Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van IJsselstein 2021

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de taakverdeling van zijn werkzaamheden door het aanwijzen van portefeuilles (taakgebieden) voor haar leden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of afwezigheid van één van de wethouders.

• 3.

  Het college regelt de waarneming van de burgemeester door het, volgordelijk, aanwijzen van vervangers (locoburgemeesters).

• 4.

  Een lid van het college dat langdurig verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter van het college.

Artikel 2. Vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag en verder zo vaak als de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

• 3.

  Als bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven kunnen vergaderingen desgewenst digitaal plaatsvinden.

• 4.

  Als een wethouder een extra vergadering of een vergadering op een andere dag dan genoemd in het eerste lid nodig acht, verzoekt hij de voorzitter onder opgave van redenen deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproeping voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren aan de leden van het college beschikbaar wordt gesteld.

• 5.

  Een collegelid zal, als de onafhankelijke oordeelsvorming over een onderwerp in het geding kan zijn, zich onthouden van deelname aan de beraadslaging en besluitvorming over een voorliggend voorstel. Dit wordt aangetekend in de besluitenlijst.

• 6.

  De voorzitter kan ambtenaren of derden voor een vergadering uitnodigen om hun mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 3. Verhindering, reces

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan ten minste een dag voor de vergadering kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, en ook aan degene die de secretaris vervangt.

• 3.

  Voor de perioden dat het college met reces is, wordt een aan- en afwezigheidsoverzicht opgesteld en de periode vastgesteld waarin geen collegevergaderingen worden gehouden.

Artikel 4. Spoedeisende besluitvorming, mandaat, machtiging en volmacht

• 1.

  Wanneer in een vakantieperiode of anderszins het op grond van artikel 56 van de Gemeentewet vereiste quorum niet aanwezig is, kan één collegelid, zijnde de voorzitter of de fungerend locoburgemeester, in gevallen waarin besluitvorming dermate urgent is dat niet gewacht kan worden tot de eerstvolgende collegevergadering waarin dat quorum wel aanwezig is, een besluit nemen of handelingen verrichten. Het college verleent hierbij mandaat en machtiging daarvoor.

• 2.

  De burgemeester verleent hierbij, conform artikel 171 lid 2 van de Gemeentewet, het desbetreffende collegelid volmacht om in de in het vorige lid bedoelde gevallen de gemeente te vertegenwoordigen.

• 3.

  Van de in het eerste en tweede lid bedoelde bevoegdheid mag uitsluitend gebruik worden gemaakt als de besluitvorming of handelingen niet kunnen worden uitgesteld tot de eerstvolgende reguliere collegevergadering, omdat sprake is van een onmiddellijk gevaar voor schade (in welke vorm dan ook), het verlies van rechten of van andere onaanvaardbare gevolgen voor de gemeente.

• 4.

  In de eerstvolgende collegevergadering waarin het quorum weer aanwezig is wordt van de uitoefening van de in het eerste en tweede lid bedoelde bevoegdheden mededeling gedaan en wordt het besluit vastgelegd in de besluitenlijst.

Artikel 5. De voorzitter

De voorzitter leidt de vergadering en zorgt voor de naleving van de relevante wettelijke bepalingen en dit reglement.

Artikel 6. De secretaris

• 1.

  De secretaris zorgt voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering.

• 2.

  De secretaris heeft in de vergaderingen een adviserende stem.

Artikel 7. Procedure aanlevering voorstellen

• 1.

  De secretaris stelt in overleg met de burgemeester, een procedure vast voor het aanleveren van de agenda en bijbehorende stukken voor de collegevergadering.

• 2.

  Aangeleverde voorstellen worden geacht te zijn besproken met het collegelid onder wiens portefeuille het voorstel valt.

• 3.

  Aangeleverde voorstellen worden voorzien van argumenten en kanttekeningen om een gedegen besluitvorming door het college mogelijk te maken.

• 4.

  Een voorstel wordt alleen dan geagendeerd voor de vergadering van het college als het voorstel besluitrijp is en is geaccordeerd door de secretaris.

Artikel 8. Agenda

• 1.

  De secretaris stelt de agenda vast op de donderdagmiddag voorafgaande aan de vergadering en stelt deze met de bijbehorende stukken uiterlijk vrijdag 12.00 uur voorafgaande aan de vergadering beschikbaar voor de collegeleden.

• 2.

