| Organisatie | Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Zaanstreek-Waterland |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid GGD Zaanstreek-Waterland 2020-2024 |
| Citeertitel | Inkoopbeleid GGD Zaanstreek-Waterland 2020-2024 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-10-2021 | nieuwe regeling | 19-01-2021 |
GGD Zaanstreek-Waterland spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen door GGD Zaanstreek-Waterland plaatsvindt. GGD Zaanstreek-Waterland streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).
Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient GGD Zaanstreek-Waterland continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. GGD Zaanstreek-Waterland doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van GGD Zaanstreek-Waterland.
Daarnaast gaat GGD Zaanstreek-Waterland bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten:
In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
2 GGD Zaanstreek-Waterland doelstellingen
GGD Zaanstreek-Waterland wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities van het managementteam concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:
GGD Zaanstreek-Waterland leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door GGD Zaanstreek-Waterland restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
3.2 Algemene beginselen bij Inkopen
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
GGD Zaanstreek-Waterland zal bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
GGD Zaanstreek-Waterland neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel, fair play en het vertrouwensbeginsel.
GGD Zaanstreek-Waterland streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. GGD Zaanstreek-Waterland past, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van GGD Zaanstreek-Waterland. GGD Zaanstreek-Waterland wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
3.5 Afwijkingsbevoegdheid (Hardheidsclausule)
Afwijking van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is slechts mogelijk en toegestaan middels het Intake formulier, op basis van een deugdelijk gemotiveerd advies van de sectormanager/ budgethouder/ teammanager, aangevuld met een advies van inkoop.
Het Intakeformulier zal door de sectormanager/ budgethouder/ teammanager ter goedkeuring worden aangeboden aan het Managementteam van GGD Zaanstreek-Waterland en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Na besluitvorming van de Directeur Publieke Gezondheid, gehoord hebbende het Managementteam, zal verder worden gehandeld.
Gestimuleerd wordt dat GGD Zaanstreek-Waterland en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag zal GGD Zaanstreek-Waterland opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze GGD Zaanstreek-Waterland de klacht vervolgens zal behandelen. Hiervoor is het e-mailadres klachtenloketaanbesteding@ggdzw.nl aangemaakt, waar de jurist en inkoop toegang tot hebben.
4 Ethische en ideële uitgangspunten
GGD Zaanstreek-Waterland stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
GGD Zaanstreek-Waterland heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
Voor GGD Zaanstreek-Waterland geldt:
GGD Zaanstreek-Waterland contracteert enkel met integer Ondernemers.
GGD Zaanstreek-Waterland wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken.
Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. GGD Zaanstreek-Waterland kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Bij Inkopen neemt GGD Zaanstreek-Waterland sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat GGD Zaanstreek-Waterland de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). GGD Zaanstreek-Waterland stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.
GGD Zaanstreek-Waterland heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft GGD Zaanstreek-Waterland als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. GGD Zaanstreek-Waterland vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
GGD Zaanstreek-Waterland onderschrijft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Het Manifest is bedoeld om de bijdrage van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen aan de realisatie van beleidsdoelen te vergroten.
Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:
GGD Zaanstreek-Waterland onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. GGD Zaanstreek-Waterland wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen GGD Zaanstreek-Waterland (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aan- gespoord tot CO2-reductie.
Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. GGD Zaanstreek-Waterland streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.
Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. GGD Zaanstreek-Waterland kan bij Inkopen en aan- bestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.
De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan GGD Zaanstreek-Waterland bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan GGD Zaanstreek-Waterland de ISV opnemen als uitvoeringseis
GGD Zaanstreek-Waterland wil dat Inkopen ook social return kan opleveren.
Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor GGD Zaanstreek-Waterland, op maatschappelijk of sociaal vlak. GGD Zaanstreek-Waterland wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. GGD Zaanstreek-Waterland kan social return inzetten voor:
Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de Verenigde Naties.
Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt GGD Zaanstreek-Waterland bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).
Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
GGD Zaanstreek-Waterland acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. GGD Zaanstreek-Waterland kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
GGD Zaanstreek-Waterland acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
GGD Zaanstreek-Waterland streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. GGD Zaanstreek-Waterland moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
GGD Zaanstreek-Waterland kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van GGD Zaanstreek-Waterland door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. GGD Zaanstreek-Waterland kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
GGD Zaanstreek-Waterland heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en GGD Zaanstreek-Waterland moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.
GGD Zaanstreek-Waterland heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. GGD Zaanstreek-Waterland houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan GGD Zaanstreek-Waterland doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
GGD Zaanstreek-Waterland heeft oog voor sociale ondernemingen.
Bij Inkopen kan GGD Zaanstreek-Waterland opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
GGD Zaanstreek-Waterland kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. GGD Zaanstreek-Waterland zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.
GGD Zaanstreek-Waterland hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere GGD ’s of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.6 Bepalen van de inkoopprocedure (zie tevens inkoopmatrix)
GGD Zaanstreek-Waterland heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.
Indien GGD Zaanstreek-Waterland kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.
GGD Zaanstreek-Waterland zal met inachtneming van de onderstaande figuren, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit, de onderstaande procedures toepassen, tenzij GGD Zaanstreek-Waterland gemotiveerd
(Hardheidsclausule in het intake formulier) aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken. 3.5
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd advies van de sectormanager/budgethouder en inkoop en zal ter goedkeuring worden aangeboden aan het Managementteam van GGD Zaanstreek-Waterland en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
Procedures en bedragen bij werken:
Procedures en bedragen bij levering en diensten:
GGD Zaanstreek-Waterland zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij GGD Zaanstreek-Waterland gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
GGD Zaanstreek-Waterland vraagt aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
GGD Zaanstreek-Waterland vraagt via TenderNed ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
Onder de (Europese) drempelbedragen zal GGD Zaanstreek-Waterland nationaal aanbesteden. GGD Zaanstreek-Waterland zal vooraf- gaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen op TenderNed.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal GGD Zaanstreek-Waterland in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
Sociaal en andere specifieke diensten
Op sociale en andere specifieke diensten onder de € 750.000 is deel 2 van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 (inzake Europese aanbesteding) niet van toepassing. Deze diensten kunnen via een meervoudig onderhandse aanbesteding worden gegund. Wel zijn de algemene beginselen uit deel 1 van de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit van toepassing.
5.7 Raming en financiële budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. GGD Zaanstreek-Waterland wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
GGD Zaanstreek-Waterland bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert GGD Zaanstreek-Waterland een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). GGD Zaanstreek-Waterland wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6 Organisatorische uitgangspunten
Dit hoofdstuk geeft de uitwerking van de organisatorische uitgangspunten aan. Op Intranet wordt voor intern gebruik alle documenten geplaatst. Hierin zullen relevante documenten worden opgenomen zoals de Inkoopmatrix, het Intakeformulier, Pakketten overzicht, Gids Proportionaliteit, het Inkoopjaarplan en de Inkoopvoorwaarden.
Enerzijds kan hierdoor een verdere professionalisering worden doorgevoerd en anderzijds wordt opgebouwde kennis binnen de organisatie op de juiste wijze benut. Het goed verdelen van taken is essentieel, maar ook het inspelen op de veranderingen in het (juridische) speelveld van inkoop en aanbesteden.
In dit hoofdstuk wordt o.a. aangegeven hoe de centraal gecoördineerde inkoop organisatie er uit ziet en waar deze moet worden geplaatst binnen de organisatie.
6.2 De centraal gecoördineerde inkooporganisatie voor GGD Zaanstreek-Waterland
Bij alle aanbestedingen (behalve de enkelvoudige uitnodiging < € 30.000,- wordt in de centraal gecoördineerde inkooporganisatie, afhankelijk van het aan te besteden werk, de aan te besteden dienst of in te kopen product, een integraal inkoopteam samengesteld uit medewerkers van de aanbestedende/inkopende team(s) en inkoop. Dit team staat onder verantwoordelijkheid van de integrale teammanager(s).
