Gedeputeerde Staten van Flevoland maken gelet op het bepaalde in artikel 136, lid 1 Provinciewet bekend dat Provinciale Staten in hun vergadering van 15 september 2021 onder nummer 2779009 het volgende besluit hebben genomen.
Provinciale Staten van de Provincie Flevoland
Gelet op artikel 33 van de Provinciewet
Besluiten vast te stellen de Verordening Fractieondersteuning 2021
Artikel 1 Doel van de fractievergoeding
- 1.
Alle fracties ontvangen jaarlijks een fractievergoeding.
- 2.
De fractievergoeding dient te worden besteed aan het functioneren van de fractie als geheel. Onder fractie als geheel wordt verstaan statenleden, burgerleden, fractiemedewerkers, fractieassistenten en/of fractiepenningmeesters.
- 3.
De gedragscode Integer handelen statenleden en burgerleden Provincie Flevoland is tevens van toepassing op deze verordening en biedt een toetsingskader voor lid 2.
Artikel 2 Hoogte en uitbetaling fractievergoeding
- 1.
De fractievergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd en bestaat uit:
- a.
een vast deel voor elke fractie van € 16.957,04 per jaar (2021, op basis van indexering); en
- b.
een bedrag per statenlid van betreffende fractie van € 3.310,40 per jaar (2021, op basis van indexering).
- 2.
In de maand december ontvangt de fractie een toekenningsbrief van de statengriffie waarin de hoogte van de fractievergoeding voor het komende jaar is opgenomen.
- 3.
De vergoeding bedoeld in het tweede lid wordt bij wijze van voorschot in de eerste week van januari en in de eerste week van juli uitgekeerd.
Artikel 3 Uitgaven doen
- 1.
De fractie is verantwoordelijk voor de uitgaven die worden gedaan en de correcte administratieve verwerking en verantwoording van deze uitgaven. De eindverantwoordelijkheid berust bij de fractievoorzitter.
- 2.
Elke uitgave ten laste van de fractievergoeding wordt verantwoord in de app Verantwoording fractievergoedingen.
- 3.
De verantwoording van de uitgave bestaat
- a.
bij overboekingen uit het uploaden van een factuur of nota;
- b.
bij een fysieke aankoop of uitgave met een betaalpas, uit het uploaden van de originele (aankoop) bon.
- 4.
Het uploaden van de in lid 3 genoemde bewijsstukken dient zo spoedig mogelijk te worden gedaan, doch uiterlijk binnen het kwartaal waarbinnen de uitgave is gedaan. De factuur datum is hierbij leidend.
Artikel 4 Verantwoording en afrekening
- 1.
De fracties leveren, uiterlijk in week 1 van januari, een bankafschrift van de betaalrekening van de fractie met het saldo op 31 december van voorafgaand kalenderjaar aan bij de griffie.
- 2.
De griffie maakt, uiterlijk 15 januari, op basis van de aangeleverde documenten en met behulp van de app per fractie een jaarverslag. In het jaarverslag staan alle uitgaven uit het voorafgaande kalenderjaar, geadministreerd in de app Verantwoording fractievergoedingen.
- 3.
In het in lid 1 genoemde jaarverslag met uitgaven uit het voorafgaande kalenderjaar, dient het kasstelsel gehanteerd te worden. Het betreft uitsluitend de ontvangsten en uitgaven in het betreffende kalender jaar. De feitelijke betaal- of ontvangstdatum is hierbij leidend.
- 4.
Het jaarverslag wordt door de app gegenereerd en bevat een overzicht van alle uitgaven waarvan de bewijsstukken zijn geüpload, gerubriceerd naar type uitgave en voorzien van de datum en een korte onderbouwing van de uitgave.
- 5.
Alle uitgaven van de fracties ten laste van het fractiebudget worden ieder kwartaal gepubliceerd op de app en website van Provinciale Staten Flevoland. Dit geldt voor de afzonderlijke uitgaven alsmede voor het in lid 1 genoemde jaarverslag.
- 6.
Jaarlijks, uiterlijk vóór 1 april, leggen de fracties in een daarvoor ingelast agendapunt tijdens de Statenvergadering verantwoording af aan Provinciale Staten over de besteding van de fractievergoeding in het daaraan voorafgaande kalenderjaar.
- 7.
Op grond van het jaarverslag, wordt de hoogte van de fractievergoeding per fractie in Provinciale Staten definitief vastgesteld.
- 8.
