Organisatie | Flevoland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Financiële verordening provincie Flevoland 2021 |
Citeertitel | Financiële verordening provincie Flevoland 2021 |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Financiële verordening provincie Flevoland 2018.
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-10-2021 | nieuwe regeling | 13-10-2021 | 2811714 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
Titel 1 Begroting en verantwoording
Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringskredieten
Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar waarvan de lasten niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het autoriseren van een krediet aan Provinciale Staten voor. Het voorstel dient voorzien te zijn van een structureel sluitende begrotingswijziging.
Gedeputeerde Staten informeren in ieder geval vooraf Provinciale Staten en nemen pas een besluit, nadat Provinciale Staten in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van Gedeputeerde Staten te brengen voor zover het betreft het verstrekken van garanties, leningen en waarborgen naar derden voor bedragen groter dan € 250.000.
Titel 2 Financiële positie en financieel beleid
Artikel 9 Waardering en afschrijving vaste activa
Rentetoerekening vindt plaats op basis van de boekwaarde per 1 januari. Jaarlijks wordt door het college van Gedeputeerde Staten bij de rapportage van financiële kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren bepaald welk rentepercentage aan nieuwe investeringen wordt toegerekend.
Artikel 11 Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de provincie wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de provincie verleende diensten.
Artikel 13 Grensbedrag verantwoording projectsubsidies
Verstrekte projectsubsidies die het boekjaar overschrijden en groter zijn dan € 25.000 worden bij afgifte van de subsidieverleningsbeschikking op basis van het bestedingsritme van de begrote jaarlijkse kosten zoals opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking toegerekend aan de betreffende boekjaren.
Titel 3 Aanvullende vereisten aan de paragrafen in begroting en jaarstukken
Artikel 15 Onderhoud kapitaalgoederen
Het college actualiseert tenminste eens in de vier jaar de meerjarige onderhoudsplannen met betrekking tot het provinciale vastgoed (gebouwen en infrastructurele werken). Deze plannen geven de kaders weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau en worden ter vaststelling aangeboden aan Provinciale Staten.
Titel 4 Financiële organisatie en administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving.
Het college draagt zorg voor de periodieke interne controle van een aantal organisatieonderdelen/processen/bezittingen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheers handelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen. Het aantal controles is afhankelijk van de aard en de omvang van de controles.
Het college voorziet de jaarrekening van een rechtmatigheidsverantwoording, indien dit wettelijk is voorgeschreven. In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college de afwijkingen van het normenkader, voor zover deze boven de verantwoordingsgrens uitkomen. Bij afwijkingen voorziet het college deze van een verklaring en de daaruit volgende maatregelen.
Aldus besloten in de openbare vergadering van Provinciale Staten van 13 oktober 2021.
De griffier,
Mr. A. Kost
De voorzitter,
L. Verbeek
Artikel 216 van de Provinciewet schrijft voor dat Provinciale Staten bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie vaststellen. De verordening moet ervoor zorgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.
In de financiële verordening moet in ieder geval drie onderwerpen zijn opgenomen, namelijk:
Het is ook mogelijk om in de verordening te verwijzen naar andere regelgeving. Zo heeft provincie Flevoland ervoor gekozen de regels van de financieringsfunctie vast te leggen in een ander document, namelijk het treasurystatuut (beschreven in artikel 12).
Veel regels voor de financiële functie zijn vastgelegd in landelijke regelgeving, zoals:
Deze financiële verordening regelt de relatie tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten, binnen het kader van de landelijke regelgeving. In deze verordening gaat het om de bevoegdheden van Gedeputeerde Staten en de kaders waaraan zij zich te houden hebben. Dit past binnen de kader stellende en controlerende rol die, binnen het duale stelsel, aan Provinciale Staten is gegeven. De relatie tussen Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie wordt in het duale stelsel gezien als een verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten treffen hiervoor zelf regelingen die afgestemd zijn op deze financiële verordening.
Wijzigingen van deze verordening worden via de reguliere besluitvormingsprocedure van Provinciale Staten, via de griffie, aangedragen en vastgesteld.
Voor de begrippen in deze verordening gelden de definities uit de Provinciewet, de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido), het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Overige begrippen uit de verordening worden in artikel 1 toegelicht.
Titel 1 Begroting en verantwoording
Provinciale Staten leggen op basis van dit artikel de structuur van de begroting vast. Ook wordt bepaald dat er indicatoren opgenomen moeten worden in de begroting, waarop Provinciale Staten willen sturen en controleren. Provinciale Staten bepalen zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kunnen daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren worden gebruikt, bijvoorbeeld voor een hele statenperiode. Provinciale Staten kunnen de indeling wijzigen als daar aanleiding voor is.
