Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leiderdorp

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administratie:

  Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Leiderdorp en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  financiële administratie:

  Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en samenvoegen van (financiële) gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Leiderdorp, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • •

    de financieel-economische positie;

  • •

    het financiële beheer;

  • •

    de onderverdeling van de budgetten in de begroting;

  • •

    de herzieningen van de begroting d.m.v. begrotingswijzigingen;

  • •

    het afwikkelen van vorderingen en schulden, alsmede

  • •

    tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover bij de jaarrekening.

• c.

  financieel beleid:

  De wijze waarop middelen ter beschikking komen en ter beschikking gekomen middelen worden gebruikt om de gemeentelijke doelstellingen te bereiken.

• d.

  financieel beheer:

  Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Leiderdorp.

• e.

  rechtmatigheid:

  Het in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving, waaronder verordeningen en raads- en collegebesluiten.

• f.

  doelmatigheid:

  De mate waarin de gemeente erin slaagt prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen te realiseren.

• g.

  doeltreffendheid:

  De mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.

Artikel 2 Planning en Controlcyclus

De planning en controlproducten worden door het college aan de raad aangeboden ter besluitvorming, dan wel ter kennisneming. Het college biedt de stukken steeds tijdig aan doch uiterlijk voor de raad:

• a.

  voor het zomerreces, de bestuursrapportage tot en met april;

• b.

  vóór 15 juli, de jaarstukken van het voorgaande jaar;

• c.

  voor het zomerreces, de financiële kadernota;

• d.

  voor de behandeling van de programmabegroting, de bestuursrapportage tot en met augustus;

• e.

  vóór 15 november, de programmabegroting voor het daarop volgende jaar met meerjarenraming.

Artikel 3 Programma-indeling

• a.

  De raad stelt de programma-indeling vast.

• b.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid en het afleggen van verantwoording daarover.

Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken

• a.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting worden van alle investeringsvoornemens het benodigde investeringskrediet weergegeven;

• b.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.

Artikel 5 Financiële kadernota

Het college biedt de raad een nota aan met een voorstel over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad geeft aan de hand van dit voorstel vóór het zomerreces de kaders aan voor het college voor het opstellen van de begroting van het komende jaar en de bijbehorende meerjarenraming.

Artikel 6 Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• a.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting het totaal van baten en lasten per programma, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en de overhead, vennootschapsbelasting en onvoorzien.

• b.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

• c.

  Bij de behandeling in de raad van de hierna in artikel 7 beschreven bestuursrapportage kan het college voorstellen doen voor wijziging van de door de raad geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

• d.

  Begrotingswijzigingen van reserves of tussen programmabudgetten vanaf € 15.000 worden vooraf en met een toelichting aan de raad ter vaststelling aangeboden. Wijzigingen tot € 15.000 worden achteraf door middel van een begrotingswijziging aan de raad ter vaststelling voorgelegd.

• e.

  Investeringen waarvoor geen dekking in de programmabudgetten is opgenomen en waarvan de jaarlijkse kapitaallasten (rente + afschrijving) niet meer bedragen dan € 15.000 worden achteraf door middel van een begrotingswijziging aan de raad ter vaststelling aangeboden.

Artikel 7 Bestuursrapportage en GIG

• a.

  Het college informeert de raad door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier en acht maanden van het begrotingsjaar.

• b.

  De bestuursrapportage gaat per (sub)programma in op de vastgestelde doelen, activiteiten en budgetten.

• c.

  In de bestuursrapportage wordt gerapporteerd op relevante afwijkingen op de onder b. genoemde onderdelen met als aanvulling ook de overschrijdingen (afwijkingen) op de kredieten.

• d.

  Het college informeert de raad twee maal per jaar over de financiële ontwikkeling en voortgang van de gemeentelijke grondexploitatie. Dit gebeurt door middel van:

  • •

    De Gemeentelijke Integrale Grondexploitatie (GIG). In de GIG worden met peildatum 1 januari alle grondexploitaties opnieuw doorgerekend. De GIG wordt in het 2e kwartaal door het college ter vaststelling aangeboden aan de raad.

  • •

    De voortgangsrapportage GIG als onderdeel van de bestuursrapportage over de eerste acht maanden. In de voortgangsrapportage GIG wordt gerapporteerd over de voortgang ten opzichte van de GIG per 1 januari. De belangrijkste financiële mutaties worden inzichtelijk gemaakt. De voortgangsrapportage GIG wordt jaarlijks geagendeerd in de 1e raadsvergadering na de begrotingsraad.

Artikel 8 Informatieplicht leningen, waarborgen en garanties

Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld binnen 4 weken zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen van het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.000.

Artikel 9 Waardering en afschrijving vaste activa

• a.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een economisch of een maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden geactiveerd.

• b.

  Kosten van geldleningen, het saldo van agio en disagio en activa met verkrijgingprijs van minder dan € 5.000, uitgezonderd gronden en terreinen, worden niet geactiveerd,.

• c.

  Gronden en terreinen worden geactiveerd, maar er wordt niet op afgeschreven.

• d.

