| Organisatie | De Bilt |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Evenementenbeleid De Bilt 2021 |
| Citeertitel | Evenementenbeleid De Bilt 2021 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-10-2021 | 28-09-2021 | Nieuwe regeling | 28-09-2021 |
De gemeente De Bilt heeft in het jaar 2014 evenementenbeleid vastgesteld. De opzet van dat beleidsdocument was zodanig gekozen dat de tekst verder ging dan het alleen het vastleggen van de beleidspunten. Het document had daardoor meer de aard van een handboek voor organisatoren, etc. In de afgelopen jaren is gebleken dat deze functie van het document geen toegevoegde waarde heeft gehad.
Daarom hebben wij gemeend om het document terug te brengen tot de essentie namelijk een vastlegging van de beleidsuitgangspunten die de gemeente hanteert bij de vergunningverlening voor evenementen. Daarnaast zijn op een aantal punten aanpassingen en actualisaties doorgevoerd die een gevolg zijn van gewijzigde regelgeving, ontwikkelingen en inzichten op het gebied van evenementen.
In deze nieuwe versie wordt bovendien voldaan aan de toezegging aan de gemeenteraad om een geactualiseerd evenementenbeleid te hebben met betrekking tot de vergunningverlening voor evenementen in het gebied “Noorderpark/polder Ruigenhoek” en het Fort Ruigenhoek.
Daarnaast is expliciet ingegaan op een viertal nieuwe bepalingen die sinds januari 2020 in de Algemene plaatselijke verordening staan en welke van belang zijn voor evenementen.
Dit betreft de verbodsbepalingen met betrekking tot handelingen met lachgas, ballonnen/wens-kaarsen, het verstoren van de openbare orde en het zichtbaar dragen, bij zich te hebben of vervoeren van goederen, die uiterlijke kenmerken zijn van een verboden verklaarde organisatie (zoals bijvoorbeeld enkele landelijk bekende “Outlaw Motorcycle Gangs”).
Gemeente De Bilt en evenementen
In de gemeente De Bilt vinden jaarlijks vele evenementen plaats. Deze evenementen zijn zeer divers van omvang en aard. Het gemeentebestuur is trots op het diverse aanbod aan evenementen.
Qua omvang variëren evenementen in de gemeente De Bilt van kleine evenementen met minder dan 100 aanwezigen (gemiddeld zo’n 90 per jaar) tot grote evenementen waarbij 1000 of meer personen aanwezig zijn. (gemiddeld 5 per jaar). Een van deze vijf grote evenementen trekt de laatste 10 jaar om en nabij de 15.000 bezoekers. Middelgrote evenementen die tussen de 100 en 1000 bezoekers trekken vinden gemiddeld 60 keer per jaar plaats.
Op een paar uitzondering na zijn evenementen in De Bilt ééndaagse evenementen.
De aard van de evenementen in De Bilt varieert van buurt- en straatfeesten tot jaarmarkten, culturele- en sportactiviteiten, fundraisers, nationale feestdagen en herdenkingen, festivals, etc.
Het gemeentebestuur staat in principe positief tegenover het houden van evenementen omdat de diversiteit aan evenementen bijdraagt aan een afwisselend cultureel aanbod, het vergroten van de cohesie in de maatschappij, het creëren van een prettige woon- en leefomgeving in De Bilt en tevens zorgt voor economische mogelijkheden voor lokale ondernemers. Vaak zijn lokale ondernemers betrokken bij evenementen als organisator, toeleverancier of maken ondernemers gebruik van de mogelijkheden om zich bij evenementen te presenteren of hun producten te verkopen.
Naast de hiervoor beschreven positieve effecten van evenementen kunnen deze echter ook de oorzaak zijn van door de directe omgeving ervaren hinder en overlast. Evenementen en (enige) overlast zijn niet van elkaar los te koppelen. Aspecten als de aard en duur van het evenement, het aantal bezoekers, de bereikbaarheid van een locatie, parkeermogelijkheden en/of de geluidsproductie zijn bepalend voor de mate waarin een evenement door omwonenden als belastend kan worden ervaren. Voorts kunnen evenementen een risico’s vormen op het gebied van de openbare orde- en veiligheid, terwijl geconstateerd moet worden dar er grenzen zijn aan de inzet van gemeentelijke diensten, politie en veiligheidsregio.
Om een evenement veilig te laten verlopen en om de overlast voor omwonenden zo beperkt mogelijk te houden, is het daarom onontkoombaar dat een evenement aan voorschriften en voorwaarden zal moeten voldoen.
Evenement in de Algemene plaatselijke verordening
Het evenementenbeleid is gebaseerd op de Algemeen Plaatselijke Verordening De Bilt 2021 (APV).
In artikel 2:24, eerste lid van de APV staat dat er sprake is van een evenement als een activiteit een voor publiek toegankelijk verrichting van vermaak is.
Daarnaast wordt in het tweede lid bepaald dat onder een evenement ook wordt verstaan:
In het eerste lid worden echter ook een aantal activiteiten genoemd die niet als evenement worden aangemerkt. Dit zijn b.v.: bioscoopvoorstellingen, kansspelen, betogingen e.d. als bedoeld in de Wet openbare manifestaties en sportwedstrijden- en toernooien die plaatsvinden op daartoe bestemde terreinen of in daartoe bestemde gebouwen, en die kunnen worden aangemerkt als een reguliere wedstrijd in clubverband. Met een wedstrijd of toernooi gepaard gaande randactiviteiten en/of festiviteiten vallen wel onder de vergunningplicht als bedoeld in artikel 2:25 van de APV.
In artikel 2:25 is geregeld dat voor het houden van een evenement een vergunning is vereist van de burgemeester, tenzij er sprake is van een klein evenement waarvan alleen melding hoeft te worden gedaan.
Toetsing & weigeringsgronden evenementenvergunning
In artikelen 1:8 van de APV staan de gronden beschreven waaraan een vergunningaanvraag wordt getoetst en op grond waarvan een evenementenvergunning kan worden geweigerd. De burgemeester kan een aanvraag om een evenementenvergunning weigeren in het belang van de openbare orde, openbare veiligheid, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu.
In de gemeente De Bilt worden evenementen ingedeeld in de volgende categorieën:
Voor kleine evenementen is het niet nodig om een vergunning aan te vragen. Een melding bij de burgemeester is voldoende. Voor middelgrote en grote evenementen moet wel een evenementenvergunning worden aangevraagd.
Bij een klein evenement moet gedacht worden aan een straatfeest, buurtbarbecue of een kleinschalige activiteit. Om aangemerkt te kunnen worden als klein evenement moet aan een aantal criteria worden voldaan. Deze worden genoemd in artikel 2:24, lid 2 onder f, punt 1 t/m 14.
Voor een klein evenement is geen vergunning vereist, maar kan worden volstaan met een melding. De organisator van een klein evenement moet de melding minimaal 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement op een door de burgemeester vastgesteld formulier doen. De burgemeester heeft vervolgens vijf werkdagen, na ontvangst van een melding, de tijd om het evenement te verbieden in het belang van de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid of het milieu.
Een middelgroot evenement is een evenement, waarvan de aard of de omvang qua publiek vanuit het oogpunt van de te beschermen belangen (openbare orde, veiligheid, volksgezondheid en milieu) zodanig is dat maatregelen nodig zijn om dit evenement te kunnen laten plaatsvinden. Om van een middelgroot evenement te kunnen spreken moet het deelnemers-/bezoekersaantal tussen de 100 en 1000 per dag liggen.
Een groot evenement is een evenement, waarvan de aard of de publiek aantrekkende werking vanuit het oogpunt van de openbare orde en veiligheid dusdanig groot is, dat er extra maatregelen nodig zijn. Van een groot evenement is sprake indien het aantal deelnemers/bezoekers meer dan 1000 bedraagt of als het een regelmatig (middelgroot) terugkerend evenement betreft dat door de burgemeester als zodanig is aangewezen.
Aanvraag- en vergunningsverlening / procedure
Wanneer een evenement wordt georganiseerd wordt eerst beoordeeld of er voor het evenement een vergunning vereist is. Wanneer een vergunning is vereist moet rekening worden gehouden met onderstaande beschreven onderdelen.