Artikel 3 gaat over de wijze waarop de begroting wordt opgesteld. De tussentijdse rapportages met daarin de beleidsontwikkelingen en het meerjarig budgettair kader vormen een belangrijk sturingsinstrument voor Provinciale Staten.
Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringskredieten
Het financiële autorisatieniveau van de begroting door Provinciale Staten heeft betrekking op de totale bedragen (baten, respectievelijk lasten) voor de programmaonderdelen. Ook is hier beschreven dat Provinciale Staten investeringskredieten vooraf moeten goedkeuren, op basis van een voorstel van het college.
Artikel 5 Uitvoering begroting
Provinciale Staten leggen het college verplichtingen op, die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. Daarnaast mandateren Provinciale Staten het college tot het vaststellen van bepaalde wijzigingen van de begroting. Voor de volgende zaken mag het college de begrotingswijzigingen in mandaat vaststellen:
De begrotingswijziging heeft betrekking op één programmaonderdeel en is budgetneutraal. Er is geen sprake van bestedingsvrijheid, maar er is sprake van een relatie met een specifiek doel. De extra inkomsten hebben betrekking op bestaand beleid en leiden niet tot wijzigingen in doelen en resultaten zoals vastgesteld door Provinciale Staten. Het doorgeven van (wijzigingen in) decentralisatie uitkeringen van het Rijk vallen hier ook onder.
De begrotingswijziging heeft betrekking op onttrekkingen aan uitvoeringsreserves en stortingen of onttrekkingen aan egalisatiereserves. Deze reserves zijn administratief van aard, namelijk met het doel het budgetbeheer uit te kunnen voeren. Deze oormerken hebben daardoor geen formele status en worden ook niet verantwoord in de documenten van de planning & control-cyclus.
Artikel 6 Tussentijdse rapportage
Provinciale Staten schrijven hier voor welke informatie het college standaard dient te verstrekken, inclusief de frequentie waarmee dat gebeurt. Op basis van deze informatie kunnen Provinciale Staten de realisatie van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is. Er is sprake van een tussenrapportage, die vóór het zomerreces wordt behandeld en die ingaat op (de afwijkingen met betrekking tot) de voortgang van de uitvoering van de lopende begroting.
Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het college ook de informatieplicht uit het vierde lid van artikel 167 Provinciewet. Bij het verstrekken van garanties, leningen en waarborgen naar derden voor bedragen groter dan € 250.000 moet het college eerst het gevoelen van Provinciale Staten inwinnen.
Titel 2 Financiële positie en financieel beleid
Al het beleid waarover Provinciale Staten hebben besloten moet worden verwerkt in uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen, zoals die door het college aangeboden worden. In het tweede lid is bepaald dat financiële meevallers via de reguliere planning & control-cyclus worden bestemd. Dit bevordert de integrale afweging ten aanzien van de bestemming van de provinciale financiële middelen.
Artikel 9 Waardering en afschrijving vaste activa
De financiële verordening moet volgens artikel 216 Provinciewet in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevatten. Artikel 9 van deze verordening stelt deze regels. Het is goed om te weten dat hier alleen de door Provinciale Staten te maken keuzes zijn opgenomen. Wanneer deze keuzes in strijd zijn met de landelijke voorschriften (het BBV) zullen die landelijke voorschriften voorgaan op deze verordening.
Lid 1 tot en met 3 gaan over de immateriële vaste activa. Deze worden verdeeld in de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio.
De materiële vaste activa worden onderverdeeld in materiële vaste activa met economisch nut en materiële vaste activa met maatschappelijk nut. Lid 4 en lid 5 stellen dat activa lineair worden afgeschreven. In lid 4 en 5 zijn de te hanteren afschrijvingstermijnen vastgelegd.
Om te voorkomen dat relatief kleine bedragen moeten worden geactiveerd is in lid 6 de ondergrens van € 50.000 opgenomen.
In lid 7 is de ondergrens opgenomen voor het activeren van investeringen en in lid 8 is opgenomen dat het toepassen van de componentenmethode is toegestaan. Deze methode maakt het mogelijk om de investering te verdelen in een aantal componenten waarvoor afzonderlijk afschrijvingstermijnen gelden.
Lid 9 en 10 maken expliciet wat het startmoment is van afschrijven en wat de grondslag is indien er sprake is van rentetoerekening. In dat laatste geval geven Gedeputeerde Staten in een tussentijdse rapportage aan welk rentepercentage wordt gehanteerd.
Artikel 10 Reserves en voorzieningen
De nota reserves en voorzieningen behandelt de vorming en besteding van de reserves en voorzieningen. Dit artikel bepaalt dat het college tenminste elke vier jaar de nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt aan Provinciale Staten. Dit proces gaat gepaard met een evaluatie, waarin de kaders van de reserves en voorzieningen worden getoetst op nut en noodzaak.
