Organisatie | Beekdaelen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacy-protocol gegevensverwerking jeugdhulp gemeente Beekdaelen |
Citeertitel | Privacy-protocol gegevensverwerking jeugdhulp gemeente Beekdaelen |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2022 | nieuwe regeling | 12-10-2021 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beekdaelen;
Gelet op het gestelde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming, hoofdstuk 7 en paragraaf 8.4 van de Jeugdwet;
Het verwerken van persoonsgegevens dient zorgvuldig te gebeuren, waarbij er balans nodig is tussen de informatie die nodig is om een integrale en effectieve ondersteuning te kunnen bieden, en waarborging van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van cliënten. Dit protocol geeft daar richtlijnen voor.
Vast te stellen het volgende Privacy-protocol gegevensverwerking jeugdhulp gemeente Beekdaelen.
Daar waar deze begripsbepaling afwijkt van de begripsomschrijving in de Algemene verordening gegevensverordening, is de begripsomschrijving van de Algemene verordening gegevensverordening leidend.
Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, gegevens wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen of vernietigen
Het verwerken van persoonsgegevens wordt gedaan met als doel te voldoen aan de gemeentelijke taken bij de jeugdhulp (zie art. 7.4.0 Jeugdwet):
Artikel 3 Verwerkingsverantwoordelijke
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beekdaelen is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Jeugdwet door de medewerkers van team Jeugd.
Tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker zullen verwerkersovereenkomsten worden afgesloten in de zin van de AVG.
Artikel 4: De voorwaarden voor verwerking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien daarvoor een wettelijke grondslag uit artikel 6 van de AVG aanwezig is.
Artikel 5: Wettelijke grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens
De toeleiding tot de jeugdhulp, artikel 2.3 lid 1 Jeugdwet: inzake de toeleiding tot jeugdhulp moeten (persoons)gegevens verwerkt worden die het mogelijk maken om te bepalen of het nodig is dat voor een jeugdige een voorziening wordt getroffen en zo ja, welke. Op grond van artikel 7.4.0 lid 1 onder a Jeugdwet juncto artikel 6 lid 1 onder c AVG worden de persoonsgegevens verwerkt.
Individuele beslissing jeugdhulpplicht: het college is (ingevolgde artikel 2.3 lid 1 Jeugdwet) de aangewezen partij om de voorziening op het gebied van jeugdhulp te treffen indien de jeugdige of zijn ouders dit volgens de professional nodig hebben in verband met opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen. Artikel 7.4.0 lid 1 onder a Jeugdwet juncto artikel 6 lid 1 onder c AVG biedt de grondslag voor de gemeente om persoonsgegevens te verwerken.
Het doen van een verzoek tot onderzoek aan de Raad voor de Kinderbescherming: zodra de professional tot het oordeel komt dat een maatregel met betrekking tot het gezag over een minderjarige die zijn woonplaats heeft binnen de gemeente overwogen moet worden, doet het college een verzoek tot onderzoek aan de Raad voor de Kinderbescherming, art. 2.4 lid 1 Jeugdwet. Daartoe mag de gemeente op grond van artikel 7.4.0 lid 1 onder b Jeugdwet persoonsgegevens verwerken.
De financiering: inzake de financiering zal de gemeentegegevens verwerken in verband met de inkoop, bekostiging en betaling van jeugdhulp en de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering. Voor zover het daarbij om persoonsgegevens gaat, betreft het met name gegevens in het kader van de facturering. Het verwerken van die gegevens is mogelijk op grond van artikel 7.4.0 lid 1 onder d Jeugdwet.