Voor het indienen van een aanvraag wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van de digitale mogelijkheid via de gemeentelijke website www.debilt.nl. Ook kan gebruik gemaakt worden van een papieren standaardaanvraagformulier evenementenvergunning. Dit formulier alsmede een model draaiboek kan gedownload worden van de gemeentelijke website. Een aanvraag moet volledig zijn ingevuld en voorzien van alle benodigde gegevens (waaronder in ieder geval het hiervoor genoemde draaiboek) die betrekking hebben op het te organiseren evenement. Hierbij moet bijvoorbeeld gedacht worden aan een goede plattegrond van de locatie, constructieve en brandveiligheidsinformatie van te plaatsen tenten, informatie over eventuele te gebruiken geluid producerende apparatuur en/of activiteiten (muziek, aggregaten) en over het bereiden van etenswaren (bakken, braden, barbecues). Het voor aanvragers beschikbare model draaiboek schenkt aan alle belangrijke onderdelen aandacht en geeft de indiener tekst, uitleg en tips.
Bij een aanvraag voor een groot evenement (1000+ aanwezige personen) worden aanvullende stukken gevraagd, zoals een:
Voor vragen over een evenement is het Team APV en Bijzondere wetten het aanspreekpunt. Ook als er vragen zijn over de voorschriften die gesteld worden door andere afdelingen of adviserende diensten, is het Team APV en Bijzondere wetten hiervoor het eerste aanspreekpunt.
Termijnen, tijdig indienen en onvolledige aanvraag
De aanvraagtermijnen zijn geregeld in artikel 2:25, vijfde lid van de APV. De termijnen zijn afhankelijk van het soort evenement dat wordt georganiseerd.
Een klein evenement moet minimaal 10 werkdagen voordat het plaatsvindt worden gemeld. De burgemeester kan vervolgens binnen vijf werkdagen beslissen om het evenement niet toe te laten.
Een aanvraag voor een middelgroot evenement moet minimaal 8 weken voordat het plaatsvindt worden ingediend
Een aanvraag voor een groot evenement moet minimaal 6 maanden voordat het plaatsvindt worden ingediend. Daarnaast dient een groot evenement vóór 1 november van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het plaatsvindt jaar te zijn aangemeld bij de gemeente.
De gehanteerde termijnen zijn noodzakelijk om het totale proces van behandeling van een aanvraag inclusief adviezen, het opstellen van een besluit en de formele publicatie van het besluit op een goede wijze te laten verlopen. Tijdige publicatie is noodzakelijk teneinde aan personen die daartoe behoefte hebben een reële mogelijkheid te bieden om binnen de wettelijke termijn van 6 weken bezwaar in te dienen en eventueel een voorlopige voorziening bij de bestuursrechter te vragen. De gemeente is in procedures door zowel de nationale ombudsman als de rechtbank Utrecht gewezen op de noodzaak van het bieden van een dergelijke reële mogelijkheid.
Iedere vergunning voor een evenement moet hierdoor in principe 6 weken voor aanvang van het evenement afgegeven worden en daardoor blijft er feitelijk maar twee weken over om een aanvraag te behandelen (inclusief het inwinnen van adviezen) en om tot besluitvorming te komen. Dat is zeer kort zeker als een aanvraag onvolledig blijkt te zijn en nog aangevuld moet worden.
De gemeente De Bilt hanteert hiermee dan ook geen onredelijke termijnen. Omliggende gemeenten hanteren dezelfde termijn of zelfs langere (12 of 16 weken).
Op tijd indienen van de aanvragen
Als de gemeente een aanvraag ontvangt op een moment minder dan drie weken voor de datum van de beoogde activiteit en daardoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is, kan de aangevraagde vergunning direct worden geweigerd en kan het evenement geen doorgang vinden.
Als in of bij de vergunningaanvraag bepaalde noodzakelijke gegevens, plattegronden, verklaringen e.d. ontbreken, is de aanvraag onvolledig en kan de aanvraag inhoudelijk niet worden beoordeeld. Degene die de aanvraag behandelt, informeert de organisator hier meteen over. De organisatie krijgt de gelegenheid om de aanvraag compleet te maken. Voor het aanleveren van ontbrekende stukken wordt een redelijke termijn gesteld waarbinnen de stukken moeten worden aangeleverd. Tevens wordt, vooral voor niet professionele organisatoren, een gesprek aangeboden om tips te geven op welke wijze de aanvraag compleet kan worden gemaakt. De wettelijke behandeltermijn wordt met die termijn opgeschort. Als de ontbrekende gegevens niet of niet binnen de gestelde termijn worden aangeleverd, wordt de aanvraag buiten behandeling gelaten omdat er dan onvoldoende informatie aanwezig is om een goed overwogen besluit te nemen. Dit betekent eveneens dat het evenement geen doorgang kan vinden.
Vereenvoudiging aanvraagproces bij evenementen door vrijwilligers georganiseerd
In februari 2019 heeft de raad een motie aangenomen met de opdracht aan het college om met een voorstel te komen voor een éénvoudiger aanvraagproces in geval er sprake is van een evenement georganiseerd door een organisatie van vrijwilligers.
De burgemeester en het college is hiermee aan de slag gegaan door de eisen die aan evenementen worden gesteld tegen het licht te houden met als uitgangspunt dat bij de aanvraagprocedures voor evenementenvergunningen niet meer informatie wordt opgevraagd dan noodzakelijk is voor een goede en verantwoorde behandeling van het verzoek. Daar hoort ook de advisering over een aanvraag door alle interne en externe adviseurs toe.
Een goede inhoudelijke beoordeling van aanvragen op aspecten van veiligheid, openbare orde, verkeersafwikkeling, milieubeschermende maatregelen en overlastrisico maakt het onvermijdelijk dat aanvragen voldoende informatie bevatten. (zie hiervoor ook bij § “indienen van een aanvraag”, pagina 6).
De behandelend ambtenaren assisteren iedere aanvrager bij het indienen van zijn aanvraag.
Deze hulp wordt op verzoek van een aanvrager altijd verleend maar bovendien en niet zelden ook actief aangeboden. Vooral voor de vrijwilligersorganisatie willen we hier actiever op inzetten.
Door actiever het gesprek aan te gaan en te adviseren verwachten we dat het voor organisaties gemakkelijker wordt om te komen tot een goede aanvraag. De houding van de gemeente in deze is dus service verlenend en oplossingsgericht. Voorwaarde hierbij is wel dat een aanvraag tijdig wordt ingediend.
Het streven is en blijft er op gericht om het indienen van aanvragen – waar mogelijk – verder te vereenvoudigen. Uitgangspunt hierbij is én moet wel blijven dat de veiligheid en bescherming van de openbare orde etc. moet kunnen worden gewaarborgd.
Ten aanzien van de door de raad voorgestelde aanpak van het verlenen van een doorlopende vergunning voor evenementen met een repeterend karakter hebben de burgemeester en het college overwogen dat het volledig invoeren van dit instrument ongewenst is.
Zij sluiten daarmee aan bij het negatieve advies hierover in het rapport “Meer aandacht nodig voor veiligheid en gezondheid bij publieksevenementen” van de Inspectie Veiligheid en Justitie (Ministerie van Veiligheid en Justitie) en de Inspectie voor de Gezondheidszorg (Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport), (rapport van februari 2016 / Publicatienummer: 90996) en bij de ervaring op dit punt van andere gemeenten die een keuze voor dit middel hebben teruggedraaid. Het is en blijft noodzakelijk om ook een terugkerend evenement iedere keer weer “individueel” en naar de actuele invulling te beoordelen.
Om toch in enige mate tegemoet te komen aan het door de raad gewenste instrument van de doorlopende vergunning hebben de burgemeester en het college besloten tot een speciale regeling voor vrijwilligersorganisaties.
Deze regeling bestaat eruit dat vrijwilligersorganisatie die een evenement willen houden dat identiek is aan een laatstelijk vergunde editie dit evenement minimaal 16 weken voorafgaande aan de datum van het evenement kunnen aanmelden onder verstrekking van de nodige gegevens over het te houden evenement. Door de behandelend ambtenaren zal dan een soort voortoetsing worden gedaan. Indien hieruit naar voren komt dat het evenement inderdaad identiek is aan de laatstelijk vergunde editie behoeft daarvoor dan geen vergunning te worden verkregen en kan worden volstaan met de aanmelding.
