering van de raad, dan wel van een commissie, werkgroep of andere bijeenkomst van de raad.

4. De griffier is aanwezig bij de bijeenkomsten van de raad, door de raad ingestelde commissies, presidium, agendacommissie, overleg van fractievoorzitters en door de raad ingestelde werkgroepen. Bij afwezigheid van de griffier zorgt de griffier voor vervanging.

Artikel 4 - Bestuurlijk en ambtelijk overleg

1. De griffier heeft minimaal twee keer per jaar overleg met de werkgeverscommissie

2. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de voorzitter van de raad en de gemeentesecretaris (driehoeksoverleg) en daarnaast bilateraal

3. De griffier regelt het overleg van de raad, dan wel een afvaardiging, met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening

4. De griffier onderhoudt contacten en netwerken met andere griffiers en overige externe partners in het kader van regionale samenwerking

5. Op verzoek van de raad representeert de griffier de raad bij externe overlegsituaties.

Artikel 5 – Rekenkamercommissie en Onderzoekscommissie

1. De griffier benoemt de ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie in overleg met de rekenkamercommissie.

2. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

3. De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet.

Artikel 6 – Externe communicatie

1. De griffier is verantwoordelijk voor de externe communicatie van de raad, waaronder de publicatie van de agenda’s en verslagen van vergadering van de raad en de raadscommissies.

2. De griffier verstrekt informatie aan burgers over de werkwijze van de raad en de mogelijkheden om contact te leggen met de raad, in het bijzonder voor inspraak, referendum en burgerinitiatief.

3. De griffier draagt zorg voor de organisatie van bijeenkomsten en hoorzittingen die de raad nodig acht.

Artikel 7 – Leidinggevende rol griffier

1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft leiding aan de medewerkers van de griffie.

2. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitoefenen.

3. De griffier rapporteert aan de raad over de activiteiten van de griffie en de uitvoering daarvan.

4. De griffier is budgethouder en bewaakt de budgetten van de raad en de griffie. De budgetten van de raad en griffie zijn onderdeel van de programmabegroting en worden als zodanig door de raad vastgesteld. De jaarlijkse rapportering aan de raad vindt plaats als onderdeel van de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening.

Artikel 8 – Verhindering en vervanging

1. De griffier kan een of meer taken laten uitvoeren door medewerkers, die werkzaam zijn op de griffie.

2. De raad wijst één of meer plaatsvervangend griffier(s) aan, die de griffier bij afwezigheid vervangt of vervangen.

3. Indien de griffier meer dan 5 dagen verhinderd is het ambt te vervullen, wordt daarvan tijdig mededeling gedaan aan de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 9 – Slotbepalingen

1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

2. Deze instructie kan worden aangehaald als “Instructie voor de griffier van de gemeente Oisterwijk 2021”.

3. De “Instructie voor de griffier van de gemeente Oisterwijk”, door de raad vastgesteld op 6 februari 2014, vervalt.

4. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling daarvan door de raad.