Organisatie | Reinigingsbedrijf Midden Nederland |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Beheerregeling Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland 2019 |
Citeertitel | Beheerregeling Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland 2019 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Beheerregeling Informatiebeheer |
Geen
https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR662588
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-06-2019 | Nieuwe regeling, vervang besluit informatiebeheer juni 2012 | 19-06-2019 Bekendmakingen gemeente Soest | V19-17 |
Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN);
Gelezen het voorstel van de directeur van 19 juni 2019;
gelet op artikel 1, eerste lid, van de Informatieverordening van de GR RMN 2019;
besluit vast te stellen de Beheerregeling Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland 2019
De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van informatie alsmede ten aanzien van de vervanging van informatie als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle informatie ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.
De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een specificatie van vernietigbare informatie op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Indien naar zijn oordeel de inrichting van de informatiehuishouding het toelaat, kan de gemeentearchivaris zijn goedkeuring doorlopend verlenen.
Artikel 6 Intrekking oud besluit informatiebeheer
Het Besluit Informatiebeheer Reinigingsbedrijf Midden Nederland vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 25 juni 2012 wordt ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland van 19 juni 2019.
Namens deze,
R.A.Schram
secretaris directeur RMN
In artikel 40, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de informatie van Gemeenschappelijke Regelingen bij het dagelijks bestuur (zorgdrager) gelegd. Het dagelijks bestuur moet deze zorgplicht uitvoeren overeenkomstig de Informatieverordening van het algemeen bestuur en met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb), de Gemeentewet en de Wet gemeenschappelijke regelingen.
Het dagelijks bestuur kan op grond van artikel 1, eerste lid, van de Informatieverordening beheerregels vaststellen voor de informatie.
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting behoeven.
Enkele relevante begrippen uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele begripsbepalingen in aanvulling op de begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan worden aangewezen een specifieke functionaris zoals de directeur of een functionaris verantwoordelijk voor een onderdeel van de organisatie.
In deze beheerregeling wordt de directeur benoemd als hoofdverantwoordelijke voor het beheer. Deze verantwoordelijkheid is binnen de organisatie verdeeld in onder andere:
De verdeling van de verantwoordelijkheden vindt haar weerslag in het kwaliteitssysteem en het Informatiebeleidsplan van de GR RMN.
De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op blijvend te bewaren informatie. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle informatie, ongeacht de bewaartermijn.
Artikel 3. Archiefbewaarplaats
Betreft een uitwerking van de bevoegdheid van het dagelijks bestuur om een archiefbewaarplaats aan te wijzen conform de Archiefwet.
Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur voor het beheer van informatie in de ambtelijke organisatie wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van informatie zijn vastgelegd in hoofdstuk 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van informatie conform de vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van informatie en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het kwaliteitssysteem dat wordt toegepast.
Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van informatie alleen wordt uitgevoerd met voorafgaande goedkeuring van de directeur.
Artikel 5. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg
Het strategisch informatieoverleg (SIO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit. Daarnaast is een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit.
In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat het dagelijks bestuur, na machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd is tot vervreemding van informatie. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel 7, tweede lid, van het Archiefbesluit hoeft het dagelijks bestuur in geval geen machtiging is vereist, ook geen advies van het SIO te overleggen.
Het ontwerpen van een selectielijst voor informatie van gemeenschappelijke regelingen wordt verzorgd door de VNG die daartoe een specifiek SIO inricht. De toepassing van deze selectielijst is na vaststelling door de minister van OCW verplicht. Lokaal dienen aanvullend besluiten te worden genomen over de selectie van informatie voor permanente bewaring die volgens deze selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en onder e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om informatie die betrekking heeft op bijzondere gebeurtenissen of kwesties.
De advisering over archief wettelijke verplichtingen die niet als taken bij het SIO zijn belegd, wordt verzorgd door de gemeentearchivaris.