| Organisatie | Kerkrade |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad van Kerkrade 2021 |
| Citeertitel | Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad van Kerkrade 2021 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 149 van de Gemeentewet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-09-2021 | nieuwe regeling | 29-09-2021 | 21Rb061 |
Openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van elke democratie. De algemene gedachte is
dat overheden en semioverheden meer inzicht geven in hun functioneren. Niet alleen het
eindresultaat van besluitvorming of beleid is van belang. Minstens zo belangrijk is de manier waarop
tot besluiten is gekomen. In Nederland is de actieve openbaarmakingsverplichting voor overheden en
semioverheden geregeld in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).
Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt er door de gemeenteraad van Kerkrade
normaliter tot actieve openbaarmaking van informatie overgegaan. Deze informatie bevat soms ook
privacygevoelige informatie. Bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en
burgers. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor de gemeenteraad een groot
goed en wordt niet voor niets uitgebreid beschermd door de Europese Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG). De gemeenteraad is bij actief openbaar maken gebonden aan de AVG
en daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Wob.
De gemeenteraad heeft in het belang van de gewenste bestuurlijke transparantie en de hierbij in acht
te nemen privacyregelgeving een gedragscode opgesteld. Hierin wordt artikelsgewijs aangegeven hoe
er door de gemeenteraad rekening wordt gehouden met de privacy van betrokken natuurlijke
personen bij de uitvoering van zijn taken.
In de gedragscode wordt aangegeven wat voor gegevens uit welke soort documenten geanonimiseerd
of niet gepubliceerd worden. In veel gevallen kunnen raadsleden deze gegevens op aanvraag of via
het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem wel inzien, maar derden dus niet. Verzoeken tot
inzage door derden worden behandeld conform de Wet openbaarheid van bestuur en haar
uitzonderingsgronden. Uitgangspunt hierbij is dat alles openbaar is tenzij. Met de personen in kwestie
zal contact worden opgenomen in hoeverre zij bezwaar hebben tegen het openbaar maken van met
name de persoonsgegevens. Eventuele inzage van stukken kan alleen geschieden op de griffie in het
bijzijn van griffiepersoneel. Reproduceren van de persoonsgegevens is daarbij niet toegestaan. Indien
men de stukken per mail of per post wenst te ontvangen, worden deze stukken geanonimiseerd
Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’
Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het openbaar plaatsen van informatie op de website van de raad van de gemeente Kerkrade, het raadsinformatiesysteem. Stukken die openbaar op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing op internet vindbaar.
Artikel 2 Mogelijkheid tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die dit aangaat, kunnen op ieder moment bij de griffie aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Om een verzoek in behandeling te kunnen nemen, moet eerst de identiteit van de aanvrager vastgesteld kunnen worden.
Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Betrokkenen worden middels een privacyverklaring op de website geïnformeerd over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.
Artikel 3.1 Persoonsgegevens in raadsdocumenten
De gemeenteraad produceert veel verschillende soorten documenten.
a. Persoonsgegevens van publieke ambtsdragers; raadsleden, commissieleden en collegeleden
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig gekozen en/of benoemd en hebben een eed of verklaring en belofte afgelegd. Zodoende geldt het uitgangspunt, dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Voor de politieke ambtsdragers geldt geen beperking – behoudens hetgeen de wet aangeeft – voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website van de gemeente Kerkrade en het raadsinformatiesysteem.
Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor; bijvoorbeeld op agenda’s, besluitenlijsten en politieke documenten, zoals moties, amendementen, schriftelijke raadsvragen, raadsvoorstellen en raadsinformatiebrieven.