Artikel 6: Zorgvuldigheidseisen bij de verwerking van persoonsgegevens
Elke verwerking dient te voldoen aan de volgende voorwaarden:
Artikel 8: Beveiliging en inzage
Indien noodzakelijk voor hun taakuitoefening hebben daarnaast inzage in de persoonsgegevens in het dossier:
Degene die belast is met de afhandeling van klachten over de geboden ondersteuning, of de behandeling van de bezwaar- en of beroepschriften, inclusief de leden van de commissie voor de bezwaarschriften en de klachtencommissie, uitsluitend voor zover inzage noodzakelijk is voor de beoordeling van de klacht, het bezwaar- en/of beroepschrift en het dossier betrekking heeft op de betreffende klacht, bezwaar- en/of beroepschrift;
In een interne regeling is per functie bepaald welke inzagerechten en schrijfrechten de jeugd-consulenten hebben met betrekking tot het dossier van de cliënt. Zie hiervoor de bijlage. (inhoud controleren). Deze autorisatielijst wordt periodiek gecontroleerd en actueel gehouden. Daarnaast wordt de naleving van die rechten door de professionals periodiek gecontroleerd door middel van steekproefsgewijze controle van de logbestanden.
De gemeente sluit met de door haar ingeschakelde verwerkers een schriftelijke verwerkersovereenkomst af. Daarin maakt zij bindende afspraken over een zorgvuldige verwerking van de persoonsgegevens door de verwerker, met inachtneming van de relevante bepalingen daaromtrent in de AVG. Zo worden afspraken gemaakt over doelbinding, geheimhouding en het treffen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
Eenieder die op grond van deze regeling kennis neemt van persoonsgegevens van een cliënt, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of deze regeling anders bepaalt. Hiervoor heeft iedere medewerker van de gemeente Beekdaelen een geheimhoudingsverklaring ondertekend. De gemeente verplicht de door haar ingeschakelde verwerkers in een verwerkersovereenkomst eveneens om geheimhouding te betrachten tijdens en na het verwerken van persoonsgegevens. Ook verplicht de gemeente haar verwerkers om hun medewerkers een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen.
In het kader van de uitvoering van de jeugdhulp, mag het beroepsgeheim slechts worden doorbroken wanneer er sprake is van:
Artikel 11: Ondubbelzinnige toestemming
Voor zover er op grond van de Jeugdwet toestemming van de cliënt is vereist, gelden de volgende voorwaarden: De toestemming moet expliciet en ondubbelzinnig zijn gegeven door de cliënt. Hiervoor moet het voor de cliënt duidelijk zijn waarom overleg, opvragen of verstrekken van informatie nodig is, wie de informatie krijgt of met wie zal worden overlegd en om welke informatie het gaat.
Mondelinge toestemming. De voorkeur gaat uit naar schriftelijke toestemming, maar mocht dit wegens omstandigheden niet mogelijk zijn, dan is het mogelijk om de toestemming mondeling te krijgen. De jeugdconsulent legt deze toestemming zorgvuldig vast in het dossier. Daarbij moet duidelijk worden wie voor welke informatieverstrekking wanneer en met welk doel toestemming heeft gegeven.
Artikel 12: Leeftijdsgrenzen bij toestemming
De jeugdconsulent moet nagaan van wie de toestemming nodig is. Als er sprake is van een jeugdige persoon dan geldt het volgende:
Bij de jeugdige van 12 tot 16 jaar is toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger nodig. Tevens geeft de jeugdige tussen de 12 tot 16 jaar zelf toestemming, mits de jeugdige in staat is tot een redelijke waardering van zijn/haar belangen. Wanneer dit niet het geval is, is toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger voldoende. Voor jeugdigen tussen de 12 en 16 jaar geldt dan ook een dubbel toestemmingsvereiste.
Collegiale consultatie: Bij een zorgvuldige besluitvorming hoort ook dat de jeugdconsulent zijn afweging aan een deskundige collega en/of gedragsdeskundige voorlegt, voordat er tot een besluit gekomen wordt, met als doel om het besluit te toetsen. Bij dit overleg mag geen sprake zijn van tot de persoon herleidbare gegevens.