Zie hiervoor de Inkoopmatrix GGD Zaanstreek-Waterland. Inkoop verzorgt de begeleiding van het aanbestedings-/inkoopproces. De aanbestedende/inkopende sector- of teammanager is verantwoordelijk voor de inkopen en zorgt voor de financiën, de inhoudelijke (technische) aspecten en de beoordeling van de ontvangen aanbiedingen (offertes / inschrijvingen). Dit met ondersteuning voor het gehele proces vanuit inkoop. Schematisch ziet de centraal gecoördineerde Inkoopfunctie er als volgt uit:
Met deze vorm kan eenieder binnen de organisatie zich richten op een goede invulling van de eigen core-business: De technische expertise binnen de sectoren wordt op de juiste wijze benut (zowel qua techniek alsook markt- / leverancierskennis), terwijl de procedurele aspecten door inkoop worden ingevuld. Ook helpt inkoop de aanbestedende of inkopende dienst ten aanzien van de te volgen inkoopstrategieën, middels het zogenaamde intakeformulier. Daarnaast is vanuit de centraal coördinerende functie een overview van alle integrale inkoopactiviteiten gewaarborgd, waarbij bundeling wordt gerealiseerd op GGD Zaanstreek-Waterland niveau als zijnde een entiteit en een aanbestedende dienst. Daarbij zullen zaken die uit de inkoopcontrol (spendanalyse) zijn gebleken gaan meehelpen tot verbetering van de feitelijke inkoop en aanbesteding.
Inkoop biedt hulp bij de vraag hoe specificaties zo geformuleerd kunnen worden dat deze binnen de mogelijkheden van wet- en regelgeving, zo goed mogelijk aansluiten bij de vraag van GGD Zaanstreek-Waterland.
De rol van inkoop is de optimalisatie en de bewaking van het inkoopproces op een doelmatige en rechtmatige wijze. De rol van teammanager en / of sectormanager, of de gedelegeerde bevoegdheid daartoe, is budgetverantwoordelijkheid, eindverantwoordelijke voor het aanbestedingsproces en de vakspecialist.
Samen dienen zij een team te vormen; teamwork is de sleutel tot succes. Een succesvolle aanbesteding komt alleen dan tot stand als het inkoopteam transparant, integer en doelmatig naar buiten treedt.
Discussie op basis van samenwerking en gelijkwaardigheid, waarin alle partijen op zijn tijd bijdragen aan:
Om de samenwerking en gelijkwaardigheid te onderstrepen dient men begrip of kennis te hebben van een deel van elkaars rollen en verantwoordelijkheden. Kortom je moet elkaar begrijpen en respecteren.
6.3 Verantwoordelijke sector bedrijfsvoering
Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het primair proces. De positionering van inkoop is onder de sectormanager bedrijfsvoering en deze is verantwoordelijk voor de inrichting van het Inkoop en aanbesteding proces. Het managementteam is verantwoordelijk voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder / opdrachtgever / teammanager (is verantwoordelijk) en inkoper essentieel.
6.4 Start van iedere inkoop is de inkoopstrategie (zie intakeformulier)
Bij de start van alle inkopen, na het formeren van het inkoopteam door de teammanager, gaan we uit van een inkoopstrategie (aanbestedingsstrategie). Het gaat over meer dan alleen de prijs. In de inkoopstrategie staat bijvoorbeeld, omvang van de opdracht, wat het doel is van de inkopen, hoe we leveranciers willen raadplegen bij het aanbieden van de beste oplossing, hoeveel leveranciers we uitnodigen om een offerte te maken, welke inkoopprocedure wordt gevolgd en of er daarbij sprake is van een grensoverschrijdend belang, op basis van welke criteria we een opdracht gunnen, enzovoort.