  Onderwerpen waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvan in verband met de spoedeisendheid de behandeling niet kan worden uitgesteld, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen maandag voor 12.00 uur, worden aangemeld bij de secretaris. De secretaris bepaalt, met inachtneming van het bepaalde in artikel 7, lid 4, of het stuk wordt geagendeerd.

Artikel 9. Stemming over zaken

• 1.

  Als geen van de collegeleden voorafgaand aan het nemen van een besluit stemming vraagt, is het voorstel aangenomen.

• 2.

  Als een collegelid voorafgaand aan het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd.

• 3.

  In de besluitenlijst wordt melding gemaakt van een stemming, maar de stemverhoudingen worden daarin niet vermeld, tenzij een van de collegeleden daarom vraagt.

• 4.

  Als bij een stemming de stemmen staken, dan wordt na heroverweging en nader beraad opnieuw gestemd. Dat kan in dezelfde of in de volgende vergadering plaats vinden.

• 5.

  Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Artikel 10. Stemming over personen

• 1.

  Als een collegelid voorafgaand aan het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen stemming vraagt, wordt mondeling gestemd tenzij een collegelid om schriftelijke stemming vraagt. Bij schriftelijke stemming wordt gestemd met gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 2.

  Als bij de stemming de keuze tot één persoon is beperkt en de stemmen staken, dan beslist het lot.

• 3.

  Wanneer in de overige gevallen bij een eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft in dezelfde vergadering een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt over welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Als bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, dan beslist het lot.

Artikel 11. Parafenbesluit

• 1.

  In het geval van uiterste spoed kan het college een besluit nemen zonder fysiek bijeen te komen en in de plaats daarvan, na toestemming van de voorzitter en het informeren van de secretaris, een parafenroute te volgen.

• 2.

  De parafenroute houdt in, dat door of namens de secretaris stukken worden aangeboden aan de collegeleden met het verzoek schriftelijk in te stemmen met stuk/voorstel en voorzien van een redelijke termijn waarbinnen uiterlijk een reactie moet zijn ontvangen. Het veronderstellen van een akkoord of instemming bij geen tijdige reactie is niet toegestaan.

• 3.

  Wanneer in de parafenroute afstemming tussen collegeleden nodig is om tot een besluit te komen, zorgt de betrokken portefeuillehouder hiervoor.

• 4.

  Wanneer in de parafenroute geen overeenstemming is dan wel wanneer collegeleden niet in de gelegenheid zijn tijdig te reageren, besluit de voorzitter over het vervolg van het proces.

• 5.

  Als de collegeleden instemmen met het stuk, wordt het ter afdoening aangeboden aan de secretaris.

• 6.

  Stukken waarop door middel van de parafenroute is besloten worden ter formele bekrachtiging geagendeerd voor de eerstvolgende collegevergadering.

Artikel 12. Presentielijst en besluitenlijst

• 1.

  De secretaris zorgt voor het bijhouden van een presentielijst en een besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    de datum van de vergadering;

  • b.

    de namen van de aan- en afwezige leden;

  • c.

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de vergadering;

  • d.

    een opsomming van de op de agenda vermelde voorstellen en de daarover door het college genomen beslissingen.

• 3.

  De besluitenlijst wordt tijdens de vergadering opgesteld en in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 4.

  Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na vaststelling daarvan openbaar gemaakt.

Artikel 13. Openbare vergadering

• 1.

  Het college vergadert als regel met gesloten deuren.

• 2.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De openbaarheid kan ook een

• 3.

  gedeelte van een vergadering betreffen.

• 4.

  In geval van een openbare vergadering worden dag, plaats en tijdstip, alsmede de agenda en bijbehorende voorstellen, openbaar bekend gemaakt.

• 5.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk ook van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 14. Geheimhouding

• 1.

  Bij de oplegging van geheimhouding als bedoeld in artikel 55 van de Gemeentewet wordt zo mogelijk bepaald per wanneer de geheimhouding wordt opgeheven.

• 2.

  Voor de geheime agenda en de besluitenlijst over het geheime gedeelte geldt dat altijd hiervoor geheimhouding is opgelegd, tenzij expliciet anders wordt besloten.

Artikel 15. Rechtstreeks verzenden van stukken door wethouder

• 1.

  Een wethouder kan geen bestuurlijke stuk verzenden zonder mandaat van het college Dit mandaat wordt hierbij verleend voor:

  • a.

    uitstelbericht schriftelijke vragen;

  • b.

    tussenbericht motie;

  • c.

    uitnodigingen;

  • d.

    aanbieden (doorzenden) stukken van derde;

  • e.

    schriftelijk beantwoorden van technische vragen uit raadscommissies;

  • f.

    technische toelichting aan raadscommissie.