Integrale gegevensverwerking binnen het sociaal domein: de specifieke wetten binnen het sociale domein bieden geen ruimte voor uitwisseling van persoonsgegevens onderling. Enkel wanneer er in de zin van de AVG sprake is van een andere wettelijke grondslag, bijvoorbeeld wanneer de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met de bescherming van de vitale belangen van de cliënt, of wanneer er expliciet en ondubbelzinnig toestemming is verleend door de cliënt, waarbij er geen sprake is van een afhankelijkheidsrelatie tussen de gemeente en de cliënt is dit mogelijk.
Artikel 14: Gebruik verwijsindex Risicojongeren
De Jeugdconsulent zal op grond van artikel 7.1.4.1 Jeugdwet zonder toestemming van de jeugdige of zijn wettelijke vertegenwoordiger en zo nodig met doorbreking van de op grond van zijn ambt of beroep geldende plicht tot geheimhouding, een jeugdige tot 23 jaar melden aan de Verwijsindex Risicojongeren indien hij/ zij een redelijk vermoeden heeft dat de jeugdige door één of meer van de in dit artikel genoemde risico’s in de noodzakelijke condities voor een gezond en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd.
Artikel 15: Melding Veilig Thuis
De jeugdconsulent verstrekt te allen tijde inlichtingen, die noodzakelijk worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken, aan Veilig Thuis desgevraagd of uit eigen beweging zonder toestemming van de betrokkene die het betreft en indien nodig met doorbreking van het beroepsgeheim op grond van een wettelijk voorschrift.
Rechten van betrokkene op grond van de Jeugdwet
De jeugdconsulent draagt er zorg voor dat betrokkenen zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens. De betrokkenen worden geïnformeerd over welke gegevens er worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, hoe lang deze worden bewaard, met wie deze gegevens worden gedeeld, welke rechten de betrokkenen kunnen uitoefenen ten aanzien van de verwerking van de gegevens en tot wie zij zich voor de uitoefening van deze rechten kunnen wenden, tenzij de betrokkene hier reeds van op de hoogte is. In de praktijk wordt dit door de jeugdconsulent besproken tijdens het kennismakingsgesprek met verzorgers en/of jeugdige.
De betrokkene heeft recht op inzage in het jeugdhulpdossier. De jeugdconsulent verstrekt aan betrokkene zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, inzage in een afschrift van het dossier, of delen daarvan. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd. De jeugdconsulent stelt de betrokkene binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke verlenging. De verstrekking blijft achterwege voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.
Rechten van betrokkene op grond van de AVG
artikel 19: Rechten van betrokkenen
De verwerkingsverantwoordelijke bericht de betrokkene binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Deze termijn kan onder omstandigheden worden verlengd met twee maanden. Een weigering van het verzoek is alleen mogelijk wanneer daarvoor redenen zijn die in de AVG zijn genoemd en wordt voorzien van een motivering.
Leidt het verzoek tot aanpassing, beperking van of verwijdering van gegevens, dan draagt de verwerkersverantwoordelijke er zorg voor dat dit zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd en dat derden die op grond van deze regeling kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens tevens bekend zijn met deze aanpassing.
Artikel 20: Uitoefenen van rechten door de wettelijke vertegenwoordigers
In geval een betrokkene van zestien jaar of ouder voor het uitoefenen van zijn rechten wilsonbekwaam wordt geacht, worden zijn rechten uitgeoefend door zijn wettelijk(e) vertegenwoordiger(s).Heeft een meerderjarige wilsonbekwame betrokkene geen wettelijk(e) vertegenwoordiger(s), dan oefent de echtgenoot of de levensgezel, of wenst deze de rechten van de betrokkene niet uit te oefenen, dan kan een ouder, een meerderjarige broer of zus, of een meerderjarig kind van de betrokkene zijn rechten uitoefenen.