Wanneer echter uit de voortoetsing blijkt dat er toch wijzigingen in de uitvoering van het evenement worden geconstateerd, of dat er anderszins van gemeentezijde aanleidingen zijn om het evenement anders te beoordelen en daarom toch een actuele vergunning te verlangen (zoals wijziging in wet- en regelgeving, locatie-specifieke omstandigheden of voortschrijdend inzicht over veiligheidsrisico’s en noodzakelijkerwijs te stellen voorschriften) zal alsnog, binnen de reguliere termijn van 8 weken, een aanvraag moeten worden ingediend.
Door het in die situatie op een goede wijze gebruik maken van de laatste en als volledig beoordeelde aanvraag als een blauwdruk voor de nieuwe aanvraag en tevens gebruik te maken van de uitkomsten van de voortoetsing, zal het proces voor de aanvrager niet bijzonder belastend zijn. De behandelend ambtenaren hebben hiermee in de praktijk goede ervaringen en zijn bereid om iedere aanvrager hierin te adviseren en assisteren. Deze aanpak kan wel financiële consequenties hebben in de vorm van een vermindering van legesinkomsten. Deze nieuwe aanpak zal dan ook na enige tijd geëvalueerd worden.
Deze regeling is niet van toepassing indien het evenement moet worden aangemerkt als een groot evenement zoals gedefinieerd in artikel 2:24, lid 2 onder f van de Algemene plaatselijke verordening.
Om het organiseren van kleine evenementen, zoals buurt BBQ’s, straatfeesten of anderszins kleinschalige, niet bedrijfsmatige, activiteiten, zo laagdrempelig mogelijk te houden is reeds sinds enkele jaren het begrip kleine evenement in de APV opgenomen.
Een vooroverleg van organisatoren met de gemeente kan altijd plaatsvinden zowel op initiatief van de organisator als van de gemeente. Als er sprake is van een groot evenement is een vooroverleg tussen de organisator, de gemeente en de adviserende hulpdiensten regel. De gemeente is dan organisator van het vooroverleg. Een vooroverleg kan plaatsvinden voordat een aanvraag is ingediend of nadat deze is ontvangen. Het heeft tot doel om mogelijke vragen en hindernissen zo vroeg mogelijk in het proces te beantwoorden c.q. weg te nemen, en daarbij indien nodig mee te denken in alternatieven.
De behandelaar van het Team APV en Bijzondere wetgeving vraagt op basis van de ingediende aanvraag advies aan diverse diensten. Welke diensten om advies gevraagd worden is onder meer afhankelijk van de aard en de locatie van het evenement. De adviserende partijen voorzien de gemeente van advies op het gebied van openbare orde en veiligheid, milieu en aspecten van volksgezondheid. De adviezen worden meegenomen in de overwegingen van het besluit en de daaraan te verbinden voorschriften en voorwaarden. De diensten en afdelingen die advies geven zijn b.v.:
Bij evenementen met een verhoogd risico (in de regel zijn dat de zeer grote evenementen) kan extra politie-inzet vereist zijn. Bij een dergelijk evenement worden in de aanvraagperiode één of meerdere interdisciplinaire vooroverleggen gehouden waar ook de politie en VRU in participeren. Als een organisator extra politie inzet wil, b.v. voor verkeersbegeleiding, moet dat minimaal vier maanden voor de datum dat het evenement plaatsvindt al kenbaar worden gemaakt, omdat politie het anders qua personeel niet ingepland kan krijgen. Dit wordt dan dus besproken (en afgesproken) tijdens zo’n vooroverleg.
Voor kleine evenementen zijn begin- en eindtijden in de APV opgenomen. Kleine evenementen mogen op maandag tot en met zaterdag niet voor 10.00 uur en op zondagen niet voor 13.00 uur beginnen. Kleine evenementen moeten altijd om 00.00 uur zijn afgelopen. Uitzondering hierop is de nieuwjaarsnacht. Een klein evenement mag dan tot uiterlijk 02.00 uur duren.
Er zijn geen eindtijden voor middelgrote en grote evenementen opgenomen. De aanvrager moet in de aanvraag begin en eindtijd van het evenement opgeven. Ook de dagen en tijden van opbouw en afbouw moeten worden opgegeven. Deze gegevens worden vastgelegd in de vergunning. Opbouw en afbouw mogen overigens, in verband met de daarmee mogelijk gepaard gaande overlast, nooit plaatsvinden tussen 19.00 en 07.00 uur (zie ook de § Geluid en geluidhinder, pagina 20).
Informatie aan bewoners / bedrijven
De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor het informeren van omwonenden en bedrijven. Zij moeten worden ingelicht over de aard en duur van het evenement, de eventuele verkeersmaatregelen, de manier waarop de organisator probeert de overlast te beperken en waar men met klachten terecht kan. Tijdelijke maatregelen, zoals het afzetten van wegen, het instellen van een parkeerverbod of het veranderen van de toegestane rijrichting, moeten uiterlijk 48 uur van tevoren aan omwonenden worden meegedeeld. Als het evenement ook gevolgen heeft voor bewoners/bedrijven verder bij de locatie van het evenement vandaan, dan is het noodzakelijk dat ook deze worden geïnformeerd b.v. door een mailing.
Het besluit om een vergunning te verlenen wordt bekend gemaakt aan de aanvrager door toezending van de vergunning met de daarbij behorende voorschriften en eventuele andere gewaarmerkte bijlagen zoals situatietekeningen. De verleende vergunning wordt digitaal gepubliceerd in het Gemeenteblad.
Wanneer een aanvrager van een vergunning het niet eens is met de beslissing op de aanvraag dan kan op grond van de Algemene wet bestuursrecht bezwaar worden aangetekend. Naast de aanvrager kunnen ook andere belanghebbenden (zoals omwonenden) bezwaar indienen. Een bezwaarschrift moet binnen zes weken na verzending van de beslissing door de burgemeester zijn ontvangen. In de vergunning wordt een rechtsverwijzing opgenomen om de aanvrager te informeren over de mogelijkheden van bezwaar en beroep. Andere belanghebbende worden hierover geïnformeerd via de digitale bekendmaking in het Gemeenteblad.
Voor het in behandeling nemen van de vergunningaanvraag worden leges in rekening gebracht. De hoogte van de leges zijn bij de legesverordening vastgesteld. De Legesverordening wordt jaarlijks door de gemeenteraad vastgesteld. De datum van aanvraag is bepalend voor het legestarief. De organisator betaalt de leges die gelden in het jaar dat hij de aanvraag indient.
De legesverordening is te vinden op de gemeentelijke website www.DeBilt.nl.
Als hiertoe aanleiding bestaat, kan na afloop van een klein of middelgroot evenement besloten worden om samen met de organisator(en) en de betrokken diensten het evenement en de effectiviteit van de genomen maatregelen te evalueren. Bij grote evenementen vindt altijd een evaluatie plaats. De conclusies uit de evaluatie worden gebruikt bij de voorbereiding en vergunningverlening van toekomstige evenementen. Het initiatief voor het bijeenroepen van de betrokken partijen voor de evaluatie kan zowel bij de gemeente als bij de organisator vandaan komen. De gemeente streeft er naar om een evaluatie binnen twee weken na het evenement te houden. Als een organisatie een evaluatie van een evenement wil, kan zij hiervoor de behandelaar van de betreffende vergunning benaderen.