Bij het opstellen van de inkoopstrategie is een aantal aspecten belangrijk, zoals:
Op basis van de inkoopstrategie, maken we een keuze in de procedure en voeren we het inkoopproces uit.
6.5 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past GGD Zaanstreek-Waterland de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor GGD Zaanstreek-Waterland zal een passende mate van openbaarheid in acht worden nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaatbesluiten van GGD Zaanstreek-Waterland. In de regel zal de sector- en / of teammanager zijn die dit mandaat heeft.
De inkoopmatrix GGD Zaanstreek-Waterland bevat een kleine samenvatting vanuit de Gids Proportionaliteit, een korte samenvatting van de bedragen en de procedures met de daarbij behorende definities, de uitgangspunten en de doorlooptijden van een aanbesteding.
Noot: Raadpleeg als eerste altijd de Gids Proportionaliteit, deze is te vinden op Intranet.
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.
6.9 Inkoopvoorwaarden GGD Zaanstreek-Waterland
Op alle inkoop en aanbestedingen zijn de Inkoopvoorwaarden GGD Zaanstreek-Waterland voor leveringen en diensten van toepassing, verkoopvoorwaarden zullen ten alle tijden van de hand worden gewezen.
6.10 Inkoopfuncties verdeeld in 3 niveaus
De inkoopfunctie kan op 3 niveaus worden ingedeeld, onderstaand het overzicht van functies en taken.
6.11 Contractmanagementfuncties verdeeld in 3 niveaus
De Contractmanagementfunctie kan op 3 niveaus worden ingedeeld, onderstaand het overzicht van functies en taken.
6.12 Cyclus van aanbesteden naar Contractmanagement
Iedere 4 jaar zal het merendeel van de overeenkomsten opnieuw worden aanbesteed, de inkoper/contractmanager is daarin een spin in het web, zowel het inkoopproces alsmede de contractmanagement gespreken worden door deze functionaris gehouden.
Op basis van de aanbesteding en de contractuele afspraken welke zijn meegenomen in de aanbesteding, worden de prestaties van een leverancier gemeten. In deze gesprekken zullen o.a. de volgende onderwerpen worden besproken:
Op basis van onderstaand figuur worden de gesprekken cyclus ingepland en de leveranciers prestatie besproken en gemeten.
6.13 Taken van Inkoop en aanbestedingen en contractmanagement Opstellen inkoopjaarplan
Naar aanleiding van de spendanalyse en de gesprekken met de sector- en teammanagers, die gepland worden in oktober/november van het voorafgaande jaar, wordt door inkoop het inkoopjaarplan opgesteld. Het managementteam stelt het inkoopjaarplan vast. Hierin kan inkoop inspelen op de inkoopbehoefte en inkoopcapaciteit en kan er een inkoopagenda gemaakt worden. Deze wordt door Inkoop op Intranet en Internet geplaatst, met als doel marktwerking te creëren en transparantie om aan een iedere ondernemer de inkoopbehoefte van dat desbetreffende jaar voor GGD Zaanstreek-Waterland kenbaar te maken.
Het opstellen van de verschillende inkoopdocumenten inclusief overeenkomst en inkoopvoorwaarden is een kerntaak van inkoop.
Begeleiden van alle aanbestedingen > € 30.000,-- inclusief de overeenkomst.
Deze analyse onderzoekt wat het beïnvloedbaar inkoopvolume per jaar is, het aantal leveranciers en het genereert het aantal facturen. Deze analyse is de input voor het opstellen van het inkoopjaarplan. En zal jaarlijks worden aangeboden aan het managementteam. Voor de accountant is dit overzicht een analyse of dat GGD Zaanstreek-Waterland in control is.