  Vaste activa worden lineair afgeschreven. De afschrijving start in het jaar volgend op het jaar waarin het object in gebruik wordt genomen.

• e.

  De maximale afschrijvingstermijn mag niet langer zijn dan de verwachte levensduur. De volgende termijnen worden gehanteerd:

   

  Omschrijving activa	Maximale afschrijvingstermijn
  Civiel technische kunstwerken Rioleringen Wegen en waterwegen Nieuwbouw gebouwen Nieuwbouw sporthal	50 jaar
  Nieuwbouw onderwijs	40 jaar
  Onderlaag kunstgras sportvelden	30 jaar
  Renovatie / groot onderhoud (onderwijs)gebouwen Houten bruggen Openbare verlichting Verkeersvoorzieningen	25 jaar
  Tijdelijke voorzieningen gebouwen Beveiligingsinstallaties gebouwen Straatmeubilair Verkeersregelinstallaties (VRI) Sporttechnische laag kunstgras sportvelden	20 jaar
  Huisvesting milieustraat Technische installaties (verwarming, klimaat, licht, liften) Onderwijs- en kantoormeubilair Afvalbakken en containers Verkeersregelautomaten (VRA) Toplaag kunstgras sportvelden Aanleg gras en hekwerken sportvelden Speelvoorzieningen Bijdragen aan activa in eigendom van derden	15 jaar
  Ondergrondse afvalcontainers Onderwijsleerpakket (OLP) Gladheidsbestrijding verkeer Voertuigen	10 jaar
  Automatisering Kantoor- en telecommunicatieapparatuur Beregeningsinstallatie sportvelden Kosten van onderzoek en ontwikkeling	5 jaar

• f.

  Aan (lopende) investeringen en grondexploitaties wordt aan het begin van ieder boekjaar rente over de boekwaarde per 1 januari toegerekend. Rente op lopende investeringen komt ten laste van de rekening van baten en lasten en wordt niet geactiveerd.

Artikel 10 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd. De omvang van deze voorziening wordt berekend op basis van een percentage over de openstaande vorderingen. Het college stelt dit percentage vast.

Artikel 11 Reserves en voorzieningen

• a.

  Reserves en voorzieningen worden ingesteld en opgeheven met een raadsbesluit.

• b.

  Bij een voorstel voor de instelling van een reserve of voorziening wordt minimaal aangegeven:

  • •

    het specifieke doel;

  • •

    de voeding van de reserve of voorziening waarbij wordt vermeld of exploitatiesaldi bij de jaarafsluiting verrekend mogen worden;

  • •

    de maximale hoogte of het signaalbedrag;

  • •

    de looptijd indien van toepassing.

• c.

  De toevoeging aan en aanwending van reserves wordt via de begroting resp. begrotingswijziging vooraf door de raad vastgesteld;

• d.

  De toevoeging aan voorzieningen komen ten laste van het programma waarop de voorziening betrekking heeft. Bestedingen worden rechtstreeks ten laste van de voorziening geboekt.

• e.

  Bij daartoe door de raad aangewezen reserves worden positieve en negatieve exploitatiesaldi bij de jaarafsluiting verrekend met deze reserves. Die mutaties zijn resultaatbepalend.

Artikel 12 Weerstandsvermogen

• a.

  De weerstandscapaciteit om negatieve gevolgen van optredende risico’s af te dekken zonder consequenties voor het bestaande voorzieningenniveau bestaat uit algemene reserves en de post onvoorzien.

• b.

  Het college draagt zorg voor het systematisch monitoren, inventariseren en kwantificeren van de risico’s die de gemeente loopt en het opstellen en actualiseren van beheersmaatregelen.

• c.

  De ratio weerstandsvermogen (verhouding tussen de geïnventariseerde risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit) is minimaal 1.0 = tenminste voldoende. Bij een ratio < 1.0 geeft het college aan welke maatregelen getroffen worden om die waarde weer op het gewenste niveau te krijgen.

• d.

  Voor het afdekken van specifieke risico’s vormt de gemeente bij voorkeur geen afzonderlijke bestemmingsreserves. Risico’s worden primair afgedekt door de algemene reserve en de reserve bouw- en grondexploitaties.

Artikel 13 Kostprijsberekening

• a.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Het college stelt daarvoor kostenverdeelsleutels vast.

• b.

  Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van heffingen, rechten en leges wordt uitgegaan van een aandeel in de overheadkosten ter grootte van de geraamde loonkosten die worden besteed aan de betreffende goederen, werken, diensten en heffingen gedeeld door het totaal van de loonkosten.

• c.

  In afwijking van het voorgaande lid wordt voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van de rioolheffing uitgegaan van een aandeel in de overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten die worden besteed aan het taakveld riolering gedeeld door het totaal van de directe kosten van de taakvelden.

• d.

  Bij het bepalen van de kostprijs worden naast de overhead ook de dotaties aan en onttrekkingen van voorzieningen van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en de Compensabele Btw (BCF) (voor zover van toepassing) bij de berekening betrokken.

Artikel 14 Rentetoerekening

• a.

  De interne rekenrente voor grondexploitatie en voor investeringen (omslagrente) wordt op de voorgeschreven wijze bepaald.