Na vaststelling van de vergoeding per fractie, zijn de fracties gehouden het verschil tussen de vastgestelde vergoeding en het voor betreffend kalenderjaar reeds ontvangen voorschot, binnen 4 weken na het besluit van Provinciale Staten aan de provincie Flevoland terug te storten. Dit na schriftelijk bericht van de statengriffier.
Artikel 5 Fractiesplitsing en fractiesamenvoeging
- 1.
Fractiesplitsing of samenvoeging van fracties, vindt voor de provincie Flevoland budgetneutraal plaats.
- 2.
Als moment van splitsing of samenvoeging wordt gehanteerd de datum van de eerstvolgende Statenvergadering na splitsing of samenvoeging.
- 3.
Indien op de financiële vergoedingen reeds voorschotten zijn vertrekt, vindt bij splitsing of samenvoeging verrekening van deze voorschotten plaats.
Dit vindt plaats naar evenredigheid, zoals ten aanzien van splitsing is omschreven in lid 4 en voor samenvoeging in lid 5.
Splitsing
- 4.
Als een fractie splitst wordt de fractievergoeding als volgt herberekend:
- a.
Het vaste deel voor een fractie, bedoeld in artikel 2 lid 1 sub a, wordt op de volgende wijze naar evenredigheid verdeeld over de oude en de nieuwe fractie(s):
- -
het aantal leden waaruit de nieuwe fracties bestaan;
- -
de resterende periode van het kalenderjaar waarin de splitsing heeft plaatsgevonden;
- b.
De vergoeding uit artikel 2 lid 1 sub b, wordt per afsplitsend lid toegekend.
De oude en nieuwe fractie behouden het recht op het bedrag per statenlid, als bedoeld in artikel 2 lid 1 sub b.
Samenvoeging
- 5.
Als fracties worden samengevoegd, wordt de fractievergoeding als volgt her berekend:
de nieuwe omvang van de fractie wordt vastgesteld en als basis gebruikt voor de her berekening van:
- -
het vaste deel voor een fractie, als bedoeld in artikel 2 lid 1 sub a
- -
het bedrag per statenlid, als bedoeld in artikel 2 lid 1 sub b.
Hardheidsclausule
- 6.
Als de nieuwe situatie het nakomen van verplichtingen onmogelijk maakt, kan de griffier, in afwijking van lid 4 en 5 van dit artikel, een tijdelijke voorziening treffen.
Artikel 6 Afwijkende bepalingen in een verkiezingsjaar
- 1.
In een verkiezingsjaar wordt de hoogte van de fractievergoeding als volgt bepaald:
- a.
De fractievergoeding wordt naar rato van het aantal zittingsmaanden toegekend.
- b.
Het tijdstip van benoeming van de nieuwe statenleden is bepalend in het bepalen van de zittingsmaanden.
- c.
De maand waarin de nieuwe statenleden worden benoemd wordt toegerekend aan de oude samenstelling.
- d.
De bevoorschotting vindt in een verkiezingsjaar plaats in de eerste week van januari ten behoeve van de Staten in oude samenstelling en in de eerste week van april voor de Staten in nieuwe samenstelling.
- 2.
Fracties die na verkiezingen in Provinciale Staten terugkeren, leggen verantwoording af over het gehele verkiezingsjaar, zoals opgenomen in artikel 4.
- 3.
Fracties die na verkiezingen niet terugkeren in Provinciale Staten:
- a.
leveren binnen twee weken na de maand waarin de nieuwe statenleden worden benoemd een jaarverslag over de voorafgaande maanden van dat kalenderjaar, overeenkomstig artikel 4.
- b.
leggen uiterlijk 10 weken na verkiezingen verantwoording af aan Provinciale Staten over besteding van de fractievergoeding in de daaraan voorafgaande maanden van het kalenderjaar, als bedoeld in artikel 4.
- c.
mogen niet eerder worden opgeheven dan het moment waarop de verantwoording, vaststelling en eventuele verrekening als bedoeld in artikel 4 lid 6 en 7 zijn afgerond. Dit geldt tevens voor de bankrekening van de fractie.
Artikel 7 Hardheidsclausule
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of tot interpretatieverschillen leidt, beslissen Provinciale Staten, op voorspraak van het Seniorenconvent.
Artikel 8 Intrekken oude regeling
De verordening fractieondersteuning 2016 wordt ingetrokken op het moment dat de nieuwe verordening in werking treedt.
Artikel 9 Inwerkingtreden
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na datum van publicatie in het Provinciaal blad.
Artikel 10 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als Verordening Fractieondersteuning 2021.