Aanvullende besluiten op basis van “Bijzondere Wetten”
Het kan zijn dat er voor het organiseren van een evenement andere aanvullende vergunningen of ontheffingen nodig zijn. Aan de hand van de verstrekte gegevens op het aanvraagformulier beoordeelt de behandelaar welke vergunningen of ontheffingen nog meer nodig zijn. De behandelaar koppelt dit terug aan de organisator van het evenement en verstrekt hem de nodige informatie, etc. noodzakelijk voor het doen van aanvragen. Sommige vergunningen of ontheffingen kunnen echter niet door de organisator worden aangevraagd, maar moeten worden aangevraagd door de persoon die specifiek verantwoordelijk is voor de aanvullende activiteit. Bij de mogelijk nog noodzakelijke vergunningen/ontheffingen moet bijvoorbeeld worden gedacht aan:
Ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet
Als er tijdens het evenement zwak-alcoholische dranken worden geschonken en het schenken vindt niet plaats in een café of restaurant met een drankvergunning, dan heeft degene die de alcohol verstrekt een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet nodig. Dit is dus niet altijd dezelfde persoon/bedrijf als de organisator. Met deze ontheffing mogen alleen zwak-alcoholische dranken worden geschonken gedurende maximaal 12 aaneengesloten dagen. Zwak alcoholische dranken zijn volgens de Drank- en horecawet dranken met maximaal vijftien volumeprocent alcohol. De ontheffing wordt door de burgemeester verleend. De aanvrager van de ontheffing moet minimaal 21 jaar oud, mag niet onder curatele staan dan wel uit het ouderlijke gezag of voogdij ontzet zijn of anderszins van slecht levensgedrag zijn. Als degene die de alcohol verstrekt een ontheffing krijgt, is hij of zij verplicht om toe te zien op een goede verstrekking van alcohol (bijvoorbeeld niet schenken aan jongeren onder de 18 jaar). Voor afgifte van de ontheffing worden leges in rekening gebracht.
In artikel 4:6 van de APV is het verbod opgenomen om buiten een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer/Activiteitenbesluit Milieubeheer, door het gebruik van toestellen en apparaten of door handelingen geluidoverlast te veroorzaken. Hiervan kan sprake zijn bij evenementen. Ontheffing van het verbod kan worden verleend door het college. Voor het aanvragen van een ontheffing geluidhinder in samenhang met een evenement worden ingevolge de legesverordening geen leges in rekening gebracht.
Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen
Als voor een evenement gebruik wordt gemaakt van een afgezet terrein, van één of meerdere podia of van een tijdelijke verblijfsruimte (zoals een tent) en wordt in die tijdelijke verblijfsruimte:
dan dient in principe een melding te worden gedaan op basis van het “Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen” (kortweg BgBOP).
Deze melding kan echter achterwege blijven omdat dit onderwerp automatisch wordt meegenomen bij de beoordeling van de aanvraag om evenementvergunning.
Omdat de aanvraag voor de evenementenvergunning dan wel moet voldoen aan de indieningsvereisten van het Besluit BgBOP en die staan opgesomd in het meldingsformulier BgBOP wordt aanvragers van een evenementvergunning aangeraden om toch gebruik te maken van het BgBOP meldingsformulier. Het formulier is, net als het model-draaiboek, van de website van de gemeente te downloaden.
Professioneel vuurwerk mag alleen afgestoken worden door een gespecialiseerd bedrijf dat beschikt over een daartoe verleende toepassingsvergunning (bedrijfsvergunning). Op grond van het Vuurwerkbesluit is het verboden om zonder toestemming van Gedeputeerde Staten van de provincie vuurwerk af te steken. Afhankelijk van het soort vuurwerk en de hoeveelheid, moet voor het afsteken van vuurwerk een melding worden gedaan of een vergunning worden aangevraagd. Het bedrijf dat de ontbranding verzorgt, moet deze melding doen of een vergunning aanvragen bij de provincie. De organisatie van het evenement hoeft dus zelf geen vergunning aan te vragen voor het afsteken van vuurwerk, maar moet wel het voornemen om een vuurwerkshow te houden in de evenementenvergunning opnemen.
Op zondagen mogen er vóór 13.00 uur geen openbare vermakelijkheden plaatsvinden. De burgemeester kan hiervan ontheffing verlenen.
Evenementen & ruimtelijke ordening / Relatie APV & WABO
Hetgeen in deze paragraaf wordt beschreven is een voortzetting van het bestaande beleid zoals vastgelegd in het evenementenbeleid 2014.
Aanwijzing specifiek evenemententerrein
De gemeente kiest ervoor geen terrein aan te wijzen als specifiek evenemententerrein. De keuze om dit niet te doen is ingegeven door het feit dat er geen terrein aanwezig is dat daarvoor geschikt is gelet op de belasting die veelvuldig gebruik van zo’n terrein met zich mee zal brengen. Hierbij spelen aspecten als infrastructuur (beschikbaarheid van speciale voorzieningen zoals water- en elektra), gevoeligheid voor overlastsituaties, veiligheid in het algemeen en problematische verkeersafwikkeling, een doorslaggevende rol.
Alleen het landgoed “Vollenhove” vormt hierop een uitzondering. Voor het landgoed is specifiek in het bestemmingsplan bepaald dat het, voor maximaal 10 dagen per jaar, gebruikt mag worden als evenementterrein. Dit is zo geregeld in verband met de jaarlijks op deze locatie te houden “landdagen”. Verder is er geen enkele locaties in de gemeente als evenemententerrein bestemd in een bestemmingsplan.
Regels Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO) & afwijkend gebruik
Naast artikel 2:24 APV uit de APV is het noodzakelijk om te bezien of het houden van een evenement wel strookt met de bestemming die een evenementlocatie heeft in het geldende bestemmingplan. Het houden van een evenement op een bepaalde locatie is uitsluitend mogelijk als het houden van een evenement op die locatie mogelijk is op grond van de bestemming in het betreffende bestemmingsplan. Als dat niet zo is dan is een omgevingsvergunning noodzakelijk voor het toelaten van het met de bestemming strijdig gebruik.
Aangezien er in geen (op één na) enkel bestemmingsplan van deze gemeente een positieve bestemming tot evenementenlocatie voorkomt zal dus in alle gevallen een vergunning afwijkend gebruik moeten worden verleend. Dit is in feite een onwerkbare situatie vooral in die gevallen dat sprake is van een melding-plichtig klein evenement of van een middelgroot evenementen waarbij de impact op de omgeving (ook door de frequentie in het gebruik van de betreffende locatie) niet zo groot is.
Deze problematiek vraagt om een beleidsmatige uitspraak over hoe hiermee om te gaan. Niet correct hanteren van alle wettelijke kaders zal/kan leiden tot niet doorgaan van evenementen en daarmee schade voor organisatoren/ondernemers maar ook voor de gemeente.
Door de, in de hierna volgende paragraaf opgenomen, toetsingsmatrix wordt beleidsmatig vastgelegd dat alleen in bepaalde gevallen een WABO toetsing wordt gedaan. Daardoor krijgen alleen de grote en maar een zeer beperkt aantal middelgrote evenementen hiermee te maken. In de Biltse praktijk van de afgelopen jaren gaat het dan om slechts een tweetal evenementen met (zeer) professionele organisatoren/aanvragers.
De Bilt kiest voor een “gulden middenweg” waarbij de belangen van de organisatoren van evenementen, de gemeentelijke organisatie en de Biltse samenleving zijn gewogen. Er is voorts rekening gehouden met de ruimtelijke relevantie van evenementen en locaties.
evenementen die vallen binnen de grenzen van het meldingplichtige “kleine evenement” (artikel 2:24, 2e lid onder e. APV) toe te laten zonder toetsing aan het bestemmingsplan en dus zonder omgevingsvergunning. Dit past in de visie van de gemeente over dit soort kleinschalige evenementen die vaak plaatsvinden in het kader van sociale activiteiten in de directe woonomgeving van inwoners en met participatie van diezelfde inwoners (buurtbarbeque, etc). Het zijn in principe niet belastende evenementen en zijn daarom dan ook slechts meldingplichtig in plaats van APV-vergunningplichtig.
alle evenementen waarvoor een APV-vergunningplicht bestaat maar die niet kunnen worden aangemerkt als een groot evenement ex artikel 2:24, lid 2 onder f. van de APV vallen onder de groep die in de regel de “middelgrote evenementen” worden genoemd. De gemeente De Bilt kiest ervoor om bij deze evenementen per specifiek geval, aan de hand van vastgestelde criteria, te beoordelen of er een toetsing aan het bestemmingsplan plaats dient te vinden. Deze criteria zijn vastgelegd in de hierna volgende toetsingsmatrix. Indien een evenement past binnen de genoemde criteria acht de gemeente De Bilt het verantwoord, gezien de beperkte ruimtelijke relevantie, om geen WABO procedure te doorlopen.