Bijlage 1: bij applicatiebeheer
Interne regeling inzage- en schrijfrechten in cliëntdossiers.
De jeugdconsulent heeft toegang tot alle cliëntdossiers. Hierbij heeft de jeugdconsulent zowel inzage- als schrijfrechten.
Applicatiebeheer heeft toegang tot alle cliëntdossiers en heeft zowel inzage- als schrijfrechten. Dit is nodig om de financiële en administratieve afhandeling te realiseren. Tevens kan de applicatiebeheerder foutieve beschikkingen verwijderen. Ook regelt applicatiebeheer de autorisaties voor de cliëntendossiers.
De administratief medewerker heeft toegang tot alle cliëntdossiers. Dit is nodig omdat hij/ zij belast is met het opvragen van de BRP-gegevens van ouders en jeugdigen; het verwerken van stukken uit de cliëntdossiers; het afgeven en versturen van de beschikkingen en het berichtenverkeer.
De beleidsuitvoerder heeft inzagerechten in alle cliëntdossiers. De beleidsuitvoerder heeft geen eigen cliëntdossiers, maar is onder andere belast met de kwalitatieve toetsing van de cliëntdossiers. Daarnaast adviseert de beleidsuitvoerder, waar mogelijk anoniem in dossiers wanneer het gaat om:
De beleidsuitvoerder is tevens belast met de voorbereiding en ondersteuning bij klachten, bezwaar en beroepszaken.
Toestemming doorbreken geheimhoudingsplicht voor opvragen van gegevens bij externe partijen
Met dit formulier geef ik ……………………………………………… 1 de jeugdconsulent van de gemeente Beekdaelen toestemming gegevens over mij/de hieronder genoemde jeugdige2 , op te vragen bij externe partijen (om hiermee hun geheimhoudingsplicht te doorbreken). Het gaat om gegevens die door de gemeente worden opgevraagd bij andere hulpverleners of instellingen.
Hieronder kruis ik aan voor welke opvraag van gegevens ik toestemming geef.
Ik geef toestemming onder deze voorwaarden:
Deze toestemming is voor een jaar geldig.
Gegevens mogen over mij/de hieronder genoemde jeugdige3 , worden opgevraagd bij:
Deze gegevens zijn nodig omdat
Deze gegevens zijn nodig omdat
Deze gegevens zijn nodig omdat
Deze gegevens zijn nodig omdat
Deze gegevens zijn nodig omdat
Deze gegevens zijn nodig omdat
De verwijsindex is een landelijk informatiesysteem dat in 2010 door de rijksoverheid is ingevoerd met de bedoeling hulpverleners binnen verschillende organisaties van jeugdzorg op de hoogte te brengen van elkaars betrokkenheid bij een individuele jongere.
De jeugdconsulent kan een melding doen in de verwijsindex.
Voor meer informatie zie: www.verwijsindex-parkstad.nl en/ of www.verwijsindex.tv/ouders
Naam jeugdige4 :
(indien vereist):6
Naam wettelijk vertegenwoordiger (indien vereist):5
Handtekening wettelijk vertegenwoordiger(indien vereist):7
Als het een jeugdige betreft van 12 jaar of ouder die in staat is tot een redelijke waardering van zijn eigen belangen moet hier de jeugdige zijn/haar naam schrijven. Als het een jeugdige betreft jonger dan 12 jaar of een jeugdige ouder dan 12 jaar die niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn eigen belangen, moet hier de wettelijke vertegenwoordiger zijn naam schrijven.
Voor een jeugdige jonger dan 12 jaar is alleen toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger vereist, voor een jeugdige tussen de 12 en 16 jaar is naast de toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger óók de toestemming van de jeugdige zelf vereist, voor een jeugdige ouder dan 16 jaar is alleen de toestemming vereist van de jeugdige zelf. Bij een jeugdige die, ongeacht de leeftijd, niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn eigen belangen, dan is uitsluitend de toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger vereist.