• 2.

  De in het vorige lid bedoelde berichten worden verzonden met daarbij vermelding ‘namens het college, zijn openbaar en technisch of informatief van aard en mogen geen besluiten of beleidsstandpunten bevatten.

Artikel 16. Integriteit

• 1.

  Indien collegeleden geconfronteerd worden met dilemma’s op het gebied van integriteit stellen zij dit aan de orde in de collegevergadering.

• 2.

  Leidend bij de weging van de in het vorige lid benoemde dilemma’s is de geldende Gedragscode integriteit voor collegeleden.

• 3.

  Het onderwerp integriteit wordt door het college besproken in de vorm van een training of casus wanneer daar aanleiding toe is.

• 4.

  De collegeleden respecteren de vertrouwelijkheid van hetgeen zij met elkaar bespreken.

Artikel 17. Raads- en commissievergaderingen

• 1.

  Collegeleden zijn aanwezig bij elke raadsvergadering en verder op uitnodiging bij een vergadering van een raadscommissie, waarin agendapunten worden behandeld die tot zijn portefeuille behoren.

• 2.

  Raads- en commissievergaderingen worden door het college voor- en nabesproken.

Artikel 18. De ambtelijke organisatie

• 1.

  De secretaris is in zijn functie als algemeen directeur ambtelijk verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie. Problemen daaromtrent worden door collegeleden daarom gemeld aan de secretaris.

• 2.

  Het college is politiek-bestuurlijk en als werkgever verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie.

Artikel 19. Rol van de burgemeester

• 1.

  De burgemeester heeft mede als taak de eenheid van het collegebeleid te bevorderen en daartoe onder andere in voorkomende gevallen voorstellen te doen ter overbrugging van verschillende standpunten van portefeuillehouders.

• 2.

  De burgemeester is in zijn rol als voorzitter van het college belast met het bewaken van het proces van besluitvorming en ziet erop toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.

• 3.

  De burgemeester waakt er voor dat er door het college geen besluiten worden genomen die in strijd zijn met het recht of het algemeen belang.

Artikel 20. Onderlinge samenwerking

• 1.

  De onderlinge samenwerking is gebaseerd op een open, loyale, transparante en oplossingsgerichte wijze van samenwerken. Eventuele knelpunten worden bespreekbaar gemaakt.

• 2.

  Portefeuillehouders accepteren van elkaar dat in collegevergaderingen eenieder het recht heeft om vragen te stellen die de portefeuille van een andere portefeuillehouder betreffen. Portefeuillehouders trachten elkaar voor fouten te behoeden.

• 3.

  Voor overlappende of elkaar rakende beleidsterreinen kunnen aparte bestuurlijk/ambtelijke overlegsituaties worden gevormd, waaraan relevante portefeuillehouders en ambtenaren deelnemen.

Artikel 21. Eenheid van het college

• 1.

  Het college treedt buiten en binnen het gemeentehuis als eenheid op. Alle beleidsrelevante informatie wordt door de portefeuillehouders gedeeld. Van relevante besprekingen wordt door de portefeuillehouders in het college verslag gedaan.

• 2.

  Portefeuillehouders verdedigen het collegebeleid. Alleen in die gevallen waarin een portefeuillehouder expliciet heeft laten vastleggen tegen een besluit te zijn is er ruimte om met een verschil in zienswijze naar buiten te treden.

• 3.

  Een door het college genomen besluit wordt collegiaal uitgevoerd en uitgedragen, ook door een collegelid dat eventueel heeft tegengestemd.

• 4.

  Portefeuillehouders doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen.

• 5.

  Behoudens de uitzonderingen vermeld in artikel 15, eerste lid, corresponderen wethouders niet namens het college.

• 6.

  Van alle besprekingen door collegeleden met derden wordt een verslag gemaakt door een ambtenaar en in het dossier opgenomen.

Artikel 22. Afwijken van reglement, nadere regels

• 1.

  Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken van het reglement wordt opgenomen in de besluitenlijst zoals bedoeld in artikel 12.

• 2.

  Het college beslist over geschillen omtrent de uitleg en toepassing van dit reglement.

Artikel 23. Intrekken geldend reglement

Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente IJsselstein, vastgesteld op 18 september 2007, wordt ingetrokken.

Artikel 24. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking daarvan.

Artikel 25. Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van IJsselstein 2021.