Grote evenementen ex artikel 2:24, lid 2 onder f. van de APV zullen altijd aan het bestemmingsplan worden getoetst en zullen derhalve bij afwijkend gebruik een omgevingsvergunning nodig hebben. Bij deze evenementen moet met name worden gedacht aan festivals zoals Soenda en Kaap maar ook aan grote braderieën in winkelgebieden of andersoortige grootschalige festiviteiten die door meer dan 1000 personen per dag worden bezocht.
Dit onderwerp zal ook aandacht moeten krijgen in het kader van de omgevingswet en het opstellen van de omgevingsvisie. Gekeken zal worden naar mogelijkheden om het gebruik van locaties voor evenementen te vergroten. Dit zal dan mogelijk tot een andere aanpak leiden en zal ook het evenementenbeleid op dit punt moeten wijzigen.
Bijzondere bepalingen over specifieke locaties
De gemeente kiest er voor om voor bepaalde locaties in de gemeente, waar met enige regelmaat vergunning plichtige evenementen plaatsvinden, specifieke maatregelen en beperkingen in deze beleidsregel vast te leggen. Deze locaties zijn:
In het jaar 2015 is er specifieke beleid met betrekking tot het gebruik van deze locatie vastgesteld. Dit specifieke beleid maakte een integraal onderdeel uit van het evenementen-beleid.
Met betrekking tot het gebruik van het Fort Ruigenhoek was tot op heden in die specifieke beleidslijn voor het fort bepaald dat Staatsbosbeheer als eigenaar, buiten de reguliere fortenmaand om, gebruik van het Fort mag (laten) maken voor evenementen met de gezamenlijke duur van ten hoogste 15 dagen (exclusief 4 dagen voor het opbouwen en 4 dagen voor het afbreken van voorzieningen ten behoeve van de evenementen). In de praktijk werden deze dagen volledig gebruikt voor het houden van het kunstfestival Tweetakt.
Door het in 2018 vastgestelde document “Toekomstperspectief Noorderpark-Ruigenhoek” is het belang aan deze specifieke beleidslijn ontvallen. Nu maken regels omtrent het gebruik van het fort als evenementlocatie integraal onderdeel uit van dit evenementenbeleid. Enkele bepalingen uit de oude specifieke beleidslijn komen, zij het in licht gewijzigde vorm, echter terug in dit evenementenbeleid.
Bij het opstellen van de “nieuwe” bepalingen is rekening gehouden met de inhoud van het vastgestelde document “Toekomstperspectief Noorderpark-Ruigenhoek” en de ideeën en wensen van Staatsbosbeheer als eigenaar en gebruiker van het fort alsmede met de grenzen die door het bestemmingsplan aan het gebruik worden verbonden.
Het gebruik van het fort als evenementlocatie is mogelijk mits een evenement past binnen de bestemmingsbepalingen zoals deze zijn vastgelegd in het vigerende bestemmingsplan. Daarin heeft het fort namelijk de bestemming gemengd en mag op grond daarvan onder meer gebruikt worden voor kleinschalige culturele, recreatieve, educatieve en museale functies, alsmede hieraan ondergeschikte horeca.
Staatsbosbeheer heeft de wens om met enige regelmaat, buiten de reguliere fortenmaand om, maar met een maximum van 40 evenementen-dagen (inclusief dagen voor op- en afbouw) per kalenderjaar, evenementen in de zin van de Algemene plaatselijke verordening plaats te laten vinden. Staatsbosbeheer wil evenementen laten plaatsvinden die alle een relatie zullen hebben met het thema “klimaat”. Deze evenementen zullen een landelijke uitstraling krijgen vanwege de kennisinstituten (zoals KNMI) die hierbij betrokken zijn.
Het festival Tweetakt kan in de visie van Staatsbosbeheer ook in de toekomst, binnen de 40 evenementen-dagen plaats blijven vinden, maar dan ook in een format waarbij het thema klimaat naar voren komt. Dit evenement mag maximaal 23 dagen inclusief 8 dagen voor op- en afbouw duren.
Aan het houden van evenementen op het fort worden de navolgende voorwaarden gesteld c.q. wordt van de eigenaar/gebruiker geëist dat deze zich aan de navolgende randvoorwaarden ne voorschriften houdt:
Tijdens specifieke klimaat-evenementen wordt dit aantal verhoogd tot maximaal 500; Deze opschaling wordt acceptabel geacht gelet op het (inter-)nationale thema en door het aantal en de grootte van de participerende kennisinstituten (nationaal en internationaal). Hierdoor moet worden verwacht dat de grens van 100 bezoekers tijdens pieken niet realistisch is;
Het equivalente geluidsniveau LAeq, veroorzaakt door activiteiten op Fort Ruigenhoek, mag tussen 09:00 uur en 18:00 uur niet hoger zijn dan 50 dB(A) en 58 dB(C) op de gevels van woningen van derden. Bij het toetsen van de optredende geluidsniveaus bedraagt de meettijd minimaal 3 minuten. Gemeten en beoordeeld wordt conform de Handleiding Meten & Rekenen Industrielawaai (HMRI). In afwijking daarvan wordt geen toepassing gegeven aan de strafcorrectie voor muziekgeluid. Tevens wordt ook niet gecorrigeerd voor de eventuele meteocorrectie. De meethoogte bedraagt 1,5 meter boven het lokale maaiveld. Indien wordt gemeten op minder dan 2 meter afstand voor een reflecterende gevel, dan wordt de gemeten waarde wel gecorrigeerd voor de optredende gevelcorrectie (conform de HMRI).
Het equivalente geluidsniveau LAeq, veroorzaakt door activiteiten op Fort Ruigenhoek, mag tussen 18:00 uur en 23:00 uur niet hoger zijn dan 30 dB(A) en 38 dB(C) op de gevels van woningen van derden. Bij het toetsen van de optredende geluidsniveaus bedraagt de meettijd minimaal 3 minuten. Gemeten en beoordeeld wordt conform de Handleiding Meten & Rekenen Industrielawaai (HMRI). In afwijking daarvan wordt geen toepassing gegeven aan de strafcorrectie voor muziekgeluid. Tevens wordt ook niet gecorrigeerd voor de eventuele meteocorrectie. De meethoogte bedraagt 1,5 meter boven het lokale maaiveld. Indien wordt gemeten op minder dan 2 meter afstand voor een reflecterende gevel, dan wordt de gemeten waarde wel gecorrigeerd voor de optredende gevelcorrectie (conform de HMRI).
Het maximale aantal dagen per jaar waarop vergunningplichtige evenementen op het fortterrein mogen worden georganiseerd is 40 (inclusief de op- en afbouwdagen) in de dagperiode tussen 09:00 en 18:00 uur. In dit tijdvak geldt het geluidsvoorschrift zoals genoemd onder 8.
Van die 40 dagen mag op maximaal 5 dagen per jaar de eindtijd worden verlengd tot 23:00 uur. Tussen 18:00 en 23:00 uur geldt een afwijkend geluidsvoorschrift zoals genoemd onder 9.
Het opbouwen en afbouwen is verboden in het tijdvak tussen 19:00 en 07:00 uur, met uitzondering van het veilig stellen van kostbare apparatuur zoals geluid- en lichtinstallaties. Het maximale geluidsniveau LAmax als gevolg van de op- en afbouwwerkzaamheden, mag in de periode tussen 07:00 en 19:00 uur niet hoger zijn dan 65 dB(A) op de gevels van woningen van derden. Piekgeluiden van op- en afbouwwerkzaamheden worden gemeten en beoordeeld conform de HMRI. In afwijking van de HMRI wordt niet gecorrigeerd voor de eventuele meteocorrectie. De meethoogte bedraagt 1,5 meter boven het lokale maaiveld.