Artikel 11 Kostprijsberekening
Op basis van artikel 223 van de Provinciewet heeft de provincie de bevoegdheid om rechten (leges) te heffen. Het totaal van de leges die de provincie conform de legesverordening heft, mag niet meer dan kostendekkend zijn. Voor het vaststellen van de hoogte van de leges is het daarom van belang inzicht te hebben in de kostprijs van provinciale goederen en diensten.
Het is verplicht om in de financiële verordening de grondslagen voor de berekening van prijzen en tarieven van leges op te nemen. Het uitgangspunt dat bij de berekening van deze kostprijs een systeem van kostentoerekening wordt gehanteerd is vastgelegd in dit artikel. Het artikel bepaalt niet hoe dit systeem er inhoudelijk uit zou moeten zien, dat wordt aan Gedeputeerde Staten over gelaten. Ten aanzien van de kosten die mogen worden toegerekend aan producten en diensten bestaan wettelijke bepalingen, welke worden nageleefd.
Artikel 12 Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de
operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 216 van de Provinciewet het expliciete voorschrift dat de financiële verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. Dit artikel geeft de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. Voor de provincie Flevoland zijn deze vastgelegd in het door Provinciale Staten vastgestelde Treasurystatuut. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de paragraaf financiering in de begroting en de rekening.
Artikel 13 Grensbedrag verantwoording projectsubsidies
In het BBV is voorgeschreven dat Provinciale Staten een grensbedrag bepalen voor het moment van lastneming van meerjarige projectsubsidies. In artikel 13 is de werkwijze en het grensbedrag opgenomen.
Artikel 14 Weerstandsvermogen en risicomanagement
De nota risicobeleid bevat het beleidskader aangaande risicomanagement. Middels deze bepaling dragen Provinciale Staten het college op deze minimaal eens per vier jaar aan te bieden. Door ook in te gaan op de gewenste weerstandsratio worden kaders gesteld aan de omvang van het eigen vermogen.
Titel 3 Aanvullende vereisten aan de paragrafen in de begroting en de jaarstukken
Artikel 15 Onderhoud kapitaalgoederen
Dit artikel regelt de begrotings- en verantwoordingsinformatie aan Provinciale Staten over het onderhoud aan kapitaalgoederen (het provinciale vastgoed, bestaande uit gebouwen en infrastructurele werken).
Het eerste lid regelt dat er nota’s aan Provinciale Staten worden aangeboden over het meerjarig onderhoud aan de verschillende categorieën vastgoed. Hierin kan op de stand van zaken worden ingegaan en kunnen Provinciale Staten de kaders voor het toekomstige beleid uiteenzetten.
Het tweede lid regelt over welke elementen aangaande het vastgoedbeheer (naast de verplichte onderdelen) in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en jaarstukken in elk geval wordt gerapporteerd.
Titel 4 Financiële organisatie en administratie
Artikel 16 Financiële organisatie
Dit artikel bevat de uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders waaraan het college zich moet houden.
In dit artikel zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de provinciale administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.
Dit artikel bevat een aantal bepalingen die de opzet en uitvoering van de interne controle, alsmede de verslaglegging hierover, regelen.
Artikel 19 Aanbesteding en inkoop
De inkoop- en aanbesteding van goederen, diensten en werken vormt een belangrijke en kwetsbare activiteit die een groot budgettair effect kan hebben. Het hanteren van richtlijnen is een vorm van risicobeheersing. Dit artikel verplicht het college dergelijke richtlijnen op te stellen. Dit kan de aansprakelijkheid beperken en rechtszekerheid tegenover derden creëren. Het betreft hier het door het college vastgestelde ‘Inkoop en aanbestedingsbeleid’. Vanzelfsprekend dient het college hierbij minimaal (inter-)nationale aanbestedingsregels na te leven.
Artikel 20 Subsidieverstrekking en steunverlening
Een andere kwetsbare activiteit van provincies is de subsidieverlening aan instellingen en ondernemingen. Het vastleggen van interne regels en procedures is te beschouwen als een vorm van risicobeheersing. Daarnaast is op delen van deze activiteit de Europese regelgeving over staatssteun van toepassing.
Het college dient te voldoen aan de bepalingen uit de financiële verordening tenzij Provinciale Staten, eventueel op voorstel van het college, anders besluiten. Dit artikel maakt die mogelijkheid expliciet, waardoor afgeweken kan worden van de in deze verordening opgenomen bepalingen.
Deze verordening treedt in de plaats van de ‘Financiële verordening provincie Flevoland 2018’ en de wijziging die daar sindsdien op zijn aangebracht. De inwerkingtreding is 1 januari 2021. Deze nieuwe verordening zal daarom van toepassing zijn op de jaarstukken over het jaar 2021 de programmabegroting voor 2022.
Dit artikel bepaald de naam, waarmee men in de provinciale stukken naar deze verordening kan verwijzen.