Op het raadsinformatiesysteem worden van raads- en commissieleden in beginsel de volgende persoonsgegevens gepubliceerd: voor- en achternaam, partijnaam, foto, mailadres en raads- en nevenfuncties. Uitsluitend met toestemming van raads- en commissieleden vindt publicatie van het woonadres, telefoonnummer of andere aanvullende informatie plaats. Gegevens van publieke ambtsdragers in raadsdocumenten worden nooit verwijderd. Van de collegeleden worden op het raadsinformatiesysteem gepubliceerd: voor- en achternaam, foto, indien van toepassing de politieke partij, zakelijk mailadres en nevenfuncties. Uitsluitend met toestemming van collegeleden vindt publicatie van het woonadres, telefoonnummer of andere aanvullende informatie plaats.
b. Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten of agenda’s vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffie(r) van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig. In bestuurlijke documenten, zoals raadsvoorstellen en raadsinformatiebrieven, worden contactpersonen van de gemeente normaliter met naam, afdeling en zakelijke contactgegevens genoemd om zo de toegankelijkheid voor burgers te bevorderen. In niet-bestuurlijke documenten dient de openbaarmaking zich te beperken tot de naam en eventueel een vermelding van de afdeling en/of de werkeenheid waar zij werkzaam zijn. Als ondersteuning van de raad staan van de griffiers de naam, hun functie en zakelijke contactgegevens op de website.
c. Persoonsgegevens in benoemingen
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.
Artikel 3.2 Persoonsgegevens in ingekomen stukken
In het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen heeft de raad niet vaak te maken met individuele burgers. Dit gebeurt wel wanneer personen namens zichzelf of namens een organisatie contact zoeken met de raad.
a. Persoonsgegevens van natuurlijke personen die brieven of andere geschriften aan de raad richten Brieven aan de raad van burgers bevatten vaak de adresgegevens en contactgegevens van de afzender en ze zijn in de regel ondertekend. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen, dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Openbaarmaking van de persoonsgegevens moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking van de persoonsgegevens. De transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger vereist dat de ingekomen stukken op de website van de raad bekeken kunnen worden. Ingekomen brieven van burgers die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden daarom in beginsel geanonimiseerd openbaar gemaakt op de website van de raad via de lijst van ingekomen stukken voor de raadsvergadering. Raadsleden kunnen in het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem wel kennis nemen van de persoonsgegevens. Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen, dat zijn of haar brief/stuk met naam of andere persoonsgegevens dient te worden gepubliceerd, zal er publicatie met die specifieke persoonsgegevens plaatsvinden.
b. Persoonsgegevens van rechtspersonen die brieven of andere geschriften aan de raad richten Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans niet persoonlijk en bevatten weinig persoonsgegevens. De persoonsgegevens die voorkomen in dergelijke stukken zijn veelal zakelijk. Een voorbeeld van niet bovenmatige persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld de gegevens van topfunctionarissen, zoals voorzitters, directeuren en/of ministers. Deze gegevens worden daarom niet geanonimiseerd. In stukken van of namens organisaties en instellingen worden gevoelige persoonsgegevens en gegevens van derden wel geanonimiseerd, mochten die in dergelijke stukken voorkomen.
c. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van ingekomen stukken aan de gemeenteraad wordt aan de raad verstrekt via het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem. Publicatie vindt plaats via de lijst van ingekomen stukken voor de raadsvergadering, waarbij wordt aangegeven welke beantwoordingsbrieven door de raad zijn ontvangen onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp.
Artikel 3.3 Persoonsgegevens bij deelname in besluitvormingsprocessen
Een andere manier waarop burgers als individu kunnen voorkomen in raadsstukken, is zodra zij een actieve bijdrage hebben geleverd in besluitvormingsprocessen. Zo staan er bijvoorbeeld persoonsgegevens in nota’s van beantwoording van zienswijzen bij bestemmingsplannen of in verslagen van de gemeenteraad wanneer een burger ingesproken heeft. Voor alle hieronder genoemde categorieën geldt, dat gemeenteraadsleden alle stukken wel inclusief de persoonsgegevens kunnen raadplegen bij de griffie.