De eigenaar en/of de gebruiker van het fort overlegt in aanvulling op een vergunningaanvraag een mobiliteitsplan waarin in ieder geval moet zijn opgenomen:
Dat ten behoeve van het parkeren van motorvoertuigen van deelnemers/ bezoekers van een evenement uitsluitend gebruik gemaakt wordt van de twee parkeerplaatsen gelegen aan de westzijde van de Kanonsdijk/Sint Anthoniedijk, de parkeerplaats aan de Ruigenhoeksedijk (ten zuidoosten van het fort) en de grote parkeerplaats gelegen aan de Gageldijk (t.o. Koningin Wilhelminaweg 519 te Groenekan en t.h.v. zwembad Blaucapel);
De wijze waarop een scheiding tussen autoverkeer en wandelaars wordt gerealiseerd bijvoorbeeld door bezoekers te verplichten om, voor zover geen gebruik wordt gemaakt van pendelbussen, gebruik te maken van wandelpaden in het gebied en niet over de Kanonsdijk/Sint Anthoniedijk en/of Ruigenhoeksedijk te lopen;
Hier is sprake van voortzetting van het bestaande beleid. Op deze locatie mogen evenementen plaatsvinden met dien verstande dat er slechts éénmaal per jaar een groot evenement, als bedoeld in artikel 2:24, 2 lid onder g van de Algemene plaatselijke verordening gemeente De Bilt, mag plaatsvinden. We hebben het dan dus over een evenement met 1000 of meer aanwezige personen. Of bij dit evenement al dan niet (veel) geluid wordt geproduceerd doet hiervoor niet ter zake. Eventuele geluidsaspecten van een evenement worden in alle gevallen (klein, middelgroot en groot) beoordeeld en via voorschriften geregeld.
Gemeentehuis Jagtlust en omliggende park
In verband met een toenemend aantal verzoeken om op deze locatie evenementen te mogen houden en het feit dat er een toename is waar te nemen in het aantal overlastklachten bestaat de noodzaak om regels vast te leggen over het gebruik van dit terrein voor evenementen.
Uitgangspunt hierbij is dat dit terrein niet de status van evenemententerrein krijgt en daarom in principe alleen nog wordt gebruikt voor evenementen/activiteiten in het kader van nationale feestdagen of met een nationaal karakter zoals Koningsdag, 4/5 mei herdenking, herdenking Japanse capitulatie, veteranendag, intocht Sint Nicolaas.
Naast de hiervoor genoemde evenementen kunnen andere evenementen alleen worden toegestaan indien deze worden georganiseerd door een plaatselijk gevestigde natuurlijk- of rechtspersoon en zijn gericht op het verwerven van fondsen die ten goede komen aan een algemeen erkende charitatieve instelling of charitatief doel en/of worden georganiseerd in verband met een zeer bijzondere plaatselijke situatie of omstandigheid. Dit kunnen geen grote evenementen zijn als bedoeld in artikel 2:24, lid 2 onder f van de Algemene plaatselijke verordening en deze evenementen mogen inclusief op- en afbouwtijd niet langer dan 4 dagen duren.
In afwijking van het gestelde in artikel 1:3 van de APV moet de organisator die een evenement op deze locatie plaats wil laten vinden dit evenement, analoog aan de regeling voor grote evenementen, uiterlijk 1 november van het kalenderjaar voorafgaande aan het kalenderjaar waarin het plaats zal vinden aanmelden. De aanvraag om vergunning moet minimaal 6 maanden, maar mag maximaal 12 maanden, voor het plaatsvinden van een evenement worden ingediend.
Openstelling van het gemeentehuis en het gebruik van faciliteiten (water en elektra, vergaderruimten, toiletten en inzet gemeentepersoneel) ten behoeve van een evenement op het terrein rond het gemeentehuis wordt alleen toegestaan indien de organisator (ook als dat een vrijwilligersorganisatie is) alle daarmee gepaard gaande kosten aan de gemeente voldoet.
Voor de zogenaamde overplaats zal maximaal éénmaal per kalenderjaar een evenementvergunning worden afgegeven uitsluitend ten behoeve van circusvoorstellingen met een maximale duur van 5 dagen inclusief op- en afbouw.
Uitsluitend ten behoeve van activiteiten op Koningsdag en 4 mei zal een (tijdelijke) afsluiting van de Soestdijkseweg worden toegestaan.
Aan een evenementenvergunning worden voorschriften verbonden. Deze voorschriften hebben als voornaamste doel om het evenement veilig te laten verlopen en mogelijke vormen van overlast te beperken of te voorkomen.
Het bewaken van de orde en veiligheid op en rond een evenementenlocatie is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisator zelf. Dit betekent dat de organisatie zelf een inschatting moet maken van de risico’s en de omvang van het evenement en hierop de begeleiding afstemmen. De organisatie moet dus zelf zorgen voor voldoende verkeersregelaars, stewards en/of bewaking. Voor advies kan uiteraard altijd contact worden opgenomen met de gemeente.
Een organisator van een evenement is primair verantwoordelijk voor de openbare orde en de veiligheid van de bezoekers op de locatie van het evenement. De organisatie moet daarom zorgen voor voldoende toezicht. Afhankelijk van de aard van het evenement kunnen vrijwilligers dit toezicht uitoefenen of moet er een (door de minister van justitie erkend) professioneel beveiligingsbedrijf worden ingehuurd. Politie en VRU adviseren over de inzet van toezicht en beveiliging tijdens het evenement, gebaseerd op het risico en aard van het evenement. Tijdens het evenement moet de organisator als vergunninghouder of een door de organisatie aangewezen leidinggevende aanwezig zijn. Deze persoon moet optreden als aanspreekpunt voor de hulpdiensten. Per voorschrift wordt de organisator verplicht te allen tijde aanwijzingen van politie, brandweer en gemeente op te volgen.
Brandveiligheid / “Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen”
Sinds oktober 2017 is het “Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen” (BgBOP) in werking. Deze regelgeving is ook van toepassing op een evenement als daarvoor c.q daarbij gebruik gemaakt wordt van een afgezet terrein, van één of meerdere podia of van een tijdelijke verblijfsruimte (zoals een tent) en in die tijdelijke verblijfsruimte:
In die gevallen moet de organisator een melding te doen op basis van het “Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen”. Als echter ook een evenementvergunning op grond van de Algemene plaatselijke verordening De Bilt wordt aanvraagt is een aparte melding niet nodig. Dit wordt dan namelijk automatisch een onderdeel van de evenementvergunning.
De aanvraag voor de evenementenvergunning moet dan echter wel voldoen aan de indieningsvereisten die in het Besluit BgBOP worden gesteld. Deze indieningsvereisten staan opgesomd in het meldingsformulier Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen zoals dat door de Rijksoverheid is vastgesteld en landelijk wordt gebruikt. Het wordt organisatoren daarom aangeraden om gebruik te maken van dit meldingsformulier. Het formulier is, net als het model-draaiboek, van de gemeentelijke website te downloaden.
De Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is ten aanzien van het onderwerp brandveiligheid de vaste adviseur in het proces van vergunningverlening. De verstrekte informatie is noodzakelijk om de VRU in staat te stellen een goed onderbouwd advies te geven over voorschriften die in de evenementvergunning moeten worden opgenomen.
Constructie en opbouw van podia, tenten en tribunes
Het is van belang dat podia, tenten en tribunes op de juiste wijze geconstrueerd zijn. Dit betekent dat de constructie is afgestemd op het aantal bezoekers, de ondergrond en de locatie van de te plaatsen objecten. Voorts is het noodzakelijk dat tenten over voldoende vluchtwegen beschikken. De gemeente wordt over deze zaken, in het kader van de beoordeling van de vergunningaanvraag en het opstellen van vergunningvoorschriften, geadviseerd door de VRU, een bouwkundig inspecteur en constructeur.
Om deze advisering mogelijk te maken wordt van een organisator verlangd dat deze de nodige informatie verschaffen. Hierbij moet bijvoorbeeld worden gedacht aan constructiegegevens en certificaten van de brandwerendheid van de toegepaste materialen. Voorts moet bij tenten een plattegrond van de tent (minimaal schaal 1:100) met maatvoering worden aangeleverd, waarop de indeling, netto beschikbaar vloeroppervlak, de nooduitgangen, de eventuele noodverlichting, brandblusmiddelen, etc. aangegeven staan. Daarnaast moet er bij de aanvraag van de evenementenvergunning een plattegrond worden ingediend waarop duidelijk is weergegeven (met maatvoering) wat de locatie van het te plaatsen object (podium, tent, tribune) is in relatie tot de omgeving.
