EILANDSVERORDENING van 22 april 2014, no. 6, ter uitvoering van artikel 34 van de Wet financiën openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba (Eilandsverordening financieel beheer Bonaire)
DE EILANDSRAAD VAN HET OPENBAAR LICHAAM BONAIRE:
Overwegende:
- -
Dat het wenselijk is de uitgangspunten op hoofdlijnen voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van het openbaar lichaam Bonaire vast te stellen;
- -
Dat het wenselijk is bij eilandsverordening de eisen van rechtmatigheid, doelmatigheid, verantwoording en controle bij het financiële beleid en financieel beheer te waarborgen;
Gelezen:
Het voorstel van de afdeling financiën van de directie bedrijfsvoering en ondersteuning;
Gelet op:
Artikel 34, eerste lid van de Wet financiën, Bonaire, Sint Eustatius en Saba;
HEEFT BESLOTEN:
Vast te stellen de volgende eilandsverordening:
Paragraaf I Inleidende bepalingen
Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van het openbaar lichaam Bonaire en onderdelen daarvan en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
- b.
Administratieve organisatie:
Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leidinggevende;
- c.
Het proces gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid over het naleven van de relevante wet- en regelgeving, beleidsrichtlijnen en procedures en de juistheid, betrouwbaarheid van de financiële informatie;
- d.
Het goed, efficiënt en verantwoord behartigen van de belangen van belanghebbenden naar beleid alsmede het afleggen van verantwoording over de uitkomsten en toekomstverwachtingen van het gevoerde beleid aan belanghebbenden;
- e.
Het in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving, verordeningen en eilandsraadbesluiten;
- f.
Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;
- g.
De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.
Paragraaf II Planning en control
Artikel 2 Uitgangspunten
Het bestuurscollege draagt zorg voor:
- a.
Het opnemen in de begroting en de meerjarenraming van alle beleidsvoornemens en de hieruit voortvloeiende consequenties waartoe de eilandsraad heeft besloten;
- b.
Dat de begroting en de jaarrekening - samen met de toelichtingen - een zodanig inzicht geven in zowel de financiële positie als de baten en lasten van de collectieve sector, dat met betrekking tot deze een verantwoord inzicht kan worden gevormd;
- c.
Dat in de begroting en de jaarrekening conform de vigerende wet- en regelgeving per hoofdfunctie de navolgende vragen beantwoord worden:
- -
- -
Wat gaan we daarvoor doen?
- -
Artikel 3 Procedure
- 1.
Het bestuurscollege biedt de eilandsraad uiterlijk 1 september van het jaar voor het begrotingsjaar de ontwerpbegroting aan en geeft daarbij aan op welke wijze rekening is gehouden met de bevindingen van het College financieel toezicht.
- 2.
Over voorstellen tot amendering van de ontwerpbegroting wordt geen besluit genomen dan nadat het College financieel toezicht in de gelegenheid is gesteld over die voorstellen een advies uit te brengen.
- 3.
Het bestuurscollege zendt de door de eilandsraad vastgestelde begroting binnen twee weken na vaststelling, maar in ieder geval voor 15 november van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan Onze Minister, door tussenkomst van het College financieel toezicht
Artikel 4 lndeling begroting
De begroting wordt conform artikel 16, tweede lid, van het Besluit Begroting en Verantwoording openbare lichamen BES functioneel ingedeeld.
Artikel 5 lnrichting begroting
- 1.
Het overzicht van baten en lasten wordt ingedeeld naar directie, hoofdfuncties en functies en bevat tevens de raming van de baten en lasten en het saldo.
- 2.
- 3.
Het overzicht met voorgenomen investeringen en van de lopende investeringen en geautoriseerde gelden alsmede de raming van de aanwending hiervan in het begrotingsjaar aangegeven.
- 4.
Het overzicht van reserves en voorzieningen en het verloop, de toevoegingen en de onttrekkingen, gedurende het jaar weergeven .
Artikel 6 Uitvoering begroting
Het bestuurscollege draagt er zorg voor dat de functies in de financiële administratie waaraan de werkelijke lasten en baten door middel van kostentoerekening worden toegerekend, conform de functies zijn zoals vermeld in het Besluit Begroting en Verantwoording openbare lichamen BES.
Artikel 7 Autorisatie begroting en begrotingswijzigingen
- 1.
De eilandsraad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en baten per functie.
- 2.
Bij de begrotingsbehandeling geeft de eilandsraad aan welke investeringen worden geautoriseerd.
- 3.
De eilandsraad machtigt het bestuurscollege om overschrijving van begrotingsbedragen binnen functies uit te voeren indien, deze:
- a.
Passen binnen het vastgestelde beleid, en
- b.
Het begrotingssaldo niet beïnvloeden.
- 4.
De eilandsraad machtigt het bestuurscollege bij een overlopende verplichting van het boekjaar naar het jaar daarop volgend om de werkzaamheden c.q. activiteiten blijvend te kunnen uitvoeren. Onder voorwaarde dat:
- a.
Het bestuurscollege de eilandsraad tijdig informeert;
- b.
De dekking van de overlopende verplichting conform wettelijke bepalingen is c.q. wordt gewaarborgd.
Artikel 8 Tussentijdse rapportage en informatie
- 1.
Het bestuurscollege informeert de eilandsraad tenminste twee maal per jaar over de realisatie van de begroting van het boekjaar.
- 2.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de functie indeling van de begroting.
- 3.
