Beleidsregels van de raad van de gemeente Den Helder, houdende regels omtrent het inkoop- en aanbestedingsbeleid (Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Den Helder 2021)

De gemeente Den Helder houdt zich aan de relevante wet- en regelgeving.

De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

• -

  Europese richtlijn betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten;

• -

  Aanbestedingswet;

• -

  Gids Proportionaliteit;

• -

  Aanbestedingsreglement Werken;

• -

  Burgerlijk Wetboek;

• -

  Gemeentewet.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door ons restrictief worden uitgelegd en toegepast.

Algemene beginselen van het Aanbestedingsrecht

Wij nemen bij onze inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

Wij kopen in volgens de van toepassing zijnde mandaatregeling van de gemeente Den Helder. Wij willen enkel gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Gestimuleerd wordt dat wij en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag nemen wij (indien nodig) op hoe een klacht moet worden ingediend en op welke wijze wij de klacht vervolgens behandelen.

Onze bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde omgangsvormen. Zij handelen zakelijk en objectief.

Ondernemers

Wij doen enkel zaken met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen mogelijk, door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Wij kunnen bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

Wij bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen wij een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking, ook op de lange termijn. Wij wensen geen ondernemers te betrekken in ons inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Wij hebben als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat wij de effecten op mens, milieu en financiën meenemen bij inkopen. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming deze aspecten te betrekken en door een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de verschillende aspecten.

Klimaatbewust inkopen

Wij onderschrijven via de gemeentelijke ambitie om in 2040 energieneutraal te zijn het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. Met het gemeentelijk programma energieneutraal geven wij uitvoering aan de ambities van het Klimaatakkoord van Parijs. Vanuit onze ambitie om als organisatie het goede voorbeeld te geven in de verduurzaming willen wij stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de organisatie (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook ondernemers aangespoord tot CO2-reductie door bijvoorbeeld het toepassen van de CO2-presatieladder binnen aanbestedingen.

Biobased inkopen

Bij biobased inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. Wij streven ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

Circulair inkopen

Bij circulair inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. Wij kunnen bij inkopen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie eisen.

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), eisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kunnen wij bij inkopen de ISV toepassen.

Bij SROI worden afspraken gemaakt met leveranciers over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Voor de uitgangspunten en toepassingsmogelijkheden van SROI zijn wij aangesloten bij het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid - Noord Holland Noord (RPA-NHN).

Bij inkopen kunnen wij opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben. Deze organisaties vervullen een essentiële maatschappelijke rol bij de professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Wij hebben oog voor de maatschappelijke ontwikkeling om inwoners te laten participeren in de samenleving. Wij betrekken daar waar mogelijk onze inwoners bij inkoop- en aanbestedingsprocedures.

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. Wij houden rekening met het midden- en kleinbedrijf. In voorkomende gevallen waar een onderhandse procedure volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met regionale- en lokale ondernemers.

Wij bevorderen en stimuleren waar mogelijk en gewenst innovatie bij inkoop- en aanbestedingsprocedures. Wij hebben oog voor innovatieve producten, werken en diensten die een belangrijke rol spelen in de efficiëntie en de kwaliteit van overheidsdiensten. Innovatie kan een bijdrage leveren aan een duurzamere ontwikkeling van de organisaties en de kwaliteit van de leefomgeving voor onze inwoners.

Wij streven naar samenwerking bij inkoop en aanbesteden zowel binnen de eigen organisatie, als met andere publiekrechtelijke instellingen en aanbestedende diensten.

Goede klantgerichte prestaties van opdrachtnemers worden gewaardeerd. De gemeente past bij aanbestedingen voor werken Past Performance, conform de CROW methodiek, toe om de prestaties van opdrachtnemers te beoordelen. De Past Performance beoordeling kan worden gebruikt bij het selecteren van ondernemingen voor enkelvoudige opdrachten en meervoudig onderhandse aanbestedingen.

Voor alle inkopen van de gemeente Den Helder wordt zoveel mogelijk een uniforme werkwijze gehanteerd.

In de mandaatregeling is een matrix opgenomen met inkoop- en aanbestedingsprocedures met drempelbedragen en beslissingsbevoegdheden. De inkoopmatrix wordt wanneer nodig geactualiseerd, rekening houdend met geldende wet- en regelgeving. De keuze van de inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt bepaald aan de hand van de inkoopmatrix en de daarbij behorende drempelbedragen.

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en de inkoopmatrix (zie paragraaf 5.2) zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. In de inkoopmatrix is opgenomen wie bevoegd is tot het nemen van dit besluit.

Het opstellen van procedures en het invoeren van functiescheiding en interne controlemaatregelen reduceert de mogelijkheid tot misbruik en oneigenlijk gebruik van gelden en middelen. Ten behoeve van de inkoopcontrol wordt de toepassing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid periodiek beoordeeld en gecontroleerd.