Bereikbaarheid hulpverleningsdiensten
Ieder evenement moet onder alle omstandigheden goed bereikbaar zijn voor de hulpverleningsdiensten. In alle gevallen moet er worden gezorgd voor een calamiteitenroute, zodat in het geval van een noodsituatie de hulpverleningsdiensten snel ter plekke kunnen zijn. In principe wordt de bereikbaarheid door de VRU beoordeeld, omdat de brandweer de grootste voertuigen van de hulpdiensten heeft. De calamiteitenroute moet altijd vrijgehouden worden voor de voertuigen van de hulpverleningsdiensten. Voor aanvullende informatie kan een organisator altijd contact opnemen met de Veiligheidsregio Utrecht.
Bij de inrichting van de evenementlocatie moet de organisator ook zorgen dat het publiek tijdens een incident het terrein (zo) snel en veilig (mogelijk) kan verlaten. Daarom zijn voldoende en duidelijk gemarkeerde vluchtwegen vereist. Deze mogen uiteraard niet conflicteren met de calamiteitenroute. Het aanwezige personeel moet bovendien goede instructies krijgen over de vluchtroutes. De VRU en politie adviseren over de vluchtwegen.
Calamiteiten tijdens evenementen
Ondanks goede voorbereidingen om een evenement zo goed mogelijk te laten verlopen, kan het voorkomen dat zich tijdens het evenement een calamiteit voordoet waardoor ingrijpen in het evenement noodzakelijk is. Dit kunnen verschillende soorten van calamiteiten zijn, zoals een (grote) brand op of nabij de evenementlocatie, vechtpartijen of andere ongeregeldheden op of nabij de locatie, een grote hoeveelheid ziektegevallen (denk b.v. aan voedselvergiftiging, legionellabesmetting), weersextremen e.d. Op grond van de Gemeentewet is de burgemeester bevoegd om bevelen te geven die noodzakelijk zijn voor de handhaving van de openbare orde, het voorkomen, beperken en bestrijden van gevaar en de bescherming van veiligheid en gezondheid.
Wanneer zich een grote calamiteit voordoet, beslissen de hulpverleningsdiensten in overleg met de burgemeester over de te nemen maatregelen. Zij nemen ook contact op met de organisatie. Het is daarom verplicht om in de vergunningaanvraag de naam van een contactpersoon met zijn of haar mobiele telefoonnummer te vermelden. Deze contactpersoon dient steeds op het evenement aanwezig te zijn en te allen tijde bereikbaar te zijn voor de gemeente en voor de hulpverleningsdiensten.
Verbod op het verkopen van lachgas tijdens evenementen
De laatste jaren is in toenemende mate sprake van de handel en gebruik van lachgas bij evenementen. Gebruik van lachgas leidt tot onvoorspelbaar gedrag van mensen en is schadelijk voor de gezondheid. Zo kan veelvoudig en verkeerd gebruik onder meer leiden tot hersenbeschadiging, het scheuren van het trommelvlies, hoofdpijn, verstikkingsgevaar, bevroren longen, onvruchtbaarheid en ernstige derdegraads brandwonden aan de handen, armen of benen bij het gebruik van grote gaspatronen/gasflessen voor het (bij)vullen van kleine patronen of ballonen.
Met ingang van de Algemene plaatselijke verordening De Bilt 2020, door de gemeenteraad vastgesteld op 30 januari 2020 is een nieuw negende lid toegevoegd aan artikel 2:25 over de evenementenvergunning. In dat lid is bepaald dat het, in verband met de bescherming van de belangen genoemd in artikel 1:4 en artikel 1:8 van de verordening verboden is om op een evenementlocatie, als wel binnen een afstand van 250 meter van een evenementlocatie lachgas bij zich te hebben, dit te verhandelen en/of te gebruiken of deze handelingen als organisator van het evenement toe te laten. De organisator van een evenement is verantwoordelijk en aansprakelijk bij een overtreding van het voorschrift.
Daarnaast kan op grond van artikel 1:4 van de Algemene plaatselijke verordening aan een vergunning voorschriften en beperkingen worden verbonden die strekken tot bescherming van het belang of de belangen in verband waarmee de vergunning is vereist.
Het verbod is expliciet vermeld in het voor de aanvragers via de site van de gemeente beschikbare model-draaiboek dat zij kunnen/moeten indienen bij een aanvraag.
Ordeverstoring bij evenementen/verbod op uitlatingen van verboden organisaties
Met ingang van de Algemene plaatselijke verordening De Bilt 2020, door de gemeenteraad vastgesteld op 30 januari 2020 is een nieuw artikel 2:26 over ordeverstoring bij evenementen.
Hierin wordt bepaald dat het verboden is bij een evenement de orde te verstoren en enig gereedschap, voorwerp of middel te vervoeren of bij zich te hebben met de kennelijke bedoeling daarmee bij een evenement de orde te verstoren.
Daarnaast is in dit artikel een verbod opgenomen om bij een evenement zichtbaar goederen te dragen, bij zich te hebben of te vervoeren, die uiterlijke kenmerken zijn van een organisatie die bij rechterlijke uitspraak of bestuurlijk besluit verboden is verklaard of is ontbonden vanwege een doel of werkzaamheid in strijd met de openbare orde. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan clubkleding van een zogenaamde “Outlaw Motorcycle Gang”.
Het verbod is expliciet vermeld in het voor de aanvragers via de site van de gemeente beschikbare model-draaiboek dat zij kunnen/moeten indienen bij een aanvraag.
Een soortgelijke bepaling is opgenomen in een nieuw artikel 2:50 met betrekking tot openbare plaatsen of voor het publiek openstaande gebouwen. Dit artikel is aanvullend op het hiervoor genoemde artikel 2:26 over ordeverstoring.
Bereikbaarheid en parkeervoorzieningen
Evenementen kunnen door hun aard en omvang veel invloed hebben op de afwikkeling van verkeersstromen. Daarom is het, zeker bij grote evenementen, belangrijk vooraf maatregelen te bepalen voor een vlotte maar bovenal veilige in- en uitstroom van bezoekers waarbij de overlast voor bewoners, bedrijven en overige verkeersgebruikers zo veel mogelijk wordt beperkt. Bij de beoordeling van de impact van verkeersstromen zijn het geraamd aantal bezoekers, de eventuele samenloop met andere evenementen elders in de gemeente, in uitvoering zijnde wegwerkzaamheden, afsluitingen of andere knelpunten, de beschikbaarheid van openbaar vervoersmogelijkheden en voldoende parkeervoorzieningen, belangrijke factoren
Als evenementen op of nabij een weg worden gehouden of wegen een functie hebben in de aan- en afvoer van bezoekers, kan het gewenst of noodzakelijk zijn dat de weg wordt afgezet voor het verkeer. Voor deze afsluiting is er toestemming nodig van de gemeente. In de aanvraag voor de evenementenvergunning moet de gewenste afsluiting aangegeven zijn. Als toestemming wordt verleend voor de afsluiting, wordt dit in de evenementenvergunning opgenomen. Als voor een evenement de openbare weg wordt afgesloten of omleidingsroutes ingesteld worden, zijn verkeersmaatregelen nodig in de vorm van afsluithekken, verkeers- of verwijzingsborden. Het plaatsen van de hekken en borden is de verantwoordelijkheid van de organisator. De kosten van de plaatsing van de verkeersborden worden niet bij de organisator van het evenement in rekening gebracht. In de vergunning wordt voorgeschreven dat de omwonenden door de organisatie worden ingelicht over de verkeersmaatregelen
Bij een evenement waarbij verkeersregelaars benodigd of mogelijk zelfs vereist zijn, moet de organisatie voor de inzet van gecertificeerde verkeersregelaars zorg dragen. De organisator meldt daarvoor zijn evenement en het noodzakelijk aantal verkeersregelaars aan via de site www.verkeersregelaarsexamen.nl (SVNL). Na aanmelding krijgt de organisator een toegangscode per mail om de in te zetten verkeersregelaars zo nodig nog een e-learning te laten volgen. De SVNL zorgt ervoor dat deze verkeersregelaars vroegtijdig en individueel de e-learning volgen.