De rapportages vermelden afwijkingen van de baten en de lasten, de geleverde prestaties en, in de maatschappelijke effecten.
- 4.
Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages doet het bestuurscollege voorstellen voor bijstelling van het beleid en wijziging van de geautoriseerde budgetten.
- 5.
Met het vaststellen van de begrotingswijziging, de tussentijdse rapportages en de jaarstukken worden alle wijzigingen en bijstellingen geautoriseerd door de eilandsraad.
- 6.
De begrotingswijzigingen worden na vaststelling door de eilandsraad aan Onze Minister voor goedkeuring voorgelegd.
Artikel 9 lnterne controle
Het bestuurscollege zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, voor een continue interne toetsing van de administratie. Bij afwijkingen neemt het bestuurscollege maatregelen tot herstel.
Artikel 10 Jaarstukken
- 1.
Het bestuurscollege legt aan de eilandsraad verantwoording at en geeft hierbij aan welke beoogde beleidsdoelen, inclusief de maatschappelijke effecten, zijn bereikt en welke prestaties hiervoor zijn geleverd met de daarbij behorende kosten.
- 2.
De indeling en de inrichting van jaarrekening sluit aan op die van de begroting.
- 3.
Bij de jaarrekening wordt van de raming en de aanwending de werkelijke uitgaven en de baten en lasten die betrekking hebben op het begrotingsjaar weergegeven .
Paragraaf III Financieel beleid
Artikel 11 Waardering & afschrijving vaste activa
- 1.
lnvesteringen van gronden en terreinen met een lagere verkrijgprijs dan $ 10,000 en alle overige investeringen die minder bedragen dan $ 10,000 warden niet geactiveerd.
- 2.
De materiële activa wordt lineair afgeschreven in:
- a.
40 jaar: Nieuwbouw woonruimten, schoolgebouwen, kantoorgebouwen en bedrijfsgebouwen;
- b.
25 jaar: Aanleg havens, pieren, renovatie en restauratie van gebouwen;
- c.
20 jaar: Levensduurverlengend onderhoud van wegen en aanleg nieuwe wegen en motorvaartuigen;
- d.
15 jaar: Technische installaties in gebouwen en noodlokalen en noodkantoren;
- e.
10 jaar: Veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties,aanhangwagens, personenauto 's en zware transportmiddelen ;
- f.
5 jaar: Airco- en automatiseringsapparatuur.
- 3.
Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven .
- 4.
De opbrengst van de verkoop van activa wordt verrekend met de eventueel nog resterende boekwaarde van het actief. Het eventuele surplus wordt verantwoord in de tussentijdse rapportages.
- 5.
De aankoop en vervaardiging van een actief onder aftrek van subsidies en bijdragen van derden geactiveerd.
- 6.
De eerste afschrijving van het actief vindt plaats in het jaar volgend op het jaar waarin de investering is gerealiseerd.
Artikel 12 Voorziening voor oninbare vorderingen
- 1.
Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grote van het historisch percentage van oninbaarheid.
- 2.
In afwijking op het eerste lid worden openstaande vorderingen die $50,000 of meer bedragen individueel beoordeeld.
Artikel 13 Reserves en voorzieningen
Het bestuurscollege draagt zorg voor een nota over het te voeren beleid betreffende reserves en voorzieningen.
Artikel 14 Vaststellen belastingen, rechten, heffingen en prijzen
Het bestuurscollege doet de eilandsraad tenminste 1 maal in de 5 jaar een voorstel voor de hoogte van de tarieven voor belastingen, rechten en heffingen.
Artikel 15 Registratie bezittingen, activa en vermogen
- 1.
Het bestuurscollege draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen, met uitzondering van gebruiksgoederen.
- 2.
Het bestuurscollege draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van het openbaar lichaam systematisch worden gecontroleerd en worden jaarlijks geactualiseerd.
Paragraaf IV Financiële organisatie en administratie
Artikel 16 Financiële organisatie
Het bestuurscollege zorgt voor en stelt vast:
- a.
Een eenduidige indeling van de eilandelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan afdelingen;
- b.
Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
De verdeling van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en kredieten;
- d.
De regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordelijkheidsrelaties en bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e.
De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten;
- f.
De vereiste informatie wordt verstrekt aan Onze Minister en aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het openbaar lichaam Bonaire.
Artikel 17 Financiële Administratie
De administratie is zodanig van opzet dat de inrichting van de financiële administratie voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording BES en andere relevante wet- en regelgeving en dienstbaar is voor:
- a.
Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van het openbaar lichaam;
- b.
Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van registergoederen, kapitaalgoederen, voorraden, vorderingen en schulden;
- c.
Het verschaffen van informatie aan de budgethouders en het maken van kostencalculaties;
- d.
Het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;
- e.
Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet en regelgeving, en
- f.
De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel 18 Aanbesteding en inkoop
Het bestuurscollege draagt zorg voor een nota over het te voeren beleid betreffende de inkoop en aanbesteding van werken, diensten, goederen en registergoederen.
Artikel 19 Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het bestuurscollege zorgt voor en stelt regels vast over het te voeren beleid betreffende het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het openbaar lichaam.
Paragraaf V Slotbepalingen
Artikel 20 lntrekking
De Verordening financieel beheer no.1 Bonaire 1953 (AB 1953, no.5) wordt ingetrokken.
Artikel 21 lnwerkingtreding
Deze Eilandsverordening treedt in werking op de achtste dag na afkondiging.
Artikel 22 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Eilandverordening financieel beheer Bonaire.