Dossiervorming is noodzakelijk: achteraf moet kunnen worden aangetoond dat inkoop- of aanbestedingsprocessen op de juiste wijze zijn verlopen (toetsing bedrijfsvoering). Niet alleen ten behoeve van de accountantscontrole (rechtmatigheid en doelmatigheid), maar vooral ook voor de goede onderbouwing van het juist doorlopen van de processen en van de uiteindelijke gunningen (juridisch belang).
Per inkoop/aanbesteding zal een separaat digitaal dossier aangelegd moeten worden. Dit geldt vanaf de onderhandse aanbestedingen. In de dossiers zullen de documenten moeten worden opgenomen die volgens de procedure worden gegenereerd en worden ontvangen van derden. In het laatste geval gaat het om alle ontvangen aanmeldingen en offertes, maar ook eventuele afmeldingen tijdens een aanbestedingsproces.
Inkoop is verantwoordelijke om de afgesloten contracten aan te leveren voor het contractbeheer in AFAS. Deze administratieve handelingen bestaan uit het bijhouden van; betrokken contractant, budgethouder, totale duur en totale waarde van het contract, de daarbij behorende begin en einddatum en de contractuele leveranciers prestatiemeting momenten. Met deze gegevens kan er een aanvulling op het inkoopjaarplan worden gemaakt.
De contracteigenaar is de sector- en / of teammanager en deze is verantwoordelijk voor het monitoren, evalueren en optimaliseren van de overeenkomsten. De inkoop-contractmanager ondersteunt en adviseert in dit proces. Beiden functionarissen zijn deelnemer in het inkoopteam bij voorbereidingen van de aanbesteding. Begeleiden van contractpartijen naar het gewenste resultaat (inhoudelijk, financieel, kwalitatief) door middel van contractmanagement. Leveren en opstellen van de managementrapportages. Gesprekspartner voor toezicht, concerncontroller en management.
Alle nationale of Europese aanbestedingen worden door de inkoper op TenderNed.nl gepubliceerd. Dit is het marktplein voor aanbestedingen binnen de Nederlandse overheid en gemeenten.
Ook meervoudig onderhandse aanbestedingen worden door de inkoper op TenderNed geplaatst. De genodigden krijgen via TenderNed een uitnodiging.
6.15 Wijzigingen overheidsopdracht tijdens de looptijd onder de drempel
Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft zich in meerdere arresten uitgelaten over de toelaatbaarheid van wijziging van een overheidsopdracht gedurende de looptijd zonder het volgen van een nieuwe aanbestedingsprocedure. Deze jurisprudentie is in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 geïmplementeerd. Door de verwevenheid met de aanbestedingsbeginselen (transparantie, gelijke behandeling) geldt het uitgangspunt dat wijzigingen in beginsel nopen tot een nieuwe aanbestedingsprocedure ook voor aanbestedingen onder de Europese drempel. Het ligt voor de hand de toegestane wijzigingen uit de wet ook te gebruiken voor aanbestedingen onder de drempels.
De wijzigingen zijn alleen toegestaan in de volgende gevallen en onder de in het desbetreffende artikel genoemde voorwaarden:
7 Samenvattend overzicht uitgangspunten
Hieronder volgt een samenvattend overzicht van de uitgangspunten van het inkoopbeleid:
GGD Zaanstreek-Waterland verklaart het ARW 2016 ook van toepassing op al hun aanbestedingen op het gebied van werken onder (verplicht) én boven de Europese drempelwaarden, met uitzondering van de bepalingen inzake de aan werken gerelateerde leveringen en diensten. Daarbij geldt dat afwijkingen zijn toegestaan, mits gemotiveerd. GGD Zaanstreek-Waterland past de UAV 2012 zo veel mogelijk toe.
GGD Zaanstreek-Waterland hanteert bij aanbestedingen onder de Europese drempels het uitgangspunt dat wijziging van een overheidsopdracht noopt tot het volgen van een nieuwe aanbestedingsprocedure en wijzigen overheidsopdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempels alleen als zij voldoen aan de in de artikelen 2.163a t/m 2.163g van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 genoemde voorwaarden.