De gemeente geeft vervolgens via genoemde site aan of voor het betreffende evenement een vergunning is afgegeven. De SVNL zorgt vervolgens voor de aanstelling van gecertificeerde verkeersregelaars voor het specifieke evenement.
De gemeente raadt organisatoren aan om een evenementenverzekering af te sluiten waarin ook de risico’s door rijdend verkeer zijn gedekt.
Een evenement waarbij geen geluid wordt geproduceerd komt zelden voor. Veelal wordt muziek ten gehore gebracht of is er sprake van het omroepen van berichten, informatie, etc. Daarnaast worden er vaak apparaten en machines gebruikt die geluid maken. Evenementen vinden meestal plaats in delen van de gemeente waar ook mensen wonen. Wanneer de geluidsbelasting op de woonomgeving te groot is, kan dit aanleiding geven tot ergernis en klachten. Alle reden dus om geluidshinder te voorkomen of zo veel mogelijk te beperken.
Bij evenementen waarbij een hoge geluidsbelasting wordt verwacht, is tevens een ontheffing geluidhinder (artikel 4:6 APV) noodzakelijk. Aan deze ontheffing worden voorschriften verbonden. Voorschriften die opgenomen worden betreffen o.a. geluidgrenswaarden, eisen inzake op- en afbouwtijden, eisen aan installaties en de bepaling van begin- en eindtijd.
Ter voorkoming van geluidshinder door evenementen wordt ten aanzien van het verlenen van de ontheffing geluidhinder in combinatie met een evenementvergunning bepaalt dat:
door de plaatselijke situatie van een evenement kan in de vergunning de geluidsnorm op een ander beoordelingspunt (dus niet 30 meter van het podium) worden vastgelegd. Dit is het geval bij grote evenementen buiten de bebouwde kom. Vaak is hierbij sprake van een festivalterrein met meer dan één podium. De meetlocatie(s) worden in de vergunning specifiek benoemd of aangegeven op een kaart behorend bij de vergunning.
bij evenementen waarbij, door het specifieke karakter van de activiteiten (zoals crosswedstrijden en stuntshows), geen invloed kan worden uitgeoefend op de geluidproductie in principe uitsluitend vergunning wordt verleend indien de afstand tussen de geluidsbronnen en de meest dichtbij gelegen woning of stiltegebied tenminste 100 meter bedraagt. Indien niet wordt voldaan aan dit afstandscriterium kan de vergunning alleen met een nadere motivering van het college van burgemeester en wethouders verleend worden.
Deze voorschriften en normen zijn in de afgelopen jaren opgelegd. In de uitspraak in beroep tegen de vergunningverlening aan het festival SOENDA in 2015 zijn deze voorschriften door de Rechtbank Utrecht als toelaatbaar en afdoende aangemerkt.
De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor het voldoen aan de geluidsvoorschriften. Bij grote evenementen en/of als geluidsoverlast wordt verwacht, controleren de toezichthouders van de gemeente (ODRU) door middel van geluidsmetingen op naleving van de geluidsvoorschriften. Als deze niet worden nageleefd, wordt er gehandhaafd door direct ingrijpen.
Bij de vergunningverlening voor een evenement komen ook milieukundige aspecten om de hoek kijken. Te denken valt aan de doorwerking van de Natuurbeschermingswet, beperking en regeling afvalstromen, maatregelen ter bescherming van bodem en groen. Bij het beoordelen van aanvragen en het afgeven van vergunningen dient derhalve een toetsing plaats te vinden of door de organisator voldoende maatregelen zijn getroffen om het belang van de bescherming van milieu voldoende te waarborgen. Hiertoe kan het nodig zijn dat een organisator door een deskundig bureau een natuurtoets laat doen b.v. ter bepaling van de aanwezigheid van beschermde soorten. Tevens worden ter zake voorschriften/beperkingen aan de vergunning verbonden.
Verbod op het oplaten van ballonnen tijdens evenementen
In januari 2019 heeft de raad een motie aangenomen met de opdracht aan het college om onderzoek te doen naar de mogelijkheden om het oplaten van ballonnen tijdens evenementen te verbieden. Deze wens is ontstaan door de bewezen bedreiging die de restanten van deze ballonnen betekenen voor het milieu. Dit heeft geresulteerd in een uitbreiding van artikel 2:25 in de Algemene plaatselijke verordening 2020 welke door de gemeenteraad op 30 januari 2020 is vastgesteld. In het artikel is bepaald dat het, in verband met de bescherming van de belangen genoemd in artikel 1:4 en artikel 1:8 van de verordening verboden is om op een evenementlocatie, als wel binnen een afstand van 250 meter van een evenementlocatie, ballonnen, wenskaarsen en/of soortgelijke objecten op te laten of deze handelingen als organisator van het evenement toe te laten. De organisator van een evenement is verantwoordelijk en aansprakelijk bij een overtreding van het voorschrift.
Daarnaast kan op grond van artikel 1:4 van de Algemene plaatselijke verordening aan een vergunning voorschriften en beperkingen worden verbonden die strekken tot bescherming van het belang of de belangen in verband waarmee de vergunning is vereist.
Het verbod is expliciet vermeld in het voor de aanvragers via de site van de gemeente beschikbare model-draaiboek dat zij kunnen/moeten indienen bij een aanvraag.
Het Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen-bureau (GHOR) van de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) adviseert over de geneeskundige inzet bij grote evenementen. Omdat elk evenement anders is en de inzet afhankelijk is van de activiteiten die plaatsvinden, het aantal bezoekers en de aard van het publiek, de bereikbaarheid voor hulpverleningsdiensten, de plaats, het tijdstip, etc., wordt voor ieder evenement, waarbij dat noodzakelijk is, door de GHOR een afzonderlijk advies uitgebracht met betrekking tot de geneeskundige inzet. Van de organisator wordt verwacht dat deze zelf de geneeskundige inzet regelt.
Als er schade ontstaat aan gemeente-eigendommen als gevolg van een evenement, stelt de gemeente de organisatie hiervoor aansprakelijk. Indien sprake is van een evenementlocatie op gemeentegrond dan wordt de organisatie per vergunningvoorschrift verplicht gesteld om de locatie na het evenement in dezelfde staat op te leveren als waarin het ter beschikking is gesteld. Voor schadeclaims van derden, die voortvloeien uit het houden van het evenement is de organisator aansprakelijk; de gemeente aanvaardt hiervoor geen aansprakelijkheid. Als er gehandeld is, in strijd met de bepalingen uit de vergunning kan er aanleiding zijn tot bestuursrechtelijke en/of strafrechtelijke handhaving.
In de vergunning bepaalt de gemeente doorgaans dat zij geen aansprakelijkheid aanvaardt voor schade, in welke vorm dan en door wie dan ook geleden, als gevolg van het houden van het evenement. Dit betekent dat de organisator hiervoor aansprakelijk is. Om deze aansprakelijkheid te dekken wordt geadviseerd dat de organisatie een afzonderlijke aansprakelijkheidsverzekering afsluit.
Op grond van artikel 174 van de Gemeentewet is de burgemeester belast met het toezicht op evenementen. Bij de uitoefening van dit toezicht kan hij de bevelen geven die met het oog op de veiligheid en gezondheid nodig zijn. Dit betekent dat een evenement kan worden bezocht door een toezichthouder van de gemeente. De toezichthouder controleert of de voorschriften die in de evenementenvergunning zijn opgenomen daadwerkelijk worden nageleefd. De toezichthouder van de gemeente kan zich hierbij laten adviseren door de partijen die geadviseerd hebben op de vergunningaanvraag. Als de toezichthouder zich laat adviseren door andere diensten en afdelingen, zal dit toezicht tegelijkertijd plaatsvinden. De toezichthouders van de gemeente hebben een handhavingsmandaat, waarin hun bevoegdheden zijn geregeld. Naast de toezichthouders van de gemeente, kan ook de politie handhavend optreden als de voorschriften uit de APV worden overtreden.