• b.

  Er wordt geen rente toegerekend aan de reserves, voorzieningen, en over vooruit ontvangen subsidies en opbrengsten.

Artikel 15 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, leges, rioolheffingen en afvalstoffenheffing/reinigingsrechten.

Artikel 16 Financiering en garanties

• a.

  Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor het bereiken van de volgende doelstellingen:

  • •

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • •

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • •

    het beperken van de kosten van leningen;

  • •

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• b.

  Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • •

    het uitzetten van overtollige geldmiddelen vindt plaats door storting in ’s Rijks schatkist of middels uitzetting bij decentrale overheden, waarbij er geen sprake is van een toezichthouder relatie tussen geldnemer en geldgever

  • •

    overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  • •

    derivaten zijn niet toegestaan;

  • •

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste drie prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • •

    overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

• c.

  Het college motiveert in zijn besluit het publieke belang bij het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties en bij het aangaan van financiële participaties en neemt daarbij de volgende richtlijnen in acht:

  • •

    de gemeente verstrekt uitsluitend leningen uit hoofde van de publieke taak als aantoonbaar vast staat dat de aanvrager geen lening van een financiële instelling kan verkrijgen.

  • •

    de gemeente verleent uitsluitend garanties uit hoofde van de publieke taak als aantoonbaar vast staat dat de aanvrager zonder die garantie geen lening van een financiële instelling kan verkrijgen.

  • •

    op beleidsvelden waar een waarborgfonds werkzaam is, verleent de gemeente uitsluitend garanties in aanvulling of als achtervang op garanties van dat waarborgfonds.

  • •

    de gemeente verleent geen garantie als de daarmee samenhangende risico’s onacceptabel zijn of als sprake is van staatssteun als bedoeld in artikel 87, eerste lid, van het EG-verdrag.

  • •

    de risico’s van een garantie worden als onacceptabel aangemerkt als naar het oordeel van het college verwacht wordt dat de aanvrager in redelijkheid niet zal kunnen voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de betreffende lening.

  • •

    het college bedingt indien mogelijk zekerheden ter beperking van de risico’s.

Artikel 17 Lokale heffingen

In de paragraaf Lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording in ieder geval op:

• •

  een overzicht van de lokale lastendruk in vergelijking met referentiegemeenten

Artikel 18 Weerstandsvermogen

In de paragraaf Weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het besluit Begroting en Verantwoording in ieder geval op:

• •

  een opsomming van de 10 risico’s met de grootste invloed op de exploitatie, inclusief een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen;

• •

  een uiteenzetting en berekening van de benodigde weerstandscapaciteit en het beschikbare weerstandsvermogen.

Artikel 19 Onderhoud kapitaalgoederen

• a.

  Bij begroting en jaarstukken neemt het college in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording in ieder geval op:

  • •

    de voortgang van het geplande onderhoud;

  • •

    het gewenste kwaliteitsniveau.

• b.

  Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaar ter vaststelling aan een:

  • •

    Rioleringsplan; het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen voor de komende 10 jaar.

  • •

    Beheersplan Integraal Beheer Openbare Ruimte; het plan geeft het kader voor het beoogde meerjarige onderhoudsniveau en vervangingsinvesteringen voor de komende 10 jaar.

  • •

    Meerjarig onderhoudsplan Accommodaties; het plan geeft het kader voor het beoogde meerjarige onderhoudsniveau voor de instandhouding van het vastgoed voor de komende 10 jaar.

Artikel 20 Financiering

In de paragraaf Financiering bij de begroting en jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording in ieder geval op:

• •

  de kasgeldlimiet;

• •

  de renterisiconorm.

Artikel 21 Bedrijfsvoering

In de paragraaf Bedrijfsvoering bij de begroting en jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording in ieder geval op:

• •

  de ontwikkeling van de loonkosten;

• •

  de kosten van inhuur derden.

Artikel 22 Verbonden partijen

Voor de verplichte paragraaf Verbonden partijen is geen regelgeving nodig als aanvulling op de regels uit het BBV.

Artikel 23 Grondbeleid

• a.

  In de paragraaf Grondbeleid bij de begroting en jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording in ieder geval op:

  • •

    de verwerving van gronden;

  • •

    de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten.

• b.

  Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota Grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:

  • •

    de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

  • •

    de uitgangspunten voor het opstellen van grondexploitaties, zoals winstneming, resultaatbestemming en prijsstelling van de verkoop van gronden.

Artikel 24 Administratie

• 1

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 25 Interne controle

• a.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• b.

  Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren)vorderingen, de opgenomen leningen en de (crediteuren)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen minimaal eenmaal in de vier jaar.

  Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 26 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 27 Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

Artikel 28 Inkoop en aanbesteding.

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Artikel 29 Inwerkingtreding

• a.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2018;

• b.

  Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Leiderdorp 2017” vastgesteld door de raad op 12 december 2016, de nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement 2016 én de nota Reserves en Voorzieningen 2016 vastgesteld op 9 mei 2016.

Artikel 30 Citeerartikel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening 2018”.