Personen die gebruik willen maken van inspreekrecht of deelnemen aan de beraadslaging in commissievergaderingen en op politieke avonden, dienen zich ervan bewust te zijn, dat zij zich mengen in het publieke debat en dat dus niet anoniem kunnen doen. Insprekers worden daarom van tevoren geïnformeerd over het feit, dat als zij gebruik maken van dit recht, zij akkoord gaan met publicatie van hun bijdrage en hun naam op de website (zowel in de vorm van geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst) en dat zij bij de opnamen van de vergadering, die gestreamd en gepubliceerd worden op internet, in beeld komen. Mocht een persoon hier niet akkoord mee willen gaan, dan wordt diegene gewezen op de mogelijkheid dat de inspreektekst als ingekomen stuk aan de raad aangeboden kan worden, waarna deze geanonimiseerd gepubliceerd wordt.
Personen, die in een participatieproces, bijvoorbeeld middels deelname in een klankbordgroep, een bijdrage leveren aan of betrokken zijn bij beleids- en besluitvorming van de raad dienen ook gewezen te worden op de openbaarheid van hun deelname.
b. Zienswijzen in ruimtelijke procedures
Bij zienswijzen op ruimtelijke onderwerpen worden de adresgegevens niet geanonimiseerd, omdat die van belang zijn voor het begrip. Andere persoonsgegevens worden voor publicatie op de website geanonimiseerd en handtekeningen worden verwijderd. Als een zienswijze wordt ingediend door een persoon, die optreedt als afgevaardigde of als representant van een individu of een organisatie, dan gebeurt dit vanuit een openbare functie. De hoedanigheid van de representant wordt derhalve niet geanonimiseerd, dus als er bijvoorbeeld een persoonsnaam voorkomt in een bedrijfsnaam wordt dit niet geanonimiseerd.
c. Burgerinitiatieven, petities etc.
Inwoners kunnen zich richten tot de raad met een verzoek of petitie. Indien zo’n verzoek of petitie steunbetuigingen bevat, worden deze voorzien van de achternaam, de voornaam, het adres en de postcode van degene, die het verzoek indient/ondersteunt. De adresgegevens en de overige persoonsgegevens van indieners worden geanonimiseerd en handtekeningen worden verwijderd. Ook de namen, handtekeningen en andere persoonsgegevens van ondersteuners worden niet gepubliceerd. Verzoeken inclusief ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd, maar wel op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem.
Documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten worden geanonimiseerd. Betreffen de stukken onderwerpen waarbij het adres van belang is, zoals bijvoorbeeld bestemmingsplannen, dan worden deze specifieke gegevens niet geanonimiseerd.
Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten of uitnodigingen voor de raad Aankondigingen van activiteiten of uitnodigingen voor de raad worden zo veel als mogelijk geplaatst in het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem. In dergelijke aankondigingen of uitnodigingen kunnen persoonsgegevens voorkomen van personen, die bij de betreffende activiteit zijn betrokken of bij wie men zich kan aanmelden. In de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of mailadressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er worden geen andere gegevens op de website gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn. Daarbij wordt zo nodig afgestemd met de organisator.
Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens
In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is, wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc.. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.
Artikel 5 Uitzenden van openbare vergaderingen
Conform artikel 23 van de Gemeentewet zijn de openbare vergaderingen van de raad in principe openbaar. Het maken van een beeld- en geluidsverslag van openbare vergaderingen, teneinde deze live uit te zenden via internet, kan als een gerechtvaardigd doel worden aangemerkt volgens de privacywetgeving. Het doel is een toegankelijke, laagdrempelige en transparante lokale politiek. De manier waarop de gegevens worden verwerkt, in principe zijn voornamelijk de sprekers in beeld, is niet onverenigbaar met dit gerechtvaardigd doel. Het wordt dan ook niet als noodzakelijk beschouwd om vooraf expliciet toestemming te vragen aan betrokkenen voor het live uitzenden en terugkijken van het beeld- en geluidsverslag. Betrokkenen worden hierover wel actief geïnformeerd bij de entree van de vergaderzaal en in de agenda op het raadsinformatiesysteem.